Las propinas son pagos discrecionales (opcionales o extra) determinados por un cliente que los empleados reciben por parte de los clientes. Todas las propinas que el empleado reciba, sean en efectivo o no, se consideran ingresos y por lo tanto están sujetas a impuestos federales sobre los ingresos. Las propinas incluyen tanto aquellas recibidas directa como indirectamente por los empleados.
Tipos de Propinas Sujetas a Impuestos
Las propinas que deben considerarse para fines tributarios incluyen:
- Las propinas en efectivo recibidas directamente de clientes.
- Las propinas de clientes que pagan la propina mediante un sistema electrónico. Esto incluye pagos con tarjeta de crédito, tarjeta de débito, tarjeta de regalo o cualquier otro método de pago electrónico.
- El valor de propinas entregadas en formas que no sean en efectivo, por ejemplo, boletos u otros artículos de valor.
- Las propinas recibidas de otros empleados como parte de agrupaciones de propinas, planes de compartir propinas u otra manera formal o informal para compartir las propinas.
Todas las propinas que el empleado reciba en efectivo en cualquier mes natural están sujetas a impuestos al Seguro Social y los impuestos al Medicare, y tienen que ser declaradas al empleador. Si el total de las propinas que el empleado recibió durante un mes calendario por un solo empleador son menos de $20, entonces no tiene el requisito de declarar tales propinas y no tienen que retenerse impuestos sobre esas propinas.
Responsabilidades del Empleado
Como empleado que recibe propinas, usted debe cumplir con las siguientes responsabilidades:
- Mantener un registro diario de propinas.
- Declarar las propinas a su empleador, a menos que el total sea menos de $20 por mes por cada empleador.
- Declarar todas las propinas en su declaración de impuestos sobre los ingresos personales.
Mantener un Registro Diario de Propinas
Los empleados deben mantener un registro diario de las propinas que reciban. Se puede utilizar el Formulario 4070A, Registro diario de propinas del empleado, el cual se encuentra en la Publicación 1244, Registro diario de propinas del empleado y Declaración de propinas al empleador (en inglés). Además de la información solicitada en el Formulario 4070A, usted también debe registrar la fecha en que reciba toda propina que no sea en efectivo y su valor, tales como boletos, entradas, pases, u otro artículo de valor. A pesar de que no declara estas propinas a su empleador, usted tiene que declararlas en su declaración de impuestos.
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Declarar las Propinas al Empleador
El Código de Impuestos Internos requiere que los empleados declaren por escrito a sus empleadores todas las propinas recibidas en efectivo, excepto por las propinas de cada mes que no totalicen al menos $20. Las propinas en efectivo comprenden toda propina recibida por parte de clientes, propinas electrónicas (por ejemplo, cargos de tarjetas de crédito o débito), propinas distribuidas al empleado por su empleador, y las propinas recibidas de otros empleados como parte de cualquier arreglo para compartir propinas. Los empleados que reciben propinas tanto de manera indirecta como directa deben declarar las propinas al empleador.
No hay un formulario específico a utilizar; sin embargo, la declaración debe incluir:
- La firma del empleado.
- El nombre, la dirección, y el número de Seguro Social del empleado.
- El nombre y la dirección del empleador (el nombre del negocio, si es diferente).
- El mes o período cubierto por el informe.
- El total de las propinas recibidas en ese mes o período.
El empleado puede utilizar cualquier documento que tenga las especificaciones indicadas anteriormente, tal como el Formulario 4070, Declaración de propinas del empleado al empleador (disponible únicamente en la Publicación 1244, en inglés), un formulario proporcionado por el empleador o un sistema electrónico proporcionado por su empleador para declarar sus propinas.
Cuándo Declarar las Propinas al Empleador
Los empleados tienen que declarar sus propinas al empleador para el 10mo día del mes siguiente al mes en que recibió las propinas. Por ejemplo, el empleado debe declarar las propinas que reciba en agosto de 2020 a su empleador para el día 10 de septiembre de 2020, o antes. Si el 10 cae un sábado, domingo, o día feriado oficial, el empleado puede entregar el informe al empleador el próximo día que no sea sábado, domingo o día feriado oficial. Un empleador puede obligar a los empleados a declarar las propinas más frecuentemente que una vez al mes; sin embargo, la declaración por escrito no puede cubrir más de un mes calendario del año.
Declarar Todas las Propinas en su Declaración de Impuestos Personales
El empleado tiene que utilizar el Formulario 4137, Impuesto al Seguro Social y Medicare sobre ingresos de propinas no declaradas (en inglés), para declarar la cantidad de cualquier propina que no se declaró ya, e incluirlas como salarios adicionales en su Formulario 1040, Declaración de Impuestos de los EE. UU. sobre los Ingresos Personales, y la parte del impuesto al Seguro Social y Medicare correspondiente al empleado que adeuda sobre dichas propinas.
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Diferenciación entre Propinas y Cargos por Servicio
Es fundamental distinguir entre propinas y cargos por servicio, ya que su tratamiento fiscal es diferente. No incluya cargos por servicio en su registro diario de propinas. Los cargos que su empleador agrega a las cuentas del cliente, tales como cargos para grupos grandes, y que luego distribuye a usted como empleado no se deben incluir en su registro diario de propinas. Estos cargos adicionales que su empleador agrega a las cuentas del cliente no se consideran propinas ya que son cargos por servicio. Estos cargos por servicio son salarios que no son propinas, y están sujetos al impuesto al Seguro Social y Medicare y a la retención del impuesto federal sobre los ingresos. El hecho que el empleador o el empleado considere que un pago sea una "propina" no es determinante.
Los cargos por servicio distribuidos al empleado (frecuentemente conocidos como "propinas automáticas" en la industria de servicio) deben considerarse salarios que no son propinas. La Resolución Administrativa Tributaria 2012-18 (en inglés) reafirma los datos que se deben considerar para determinar si el pago fue hecho en concepto de propina o cargo por servicio. La respuesta a la Pregunta 1 en la Resolución Administrativa Tributaria 2012-18 indica que la falta de cualquiera de las siguientes condiciones da lugar a dudas de que el pago fue una propina e indica que el pago puede haber sido un cargo por servicio:
- El pago tiene que hacerse libre de coacción.
- El cliente tiene que conservar el derecho ilimitado de determinar la cantidad del pago.
- El pago no debe poder ser negociado o dictado por las políticas del empleador.
- Por lo general, el cliente tiene el derecho de determinar quién recibe el pago.
Ejemplo de Cargo por Servicio
El menú de un restaurante indica que se agrega un cobro a una tasa del 18% a las cuentas de clientes que vienen en grupos de 6 o más. La cuenta de comidas y bebidas de Dana, para su grupo de 8 personas incluye una cantidad en la "línea para propinas" igual al 18% del precio de la comida y bebida, y el total señalado en la cuenta incluye dicha cantidad. El restaurante distribuye esta cantidad a la camarera y ayudantes a las camareras. Dadas estas circunstancias, Dana no tuvo el derecho ilimitado de determinar la cantidad del pago, ya que fue dictado por la política del empleador. Dana no hizo el pago libremente y sin obligación. El cobro de 18% no es una propina. Al contrario, la cantidad indicada en la línea para propinas es un cobro por servicio dictado por el restaurante.
Propinas Asignadas por el Empleador
Si el total de las propinas declaradas por todos los empleados en un negocio grande de comidas o bebidas es menos del 8 por ciento de las entradas brutas (o una tasa menor aprobada por el IRS), entonces el empleador tiene que distribuir entre todos los empleados que reciben propinas una cantidad que representa la diferencia. Si su empleador le distribuye propinas a usted, entonces las propinas distribuidas se muestran por separado en el encasillado 8 de su Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés). No se incluyen en el encasillado 1 (Salarios, propinas y otra compensación), el encasillado 5 (propinas y salarios sujetos al impuesto al Medicare) ni el encasillado 7 (propinas sujetas al impuesto al Seguro Social) del Formulario W-2.
Por lo general, usted tiene que declarar las propinas que su empleador le ha distribuido en su declaración de impuestos sobre los ingresos. Adjunte el Formulario 4137, Impuesto al Seguro Social y Medicare sobre ingresos de propinas no declaradas (en inglés), al Formulario 1040(SP), Declaración de Impuestos de los Estados Unidos Sobre los Ingresos Personales, o al Formulario 1040-SR(SP), Declaración de Impuestos de los Estados Unidos para Personas de 65 años de Edad o Más para declarar las propinas que su empleador le ha distribuido (en el encasillado 8 del Formulario W-2). Otras propinas no declaradas al empleador tienen que también ser declaradas en el Formulario 4137. Sin embargo, no es necesario declarar las propinas que su empleador le distribuye en la declaración de impuestos federales sobre los ingresos, si es que usted tiene registros suficientes para demostrar que durante el año recibió menos propinas que las que le fueron distribuidas.
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Responsabilidades de los Empleadores
El empleador tiene varias obligaciones referentes a las propinas que sus empleados reciben como ingresos, incluyendo mantener registros, la responsabilidad de declarar y cobrar impuestos sobre las propinas, presentar ciertos formularios, y pagar o depositar impuestos. Se les requiere a los empleadores guardar informes de las propinas que sus empleados reciben.
Además, los empleadores tienen el requisito de retener impuestos (incluidos los impuestos sobre los ingresos y la porción correspondiente al empleado de los impuestos al Seguro Social y Medicare) basado en los ingresos de salarios y propinas recibido por el empleado, y depositar dichos impuestos. Se les requiere a los empleadores pagar la parte del impuesto al Seguro Social y Medicare que corresponde al empleador, calculándola sobre el total de los salarios pagados a los empleados que reciben propinas, además de las propinas que estos declaran. Finalmente, el empleador declara al IRS esta información e impuestos en los formularios correspondientes.
Declaración en el Formulario W-2
Las propinas que el empleado declara al empleador se deben incluir en el encasillado 1 (Salarios, propinas y otra remuneración), el encasillado 5 (propinas y salarios sujetos al impuesto al Medicare) y el encasillado 7 (propinas sujetas al impuesto al Seguro Social) del Formulario W-2. Ingrese la cantidad de impuesto al Seguro Social y Medicare que no fue recaudado en el encasillado 12 del Formulario W-2. Para obtener más información, vea las instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés).
Formularios 941 y 940
Los empleadores tienen que declarar el impuesto sobre los ingresos, el impuesto al Seguro Social y el impuesto al Medicare que han retenido de los salarios del empleado y la parte de los impuestos al Seguro Social y Medicare que corresponden al empleador, en el Formulario 941, Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador (en inglés), y depositarlos conforme los requisitos del depósito del impuesto federal.
La mayoría de empleadores también son responsables de presentar el Formulario 940, Declaración federal anual del empleador del impuesto federal para el desempleo (FUTA) (en inglés), y de depositar dichos impuestos. Sólo el empleador paga los impuestos de FUTA; no se les retiene de los salarios de los empleados.
Impuesto del Empleador sobre Propinas No Declaradas
Si un empleado no declara sus propinas a su empleador(a), entonces el empleador no es responsable de pagar la parte correspondiente al empleador del impuesto al Seguro Social y Medicare sobre dichas propinas no declaradas hasta que el IRS emita al empleador un aviso y demanda del impuesto. El empleador no es responsable de retener y pagar la parte correspondiente al empleado de los impuestos al Seguro Social y Medicare sobre las propinas no declaradas. Para obtener más información referente el Aviso y Demanda conforme a la Sección 3121(q), consulte la Resolución Administrativa Tributaria 2012-18 (en inglés), la cual establece directrices adicionales sobre el impuesto al Seguro Social y Medicare sobre las propinas.
Impuesto Adicional de Medicare sobre las Propinas
A partir del 2013, un impuesto de 0.9% por concepto del impuesto adicional al Medicare se aplica a los salarios sujetos al Medicare, y se le requiere al empleador retener este impuesto adicional al Medicare sobre cualquier salario sujeto a Medicare, o compensación sujeta a la jubilación ferroviaria (RRTA, por sus siglas en inglés) que paga a un empleado en exceso de $200,000 durante un año calendario sin importar el estado civil para efectos de la declaración del empleado. El impuesto adicional al Medicare le corresponde únicamente al empleado. No hay parte correspondiente al empleador del impuesto adicional al Medicare. Todos los salarios y la remuneración que está sujeta al impuesto al Medicare están sujetos al impuesto adicional al Medicare, si es que fueron pagados en exceso del límite de $200,000. Las propinas están sujetas a la retención del impuesto adicional al Medicare, si, cuando combinados con los demás salarios u otra remuneración RRTA pagados por el empleador exceden del límite de $200,000. Para obtener más información, consulte el Tema tributario 560, Impuesto adicional de Medicare.
Cargos por Servicio Distribuidos por Empleadores
Los cargos por servicio distribuidos a los empleados se deben tratar como si fueran salarios de dichos empleados. El empleador tiene que mantener un registro del nombre, dirección y número de Seguro Social del empleado, la cantidad y fecha de cada pago, y la cantidad de impuesto sobre los ingresos, Seguro Social, y Medicare que fueron retenidos con respeto a dicho pago. Durante una auditoría, el IRS puede pedir que el empleador demuestre cómo se distinguen las ventas que están sujetas a los cargos de servicio, de aquellas que están sujetas a las propinas. Los auditores pueden pedir registros de Point of Sale (Lugar de venta, o POS, por sus siglas en inglés), tales como los informes de resumen de las ventas completadas.