Amortización y Gestión de Anticipos en Microsoft Dynamics

Entre las diferentes formas de pago y de cobro que existen, una de las más utilizadas es la del anticipo de clientes, que se trata en realidad de un adelanto anterior a la entrega efectiva del producto o del servicio acordado. En un anticipo de clientes, el comprador suele efectuar una entrega económica a la empresa vendedora a cuenta de un suministro que se dará más adelante en el tiempo. También es frecuente que se establezca un anticipo de clientes para conseguir un aplazamiento en los pagos, aunque en estas circunstancias se suele trabajar con pagarés, de manera que se eviten potenciales retrasos más adelante.

Aspectos Contables y Fiscales del Anticipo

De acuerdo a la actual normativa contable, una operación de anticipo de clientes se contabiliza en la cuenta 438 como ‘Anticipos de clientes’. Un anticipo de clientes genera por sí mismo un compromiso entre vendedor y comprador, por lo que desde el punto de vista contable hay que computarlo como deuda, lo que significa que la empresa debe a su cliente un bien adquirido (o, en su defecto, un servicio contratado). Al considerar los anticipos de clientes, hemos determinado que estos se clasifican como pasivos.

El IVA habrá que ingresarlo en el trimestre de la fecha en que se perciba el anticipo. Es fundamental prestar especial atención al momento de declarar las facturas emitidas.

Ejemplo Práctico de IVA en Anticipos

Supongamos que una empresa de diseño gráfico acuerda un proyecto con un cliente por un total de 15.000 euros. Si el cliente realiza un anticipo de 5.000 euros, la factura de este anticipo incluirá el IVA sobre esta cantidad. En este caso, el IVA se calculará sobre los 5.000 euros. Cuando se emita la factura final, se aplicará el IVA sobre los 10.000 euros restantes que deberá pagar el cliente, después de descontar el anticipo. Imaginemos que un cliente realiza un pedido de 1.000 euros más IVA (21%) y realiza una transferencia del 50% en concepto de anticipo.

Sea por cualquiera de estas dos razones, hay que cargar en la cuenta 438 la cancelación, siempre que se devuelva al cliente el dinero entregado a cuenta.

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La Cuenta 407 y subgrupo 57 están dentro de ‘Existencias’.

Registro de Anticipos en Dynamics 365 Finance

Si un proveedor te ha pedido un anticipo de alguna de las facturas que te ha mandado o te va a mandar, o si has solicitado un anticipo a uno de tus clientes, veamos cómo registrarlo en Dynamics 365 Finance.

Configuración Previa para Anticipos

Lo primero que tenemos que comprobar es que la configuración es correcta. Esto lo haremos en el módulo de clientes > Configurar parámetros de cliente, y en la pestaña Impuestos y contabilidad tienes que tener un perfil de contabilización seleccionado en este apartado de perfil de registro con asiento del diario de anticipos.

En el módulo de proveedores > Configurar > Parámetros de proveedor, en la parte de impuestos y contabilidad, también debes tener seleccionado cuál es el perfil de contabilización que quieres utilizar en el caso que hagas anticipos. Si no tienes nada aquí seleccionado, no vas a poder hacer anticipos, tendrás que primero configurar el perfil de contabilización.

Registro de un Anticipo a un Proveedor

Lo puedes hacer en el espacio de trabajo Pagos a proveedores o desde el módulo de proveedores en el apartado de pagos Diario de pagos a proveedores.

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1. Como habitualmente, podemos utilizar uno de los que ya está creado o creamos uno nuevo. Es opcional poner una descripción. Y hacemos clic en Líneas.
2. La fecha será la fecha en la que contablemente hacemos el registro del anticipo y en la parte de cuenta seleccionamos el proveedor.
3. Me muevo con el tabulador, escribo una descripción y en este caso, como no estoy pagando nada porque todavía no tengo la factura, tengo que escribir el importe que voy a pagar de manera manual.
4. La forma de pago me viene del proveedor, podría cambiarla, y esta forma de pago me arrastra la cuenta de contrapartida. Puedes cambiarla si lo necesitas porque no es la correcta o no está informada. Si lo dejamos así, lo que estamos registrando es un pago. Un pago sin factura, pero es un pago.
5. Lo que debemos hacer ahora es irnos a la pestaña Pago y marcar el "check" Asiento del diario de anticipos.
6. Si vemos aquí el perfil de contabilización que tenemos hasta ahora, es general. Si marcamos este "check", me está dando error. ¿Por qué? Porque me dice que el diario de pagos debe tener el "check" de impuestos incluidos.
7. Cierro las líneas y en la cabecera, en la pestaña Configurar tengo que marcar este "check" Importe de impuestos incluidos. Si no lo tengo en la configuración por defecto, siempre que haga un anticipo lo tengo que marcar. No pasa nada, simplemente lo marco y vuelvo a entrar en Líneas.
8. Ahora bien, vuelvo a la pestaña Pago e intento otra vez marcar. Ahora sí, el perfil de contabilización ha cambiado automáticamente.
9. Así que volvemos al diario de pagos y ya está, tengo preparado mi pago, pues ya lo siguiente que tengo que hacer es validar. Este punto de validar es opcional, pero si eres nuevo con el sistema te recomiendo utilizarlo porque te da algún aviso o error si necesitas... te falta algo que completar o necesitas algo más.
10. Y si está todo bien, hacemos clic en Registrar.

Pues ya se ha registrado. Si miramos el asiento, tenemos la cuenta de balance de proveedor pero en este caso, si está bien configurado, no es una cuenta la cuenta habitual, sino que es una cuenta de anticipo. Y la contrapartida, el banco. Esto depende de cómo hayas configurado el perfil de contabilización en función del grupo de proveedor.

Registro de un Anticipo de un Cliente

Para ello iremos a un diario de pagos en el módulo de clientes > Pagos, Diario de pagos de cliente. Es un cobro, pero se llama diario de pagos.

1. Creamos uno nuevo, seleccionamos el nombre y vamos a las líneas.
2. Ponemos la fecha la que hemos solicitado el anticipo y seleccionamos el cliente.
3. En este caso no voy a liquidar ninguna factura porque es un pago anticipado de esta factura. E introducimos el importe, pues voy a poner por ejemplo 1000 dólares.

Amortización o Aplicación de Anticipos

El anticipo se quedará abierto, como transacción abierta en la ficha de proveedor, hasta que recibas la factura. Cuando recibas la factura, en el diario de facturas tienes el botón Liquidar transacciones y puedes marcar el anticipo para compensar la factura con esta parte de pago o el pago total que ya hay realizado. Así que se recomienda utilizar esta funcionalidad para el registro de anticipos y, una vez que recibas la factura, casar el anticipo con la factura. Verás que el sistema te da un mensaje de que quieres compensar un anticipo. No hay ningún problema, tienes que decir que sí y se quedará todo liquidado.

Para la aplicación de estos anticipos, en el proceso de vinculación de facturas:

1. Posteriormente, seleccione la factura de anticipo.
2. Señale la factura de anticipo previamente vinculada.
3. En la ventana Facturas para amortización utilice la opción Actualizar.

NOTA: Es importante registrar los pagos a las facturas vinculadas para que cambie su estatus.

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Conceptos Generales de la Amortización de Activos Fijos

Toda empresa está compuesta por elementos o activos de carácter duradero y temporal. Con el paso del tiempo, los activos duraderos (un móvil, un portátil o un camión) van perdiendo valor. Este valor se conoce como el valor amortizable. Primero es importante tener bien configurado el método de depreciación que se va a utilizar. Una vez que se ha realizado la configuración básica de la amortización del activo fijo, pasamos a realizar la depreciación del mismo.

Métodos de Amortización

• Amortización lineal: Este método amortiza constantemente a lo largo de la vida del activo.
• Amortización creciente: Supone que a medida que transcurren los años la depreciación va aumentando. Su aplicación suele realizarse a través del método de suma de dígitos creciente, que se distingue del decreciente en que al primer ejercicio de amortización se le asigna el número uno, y a los ejercicios siguientes se le asignan valores numéricos sucesivamente crecientes en una unidad. Se definen una serie de números naturales desde 1 hasta n (número de periodos) con incrementos de una unidad.
• Amortización decreciente: Estima que la mayor depreciación se produce en los primeros ejercicios, disminuyendo a lo largo de su vida.

Método de Suma de Dígitos Decreciente

Para aplicar este método es necesario determinar el periodo de amortización del bien y asignar, al primer ejercicio de amortización, el valor numérico correspondiente al número de años que forman este periodo. A los ejercicios siguientes se les asignarán valores numéricos sucesivamente decrecientes en una unidad, hasta llegar al último que tendrá un valor igual a uno. Posteriormente se calculará la suma de los dígitos mediante la adición de los valores numéricos asignados a cada año, y se dividirá el valor amortizable del bien entre la suma de los dígitos para obtener la «cuota por dígito».

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