Dentro del cierre fiscal de una empresa, hay procesos que suelen pasar desapercibidos… Hasta que aparece una diferencia con el SAT. El ajuste anual de sueldos y salarios es una obligación fiscal relevante para muchas empresas. Más que un trámite administrativo, este procedimiento debe verse como parte del control fiscal y operativo de la organización, ya que un cálculo incorrecto puede generar diferencias de ISR, pagos pendientes o incluso observaciones por parte de la autoridad.
¿Qué es el ajuste anual de sueldos y salarios?
El ajuste anual de sueldos y salarios es el cálculo definitivo del ISR que corresponde pagar a un trabajador asalariado al cierre del ejercicio fiscal. Su objetivo es comparar lo que realmente debía retenerse durante el año contra lo que efectivamente se retuvo mes a mes en nómina. Durante el año, las empresas realizan retenciones provisionales de ISR con base en cada periodo de pago; sin embargo, estas pueden variar dependiendo de bonos, cambios salariales, incapacidades o ingresos extraordinarios. Este procedimiento permite identificar si se retuvo ISR de más, de menos o si el cálculo anual coincide correctamente.
¿Es obligatorio realizar este ajuste?
La respuesta corta es sí. En muchos casos, el patrón está obligado a realizar el ajuste anual conforme a lo establecido en la Ley del ISR. Esta obligación aplica principalmente cuando el trabajador prestó servicios durante todo el ejercicio fiscal y percibió ingresos únicamente por salarios. El objetivo es asegurar que el ISR retenido durante el año coincida con el impuesto anual definitivo del colaborador.
¿A quién se le debe realizar el cálculo anual?
Para que el patrón pueda realizar dicho proceso, el empleado debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Trabajadores activos al cierre del ejercicio fiscal contratados bajo el régimen de sueldos y salarios o asimilados.
- Que hayan trabajado todo el año en la empresa.
- Que no tengan un segundo patrón de forma simultánea.
- Que sus ingresos anuales sean inferiores o iguales a $400,000.00.
Por otro lado, el cálculo no corresponde al empleador cuando el trabajador obtuvo ingresos mayores a los cuatrocientos mil pesos anuales, inició la relación laboral después del 1o. de enero, concluyó antes del 1o. de diciembre o informó al patrón que presentará su declaración anual por cuenta propia.
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Procedimiento para el cálculo anual
Antes de comenzar, es fundamental validar que los CFDI de nómina estén correctamente timbrados y, en su caso, corregir cualquier error. El cálculo sigue estos pasos:
- Concentración de información: Sumar todas las percepciones gravadas y exentas recibidas durante el año, además del ISR retenido mes con mes.
- Determinación del impuesto anual: Calcular el ISR de la base gravable anual utilizando la tarifa anual establecida en la LISR.
- Generación de la diferencia: Comparar la sumatoria de ISR retenido de forma mensual contra el ISR anual determinado.
Ejemplo de determinación de diferencia
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Sumatoria de ISR retenido mes con mes | $2,900.00 |
| ISR anual causado | $2,949.91 |
| Diferencia de ISR (a cargo) | $49.91 |
Cuando esta diferencia se descuenta en nómina, debe registrarse correctamente dentro del CFDI de nómina utilizando la clave “101” del catálogo Tipo Deducción publicado por el SAT.
Errores comunes y recomendaciones
Aunque el cálculo ocurre cada año, los errores siguen siendo comunes, especialmente cuando la nómina se maneja con procesos manuales o información dispersa. Uno de los errores más frecuentes tiene que ver con percepciones que no se integran correctamente al cálculo, como bonos o comisiones. Además, datos fiscales desactualizados o movimientos mal capturados terminan afectando el resultado.
Para optimizar este proceso, muchas empresas automatizan el cálculo dentro de sus sistemas de nómina. La tecnología permite validar acumulados, integrar la información con el SAT y reducir el margen de error humano, lo cual no solo ahorra tiempo, sino que mejora la experiencia del colaborador al evitar confusiones sobre sus recibos de nómina.
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