La palabra auditoría proviene del latín auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír. El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc.
Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u de otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata, de tal manera que según este criterio podemos establecer una primera gran clasificación de la auditoría diferenciando entre la auditoría económica y auditorías especiales.
En general, el alcance de la auditoría administrativa se debe definir con base en un análisis costo-beneficio, de tal forma que los beneficios de la Auditoría superen a los costos de la misma. El personal que se requiere para una Auditoría administrativa puede estar formado por los mismos auditores o consultores internos de la empresa. La ventaja que esto tiene es que ya conocen el trabajo de las distintas áreas funcionales, y las recomendaciones pueden ser hechas con mayor amplitud.
Frecuencia de la Auditoría Administrativa
Una vez que se ha definido el alcance de la Auditoría y el personal que se requiere, es necesario tener en cuenta la FRECUENCIA. La primera consideración para establecer la frecuencia de la auditoría administrativa será el tipo de organización. Cuando la organización está sometida a constantes cambios de tipo tecnológico, por ejemplo, o cuando los recursos que utiliza son costosos, la auditoría administrativa debe ser más frecuente.
Para una organización sometida a cambios rápidos o que consuman gran cantidad de recursos de elevado valor, la frecuencia óptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves o de que éstos lleguen a arraigarse, es recomendable aplicarla cada dos años. Para organizaciones relativamente estables, la auditoría puede llevarse a cabo cada tres años. En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
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Auditoría de Calidad y la Norma ISO 19011:2011
La auditoría de la calidad, de acuerdo con la Norma ISO-19011-2011, es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría a través de registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría; por lo que, a través de un examen metódico, se determina si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
El presente estudio es conveniente para determinar que las auditorías a los sistemas de Gestión de Calidad se lleven a cabo con la diligencia y el cuidado profesional que establece de conformidad con lo establecido en la Norma ISO 19011-2011, misma que regula la realización de las auditorías de gestión de calidad. El cumplimiento a los requisitos que establece la Norma de Calidad ISO-9001 obliga a las organizaciones a mantener una supervisión constante y oportuna durante el desarrollo de sus procesos administrativos, obligándolas a mantener la mejora continua de los mismos; en la actualidad, la organizaciones deben buscar la calidad total cuando se habla de satisfacción de clientes y permanencia en los mercados competitivos.
Analizar la correlación existente entre las dimensiones de la planeación de auditoría de un sistema de gestión de calidad.
Principios de la Auditoría según ISO 19011
La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Estos principios deberían ayudar a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño:
- Integridad: El fundamento de la profesionalidad.
- Presentación imparcial: La obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de auditoría.
- Debido cuidado profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar.
- Confidencialidad: Seguridad de la información.
- Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.
- Enfoque basado en la evidencia: La evidencia de la auditoría debería ser verificable. Debería basarse en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un período de tiempo limitado y con recursos limitados. El uso apropiado del muestreo está estrechamente asociado con la confianza que se puede depositar en las conclusiones de la auditoría.
Importancia de la Auditoría en Sistemas de Gestión de Calidad
En el caso de la auditoría de un sistema de gestión de calidad el proceso de la misma implica la revisión de cada uno de sus procesos en cuanto a la gestión que se lleva a cabo dentro de las organizaciones ya sean públicas o privadas. La auditoría desde sus inicios, en la edad antigua, estuvo orientada a la revisión metódica y rigurosa a fines administrativos contables, evolucionado posteriormente a otras áreas, tales como la operativa y la de calidad.
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La auditoría de calidad tampoco debe de convertirse en una simple inspección rutinaria y en su desarrollo no solamente participan la persona o equipo auditor, sino los propios auditados. El éxito y la eficacia de una auditoría de la calidad dependen de la cooperación de todas las partes involucradas.
Por lo anterior, el proceso de auditoría en un sistema de gestión de calidad es una parte meramente importante no solo en cuanto a la realización, sino también debe influenciar en las recomendaciones de mejora que se detecten para la mejora de los procesos organizacionales y, por ende, la mejora de las organizaciones en cuanto a la homogenización de los procesos de acuerdo con lo analizado en las mismas.
Entre las normas publicadas por las ISO, la más conocida internacionalmente es la familia de las ISO 9000; estas normas se centran en los procesos, independientemente del producto o servicio específico al que se dedique la organización para la implantación de un modelo de calidad en una organización. Dichos sistemas de calidad deben de ser evaluados mediante auditorías de calidad, mismas que verifican que se esté cumpliendo con lo que se establece en la norma ISO, ya que uno de los principales principios es la mejora continua que se realiza en todas y cada una de las actividades que se desarrollan en las organizaciones, ya sea prestando un servicio o en la elaboración de un producto, es decir, en cualquier tipo de organización.
Tipos de Auditoría
Cuatrecasa (2010) la define como aquellas que se elaboran en la propia empresa, a solicitud de la alta dirección. Se llevara a cabo con personal cualificado que actuará como auditor con el objeto de realizar una autoevaluación de la propia empresa.
Esta Norma Internacional proporciona orientación sobre la auditoría de los sistemas de gestión, incluyendo los principios de la auditoría, la gestión de un programa de auditoría y la realización de auditorías de sistemas de gestión, así como orientación sobre la evaluación de la competencia de los individuos que participan en el proceso de auditoría, incluyendo a la persona que gestiona el programa de auditoría, los auditores y los equipos auditores. Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar auditorías internas o externas de sistemas de gestión, o gestionar un programa de auditoría.
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Metodología de Investigación
El objetivo de la presente investigación es analizar los puntos que se refieren a la planeación de la auditoría de un sistema de gestión de calidad y diseñar un instrumento que permita realizar un análisis de la percepción de los trabajadores sobre la variable antes mencionada y, por otra parte, determinar el grado de confiabilidad del instrumento mediante el coeficiente alfa de cronbach y realizar un análisis de correlación entre cada una de las dimensiones, así como entre las dimensiones y la variable objeto de estudio.
La metodología utilizada para el presente estudio es de carácter cuantitativo pues lo que pretende es describir la percepción de los miembros de un sistema de gestión de calidad sobre la planeación de la auditoría dentro del mismo, de igual manera es un estudio descriptivo y correlacional ya que describe los porcentajes de los resultados obtenidos mediante las encuestas aplicadas y, a su vez, analiza el grado de correlación existente entre las dimensiones identificadas en el estudio; además, es de corte transversal ya que se realizó en un solo momento la aplicación de los cuestionarios mediante una prueba piloto en la que se identificó un coeficiente de confiabilidad de alfa de cronbach de 0.962.
Resultados Obtenidos
Como resultados se obtiene que la mayoría de los entrevistados perciben de manera positiva cada una de las dimensiones estudiadas porque los resultados arrojan que los porcentajes oscilan arriba de 80% como de acuerdo o muy de acuerdo con las respuestas obtenidas; por otra parte, existe correlación significativa alta entre las dimensiones analizadas y una correlación muy alta entre las dimensiones y la variable planeación de la auditoría.