La organización y gestión de un almacén de farmacia es una cuestión muy importante en el día a día de tu negocio. Tanto, que incluso puede llegar a marcar la diferencia entre una farmacia rentable y una farmacia que no lo es.
El objetivo del control de entradas y salidas del almacén es reflejar las fluctuaciones de inventario con la máxima precisión. En nuestro artículo, analizamos en profundidad cómo conseguir un control de entradas y salidas del almacén eficaz para mantener un nivel de servicio a la altura.
Un robusto Sistema de Inventarios permite evitar las fugas de medicamentos y materiales de curación llevando el control total de su inventario. Lleve el control de todos sus productos y servicios. El sistema de inventarios permite tener un adecuado control y manejo de los productos existentes en cada uno de los almacenes de la unidad médica.
Control y Manejo del Inventario
Lleve el registro de cada producto que entre o salga del almacén, desde la sección recepción de mercancía en donde puede generar un reporte a detalle de los que esta entrando, sin importar que venga de un centro de distribución o de otra unidad médica: además, si es necesario puede generar sub almacenes.
La ficha de stock es el principal instrumento de gestión. Se establece una ficha de stock para cada artículo (medicamento y material) y se pone al día a cada movimiento. Las cantidades entradas y salidas, se anotan siempre en número de unidades.
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Las fichas de stock dan una cifra teórica del stock, pero se debe verificar, producto por producto, las cantidades realmente disponibles (stock físico). Las diferencias pueden ser debidas a errores en las cifras anotadas o a robos. Un inventario sólo es fácilmente realizable en una farmacia correctamente ordenada.
El stock de rotación corresponde a la cantidad de cada artículo consumida entre dos aprovisionamientos. Este stock está previsto para paliar eventuales retrasos en la entrega, un aumento de consumo o posibles pérdidas. La cantidad del stock de seguridad se calcula en general como la mitad del consumo correspondiente al tiempo de entrega.
El pedido debe realizarse en tres ejemplares, con la fecha y el visto bueno del responsable de la estructura de salud. Dos ejemplares se envian al almacén central: uno serve de hoja de entrega y se puede utilizar también para la facturación; el segundo queda en el almacén central. A continuación, los medicamentos y el material se colocan en el sitio que les ha sido asignado. El segundo ejemplar, para el almacén central, se archiva en un fichero establecido para cada estructura de salud, después de verificar que cada artículo ha sido registrado en su ficha de stock correspondiente.
Funcionalidades del Sistema de Inventarios
Gestión de Entradas y Salidas
Descubra la versatilidad de nuestro Sistema de Inventarios en la sección de Movimientos. Usted podrá visualizar y realizar diversos movimientos de inventario, tanto entradas como salidas. Además, tendrá la opción de cancelar movimientos y generar reportes impresos.
- Recepción de mercancía: En la sección de Recepción de Mercancía del Sistema de Inventarios le proporciona una herramienta eficiente para gestionar y mantener un control preciso de la recepción de mercancía. Podrá visualizar y registrar todas las entradas de mercancía de manera fácil y rápida, así como generar reportes completos que le brindarán información valiosa para la toma de decisiones.
- Entrada por compra: Descubra la funcionalidad de la sección de Entradas por Compra en nuestro Sistema de Inventarios, que le ofrece una forma fácil y eficiente de gestionar las entradas por compra. Podrá mantener un control preciso de los productos que ingresan a su almacén, registrar nuevas entradas de manera rápida y sencilla, y generar reportes completos que le proporcionarán información valiosa para la toma de decisiones.
- Entrada por surtimiento: En la sección de Entrada por Surtimiento del Sistema de Inventarios, usted podrá visualizar el listado completo de las entradas por surtimiento. Además, tendrá la capacidad de realizar nuevas entradas y generar reportes detallados de las mismas. Mantenga un control preciso de los productos que ingresan a su almacén, registre nuevas entradas de manera ágil y sencilla, y genere reportes completos que le brindarán información valiosa para la toma de decisiones.
Atención a Vales y Control de Existencias
Optimice la gestión de vales en la sección de Atención a Vales de nuestro Sistema de Inventarios. Usted podrá realizar de manera eficiente los vales para los diferentes servicios de su unidad hospitalaria. Además, podrá atenderlos, editarlos y darles seguimiento de manera ágil y efectiva.
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Descubra la funcionalidad de la sección de Existencias en nuestro Sistema de Inventarios, podrá visualizar el listado completo de las Existencias en su almacén. Además, podrá generar ajustes en el inventario y obtener reportes detallados con la información proporcionada.
Gestión de Productos y Reportes
En la sección de Productos podrá visualizar todos los productos disponibles en el catálogo, sin importar si tienen o no existencia actual en el almacén o farmacia. En esta sección del Sistema de Inventario se le proporciona una visión completa y actualizada del catálogo de productos, lo que le permite conocer la variedad de productos disponibles en su establecimiento de atención médica.
En la sección de Reportes del Sistema de Inventarios, podrá visualizar el listado completo de los reportes disponibles. Además, tendrá la opción de generar el reporte seleccionado una vez que complete el formulario correspondiente. Simplifique el proceso de generación y visualización de reportes en su gestión de inventarios con nuestro Sistema de Inventarios. Obtenga información relevante y tome decisiones informadas para optimizar su control de inventario de manera eficiente.
Configuración del Sistema
En la sección de Configuración del Sistema de Inventarios, podrá realizar diversas acciones para personalizar y ajustar su inventario según sus necesidades. Podrá crear nuevas presentaciones, editar las existentes, añadir nuevos medicamentos, vías de administración, almacenes y proveedores.
Principios de Organización del Almacén de Medicamentos
Infraestructura y Diseño
Más vale un almacén demasiado grande que demasiado pequeño. Un almacén exiguo no favorece el orden y dificulta el trabajo y la futura ampliación de los stocks en caso de aumento de la actividad.
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Es indispensable disponer de estanterías sólidas y estables. En los países tropicales donde las termitas atacan a la madera, se recomienda utilizar estanterías metálicas.
La dirección de la farmacia se confía a una sola persona que ha recibido una formación adecuada. Es la única persona con llaves de la farmacia y el armario de estupefacientes. Las tareas y responsabilidades de cada persona deben ser definidas con precisión.
Una de las claves de un buen diseño del almacén de farmacia es adaptarlo a nuestras necesidades y características particulares. Por otro lado, los muebles de farmacia fabricados o configurados a medida cumplen a la perfección con esta función. Y si no los quieres fabricados a medida, en el mercado podrás encontrar un sinfín de opciones modulares y configurables para que se ajusten al espacio que tienes disponible. Con este tipo de mobiliario podemos elegir desde la altura hasta la profundidad pasando por el ancho de, por ejemplo, las cajoneras de farmacia o las estanterías. De esta forma podemos aprovechar espacios como las rinconeras que en muchas ocasiones suelen quedar desaprovechadas. Por supuesto, también se puede elegir los colores, los acabados, los tiradores, la forma interna, los perfiles….
El diseño del almacén y el diseño exterior de la farmacia van de la mano. Ahora bien, si la gestión y diseño de un almacén de farmacia es fundamental para mejorar la optimización, no debemos olvidar que una farmacia dispone de espacio exterior que, correctamente gestionado, puedes usar como espacio de almacenaje para determinados productos. De este modo, por ejemplo, puedes usar la zona interior del espacio de consejo farmacéutico, la que quedaría tras el mostrador para almacenar los medicamentos o productos más solicitados. Así, podrás dispensarlos sin necesidad si quiera de entrar a la rebotica. Igualmente, con las góndolas, las estanterías o bien con soluciones como las que propone nuestra línea de accesorios para farmacia puedes exponer numerosos productos de forma elegante y cómoda, al mismo tiempo que los muestras. ¡Una solución doble!
Identificación y Clasificación de Medicamentos
Todo principio activo tiene una denominación común internacional (DCI). En cualquier lista estandarizada, los medicamentos se designan según su DCI. Para evitar confusiones, la DCI se debe utilizar también en los protocolos terapéuticos y los documentos de gestión puesto que los medicamentos se comercializan bajo su DCI o un gran número de nombres comerciales, que varían según el fabricante.
Para poder permitir a una persona no familiarizada con la DCI encontrar los productos en caso de urgencia o sustitución, se puede colocar una lista de nombres comerciales frente a sus DCI correspondientes.
Cada producto debe tener un sitio bien delimitado e identificado con una etiqueta fija indicando el nombre del producto en DCI, la forma farmacéutica y dosificación. Indicar sobre las cajas, de una manera bien visible (rotulador grueso), la fecha de caducidad. Situar en el fondo de las estanterías los productos que tengan una fecha de caducidad más lejana y delante los que van a caducar antes.
Colocar en su lugar normal algunas cajas e indicar en una etiqueta donde está situado el resto del stock (reservas).
Empecemos por el principio, ¿cómo se ordenan los medicamentos en una farmacia? Bien, sin contar aquellos medicamentos que necesitan condiciones especiales de almacenamiento, como puedan ser neveras o espacios cerrados, generalmente, además de una primera clasificación, los medicamentos también pueden ordenarse por subcategorías. De este modo, algunas de las clasificaciones más habituales son las siguientes:
- Por tipología de medicamento o principio activo. De tal forma que cuando un usuario acude con unos determinados síntomas o necesidades, se le puede ofrecer un medicamento de la gama.
- Alfabéticamente.
- Por vía de administración.
- Por volumen de ventas o rotación. En este caso, más que una clasificación como tal, puede ser recomendable guardar un espacio para ellos en la rebotica y asignarles un orden propio, por ejemplo, alfabético.
Del mismo modo, es habitual, para tener una gestión del almacén de farmacia más óptima, asignar una subclasificación al almacén. Así y como ejemplo, si organizas tu stock por principio activo, dentro de cada uno de ellos puedes seguir, posteriormente, un orden alfabético.
Además, es importante que esta clasificación sea siempre igual en todos los niveles de gestión. Por ejemplo, en las hojas de pedido o las listas de inventario. Por otro lado, nunca está de más desarrollar la documentación necesaria, guías o manuales, sobre los procesos y los sistemas en el almacén. De esta forma, cuando haya nuevas incorporaciones o alguna duda con respecto a la clasificación, siempre se podrá acudir a esta documentación para solucionarla.
Listas de Medicamentos Esenciales y Manejo de Emergencias
Los medicamentos genéricos son copias de medicamentos cuya patente ha caducado. En la mayor parte de países existe una lista nacional de medicamentos esenciales. La lista de medicamentos seleccionados se deriva de la elaboración de esquemas terapéuticos estandarizados.
Se debe evitar proponer múltiples dosificaciones o formas de un mismo medicamento. En la mayor parte de los casos, hay que tener una forma/dosificación para adultos y una forma/ dosificación pediátrica.
En la lista de la OMS, los medicamentos se agrupan según su acción terapéutica. Esta clasificación presenta una clara ventaja pedagógica pero no permite elaborar un sistema de colocación. Se deben establecer listas más restringidas en función del nivel de las estructuras de salud y de la competencia de los prescriptores. Existen varios métodos.
En situaciones de emergencia, especialmente durante desplazamiento de poblaciones, el Botiquín Médico de Emergencia (lista común OMS, ACNUR, MSF, etc.) está concebido para satisfacer las necesidades de atención de la salud de una población de 10 000 personas durante 3 meses.
Sistemas Avanzados para la Gestión de Almacenes (SGA)
Gracias al SGA, estamos preparados para responder con eficacia a cada situación, manteniendo en todo momento el control de entradas y salidas del almacén.
Físicamente, el software se integra con sistemas que transmiten información en el control de entradas. Los Puestos de Inspección de Entradas (PIE) en muchos almacenes automatizados realizan el control de entrada y salida de mercancías con la mínima intervención humana.
Una vez que la información entra en el sistema de gestión de almacenes, este adapta su funcionamiento ajustando las tareas al tipo de recepción. Sin embargo, en la realidad, detrás de cada recepción de mercancía se abre un gran abanico de posibilidades.
Tipos de Recepción de Mercancías
- Recepción del proveedor: se trata de un proceso estándar que se aplica a cualquier tipo de entrada de mercancías.
- Recepciones de contenedores completos: son las más rápidas, ya que están pensadas para aquella mercancía que llega en tarimas de una sola referencia.
- Recepciones preavisadas (ASN, Advanced Shipping Model): la entrada de la mercancía está prevista de antemano, por lo que los datos ya figuran en el SGA al habérselos transmitido el ERP.
- Recepciones ciegas: permite abrir una orden de entrada de stock sin que esta esté planificada de antemano en el sistema. El operario la crea desde el terminal de radiofrecuencia.
- Gestión de las devoluciones: el procedimiento se adecúa a las particularidades ligadas a una devolución de mercancía entrante. Se añaden al stock del almacén y su estado se va actualizando a lo largo del proceso de control de calidad.
- Operaciones de cross-docking: el sistema guarda la ruta directa hacia las ubicaciones de cross-docking o directamente envía las mercancías recibidas a expediciones (cross-docking puro).
Control de Salidas Avanzado
El control de las salidas tiene una importancia capital en la actividad del almacén. Al final, toda la organización del picking depende de la prioridad establecida en las expediciones.
- Control de las órdenes de salida a través de estados: la visibilidad de las expediciones es fundamental para una pronta detección de incidencias.
- Selección estratégica de prioridades en las órdenes de salida: el sistema procesa gran cantidad de información logística ligada a los envíos para luego ordenar el picking.
- Control de la etapa final de salidas: el SGA ayuda a verificar que los productos procedentes del picking sean correctos. Al realizarse de forma automática con la asistencia de un SGA, el sistema pone a disposición del responsable de almacén una información muy relevante para la toma de decisiones.
Un área de almacenamiento de salida se destina para el almacenamiento de los pedidos periféricos antes de su recogida.
Accesorios y Automatización en la Gestión
Además de las formas de clasificar y almacenar, también podemos mejorar la gestión de nuestro almacén de farmacia con útiles accesorios. Por ejemplo: separadores internos en las cajoneras, laterales transparentes para poder controlar el interior de los que están a más alturas, etiquetas exteriores, tiradores ergonómicos, etiquetas de clasificación…
Los robots pueden ser grandes aliados en tu almacén. Con estos sistemas automatizados, no es necesario que sigas ningún orden, de hecho, se un almacenamiento aleatorio. Lo que hace el robot es lo siguiente: cuando un paciente solicita un medicamento, el farmacéutico tecleará su nombre y el robot lo buscará entre los estantes llevándolo hasta un tobogán por el que se deslizará para llegar al farmacéutico, sin necesidad de empleados para buscar el determinado medicamento en el almacén.