Los gastos pendientes de pago son aquellos que se originan cuando la organización compra un producto o contrata un servicio y no los cancela inmediatamente. Una de las claves para que cualquier empresa funcione de manera saludable es gestionar bien sus cuentas por pagar. Las cuentas por pagar representan el dinero que una empresa debe a terceros por la compra de bienes o servicios.
¿Qué son las Cuentas por Pagar?
Se conoce como cuentas por pagar a las deudas que las empresas adquieren con sus proveedores por la adquisición de bienes o servicios después de que estos hayan sido recibido y que se relacionen con la producción de mercancía, adquisición de mobiliario, materias primas, servicios externos o cualquier otro que tenga que ver con las operaciones de la empresa.
Estas deudas deben liquidarse al proveedor en un periodo previamente acordado, que puede ser una fecha fija al mes u otra que ofrezca el proveedor para tener una mejor relación con sus clientes.
En general, las cuentas por pagar se generan cuando la empresa no liquida las obligaciones consecuentes de la actividad económica de forma inmediata, por lo que forman parte del Libro Mayor General de registros contables como un pasivo, pendiente de pago o deuda que no ha sido liquidada para que sean cubiertas en un plazo determinado.
Ejemplos de Cuentas por Pagar
- Pago de servicios: Los servicios básicos como internet, electricidad, agua, gas, entre otros que sean necesarios para el funcionamiento de la empresa.
- Pago a proveedores: Las materias primas para fabricar los productos la empresa, o para ser vendidos por la empresa. Por ejemplo, una empresa de carpintería necesita proveedores de madera, herrajes y pintura para desarrollar su actividad principal, que es fabricar muebles de madera y venderlos.
- Pago de nómina: El pago del salario de los empleados se vuelve parte de las cuentas por pagar y suele llevarse a cabo de forma semanal, quincenal o mensual.
- Pago de rentas: Las empresas pueden tener diferentes locales, bodegas, almacenes, puntos de ventas o stands para llevar a cabo sus operaciones y el concepto de renta forma parte de las cuentas por pagar.
Tipos de Cuentas por Pagar
Con base en el periodo en que las cuentas por pagar se tienen que liquidar, existen dos tipos:
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- Cuentas por pagar a corto plazo: También se conocen como pasivos corrientes y son aquellas que se deben liquidar en un plazo menor al año desde la adquisición de la deuda. Algunos deben hacerse de forma semanal, quincenal o mensual.
- Cuentas por pagar a largo plazo: También conocidas como pasivos no corrientes, son cuentas que deben ser liquidadas en un plazo mayor a un año.
Otra forma de clasificarlas es:
- Cuentas por pagar comerciales: Son las correspondientes a bienes físicos registrados como mobiliario y suministros de oficina.
- Gastos diversos: Son compras realizadas por la compañía que pueden facturarse, como publicidad, entretenimiento, gastos de representación o de viáticos y servicios externos.
Diferencias entre Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar
Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son conceptos contables importantes que a menudo se confunden, pero representan diferentes partes del proceso contable. Aquí hay una explicación de sus principales diferencias:
- Lo que representan:
- Cuentas por cobrar: Dinero que los clientes le deben a tu empresa por bienes o servicios que compraron a crédito. Puedes considerarlo como un ingreso de dinero.
- Cuentas por pagar: Dinero que tu empresa debe a los proveedores o vendedores por bienes o servicios comprados a crédito. Es dinero que egresa.
- Clasificación del balance:
- Cuentas por cobrar: Se considera un activo corriente en tu balance general porque se espera que se convierta en efectivo dentro de un año.
- Cuentas por pagar: Se considera un pasivo corriente en tu balance general porque es una deuda a corto plazo que debe liquidarse dentro de un año.
- Impacto en las transacciones:
- Cuentas por cobrar: Aumentan cuando realizas ventas y disminuyen cuando cobras el pago en efectivo.
- Cuentas por pagar: Aumentan cuando realizas compras y disminuyen cuando realizas pagos.
- Saldo normal:
- Cuentas por cobrar: Normalmente tiene un saldo deudor.
- Cuentas por pagar: Normalmente tiene un saldo acreedor.
Por ejemplo, si tu empresa es un restaurante y un cliente pidió comida, pero no pagó de inmediato, ese importe sería una cuenta por cobrar.
¿Por qué tener un control de cuentas por pagar?
Para que las empresas prosperen deben tener una buena salud financiera, por lo que necesitan llevar un buen control de sus cuentas por cobrar. Por otro lado, un buen control de cuentas por pagar es de gran ayuda para mantener el control fiscal de las empresas al pagar las facturas correspondientes a cada empleado o proveedor y realizar su deducción correspondiente. El control de la información de la facturación es indispensable para evitar errores fiscales o discrepancias que puedan llevar a las empresas a una auditoría con el SAT.
¿Cómo llevar un control de cuentas por pagar?
- Digitalizar la base de datos: En la actualidad, es poco probable que queden empresas que lleven su registro contable en papel. Sin embargo, las hojas de Excel son algo casi igual de obsoleto. Las empresas necesitan que sus departamentos estén conectados mediante un sistema de gestión documental que permita una visualización integral de las áreas relacionadas. En este sistema se pueden relacionar las notas de crédito, facturas, guías de despacho, fechas de vencimiento, abonos y todo lo relacionado con el departamento de cuentas por pagar para que no se pierda ningún dato.
- Optar por un sistema ERP: Los sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP son de gran ayuda para optimizar el departamento de cuentas por pagar, especialmente porque cuentan con un módulo específico para esta área. Con un ERP puedes tener visibilidad de las áreas relacionadas con las cuentas por pagar, además de la posibilidad de automatizar tareas específicas, como recordatorios de fechas de pago, o incluso programar los pagos para que se emitan automáticamente en una fecha específica.
- Contar con un portal para proveedores: Algunos software de gestión documental cuentan con un portal de proveedores para conocer el estado de pago de una factura u otra información relacionada. Con esto no solo se mejoran los tiempos de atención al cliente, sino que se reduce el trabajo del personal de cuentas por pagar de atender llamadas, preguntas o mensajes relacionadas con el estatus de pago. Con un portal para proveedores, ellos ingresan para tener la información sobre sus facturas, lo que falta por cobrar y los pagos realizados.
Prácticas recomendadas para las cuentas por pagar
Cuando se trata de manejar el proceso de cuentas por pagar, las empresas pueden implementar algunas de las prácticas recomendadas para garantizar la precisión y la eficiencia. A continuación, te presentamos un resumen:
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- Mejora la gestión de cuentas: Soluciones automatizadas y transformación digital: invierte en software de automatización para las cuentas por pagar que ofrezca funcionalidades como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para el procesamiento de facturas, aprobaciones electrónicas del flujo de trabajo y coincidencia automatizada de tres vías (factura, orden de compra e informe de recepción. Implementa algoritmos de machine learning para analizar datos históricos de pagos, predecir los tiempos óptimos de pago e identificar patrones que podrían indicar errores o fraude.
- Gestión de la relación con los proveedores: Realiza revisiones periódicas del desempeño con los proveedores clave para evaluar los plazos de entrega, la calidad de los bienes o servicios y el cumplimiento de las condiciones del contrato. Negocia las condiciones, que pueden incluir períodos de pago extendidos, descuentos por volumen o un mejor servicio o precios a cambio de pagos puntuales o por adelantado.
- Descuentos dinámicos: Implementa una escala móvil para los descuentos dinámicos, en la que la tasa de descuento varíe en función de la antelación con la que se realiza el pago. Utiliza el software de cuentas por pagar para ofrecer automáticamente opciones de descuento dinámico a los proveedores en función de criterios predefinidos, como el importe de factura o la categoría del proveedor.
- Cumplimiento y controles internos estrictos: Actualiza y prueba periódicamente los procedimientos de control interno, incluida la segregación de funciones (diferentes personas para la aprobación de factura, procesamiento de pagos y la conciliación). Confirma el cumplimiento de las normativas financieras internacionales, como el mantenimiento de la documentación adecuada para las auditorías y la implementación de controles contra el lavado de dinero (AML).
- Mejora los métodos de pago: Analiza la rentabilidad de diferentes métodos de pago. Por ejemplo, los pagos ACH tienden a ser más baratos pero más lentos, mientras que las transferencias electrónicas son más rápidas pero más caras. Considera la posibilidad de utilizar tarjetas de crédito corporativas para transacciones más pequeñas con el fin de aprovechar los programas de reembolsos en efectivo o de recompensas.
- Análisis de datos e informes: Genera informes regularmente sobre métricas clave de cuentas por pagar, como los días pendientes de pago (DPO), el tiempo promedio de procesamiento por factura y el porcentaje de facturas procesadas sin intervención humana. Utiliza el análisis de tendencias para identificar las variaciones estacionales en los volúmenes de facturación o los ciclos de pago, y ajusta la cantidad de personal o las estrategias de pago en consecuencia.
- Gestión del flujo de caja: Integra los datos de cuentas por pagar en el sistema financiero más amplio de la empresa para obtener una visión holística, lo que permite una mejor previsión del flujo de caja y una mejor gestión del capital circulante. Explora las opciones de financiamiento o factoraje cuando corresponda para mejorar el flujo de efectivo sin que afecte negativamente las relaciones con los proveedores.
Agiliza tu flujo de trabajo
- Automatiza el procesamiento de facturas y la introducción de datos: Integra la tecnología OCR para convertir diferentes formatos de facturas en datos digitales, lo que reduce la entrada manual. Implementa sistemas automáticos de captura de datos que puedan extraer detalles clave de las facturas, como nombres de proveedores, fechas e importes, e introducirlos en tu sistema financiero.
- Centraliza las aprobaciones y pagos de facturas: Implementa una plataforma de cuentas por pagar unificada en la que todas las facturas se puedan cargar, aprobar y pagar para eliminar los procesos dispersos y agilizar el flujo de trabajo. Configura flujos de trabajo digitales para jerarquías de aprobación, lo que enruta automáticamente las facturas al personal correcto para su aprobación.
- Olvídate del papel: Transiciona a un sistema de procesamiento de facturas totalmente digital, que ahorra espacio de almacenamiento físico y hace que la recuperación y auditoría de facturas sea mucho más eficiente. Alienta a los proveedores a enviar facturas electrónicas y establece un sistema en línea para el envío y seguimiento de facturas.
Ajusta tus pagos
- Implementa descuentos por pago anticipado: Negocia con los proveedores para que ofrezcan descuentos por los pagos que realices antes de la fecha de vencimiento. Puede ser una escala móvil en función de la antelación del pago. Automatiza la detección de plazos de pago anticipado en el sistema de cuentas por pagar para garantizar que siempre se respeten estos descuentos.
- Negocia plazos de pago extendidos: Trabaja con los proveedores para extender el período de pago y mejorar el flujo de caja de tu negocio. Esto podría implicar plazos de crédito más largos o pagos a plazos. Incorpora estas condiciones negociadas en tu sistema de cuentas por pagar para el cumplimiento y la programación automáticos.
- Utiliza pagos con tarjeta virtual: Utiliza tarjetas virtuales para pagos de empresa a empresa (B2B), que proporcionan un número seguro de un solo uso para cada transacción, lo que aumenta la seguridad. Cuando lo hagas, también te beneficiarás de los programas de recompensas asociados con el uso de tarjetas virtuales, como los reembolsos en efectivo o puntos de viaje.
Aumenta la precisión y el control
- Establece controles internos claros: Define roles y responsabilidades específicos dentro del departamento de cuentas por pagar, incluida la segregación de funciones para prevenir el fraude. Implementa un flujo de trabajo de aprobación automatizado que aplique estos controles y realice un seguimiento de todas las interacciones con las facturas con fines de auditar.
- Concilia los registros de cuentas por pagar con regularidad: Concilia regularmente los registros de las cuentas por pagar con los extractos bancarios y los asientos del libro mayor para detectar y corregir cualquier discrepancia con prontitud. Utiliza herramientas de conciliación dentro de tu software de cuentas por pagar para automatizar partes de este proceso.
- Supervisa las métricas clave de las cuentas por pagar: Observa de cerca métricas como el DPO, el costo por factura y el porcentaje de facturas procesadas electrónicamente. Utiliza estas métricas para identificar tendencias, comparar el rendimiento e identificar áreas para una mayor optimización.
- Capacita a los empleados sobre los procedimientos adecuados de cuentas por pagar: Capacita regularmente a los miembros del personal de cuentas por pagar para asegurarte de que sean competentes en el uso del software y comprendan los procedimientos y controles actualizados. Crea una biblioteca de recursos con materiales de capacitación y documentación de prácticas recomendadas como referencia.
Adopta la tecnología
- Invierte en un software de automatización de cuentas por pagar: Elige un software que ofrezca funciones integrales, como facturación electrónica, flujos de trabajo automatizados e informes en tiempo real. Busca un software que pueda funcionar con tus sistemas financieros para crear una experiencia de gestión financiera unificada.
- Utiliza plataformas basadas en la nube: Traslada tus operaciones de cuentas por pagar a una plataforma basada en la nube para beneficiarte de la accesibilidad remota, la seguridad mejorada y las actualizaciones automáticas. Selecciona un proveedor de nube que ofrezca capacidades de copia de seguridad de datos y recuperación ante desastres.
- Considera las tecnologías emergentes: Mantente informado sobre las nuevas tecnologías en el espacio de las cuentas por pagar, como la inteligencia artificial (IA) para la conciliación inteligente de facturas o la cadena de bloques para transacciones seguras y transparentes.
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