Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, tienen una responsabilidad común, y es mantener sus libros contables equilibrados. Los gastos en contabilidad son una partida que implica una reducción del patrimonio de la empresa. Las cuentas de gastos son registros de la cantidad que una empresa necesita pagar durante un periodo de tiempo, normalmente un trimestre o un año. Estos gastos aparecen en la cuenta de ingresos de una empresa y ayudan al departamento financiero a hacer un seguimiento de los distintos gastos que realiza la empresa. Si no estás familiarizado con la contabilidad de gastos, ¡no te preocupes! A continuación, explicaremos qué son las cuentas de gastos, hablaremos de los diferentes tipos y veremos algunos ejemplos.
El Principio del Devengo y la Contabilización de Gastos No Vencidos
Al cierre del ejercicio, existen ciertos ingresos y gastos que se han devengado, pero todavía no han vencido, es decir, todavía no ha llegado el momento en el que se tengan que cobrar o pagar. En virtud del principio del devengo, estos ingresos y gastos se considerarán al calcular el resultado del correspondiente ejercicio. Por ello, contablemente han de reflejarse, al tiempo que se plasman los derechos de cobro y las obligaciones de pago que generan.
Es importante destacar que las cuentas que señala el PGC para designar los derechos y obligaciones originados por los ingresos y gastos devengados y no vencidos no se denominan ajustes por periodificación. Esto se debe a que las anotaciones efectuadas por este concepto no pretenden dar de baja ingresos y gastos no devengados en el período, es decir, no persiguen ajustar los saldos de los ingresos y gastos contabilizados, sino que simplemente reflejan ingresos y gastos devengados en el período con el fin de poder determinar el resultado del ejercicio.
Cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC) para Gastos Devengados
El PGC representa las deudas y créditos derivados por estos conceptos en función del origen y vencimiento de éstos. La clasificación de las cuentas varía si los gastos corresponden a operaciones de tráfico o a intereses.
Gastos y Derechos de Cobro de Operaciones de Tráfico (No Intereses)
Así, si los ingresos y gastos no hacen referencia a intereses se registran en cuentas del grupo 4, «Deudores y acreedores por operaciones de tráfico». En muchos casos, los créditos se expresan mediante las cuentas 430, «Clientes», y 440, «Deudores», y los débitos por medio de las cuentas 400, «Proveedores», y 410, «Acreedores por prestación de servicios».
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Tanto en el caso de derechos de cobro como de obligaciones, las primeras cuentas citadas tienen su origen en la actividad principal de la empresa, mientras que las otras indican que surgen de operaciones distintas a las que constituyen el objeto empresarial.
Derechos de Cobro por Intereses Devengados
Si una empresa ha concedido préstamos a otras empresas o al personal, etc., puede encontrarse con que, al cierre del ejercicio, se han devengado intereses a su favor, que cobrará más adelante. En el ejercicio en el que se vayan a hacer efectivos estos intereses, desde comienzos de año hasta la fecha de vencimiento, se devengarán más intereses a favor de la empresa. En el momento del cobro, la empresa recibe en efectivo los intereses devengados y no vencidos de ejercicios anteriores y los del período.
El PGC utiliza varias cuentas de activo para designar los «derechos de cobro por intereses», dependiendo del plazo que aún ha de transcurrir para que venzan y la inversión que los ha generado.
- Si para su vencimiento falta más de un año, estos derechos se integran dentro del grupo 2, «Inmovilizado». Dentro de éstos, se han de diferenciar los originados por la relación de la empresa con otras entidades del grupo y asociadas o con otras ajenas a ella.
- Si el plazo para que venzan estos «derechos de cobro por intereses» es inferior a un año, ésos se representarán mediante alguna cuenta del grupo 5, «Cuentas financieras», para lo que es necesario atender los mismos criterios que los apuntados anteriormente.
- Un ejemplo de cuenta es la 547 «Intereses a corto plazo de créditos».
- También se utiliza la 763 «Ingresos de créditos a corto plazo».
Puede observarse la similitud existente en la denominación de las cuentas que designan los «derechos de cobro por intereses» que vencerán en un plazo superior al año y los que lo harán en menos tiempo.
Deudas a Pagar por Intereses Devengados
En el supuesto de que la empresa haya recibido algún préstamo puede ocurrir que, al cierre del ejercicio, se devenguen intereses a su cargo, que pagará más tarde. Al año siguiente, en el intervalo de tiempo comprendido desde principio de año hasta la fecha de abono de intereses, se devengarán más intereses a cargo de la entidad. La empresa, cuando los pague, registrará contablemente una salida de dinero por el importe pagado y, al tiempo, dará de baja la deuda generada por los intereses devengados en el ejercicio anterior y reflejará los intereses producidos durante el período.
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Para referirse a estas «deudas a pagar por intereses», el Plan ha habilitado varias cuentas de pasivo incluidas dentro del grupo 5, «Cuentas financieras». El vencimiento de éstas es inferior al año, porque si no se tratarían contablemente de forma diferente, y la denominación de la cuenta a emplear dependerá de la clase de deuda que ha generado intereses.
- Algunas de las cuentas utilizadas son 66 «Gastos financieros», 661 «Intereses de obligaciones y bonos» y 662 «Intereses de deudas a largo plazo».
Ejemplos Prácticos de Asientos Contables por Devengo
Los siguientes ejemplos ilustran cómo se aplican los principios de devengo en situaciones contables específicas.
Servicios de Reparación de NARO, SA
A comienzos de diciembre de X0, «NARO, SA» presta ciertos servicios de reparación que no constituyen su objeto social. Se prevé que éstos acabarán a principios del próximo mes de febrero, momento en el que los cobrará. A finales de X0, aunque no conoce el importe exacto de las reparaciones realizadas hasta ese momento, a efectos del cálculo del resultado, estima que el importe de éstas asciende a 250 u.m. En febrero de X1 finaliza estos trabajos, cobrando mediante transferencia bancaria 750 u.m. De este modo, se imputan a los resultados de los ejercicios X0 y X1 los ingresos devengados en cada período.
Suministro Eléctrico de MIG, SA
«MIG, SA» recibe suministro eléctrico en el mes de diciembre de X0, cuyo coste estima que ascenderá a 500 u.m. Hasta comienzos de febrero de X1, «MIG, SA» no paga el recibo de la luz, que incluye los meses de diciembre y enero. El importe de éste ascendió a 950 u.m., que abona mediante transferencia bancaria. El gasto devengado en el ejercicio X1 afectará en el resultado de este período.
Intereses de Préstamo Concedido por CEMAR, SA
El 1 de noviembre de X0, «CEMAR, SA» concedió un préstamo de 100.000 u.m. a «JOAQ, SA». Al cabo de seis meses, «JOAQ, SA» devolverá a «CEMAR, SA» el dinero que le prestó y le pagará unos intereses de 5.130 u.m. Todas las operaciones se realizaron mediante transferencia bancaria. El 31 de diciembre, «CEMAR, SA» cuenta con unos intereses a su favor, aunque todavía no los haya cobrado. De todos modos, ha de considerarlos a la hora de calcular el resultado del ejercicio X0. Es de notar que los ingresos registran los intereses devengados en el ejercicio X1.
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Intereses de Préstamo Recibido por CJJ, SA
El 1 de agosto de X0, «CJJ, SA» recibe un préstamo de 50.000 u.m., que deberá reembolsar al cabo de un año. Transcurrido el año, «CJJ, SA» devuelve el préstamo y paga los correspondientes intereses. El tipo de interés efectivo asciende al 10 por 100. Los intereses devengados en el ejercicio X0 son los correspondientes al intervalo de tiempo comprendido entre el 1 de agosto y el 31 de diciembre de X0, plazo en el que «CJJ, SA» ha disfrutado del préstamo.
Importancia de un Seguimiento Preciso de los Gastos
Un seguimiento preciso de los gastos proporciona claridad financiera que puede servir de base para las decisiones comerciales. Sin un control exhaustivo de los ingresos y gastos de una empresa, es imposible que esta tenga una salud financiera correcta. Este punto es indiferente para autónomos que para empresas. Todo el que tenga un proyecto o negocio debe tener de la mano y siempre en plena consciencia, sus ingresos y gastos.
- Seguimiento de la rentabilidad: Un seguimiento cuidadoso de los gastos muestra tu rentabilidad real. La única forma de saber si tus ingresos realmente superan tus costos es registrar todos los gastos.
- Revisión de costos: El seguimiento de los gastos puede indicar dónde estás pagando más de lo que deberías. Esto puede guiar tus decisiones sobre si renegociar los acuerdos con los proveedores o reducir el gasto en iniciativas de bajo rendimiento.
- Preparación para los impuestos: Un registro claro de los gastos puede ayudarte a reclamar las deducciones fiscales a las que tienes derecho y evitar errores costosos. También hace que el proceso de declaración y las auditorías sean mucho más fáciles de manejar.
- Establecimiento de presupuestos: El seguimiento de gastos te ayuda a detectar patrones de costos (como picos durante ciertos meses o gastos en proyectos específicos) y anticipar los gastos antes de que ocurran. Identificar estos patrones puede ayudarte a planificar cómo cubrir los períodos de alto costo y asegurarte de tener suficiente para las facturas, la nómina y otros gastos necesarios.
- Planificación para el crecimiento: Un seguimiento preciso de los gastos te muestra lo que cuesta dirigir tu empresa hoy en día.
En el caso del autónomo, este tiene que tener de forma totalmente directa y personalizada, un control absoluto en tiempo real de los ingresos y gastos que su proyecto o negocio está generando. Si se quiere evolucionar, crecer y evitar ante todo que el negocio sea un desastre, un autónomo deberá siempre día a día, revisar al menos un poco, los ingresos y gastos que están aconteciendo. De ahí, podrá tomar decisiones y conocer cómo están yendo las cosas.
Para la pyme o empresa, la necesidad del control de gastos e ingresos es más importante aún porque las cantidades así como las repercusiones suelen ser mayores. Tener al día la relación entre ingresos y gastos solo nos llevará a vivir tranquilos en cuanto a la empresa se refiere.
Clasificación y Tipos de Gastos en Contabilidad
Definición de Costo vs. Gasto
A menudo los costos y los gastos se confunden, ya que ambos tienen varias características en común: las dos cuentas disminuyen la utilidad de la empresa, ambas se incluyen en el estado de resultados y su saldo normalmente es deudor. Para saber cuál es la diferencia entre costos y gastos, empecemos por definir qué son los costos: con este término hacemos referencia a los recursos que se invierten en la producción de un bien o servicio (como la mano de obra y las materias primas), con el propósito de obtener una utilidad a cambio. En otras palabras, para que haya ingresos, necesariamente se debe incurrir en algún costo. Contrario a lo que ocurre con los costos, los gastos no son directamente utilizados para producir un bien o servicio, aunque contribuyen de forma indirecta con este proceso productivo.
Principales Categorías de Gastos
Los gastos se dividen en diferentes categorías, dependiendo del propósito del pago. Las empresas registran estas categorías por separado dentro de los sistemas contables para aclarar cómo gastan el dinero. Estas son las principales categorías de gastos:
- Costo de los bienes vendidos (COGS): Estos son los costos directos de producir o entregar tu producto o servicio. En el caso de una panadería, el COGS incluiría el costo de ingredientes como harina y azúcar; en el caso de una empresa de software, podría incluir las tarifas de alojamiento en la nube. El COGS está directamente relacionado con tus ventas y afecta tu ganancia bruta.
- Gastos operativos: Estos cubren los costos diarios de funcionamiento de tu empresa (p. ej., salarios, artículos de oficina, marketing, servicios públicos). Los gastos operativos son necesarios, pero no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios.
- Gastos no operativos: Estos son costos no relacionados con las actividades principales de tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa tiene un acuerdo legal único o realiza pagos de intereses de un préstamo, esos se considerarían gastos no operativos.
- Depreciación y amortización: Estos son gastos no monetarios que reflejan el desgaste de los activos tangibles o la reducción gradual del valor de los activos intangibles (como patentes y marcas comerciales). Ayudan a distribuir el costo de las inversiones a largo plazo a lo largo del tiempo.
- Gastos fijos vs. Gastos variables: Los gastos fijos son gastos regulares y recurrentes, mientras que los gastos variables cambian según tu producción. Al distinguir entre gastos fijos y variables, puedes controlar mejor los costos, planificar el crecimiento y responder a los cambios en tu negocio.
- Los gastos fijos, como impuestos, salarios o alquileres, son gastos esenciales para la organización. Estos costos se mantienen constantes sin importar cuánto produzca o venda tu empresa. Son predecibles y recurrentes. Algunos ejemplos son el alquiler, los salarios del personal a tiempo completo, los seguros y las suscripciones.
- Los gastos variables, por otro lado, son los gastos que tienden a variar entre trimestres o años, incluyendo la capacitación interna o los gastos de viaje de la empresa. Estos costos fluctúan según la actividad de tu empresa, específicamente, según la cantidad que produces o vendes. Los gastos variables están directamente relacionados con el volumen de tus operaciones comerciales: cuanto más creces, mayores tienden a ser estos gastos.
- Gastos deducibles vs. Gastos no deducibles: Los gastos deducibles se deducen de los ingresos sujetos a impuestos de la empresa. Reducen la carga de impuestos y pueden ser total o parcialmente deducibles. Los gastos no deducibles son simplemente gastos que no pueden deducirse del capital de una organización o que no pueden reembolsarse a los empleados. Todos los autónomos y pymes necesitan asumir gastos, que posteriormente pueden deducirse a la hora de pagar impuestos, aunque por distintas vías. En el caso del autónomo se deduce en su declaración de la renta del IRPF, en la cuenta de resultados, bien sea por estimación directa o de la manera que tribute. En el caso de las pymes, a través del impuesto de sociedades, pudiendo deducirse siempre sin límites el primer millón de euros de gastos financieros.
- Gastos financieros vs. Gastos no financieros: Los gastos financieros son todos aquellos que se derivan del uso de recursos financieros de terceros para costear las actividades de una empresa. Uno de los gastos financieros más habituales son los intereses que se pagan por los préstamos: “cuando tenemos una deuda procedente de una entidad financiera, además de devolver el capital, nos cobran una serie de intereses. Los llamamos intereses de deuda”, explica Antonio Bonilla, consultor de empresas y profesor de Finanzas en EBF Business School. Todo cargo por intereses y comisiones derivado de la utilización de instrumentos de gestión de cobro y de préstamos financieros, deberá aparecer como ‘Gastos financieros’ en la cuenta de resultados. Los gastos no financieros “son los que competen directamente al funcionamiento de la empresa”, dice Juan José Herranz. “Serían los costes derivados de los aprovisionamientos, las existencias que se consumen en la actividad, servicios exteriores, arrendamientos, transporte, publicidad, asesorías, abogados, suministros, combustible, etc.”
Cómo Registrar los Gastos para una Contabilidad Precisa
Todos los gastos se registran con fines contables para aclarar el gasto de tu empresa y asegurar que calcules las obligaciones fiscales correspondientes. Para mantener registros precisos, guarda todos los recibos, facturas o contratos; estos prueban que el gasto ocurrió y explican el motivo, lo cual es útil en caso de auditorías y cuando declares impuestos o realices la conciliación de los registros más adelante. A continuación, te indicamos cómo registrar tus gastos con precisión:
- Categoriza: Determina para qué es cada gasto y a qué categoría pertenece. Ya sea que estés pagando por software, abasteciéndote de suministros o cubriendo costos de viaje, determina si el costo corresponde a gastos operativos, COGS o a otra categoría.
- Registra: Registra el gasto en tu sistema contable. Si utilizas la contabilidad por partida doble (que es lo más común en las empresas), debitarás la cuenta de gastos (lo que aumenta tus gastos) y acreditarás la cuenta de pagos. Por ejemplo, si gastas USD 500 en publicidad, debitarías «gastos publicitarios» por USD 500 y acreditarías «efectivo» (o «cuentas por pagar») por USD 500.
- Concilia y revisa: Al final del mes (o del trimestre), compara tus gastos registrados con tus extractos bancarios y recibos. También debes revisar regularmente tu estado de resultados para ver cómo tus gastos están afectando tu rentabilidad.
Métodos y Herramientas para el Registro de Gastos
Existen algunas opciones para realizar nuestros registros diarios:
- Una de las formas más utilizadas para llevar un registro es la libreta.
- Un comprobante de gasto es útil: cada vez que se realiza un egreso, se anota el monto y el concepto. Este sistema da muy buenos resultados.
- El estado de cuenta bancario es un buen instrumento para manejar efectivamente las finanzas. Cada vez que se recibe, se comprueban los gastos realizados. El inconveniente es la falta de oportunidad de los resultados, ya que el estado de cuenta suele llegar diez días después de finalizar el mes.
- Las grabadoras digitales nos permiten llevar anotaciones grabadas de manera fácil y segura. Además, ahorran el trabajo de escribir cuando transitamos en nuestro automóvil y realizamos un gasto. Solo con presionar un botón se podrá grabar el concepto y monto de nuestro gasto.
- El software de gestión es útil para registrar los movimientos al momento de consolidar el registro de los comprobantes, grabaciones o reportes. Con sus funciones podemos crear una hoja que contemple el presupuesto estimado y el gasto real, obteniendo diferencias y produciendo gráficas. Este tipo de software contempla secciones para inversiones, pagos periódicos, vencimiento de seguros, reportes mensuales, anuales y manejo de cuentas bancarias en línea.
Impacto de los Gastos en el Estado de Resultados
Los gastos impactan directamente en la rentabilidad de tu empresa. En el estado de resultados, los gastos se restan de los ingresos para determinar tu ingreso neto (o beneficio neto). Cuando los gastos aumentan sin un aumento correspondiente en los ingresos, disminuyen las ganancias. Por ejemplo, un aumento en los costos de marketing o en los precios de los proveedores reducirá tus ganancias si no se compensan con mayores ventas.
Al revisar cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo, puedes identificar ineficiencias, costos innecesarios o áreas en las que el gasto es demasiado alto en relación con el valor que crea. Cada empresa busca equilibrar los gastos y el crecimiento de los ingresos. El estado de resultados puede indicarte si estás logrando ese equilibrio o si los costos son demasiado altos.