A pocos días de comenzar el nuevo año, es fundamental preparar uno de los procesos más importantes en la gestión de nóminas: el ajuste anual de Impuesto Sobre la Renta (ISR) por sueldos y salarios. En el mes de diciembre, además de las festividades, llega una de las responsabilidades fiscales más importantes para los patrones: el ajuste anual de ISR. Este proceso asegura que los trabajadores paguen el ISR de sueldos y salarios correspondiente al año, ajustando posibles diferencias entre lo retenido durante el año y lo que realmente les corresponde pagar.
¿Qué es el Ajuste Anual de ISR por Sueldos y Salarios?
El artículo 99, fracción II de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) establece que el ajuste anual por sueldos y salarios es una de las obligaciones de los patrones, en la cual deben calcular el impuesto anual de sus trabajadores, en los términos del artículo 97 de la LISR. Es un requisito fiscal que ayuda a garantizar que los elementos de la nómina y sus pagos sean correctos. La aplicación del ISR en la nómina en México es un proceso clave que implica la retención y posterior pago de este impuesto por parte de las empresas.
¿Quiénes están Obligados a Realizar el Ajuste Anual?
Los empleadores que hagan pagos por concepto de “sueldos y salarios” tienen la obligación de hacer el ajuste anual referente al cálculo del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Es importante recordar que los empleadores que realicen pagos por concepto de sueldos y salarios están obligados a efectuar retenciones y enteros mensuales, de carácter de pagos provisionales a cuenta del impuesto anual. Sin embargo, no se efectúa la retención a personas que únicamente reciban el salario mínimo general al mes.
Las personas obligadas a efectuar retenciones en los términos del artículo 96 de la Ley de ISR, calcularán el impuesto anual de cada persona que le hubiere prestado servicios personales subordinados.
Proceso y Mecánica del Cálculo Anual de ISR
En este cálculo se consideran los ingresos por salarios que los trabajadores perciben y a los que se aplicaron las retenciones de impuestos mensualmente. El patrón realiza los cálculos, retenciones y enteros mensuales a cuenta del impuesto del ejercicio, utilizando una tabla mensual incluida en el artículo 96 de LISR. Pero al finalizar dicho ejercicio, se tiene que calcular el impuesto anual (definitivo) aplicando la tabla o tarifa anual incluida en el art. 152 de la LISR, a la totalidad de los ingresos gravados y acumulables del empleado durante el año.
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Pasos Clave para el Cálculo
- Realizar una revisión previa o conciliación de los ingresos acumulados en la nómina de los empleados.
- Atender lo señalado en el apéndice 8 “Procedimiento para el registro de la diferencia del ISR a cargo (retención) derivado del cálculo del impuesto anual por sueldos y salarios en el CFDI de nómina” incluido en la “Guía de llenado del CFDI de nómina” y su complemento, publicada por el SAT.
- El cálculo anual de sueldos y salarios se determina disminuyendo de la totalidad de los ingresos gravados obtenidos en el ejercicio, el impuesto local sobre los ingresos por salarios retenidos en el año.
- Al resultado se le aplicará la tarifa del artículo 152 de la LISR, y contra el impuesto que resulte a cargo del contribuyente, se acreditará el importe de los pagos provisionales efectuados.
- Al resultado de la retención anual, se acreditarán las retenciones realizadas de cada mes (pagos provisionales) por lo que el resultado puede ser a cargo o a favor del trabajador.
Consideraciones Importantes en el Cálculo
Un decreto que entró en vigor el 1 de enero de 2014 establece que, al hacer el ajuste anual y determinar el ISR anual de un trabajador, se debe considerar la suma de los subsidios correspondientes, de acuerdo a la tabla aplicable a cada mes.
En pocas palabras, este procedimiento implica retener y enterar las diferencias a cargo del trabajador o en su caso la devolución o compensación del saldo a favor.
El Visor de Comprobantes de Nómina
Es conveniente revisar el visor de comprobantes de nómina para el patrón antes de realizar el ajuste anual de sueldos y salarios. Dicho visor sirve para consultar los pagos realizados a los trabajadores de forma acumulada. Esto permite conciliar el impuesto retenido contra el enterado en pagos provisionales. La última versión que dio a conocer las autoridades fiscales está actualizada para verificar información de comprobantes de nómina emitidos, así como el entero de retenciones efectivamente realizadas.
Casos en los que el Patrón NO está Obligado a Realizar el Ajuste Anual
El mismo artículo 97 de la LISR en su último párrafo, establece que los patrones están exentos de realizar el ajuste anual, cuando se trate de los siguientes supuestos:
- Cuando el contribuyente haya iniciado la prestación de servicios después del 1 de enero del año en que se trate o hayan dejado de prestar servicios antes del 1 de diciembre del año por el que se efectúe el cálculo.
- Cuando el trabajador no haya laborado los 12 meses del año en la empresa.
- Empleados que hayan obtenido ingresos anuales que excedan los $400,000 pesos.
- Cuando el trabajador así lo solicite o comunique por escrito que presentará su declaración anual.
Posibles Escenarios Resultantes del Ajuste Anual
Al realizar el ajuste de ISR anual, pueden surgir dos escenarios principales, además de las situaciones específicas relacionadas con el subsidio para el empleo:
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ISR a Cargo
Si el acumulado de retenciones provisionales de ISR es menor al ISR determinado, el trabajador está obligado a pagar la diferencia que resulte. La diferencia que resulte a cargo del colaborador se enterará ante las oficinas autorizadas a más tardar en el mes de febrero del ejercicio siguiente.
ISR a Favor
Si el acumulado de retenciones provisionales de ISR es mayor al ISR determinado por el cálculo anual de impuesto, implicaría que se realizaron retenciones “de más” al trabajador, por lo que estas le podrán ser acreditadas en las nóminas del siguiente año fiscal. La diferencia que resulte a favor del colaborador deberá compensarse contra la retención del mes de diciembre y las retenciones sucesivas a más tardar dentro del ejercicio siguiente. Por otra parte, el colaborador podrá solicitar a las autoridades fiscales la devolución de las cantidades no compensadas, en los términos que señale el SAT mediante reglas de la RMF.
Subsidio para el Empleo por Cálculo Anual
Si el acumulado de devoluciones provisionales de Subsidio para el Empleo (SE) es menor al SE determinado por el cálculo anual de impuesto, no se devolverá cantidad alguna por concepto de SE al trabajador, por considerarse como definitivos los pagos de SE, debiendo las empresas absorber el costo de las diferencias. En el caso de que el resultado del cálculo anual sea un subsidio, no se va a mostrar en el recibo, pero sí puede aparecer cuando se calculó subsidio en el período actual.
Ejemplo Práctico del Cálculo del Ajuste Anual de ISR
A continuación, se presenta un ejemplo para ilustrar el cálculo del ajuste anual de ISR:
Datos del Trabajador
| Concepto | Gravado | Exento | Total |
|---|---|---|---|
| Salario | 175,500.00 | - | 175,500.00 |
| Bono de puntualidad | 17,550.00 | - | 17,550.00 |
| Bono de asistencia | 17,550.00 | - | 17,550.00 |
| Vacaciones | 6,000.00 | - | 6,000.00 |
| Prima vacacional | - | 1,500.00 | 1,500.00 |
| Aguinaldo | 7,500.00 | 3,257.10 | 4,242.90 |
| Total | 224,100.00 | 4,757.10 | 219,342.90 |
| - Retención ISR | 26,347.00 |
Determinación del ISR Anual
| Concepto | Monto ($) |
|---|---|
| Base Gravable | 224,100.00 |
| (-) Límite inferior | 185,852.58 |
| (=) Diferencia | 38,247.42 |
| (x) Tasa | 21.36% |
| (=) Impuesto Marginal | 8,169.65 |
| (+) Cuota fija | 19,682.13 |
| (=) Impuesto | 27,851.78 |
| (-) Subsidio al empleo | 0.00 |
| (=) Impuesto a cargo | 27,851.78 |
| (-) Retenciones efectuadas | 26,347.00 |
| (=) Saldo a cargo | 1,504.78 |
En este caso, el patrón deberá retener al trabajador $1,504.78 adicionales y enterarlos a más tardar en febrero del ejercicio siguiente.
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Obligaciones Adicionales del Patrón
Los empleadores que hagan pagos por los conceptos a que se refiere el Capítulo I de la LISR, tendrán las siguientes obligaciones:
- El patrón debe efectuar las retenciones mensuales y el cálculo anual de sus trabajadores en los términos establecidos en la ley.
- El patrón debe expedir y entregar a sus trabajadores los CFDI por los sueldos pagados y recabar evidencia de su recepción.
- El patrón deberá cumplir con la determinación y pago del subsidio para el empleo a los trabajadores a los que les aplica.
- Proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, constancia y comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año calendario o del ejercicio a sus prestadores de servicios personales subordinados.
Configuración del Sistema para el Cálculo Anual de ISR (Automatización)
Para evitar posibles errores y reducir el tiempo que lleva hacer estas tareas de manera manual, puedes automatizarlas con ayuda de herramientas tecnológicas que te permiten manejar todo desde una misma plataforma. Configurar el sistema para el cálculo anual del Impuesto sobre la Renta (ISR) en la última nómina del año permite verificar si las retenciones realizadas a los trabajadores durante el ejercicio fueron correctas con base en sus ingresos gravables acumulados. Este proceso ayuda a identificar si existe un impuesto a cargo o un saldo a favor y a realizar los ajustes necesarios antes de cerrar el ejercicio fiscal.
Uno de los consejos para gestionar la nómina y llevar el control de estas situaciones es contar con un software de nómina que se mantenga actualizado con las normas y leyes vigentes y que genere recordatorios cuando se deban hacer los ajustes necesarios.
Pasos para Configurar el Sistema
Para efectuar un correcto cálculo en un sistema de nómina, revisa lo siguiente:
- Conoce la mecánica del cálculo: La base gravable anual es el acumulado de todos los ingresos gravables para ISR que percibió un trabajador en todo el año. Este cálculo debe realizarse en la última nómina del año.
- Configura el sistema para el tipo de cálculo anual: En la última nómina del año, configura el tipo de cálculo a la opción de anual.
- Valida el subsidio para el empleo: Revisa que la percepción de Subsidio para el Empleo esté configurada correctamente en las secciones de Aplicación y Nómina. Si el catálogo de percepciones y deducciones es personalizado, se deberá seleccionar la que corresponda al subsidio para el empleo aplicado.
- Indica a qué trabajadores se aplica el cálculo: Dirígete al detalle del trabajador, y activa la casilla "Aplicar cálculo anual". Esto con el fin de cumplir con lo establecido en el Artículo 177 de la LISR y el Artículo 96 que establece los casos donde las empresas no están obligadas a generar dicho ajuste (como cuando el trabajador tiene desactivado el parámetro "Aplicar cálculo anual", lo que genera un cálculo de ISR ajustado).
- Crea percepciones y deducciones específicas: Asegúrate de crear en tu catálogo de percepciones y deducciones las relacionadas con la clave del SAT 004 (Aplicación de saldo a favor por compensación anual) y 101 (ISR retenido de ejercicio anterior). La clave 004 se utilizará contra el ISR de cada periodo hasta agotarse, mientras que la 101 se descontará como deducción una sola vez. Es importante mencionar que el SAT pide que se identifiquen los ejercicios a los que pertenecen los saldos a favor.
Generación del Reporte de Diferencias
Para analizar las diferencias entre el ISR retenido y el cálculo anual, es fundamental generar un reporte. Este informe presenta los acumulados de ISR retenido, incluyendo la nómina actual, y los compara contra el cálculo anual, considerando los ingresos acumulados hasta la nómina actual. De esta forma, se podrá conocer el comportamiento del impuesto retenido con respecto al cálculo anual para que, en dado caso, se tomen medidas correctivas como realizar un ajuste o bien simplemente conocer las cantidades que dan por resultado al aplicar un cálculo anual de ISR.
La información que muestra el reporte incluye:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Ing. Gravables | La suma de los ingresos gravables para ISR del trabajador, incluyendo el ingreso gravable de la nómina actual. |
| Impuesto | El monto del impuesto que se obtiene al aplicar el artículo 96 a los ingresos gravables. |
| Acum. SE apl | El acumulado del subsidio para el empleo calculado o aplicado a los trabajadores de acuerdo a las tablas, desde el inicio de año hasta la nómina actual. |
| ISR acum | Es el acumulado de ISR retenido a los trabajadores desde el inicio de año hasta la nómina actual. |
| Exc. SE | Presenta el monto del excedente del subsidio para el empleo. |
| ISR a cargo | Presenta el monto que se le retendrá al trabajador por ese concepto, considerando lo que ya pagó. |
| ISR a favor | En esta columna se presenta el monto que se le retuvo de más al trabajador y que se le regresará. |
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