Un almacén es un espacio físico destinado a guardar, organizar y gestionar inventarios de bienes o materiales hasta que sean necesarios para producción, venta o distribución. Es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.
La función principal de un almacén es almacenar y gestionar inventarios de bienes o materiales, asegurando su disponibilidad y organización eficiente para su uso o distribución futura.
¿Qué es un Almacén?
Un almacén es un lugar físico donde se guardan y gestionan bienes, productos o materiales antes de su distribución o uso. Su propósito es almacenar inventario de manera organizada para facilitar el acceso, control y movimiento eficiente de los productos.
El almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. En vez de verlo como un mal necesario, existen muchas oportunidades para que nuestros almacenes nos aporten valor.
Aunque el manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, su control y manejo efectivo presenta oportunidades para un mejor control, optimización y logro de su función, conservando y proveyendo los artículos necesarios de acuerdo a un plan maestro con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.
Lea también: Definición: Cuenta Bancaria Empresarial
Organización de un Almacén
La manera de organizar y administrar el almacén depende de varios factores tales como el tamaño, el grado de descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura. La programación de la producción establece los parámetros que serán claves para los diseños futuros de almacenes.
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de un líder de equipo en cada almacén. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Los estantes o “racks” de almacenaje deben conservarse en buenas condiciones, con los productos identificados y su ubicación codificada de manera que por sistema se puedan encontrar y obtener eficientemente.
La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
Funciones del Almacén
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
Lea también: Guía completa sobre el IVA a Favor
- Recepción de materiales
- Control de calidad del material entrante
- Registro de entradas y salidas del almacén
- Almacenamiento de materiales
- Mantenimiento de materiales y del almacén
- Despacho de materiales
- Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad
- Efectuar las tareas de control de inventarios
Tipos de Almacén
Existen distintos tipos de almacén de acuerdo con su localización y la función para la que fueron creados:
Almacén Central
Este almacén se localiza cerca de los lugares donde se van a consumir los productos. El diseño está más enfocado a la especialización de paquetes ideales para su consumo inmediato, adecuado para recibir grandes cantidades de material y con una zona de separación para distribuir los productos en grupos pequeños como kits de materiales utilizados en las líneas de manufactura o consumo final.
La ruta de distribución de los productos del almacén a los centros de consumo no debe ser superior a un día.
Almacén Regional
Este almacén es creado para disminuir los costos ya que se sitúan lo más cerca posible a las plantas de producción con lo que la distancia y la velocidad son factores críticos para su diseño. Una de las funciones que tiene el almacén de este tipo es suministrar productos a los almacenes regionales.
Por lo general en estos almacenes se busca consolidar volúmenes importantes de material para disminuir lo más posible el manejo de pequeñas cantidades de material que incrementan el costo en recursos y tiempo para manipular cargas pequeñas.
Lea también: Aspectos Clave de la PTU
Almacén de Tránsito
Se trata de un recinto especialmente acondicionado para la recepción y expedición rápida de productos. Se suele localizar en algún punto intermedio entre el almacén regional y el lugar de consumo, cuando entre ambos hay una distancia que se tarda en cubrir un tiempo superior a un día.
Lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.
Control de Pérdidas en un Almacén
Algunos conceptos prácticos de esta importante función de un almacén tienen que ver con la parte física y distribución del mismo. Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
Toda operación de entrada o salida del almacén requiere documentación autorizada según sistemas existentes. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación y control de producción sobre las existencias.
Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación.
El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.
Especial énfasis se debe poner al control de aquellos materiales o componentes que tengan una vida útil o sean sujetos a vencimientos u obsolescencia. La organización y control de estos elementos es muy importante y aplicar una identificación y control que asegure sean utilizados antes de su fecha límite.
Entradas y Salidas en el Almacén
Registrar las entradas y salidas en tu almacén es básico para mantener una contabilidad precisa en tu negocio. Esto te ayudará a monitorear los inventarios y por ende a tener un mayor control.
Las Entradas
Las entradas de mercancía son documentos contables que se utilizan para registrar la llegada de mercancías a una empresa. Estos documentos contienen información sobre el precio, la cantidad, el proveedor y la descripción de los productos recibidos.
Las entradas en el inventario de un almacén generalmente incluyen información como el nombre del producto o material, la cantidad almacenada, el precio unitario, el costo total, la fecha de entrada y la fecha de vencimiento. Esta información se utiliza para llevar un seguimiento de los productos y materiales almacenados, así como para determinar cuándo se necesitan reponer.
Las Salidas
Las salidas en el almacén son movimientos de mercancías que se realizan para abastecer a los clientes y se pueden clasificar en dos tipos principales: salidas de materiales para la producción y salidas de productos terminados para la venta.
Las salidas en un inventario son los productos o materiales que se han vendido, entregado o utilizado durante un período de tiempo determinado.
Los registros de entradas y salidas son muy útiles de igual manera para identificar si los productos están siendo robados o mal utilizados. Esto definitivamente ayuda a tomar medidas para prevenir el robo y mejorar la seguridad del almacén.
Eficiencia y Control de Inventarios
Nuestro equipo del almacén está en buena posición para identificar las existencias de movimiento lento, informar de las mismas y poner en marcha estrategias de reducción de inventario.
Si registramos el tiempo en que entran los artículos y en qué tiempo ya están en su ubicación y listos en inventario, obtendremos una medición del tiempo promedio que nos estamos tardando en el proceso. El uso de códigos de barras, y la asignación de SKUs por familia o tipo de artículo, nos podrán ayudar a ir reduciendo estos tiempos.
Podemos establecer un programa en el cual revisaremos si las existencias en nuestro inventario en el almacén están correctas en cuanto a su ubicación, si es el producto y la cantidad correctos de acuerdo con nuestros registros. Este tipo de inventario lo podemos hacer en base a dar prioridad a contar más de aquellos productos clasificación “A” o de mayor movimiento, luego los “B” y por último los “C”.
Rotación de Inventario
La rotación de inventario se calcula de la siguiente manera:
Rotación de inventario = Costo de los productos vendidos / Inventario promedio
Conclusiones
Las áreas de almacén de nuestra organización deben contribuir a la productividad y eficiencia global del negocio. Es importante gestionarlas de manera profesional, con un equipo de trabajo bien integrado y sus funciones bien definidas. Se debe contar con equipo y software para el control de los inventarios, mantener el control físico del material y finalmente, administrarlo en base a indicadores de desempeño bien diseñados y ejecutados.
tags: #almacen #en #contabilidad #definicion