Administración de CFDI en Excel: Optimizando el Control Fiscal

Un adecuado control fiscal de nuestro negocio nos mantiene lejos del pago de multas o sanciones por parte de las autoridades. Cuando administramos la contabilidad de nuestro negocio debemos llevar una organización clara, que nos permita encontrar fácilmente la información de impuestos, egresos e ingresos para poder cumplir con nuestras obligaciones con el SAT. Para esto se recomienda contar con una herramienta que nos permita emitir facturas, realizar el timbrado de nómina y generar la contabilidad electrónica de forma automática, con los archivos que el fisco nos pide.

La Importancia de una Gestión Fiscal Adecuada

Todas las operaciones de un negocio o un particular en México, idealmente se reportan al SAT (Servicio de Administración Tributaria) a través de su sistema. Cada una de estas operaciones comprende un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) en un formato de archivo XML, pero coloquialmente las llamamos simplemente facturas. El manejo de CFDI en formato XML es un aspecto fundamental de la contabilidad electrónica en México.

Cuando emitimos y recibimos facturas electrónicas, es necesario descargar XML SAT de forma masiva, para lo cual podemos convertirlos a PDF o a Excel para poder identificar, organizar y archivar nuestros CFDI por carpetas mensuales, bimestrales o como nos sea más fácil. Sin embargo, para muchos contribuyentes y empresas, analizar la información contenida en estos archivos puede ser un reto, ya que los datos no son fácilmente legibles sin una herramienta adecuada. Los archivos XML del SAT contienen información estructurada en un formato estándar que cumple con las regulaciones fiscales, pero su formato no es intuitivo para la mayoría de los usuarios.

Estrategias para Organizar tus CFDI

Para una gestión eficiente de tus comprobantes fiscales, es útil seguir algunas prácticas recomendadas:

• Utilizar la misma nomenclatura: Podemos utilizar la misma nomenclatura para CFDI, archivos y carpetas para identificarlos fácilmente.
• Organizar archivos por tipo de información: Clasificar los comprobantes por ingresos, egresos, nómina, etc., facilitará su consulta.
• Respalda tu información con sistemas en nube: Confiar al 100% en una computadora o en sistemas de almacenamiento externo (como un USB) puede ser peligroso y comprometer nuestra información, ya que una falla puede hacernos perder todo. Los sistemas en la nube ofrecen una mayor seguridad y accesibilidad.

Descarga Masiva de CFDI y su Integración con Google Sheets/Excel

Pero ¿qué pasa si pierdo el archivo, o si nunca me lo envían aunque sí lo hayan generado? Afortunadamente, el SAT es un servicio centralizado, es decir, dado que el CFDI haya sido generado correctamente en su sistema, siempre se podrán consultar y descargar estos archivos si contamos con las herramientas adecuadas para hacerlo. Existen diferentes formas de convertir XML a Excel, cada una con ventajas y limitaciones.

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Hoy veremos cómo descargar facturas del SAT de forma masiva hacia nuestro Google Drive y leer su información automáticamente hacia una hoja de cálculo de Google Sheets, que después puede exportarse fácilmente a Excel. Esta función se conoce también como Descarga masiva. Lo mejor de todo, es que la herramienta que usaremos fue creada en casa, es decir, por Tesel, y es parte de nuestra útil suite de manejo de CFDIs llamada CFDI Tools.

Instalación de CFDI Tools en Google Sheets

Para empezar a utilizar esta herramienta, el primer paso es su instalación como complemento en Google Sheets:

1. Primero vamos a abrir una nueva hoja de cálculo.
2. Ahora, vamos al menú de Extensiones - Complementos - Descargar complementos.
3. Aquí vamos a buscar el complemento CFDI Tools en el Google Workspace Marketplace. También puedes instalarlo directamente desde CFDI Tools en Google Workspace Marketplace.
4. Si estás en un correo de trabajo y cuentas con el permiso, puedes instalarlo para todo el dominio, o solamente para tu usuario, haciendo click en el botón azul de Instalar.
5. Ahora nos pedirá permiso para acceder a Google Drive y escribir en las hojas de cálculo, entonces aceptamos el permiso.

Proceso de Descarga y Escaneo de CFDI con CFDI Tools

Configuración de la Descarga

Una vez instalado el complemento, procederemos a configurar la descarga de tus CFDI:

1. Ya instalado CFDI Tools, vamos al menú Extensiones - CFDI Tools - Abrir CFDI Tools - Descargar CFDIs del SAT.
2. Esto nos abrirá un panel del lado derecho en nuestra hoja de cálculo, en el cual podremos controlar todo lo relacionado a la descarga masiva de facturas CFDI (XML) del SAT. Antes de iniciar la descarga de facturas, debemos elegir una carpeta dentro de nuestra unidad de Google Drive para que los archivos solicitados al SAT sean copiados.
3. Lo siguiente será especificar una fecha inicial y una fecha final para que el SAT sepa entre qué fechas buscar facturas que ya hayan sido generadas. Por ejemplo, podemos elegir descargar las facturas que hayan sido generadas durante el día, el mes actual, o cualquier fecha pasada que nos convenga.
4. Ahora, tenemos que preparar los datos necesarios para hacer solicitudes al SAT. El primer requerimiento es utilizar nuestra e.firma, también conocida como FIEL o firma electrónica. Esta se compone de dos archivos que tendrás que subir a tu unidad de Google Drive y una contraseña para descifrar los archivos que te debieron proporcionar en el SAT:
   • Achivo .cer de nuestra e.firma (FIEL)
   • Archivo .key de nuestra e.firma (FIEL)
   • Contraseña de la e.firma (FIEL)

Como nota, toma en cuenta que la contraseña de la e.firma se refiere a los archivos específicos que estamos usando, es decir, no es la contraseña general de tu cuenta en el SAT. Es importante aclarar que siempre estás en control de tus datos confidenciales, y la comunicación se realiza directamente el documento y el SAT. Tesel nunca guarda ni puede ver nada de esta información.

Inicio de la Descarga

Con todo ya configurado correctamente, estamos listos para iniciar la descarga de facturas del SAT. Entonces, damos click en el botón Iniciar descarga. Esto iniciará el proceso de solicitud de descarga masiva de comprobantes en el SAT, y solamente deberemos esperar a que el SAT responda esta solicitud.

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Hay que ser pacientes, ya que a veces el sistema del SAT se encuentra saturado, en mantenimiento o fuera de servicio y puede tardar en contestar, o incluso hacer que la solicitud falle. No te preocupes, porque si esto pasa solo debes esperar un poco e intentar de nuevo. Toma en cuenta que el límite de facturas que se pueden consultar por día son 2,000. Esta es una limitación que viene directamente del SAT. Si tu solicitud es rechazada por sobrepasar este límite, intenta elegir un rango de fechas diferente.

Escaneo de Facturas Descargadas (Actualización Importante)

Cuando CFDI Tools complete la solicitud hacia el SAT, tendremos disponible la información de los archivos descargados en la carpeta que elegimos de Google Drive.

IMPORTANTE ACTUALIZACIÓN SEPTIEMBRE 2024: Google cambió sus políticas de permisos y ya no es posible leer los archivos de Google Drive directamente desde CFDI Tools. La herramienta sigue teniendo toda la funcionalidad anterior de lectura, validación y descarga de archivos XML CFDIs a Sheets, solamente que ahora la lectura es local directamente hacia la hoja arrastrando los archivos al panel lateral. Los archivos se escriben íntegros en la primera columna de la hoja CFDIs. Lamentamos el inconveniente que Google está causando a los que dependían de la integración con Google Drive, pero es un cambio que estuvo fuera de nuestras manos y tuvimos que adaptarnos para mantener la herramienta activa.

Una vez que los CFDI en formato XML están disponibles localmente (o han sido arrastrados al panel lateral de la hoja de cálculo), podremos fácilmente escanearlos para agregarlos a nuestra hoja de cálculo, haciendo click en el botón de Escanear ahora. Y veremos cómo gradualmente se va agregando la información de cada factura a las columnas correspondientes. Incluso hay una columna con la dirección a cada archivo CFDI XML. ¡Es así de sencillo!

Esta forma de consultar y descargar tus facturas del SAT es sumamente útil para tener todo tu análisis de ingresos y egresos actualizado y centralizado en un solo documento, sin tener que depender de que te envíen los archivos CFDI XML por separado o tenerlos que estar guardando al momento en que te generan una factura. Si detectas algún error, por favor háznoslo saber en el menú Extensiones - CFDI Tools - Ayuda - Notificar un problema.

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Funcionalidades Avanzadas para la Gestión de CFDI

Mediante esta funcionalidad podrás cargar CFDI, consultar su contenido, realizar una validación de su contenido o de su estructura o requisitos fiscales, cancelar y eliminar los que están registrados. Las operaciones que se describen a continuación se efectuarán dentro de la sección Documentación, del panel lateral, en las opciones CFDI, Cargas y Eliminados.

Consulta y Configuración de CFDI

La ventana CFDI muestra la relación de los CFDI recibidos, la cual cuenta con las columnas que pueden ser configuradas para su presentación:

Columnas de la Ventana CFDI

Columna
Folio
Estatus Fiscal
Estatus Comercial
RFC Emisor
Fecha de Emisión
Fecha de Creación
Total
Razón Social Proveedor
Moneda
Tipo de Cambio
Tipo de Comprobante
Tipo Relación
Warning
Descripción de la cancelación

Para consultar y organizar tus CFDI en esta ventana:

1. Haz clic en la flecha de cuadro de lista desplegable Seleccione la División para elegir la división de negocios que deseas consultar.
2. Haz clic sobre el registro de la División que deseas consultar.
3. Haz clic en el botón Configuración de columnas si deseas configurar las columnas que deseas observar.
4. Marca o desmarca las casillas de selección para seleccionar las columnas que deseas que sean mostradas en el listado de CFDI. Haz clic en el botón Guardar.
5. Haz clic en la flecha de cuadro de lista desplegable del botón Folio para seleccionar los CFDI por medio de este criterio.
6. Nota: El botón que se habilitará con la flecha Filtrar podrá variar dependiendo de la columna que hayas elegido. Según la columna que deseas filtrar se pueden desplegar las opciones siguientes:
   • Para las columnas: Folio, Estatus Comercial, RFC Emisor, Razón Social Proveedor y Moneda; las opciones de filtro son: Filtrar, Inicia con...
7. Haz clic en el botón Enter una vez que has elegido los criterios de filtro. Se desplegará el listado de los CFDI seleccionados para su consulta.
8. Haz clic en la flecha de cuadro de lista desplegable del botón de Folio para desactivar este filtro.
9. Desmarca la casilla de selección Filtrar para desactivar el filtro.

Exportación de CFDI

Puedes exportar la información de tus CFDI según tus necesidades:

1. Haz clic en el botón Exportar.
2. Marca el botón de opción según el Tipo de Exportación que desees. Haz clic en el botón Aceptar.

Visualización y Descarga de Detalles

Puedes consultar el detalle de un CFDI recibido, descargar la vista previa del documento en formato PDF; consultar el detalle del reporte de validación, así como descargar el mismo en formato PDF. Notas: Sólo podrás consultar el detalle de un CFDI a la vez.

1. Haz clic en la casilla de selección del CFDI que deseas consultar.
2. Haz clic en el botón/opción Ver Detalle.
3. Haz clic en el botón Descargar vista previa si deseas generar un archivo con la información a detalle del CFDI.
4. Haz clic en la pestaña Reporte de Validación de la ventana Detalle del Documento para consultar el estatus de validación del CFDI.
5. Haz clic en el botón Descargar Reporte de Validación si deseas generar un archivo con el reporte.

Carga de CFDI (Individual y Masiva)

Realiza la carga de un CFDI para su validación y almacenamiento. Notas: Para que un CFDI pueda ser cargado y se valide en el enlace, el RFC del nodo receptor debe ser igual al RFC del buzón del enlace.

Para cargar un CFDI individual:

1. Haz clic en el botón Subir CFDI. Nota: También puedes dar clic con el botón derecho del mouse en el área de trabajo, se desplegará un menú emergente.
2. Haz clic en el botón Examinar del campo Seleccionar archivo xml/zip: para seleccionar el archivo del CFDI en formato XML que deseas cargar.
3. Selecciona el archivo deseado y haz clic en el botón Abrir.
4. Nota: Si el RFC del nodo receptor no corresponde al RFC del buzón de enlace, no será posible cargar el archivo, se desplegará un mensaje de Error.
5. Espera mientras se carga la ruta de archivo.
6. Haz clic en el botón Aceptar de la ventana Subir CFD(I) para cargar el nuevo CFDI.
7. Haz clic en el botón Cerrar.

Para cargar varios CFDI simultáneamente (carga masiva):

1. Haz clic en el botón Subir CFDI. Nota: También puedes ingresar a la opción Cargas del panel lateral y dar clic en el área de trabajo, se desplegará el siguiente menú emergente, haz clic en Subir ZIP. Se desplegará la siguiente ventana.
2. Haz clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo en formato ZIP que contiene los CFDI que deseas cargar.
3. Haz clic en el botón Abrir.
4. Espera mientras se carga la ruta de archivo.
5. Haz clic en el botón Aceptar para cargar el archivo ZIP con los nuevos CFDI.
6. Haz clic en el botón Aceptar.
7. Haz clic en botón Consultar avance de carga en el mensaje Archivo zip, si deseas conocer el avance de la carga del archivo, o haz clic en el botón Cargas del panel lateral.

Descarga de CFDI y Reportes de Validación

Realiza la descarga en formato XML de los CFDI recibidos, para de esta manera conservar una copia local de los mismos.

1. Haz clic en la casilla de selección del CFDI que deseas descargar.
2. Haz clic en el botón/opción Descargar.
3. Haz clic en el botón Abrir.

Para descargar el reporte de validación de los CFDI recibidos:

1. Haz clic en la casilla de selección de los CFDI de los que deseas descargar el reporte de validación.
2. Haz clic en el botón/opción Descarga Reporte de validación.
3. Haz clic en la opción Guardar o Abrir.

Gestión de Estatus de CFDI (Cancelación y Eliminación)

Contar con un control interno sobre las cancelaciones que el emisor del comprobante realice, es decir al notificar una cancelación desde EB2B no se está cancelando la factura ante el SAT, esto es meramente informativo. Notas: Únicamente se actualizan los listados del área de trabajo que marcan el CFDI como cancelado.

1. Haz clic en la casilla de selección del CFDI del que deseas enviar la notificación.
2. Haz clic en el botón/opción Notificar Cancelación.
3. Haz clic en el botón Sí para enviar la notificación de cancelación del CFDI al cliente.

Eliminar los CFDI inválidos o cancelados ya que al igual que los CFDI válidos, éstos también son almacenados.

1. Haz clic en la casilla de selección del CFDI que deseas eliminar.
2. Haz clic en el botón/opción Eliminar.
3. Haz clic en el botón Sí para eliminar el CFDI que has seleccionado.

Para restaurar los CFDI, reincorporar nuevamente un CFDI al listado de la opción CFDI en el panel lateral, ya que es posible que por razones informativas sea de tu interés realizar la restauración.

1. Dirígete a la ventana Eliminados, que muestra la relación de los CFDI eliminados con las siguientes columnas:

Columnas de la Ventana Eliminados

Columna
Folio
Tipo de Documento
Emisor
Receptor
Estatus Comercial
Fecha

2. Haz clic en el botón Restaurar. Nota: También puedes dar clic con el botón derecho del mouse sobre el área de trabajo, se desplegará el siguiente menú emergente, haz clic en la opción Restaurar.
3. Haz clic en el botón Sí para restaurar el CFDI que has seleccionado.

Para eliminar permanentemente los CFDI que han sido eliminados y que se encuentran en la ventana Eliminados.

1. En la ventana Eliminados.
2. Haz clic en el botón Eliminar para Siempre. Nota: También puedes dar clic con el botón derecho del mouse sobre el área de trabajo, se desplegará el siguiente menú emergente, haz clic en la opción Eliminar para Siempre.
3. Haz clic en el botón Sí para eliminar permanentemente el CFDI que has seleccionado.

Reporte de CFDIs Relacionados

En este reporte se mostrarán los CFDIS que tienen relaciones, a nivel Complemento de pagos y Documentos relacionados.

1. Para exportar “CFDIs Relacionados”, sólo debes elegir el o los comprobantes, activando la casilla de selección.
2. Presionar el botón Exportar reporte.

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