La correcta gestión y, en ocasiones, la ampliación de los campos destinados a la razón social o nombre de la empresa son aspectos cruciales para la operatividad y el cumplimiento fiscal en los sistemas CONTPAQi. Este artículo detalla cómo abordar estas necesidades, utilizando las funcionalidades disponibles en diferentes versiones y módulos.
Ampliación del Campo "Nombre Largo" en CONTPAQi Comercial Premium
Una de las mejoras significativas que facilitan la gestión de nombres de empresas más extensos se encuentra en CONTPAQi Comercial Premium®. En la versión 9.0.1, se introdujo la posibilidad de capturar hasta 254 caracteres en el campo "Nombre largo". Esto proporciona una mayor flexibilidad para registrar denominaciones o razones sociales completas, lo cual es esencial para la precisión y el cumplimiento.
Configuración del Nombre Fiscal del Emisor (Razón Social) en CONTPAQi Factura Electrónica
A partir de la versión 9.3.0 de CONTPAQi Factura Electrónica, podrás emitir CFDIs con la versión 4.0 del Anexo 20, vigente a partir del 1 de enero de 2022. Esta actualización trae consigo cambios importantes en la configuración del nombre fiscal del emisor, que es fundamental para la razón social.
Requisito Obligatorio del Nombre del Emisor
A partir de esta versión, el Nombre del Emisor cambia de opcional a Requerido, es decir, se vuelve un dato obligatorio. Este dato se utilizará para enviar en los XML al momento de realizar el proceso de timbrado. El nombre debe ser registrado tal cual se encuentra en la Cédula de Identificación Fiscal, es decir, con mayúsculas, minúsculas y símbolos, de lo contrario no será timbrado por el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación).
Para configurar esta información, al ingresar al menú Configuración \ Redefinir empresa, se incluirá la información capturada en el campo Empresa en los XMLs una vez que se realice el timbrado de facturas. Esto es necesario ya que, en base al Anexo 20 versión 4.0, se requiere que el nombre del emisor debe corresponder con el nombre del titular del certificado de sello digital del emisor. El campo Nombre de la Empresa es el que se utilizará para generar el atributo Nombre del nodo Emisor del XML; en este campo se captura el nombre que corresponde con el titular del Certificado de Sello Digital del emisor. Se considerará la exactitud del dato "Nombre" de la denominación o razón social del contribuyente emisor al generar los comprobantes para cumplir con la regla de validación.
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Por ejemplo, el nombre de la empresa que se deberá capturar es: LA GRAN EMPRESA SA DE CV.
Consideraciones Adicionales sobre la Configuración
- El dato Nombre del Emisor cambia de opcional a Requerido, es decir, se vuelve un dato obligatorio.
- En la versión 4.0 del Anexo 20 requiere que el nombre del Emisor debe corresponder con el nombre del titular del Certificado de Sello Digital del emisor.
Creación de Empresas y Manejo de Nombres de Bases de Datos
Al momento de configurar una empresa en CONTPAQi, existen opciones que influyen en cómo se gestiona su denominación. Si seleccionas la opción Ninguno, esta sirve para generar una empresa nueva sin catálogo de cuentas, para que generes un catálogo desde cero o importes un catálogo de cuentas desde otra empresa. Al seleccionar esta opción, el sistema te solicitará la estructura del catálogo; si vas a hacer una importación de un catálogo de cuentas, deberás poner la estructura exactamente igual a la empresa de CONTPAQi Contabilidad de la que tomaste el catálogo a importar. En valores, deberás asignar «Numérico» o «Alfanumerico» basándote en la configuración de la empresa de la que exportaste el catálogo a utilizar.
Al dar clic en Guardar, deberás validar cualquier ventana que te aparezca, a fin de evitar un mensaje que puede salir en caso de que tengas dos o más empresas con el mismo nombre. Si aparece esto, da clic en cancelar y cambia el nombre de la base de datos añadiendo al final un identificador como «_ok» o «_2» , por mencionar algunos.
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