El flujo de efectivo es una técnica fundamental en la gestión empresarial y personal, cuyo objetivo es dar seguimiento a los gastos operativos y de capital. En otras palabras, se refiere al dinero que entra y sale de las operaciones de una empresa o las finanzas personales en un periodo determinado, brindando certeza sobre lo que se compra y lo que se vende. Es decir, se trata de dar seguimiento a la ruta del dinero en el gasto de las compañías u organizaciones. Este concepto funciona como un indicador de la salud financiera de una empresa al mostrar cómo se generan y utilizan los recursos líquidos.
Breve Historia del Flujo de Efectivo
El concepto de flujo de efectivo surgió a mediados del siglo XX por la necesidad de conocer de dónde se obtuvo un recurso en una empresa y a dónde fue a parar. En ese sentido, el efectivo se puede definir como los capitales que se utilizan a corto plazo y que tienen la finalidad de hacer frente a un gasto determinado.
Según el documento Estado de Flujo de Efectivo, de Reinaldo Vargas Soto, en el año 1973 se fundó el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB, por sus siglas en inglés). En ese entonces, se concluyó que el Estado de Cambios en la Situación Financiera (como se le conocía hasta entonces) tenía una serie de debilidades e inconvenientes cuando se presentaban problemas en la economía. Fue hasta el 15 de julio de 1988, mediante el pronunciamiento FAS95, que surge oficialmente el Estado de Flujos de Efectivo.
En el caso de México, el concepto de flujo de efectivo surgió también en 1988, en sustitución del Estado de Cambios en la Situación Financiera. Las empresas que cotizan en la Bolsa Mexicana de Valores (BMV) llevan a cabo un reporte de operaciones cada trimestre. Dentro de este reporte, las compañías notifican su flujo de efectivo, así como el detalle de cuál fue su desarrollo y/o desempeño durante los últimos tres meses. Además, se informa qué entró, qué salió, cuánto fue su costo, e incluso, todas sus referencias directas a números similares de un mismo periodo anterior.
Componentes Clave del Flujo de Efectivo
En términos generales, el flujo de efectivo está determinado por las actividades de operación, las inversiones y el financiamiento de un negocio. El estado de flujo de efectivo es uno de los informes financieros más importantes para cualquier empresa y se divide en tres componentes principales:
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- Flujo de efectivo operativo: Este componente mide el efectivo generado o utilizado en las actividades comerciales diarias. Incluye ingresos por ventas, pagos a proveedores, gastos operativos y otros costos relacionados con la operación del negocio.
- Flujo de efectivo de inversión: Aquí se incluyen las transacciones relacionadas con la compra y venta de activos a largo plazo. Las inversiones en bienes raíces, maquinaria y otras inversiones significativas se reflejan en esta sección.
- Flujo de efectivo de financiación: Este segmento refleja las actividades relacionadas con la obtención de fondos y el pago de deudas. Incluye la emisión de acciones, la obtención de préstamos y el pago de dividendos.
Métodos de Cálculo del Flujo de Efectivo
Existen dos métodos para saber cómo calcular el flujo de efectivo: el directo y el indirecto. Para saber cómo calcular de mejor forma el flujo de efectivo de cualquier negocio o empresa, es necesario determinar uno de estos dos procesos para lograr el objetivo.
¿Cuáles son las diferencias entre el método directo e indirecto?
Las diferencias entre ambos métodos son significativas en su enfoque y el tipo de información que proporcionan:
| Característica | Método Directo | Método Indirecto |
|---|---|---|
| Presentación | Presenta, de manera separada y desglosada, las categorías principales de los ingresos y egresos de efectivo de las operaciones del negocio (detalle bruto). | Indica las ganancias y pérdidas del negocio (resultado de actividades operativas) y las ajusta. |
| Información | Proporciona información más detallada y útil en las estimaciones de los flujos de efectivo a largo plazo. | Incide en ejercicios no financieros y partidas del resultado que no tienen efecto sobre el flujo de efectivo (depreciación, impuestos diferidos, etc.). |
| Base de cálculo | Consiste en rehacer el estado de resultados utilizando el sistema de caja. | Consiste en identificar la utilidad obtenida por medio del estado de resultados y depurarla. |
| Uso | Considerado el más detallado y robusto para obtener el dato. | El método más usado por compañías de todos los tamaños debido a su facilidad de estructuración para comparar términos. |
Método Directo
El método directo para calcular el flujo de efectivo es también llamado como el método de la cuenta de resultados. Consiste básicamente en rehacer el estado de resultados utilizando el sistema de caja, principalmente para determinar el flujo de efectivo en las actividades de operación de la compañía. Teniendo en cuenta que todo ello debe provenir de todas las actividades operativas que se llevan a cabo en la empresa.
Para hacer uso de este método, las empresas que así lo decidan deberán tener a la mano todos los registros relacionados con:
- Cobranza en efectivo a los clientes
- Efectivo por concepto de intereses, dividendos y rendimientos en inversiones
- Cobros de operación
- Nómina en efectivo a empleados y pago a proveedores
- Amortización en efectivos por pagos a instituciones bancarias
- Liquidaciones en efectivo por compromisos fiscales y obligaciones con el gobierno
Para llevar a cabo este proceso de la mejor forma posible, se requiere el balance de los últimos 24 meses, así como el estado de resultados financiero de los últimos 12, esto nos sirve para comparar el rendimiento entre periodos pasados y el actual. De esta manera, el método directo organiza las operaciones financieras de la empresa tan fácil y sencillo, como si se tratara del detalle de un estado de cuenta bancaria, es decir, debe registrar y concentrar operación por operación, con datos de montos, así como las fechas en las que ocurrieron dichas transacciones en efectivo realizadas por los clientes; además, añade las salidas que se ejecutan en efectivo, como negativos para obtener la cifra neta, entre lo que ingresa y lo que sale de dinero. Es por esta razón que al método directo se le conoce como el más detallado y robusto para obtener el dato del flujo de efectivo.
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Método Indirecto
La otra forma de cómo calcular el flujo de caja o cash flow (como también se le conoce al flujo de efectivo), es el método indirecto. Este método consiste esencialmente en lograr identificar la utilidad obtenida por medio del estado de resultados, para depurarla posteriormente hasta obtener el efectivo final, el cual queda registrado en los libros de contabilidad de la empresa.
Este método aporta los resultados netos que se obtienen de la cuenta de resultados y se va ajustando en función de los gastos e ingresos que no tienen relación con el efectivo del pasado o a futuro. La depuración consiste en restar todos los montos relacionados con el incremento de las cuentas por cobrar: se suma la reducción de inventarios, los aumentos de cuentas por pagar, así como el incremento de otros pasivos propios de las operaciones como el pago de los impuestos, obligaciones con gobierno, nómina, etcétera. De acuerdo con el portal Cuida tu dinero, el método indirecto parte del ingreso neto y lleva a cabo una serie de ajustes, adiciones o deducciones derivadas de los cambios de las partidas del balance general, para llegar al flujo de caja operacional. Debido a la facilidad de estructuración para comparar los términos, se le identifica como el método más usado por las compañías, tanto en las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), inclusive por corporativos, sin importar su tamaño de su facturación, ni la industria a la que pertenezcan.
Importancia del Flujo de Efectivo para la Gestión y Toma de Decisiones
Para las y los administradores, contadores, inversionistas, directores, así como a acreedores, entre otros, conocer el flujo de efectivo brinda información que permite la toma de decisiones, basadas en datos rigurosos, así como para analizar cuál es la capacidad de la compañía para generar flujos de efectivo que sean positivos. También permite estimar la capacidad de la empresa de cumplir con las obligaciones que han adquirido, ya sean con sus propios colaboradores, proveedores, así como sus respectivos pagos de impuestos.
Adicionalmente, el saber el flujo de efectivo proporciona el valor de las necesidades de financiación, e incluso, facilita la administración y el manejo interno del control sobre el presupuesto de los recursos monetarios del negocio. La mejor forma de optimizar al máximo las finanzas de tu negocio, es conocer todos los aspectos económicos que pueden llegar a afectar en él. El flujo de efectivo es una herramienta imprescindible para cualquier empresa que quiera mantenerse en el mercado, crecer y expandirse. Asimismo, ese análisis sobre los gastos te permitirá tomar mejores decisiones sobre el manejo de tu dinero, con el objetivo de optimizar dicho recurso en gastos prioritarios. Ahora ya lo sabes, es importante llevar el registro de todos los movimientos y operaciones de tu empresa o compañía para saber qué decisiones deberás tomar a mediano o largo plazo, y así lograr un mejor rendimiento sobre los recursos de tu negocio, además de evitarte sorpresas con gastos poco prioritarios.
Herramientas y Plantillas para la Presentación y Proyección del Flujo de Efectivo
Para llevar a cabo un análisis preciso del flujo de efectivo, las herramientas contables juegan un papel crucial. Para ayudar a empezar a crear un estado de cuenta o una proyección de flujo de efectivo, existen una variedad de plantillas personalizables que se pueden descargar. Solo se tiene que modificar la plantilla elegida para que se ajuste a los objetivos específicos y a la audiencia prevista. Cada plantilla ofrece un diseño profesional y limpio y está diseñada para ahorrar tiempo, aumentar la eficiencia y mejorar la precisión. Solo tiene que ingresar sus datos financieros y las plantillas realizarán cálculos automáticos para que pueda analizarlos. Al combinar su estado de cuenta de flujo de caja con un balance general, un estado de ingresos y otros formularios, se puede administrar el flujo de caja y obtener una comprensión integral del rendimiento del negocio.
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Proyectar futuros flujos de efectivo puede brindarle un mayor control financiero, proporcionar una comprensión más profunda del desempeño de una empresa, ayudar a identificar los déficits con anticipación y respaldar la planificación empresarial para que las actividades y los recursos estén alineados correctamente. Para prepararlo para el éxito, es imperativo ser realista a la hora de pronosticar los flujos de efectivo. Puede crear sus proyecciones sobre la base de suposiciones clave sobre el flujo mensual de efectivo hacia y desde su negocio. Por ejemplo, saber cuándo recibirá su negocio los pagos y cuándo se deben los pagos a proveedores externos le permite hacer suposiciones más precisas sobre sus fondos finales durante un ciclo operativo. Los flujos de efectivo estimados siempre variarán un poco con respecto al rendimiento real, por lo que es importante comparar los números reales con las proyecciones mensuales y actualizar el pronóstico del flujo de caja según sea necesario. También es aconsejable limitar su pronóstico a un período de 12 meses para una mayor precisión y para ahorrar tiempo.
Entre las plantillas disponibles para gestionar y presentar el flujo de efectivo se incluyen:
- Plantilla de cuentas por pagar: Realiza un seguimiento de los proveedores, los números de pedidos y los montos que deben ser útiles para gestionar los pagos y las fechas de vencimiento.
- Plantilla de cuentas por cobrar: Enumera los clientes, los detalles de seguimiento de facturas, los montos pendientes y los saldos pendientes.
- Plantilla de balance: Proporciona un resumen del estado financiero, evaluando la situación financiera de un negocio examinando los activos, pasivos y patrimonio.
- Plantilla de declaración de ingresos: Evalúa las ganancias y pérdidas durante un período determinado, proporcionando un esquema claro de ingresos y gastos.
- Plantilla de flujo de efectivo detallada: Funciona durante cualquier período de tiempo y permite comparar diferentes periodos para un análisis rápido de los flujos de efectivo. Incluye secciones para ingresos y gastos, cálculos automáticos de totales y flujos de caja netos.
- Plantilla de estado de flujos de efectivo (tres años): Para dar seguimiento y evaluar los flujos de efectivo durante un periodo de tres años, dividida en operaciones, inversiones y actividades de financiación, ofreciendo una descripción general anual y hojas de trabajo mensuales.
- Informe de flujo de caja mensual: Para analizar el rendimiento o planificar el futuro de forma detallada.
- Plantilla de flujo de efectivo diario: Permite añadir recibos y pagos para comprender bien el rendimiento del negocio día a día.
- Plantilla de proyección de flujo de efectivo: Para comparar las proyecciones con los resultados reales, diseñada para una planificación sencilla.
- Plantillas de proyección de flujo de efectivo trimestral: Útiles para nuevas empresas y para quienes desean alinear las proyecciones con objetivos y actividades comerciales próximos.
- Plantilla para análisis de sensibilidad del flujo de efectivo: Permite anticipar los déficits y ayudar al negocio a mantener una posición de caja positiva.
- Plantilla para análisis de flujo de efectivo con descuento: Ayuda a determinar el valor de un negocio o una inversión, calculando estimaciones de valor actuales a partir de proyecciones y una tasa de descuento.
- Plantilla de flujo de efectivo para organizaciones sin fines de lucro: Incluye fuentes comunes de ingresos como donaciones y subvenciones, así como gastos, abarcando 12 meses.
- Plantilla de flujo de caja personal: Facilita a las personas gestionar su flujo de caja personal con un diseño simple que ofrece una visión general financiera.
- Plantilla de saldo de prueba: Para verificar los saldos de crédito y débito al final de un periodo de contabilidad determinado y respaldar los estados financieros.
Algunas consideraciones para las proyecciones incluyen el efectivo operativo, que es el dinero en efectivo disponible al comienzo de un periodo, y los ingresos, que pueden incluir cifras estimadas de ventas, reembolsos o subvenciones fiscales, pagos de préstamos recibidos o comisiones entrantes. Es importante considerar costos únicos además de los recurrentes, y planificar cambios estacionales o eventos promocionales que puedan afectar el rendimiento del negocio. Dependiendo del tamaño y la complejidad de su negocio, es posible que quiera delegar la responsabilidad de crear una proyección de flujo de efectivo a un contador.
Para llevar a cabo un análisis preciso del flujo de efectivo, herramientas contables como CONTPAQi® Contabilidad, un software de escritorio diseñado para facilitar la gestión contable de las empresas, juegan un papel crucial. Plataformas como Smartsheet también facilitan la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a los equipos a ser más eficientes y lograr más. Estas herramientas permiten crear informes sobre las métricas claves y obtener visibilidad en tiempo real acerca del trabajo en curso gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a los equipos a mantenerse conectados e informados. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en el mismo tiempo.