Causas Comunes de los Problemas de Flujo de Efectivo
Muchas empresas experimentan problemas de flujo de caja en un momento u otro. Los problemas de flujo de caja pueden ser un gran factor de estrés para las pequeñas empresas, pero también pueden evitarse si se entiende cómo suelen producirse. Por suerte, la mayoría de los problemas de flujo de caja se derivan de unas pocas causas comunes. Hay varias razones posibles para los problemas de flujo de caja que puede encontrar una empresa:
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Fluctuaciones estacionales: Muchos negocios son estacionales. Por ejemplo, una empresa de quitanieves verá la mayor parte de su negocio en los meses de invierno. Durante la temporada baja, estas empresas pueden tener problemas de flujo de caja.
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Actualización o expansión: Hacer crecer un negocio a menudo requiere inversión. Abrir otra ubicación, contratar más empleados, comprar nuevos equipos e invertir en más inventario cuesta dinero. Si el flujo de efectivo es limitado, es posible que se deban posponer tales estrategias.
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Los clientes retrasan el pago: Los clientes son la esencia de cualquier pequeña empresa. Cuando los clientes se retrasan en los pagos, esos retrasos pueden causar verdaderos problemas. Los problemas de flujo de caja pueden desencadenar un círculo vicioso. Si un cliente tiene problemas de flujo de efectivo, es probable que retrase el pago, creando un problema de flujo de efectivo para el proveedor. Es posible que otros clientes simplemente tengan plazos de pago extendidos o que no paguen facturas y necesiten varios recordatorios antes de pagar.
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Eventos aleatorios e inesperados: Nunca se puede predecir lo que sucederá, ya sea a nivel personal o social. Una empresa puede tener una gran reparación inesperada en su camión o equipo que interrumpe su flujo de caja. Las empresas pueden sufrir daños por un incendio o una inundación. Una recesión económica puede causar una caída inusual en los ingresos. Una máquina que se quiebra, por ejemplo, no implica solamente un gasto para repararla. Esto afecta directamente la capacidad de la empresa para operar diariamente, y puede surgir debido a una mala gestión del flujo de efectivo, crisis externas o cambios imprevistos en las condiciones del mercado.
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Caída de la demanda y ausencia de ventas: La mayoría de empresas, firmas o marcas ya están experimentando una caída muy fuerte en la demanda, lo que algunos expertos le llaman shock de demanda. Esto se traduce en un problema de ausencia de ventas. Cierto fenómeno económico se está dando en cierto tipo de empresas que actualmente tienen un shock positivo de demanda, pero en menor escala, como las que se dedican a fabricar equipo de urgencia médica. Sin embargo, estas son la minoría de empresas.
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Problemas de alto nivel de endeudamiento: Esto surge con el objeto de subsanar sus obligaciones inmediatas como planillas de sueldos del personal y pagos a proveedores. El riesgo de tasa de interés se refiere a las pérdidas que pueden surgir debido a fluctuaciones en las tasas de interés, lo que impacta directamente en el costo de la deuda o en los ingresos derivados de inversiones. Si los bancos centrales deciden aumentar las tasas de interés para frenar la inflación, el costo de la deuda de la empresa también aumenta, ya que las tasas variables suben. Esto eleva el monto que la empresa tiene que pagar mensualmente en concepto de intereses, afectando su flujo de efectivo y reduciendo la rentabilidad.
Consecuencias e Impacto de la Disminución del Flujo de Efectivo
Una drástica reducción en las ventas causará un impacto inminente en la liquidez (capital de trabajo) y también en la sostenibilidad financiera de toda empresa, teniendo como consecuencia que le pudieran afectar significativamente algunos riesgos colaterales. Los riesgos financieros son la probabilidad de tener un resultado negativo e inesperado.
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Riesgo de Liquidez: Se produce cuando una empresa no tiene suficiente efectivo o activos líquidos para cumplir con sus obligaciones financieras a corto plazo, como pagos a proveedores, sueldos, impuestos o deudas. La posibilidad de que una empresa no sea capaz de atender a sus compromisos de pago a corto plazo. Esto afecta directamente la capacidad de la empresa para operar diariamente. La probabilidad de que la empresa tenga que vender sus activos por debajo de su valor de mercado cuando se presente una brecha o un gap de liquidez.
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Riesgo de Insolvencia: El riesgo de que una empresa no sea capaz de satisfacer sus deudas, también se le conoce como riesgo de quiebra.
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Riesgo Operacional: Involucra pérdidas causadas por fallos internos en los procesos, sistemas, personas o debido a factores externos imprevistos. Este tipo de riesgo puede originarse por errores humanos, fallos en la tecnología, fraudes internos, problemas en la cadena de suministro o desastres naturales. Se caracteriza por errores humanos, fallos tecnológicos o problemas en los procesos de producción. Este puede definirse, a grandes rasgos, como la posibilidad que tiene una empresa u organización de sufrir pérdidas de carácter financiero por diversas causas.
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Riesgo de Crédito: Se refiere a la posibilidad de que una contraparte no cumpla con sus obligaciones financieras, como el pago de deudas, préstamos o cuentas por cobrar. Este riesgo está relacionado con la solvencia de los deudores y su capacidad de cumplir con los pagos acordados. Es la posibilidad de que la empresa pueda sufrir una pérdida como consecuencia de un impago por parte de nuestra contrapartida en una operación financiera.
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Riesgo de Inflación: Ocurre cuando el aumento generalizado de los precios reduce el poder adquisitivo del dinero, afectando el valor real de los ingresos, activos o inversiones. En un entorno inflacionario, los costos operativos de las empresas suelen aumentar, lo que puede afectar sus márgenes de ganancia. Este riesgo se caracteriza por la disminución del poder adquisitivo de la empresa, ya que el aumento de los precios reduce el valor real de sus ingresos y activos.
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Riesgo de Concentración: Se refiere a la vulnerabilidad que enfrenta una empresa cuando depende excesivamente de un único cliente, proveedor o mercado para sus operaciones. Esta dependencia aumenta la vulnerabilidad ante eventos imprevistos, como cambios en la relación comercial, quiebras o fluctuaciones del mercado.
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Impacto General en la Economía: Una crisis sanitaria y económica, como la pandemia general por el Coronavirus, puede llevar a una recesión económica de carácter mundial. Las previsiones económicas y financieras elaboradas inicialmente estarán lejos de ser alcanzadas. Es innegable también mencionar que muchas empresas se encuentran en suspensión total de labores por disposiciones gubernamentales. El Producto Interno Bruto y los índices económicos en general en la mayoría de países sufrirán una caída repentina. Naturalmente a algunas empresas les afectará más y a otras menos, dependiendo del sector económico y de la capacidad de implementar un plan de contingencia y análisis financiero para un mejor aprovechamiento de los recursos, que indudablemente serán muy escasos.
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Estrategias y Gestión del Flujo de Efectivo para la Sostenibilidad
Para mitigar los efectos de una disminución del flujo de efectivo, es fundamental que cada empresa haga un análisis financiero exhaustivo a todo nivel para poder contrarrestar el impacto negativo que repercutirá en su actuar operativo y financiero.
Premisas Financieras Clave en Situaciones Críticas
Es necesario plantear las siguientes premisas:
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La premisa de maximización de ganancias debe ser declarada por el momento en stand by o en pausa, mientras dure la crisis de liquidez.
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La confiabilidad y objetividad de los Estados Financieros. Se debe ordenar toda la información financiera interna bajo normativa contable unificada o marco internacional de referencia contable.
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Si bien es importante el Estado de Resultados y el Estado de Situación Financiera, lo más importante es el Estado de Flujos de Efectivo.
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Construir un Estado de Flujos de Efectivo prospectivo para los siguientes 4-6 meses que muestre claramente los tres grandes componentes: Flujos de Efectivo de Operaciones, Flujos de Efectivo de Inversiones y Flujos de Efectivo de Financiamiento.
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El Estado de Flujos de Efectivo Proyectado debe ser elaborado y pronosticado con el mayor grado de análisis posible, ya que comprenderá todas las operaciones de la compañía bajo la premisa del negocio en marcha o empresa en funcionamiento, considerando por cada actividad que interviene.
Aspectos a Considerar para una Adecuada Proyección y Gestión
Flujos de Efectivo de Operación
En este momento es el más importante porque resume actividades derivadas de ventas, costo de ventas, gastos de administración, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
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Ventas a crédito: Es importante tener algún modelo de discriminación entre clientes para contar con la mayor parte de la cartera sana. Aunque la confianza es importante, es crucial el monitoreo constante del riesgo crediticio para reducir la exposición del flujo de caja. Se recomienda un Departamento de Riesgo crediticio o un Comité de Créditos para dictar políticas y procedimientos de evaluación crediticia de los clientes y actuar de acuerdo al perfil de riesgo - retorno (condiciones de pago).
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Cuentas por pagar: Es importante analizar las condiciones de productos esenciales y no esenciales, y mantener al día lo esencial.
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Inventario: En cuanto a inventarios obsoletos, hay que buscar la forma de liquidarlos a la brevedad, ya que es un dinero importante para la operación. Para inventarios de lento movimiento, es deseable buscar productos que sustituyan los actuales con el objeto de que sean líquidos más rápidamente, sin perder la calidad.
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Apalancamiento Operativo: Implica la reducción de gastos en todas las áreas de la organización (búsqueda de ahorros) y la sustitución del costo fijo por el costo variable. Ante una disminución sensible en las ventas, las empresas con menor costo fijo verán un menor impacto en la reducción de la ganancia. Esto subraya la importancia de crear una estructura donde predominen los costos variables sobre los fijos. También incluye la reducción de costos fijos, implementar outsourcing de servicios de administración y/o operación donde aplique, incrementar el uso de la tecnología, y eficientizar toda la operación administrativa. Es clave reforzar el Departamento de ventas y mejorar la comunicación y atención con todos los clientes.
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Otros gastos: El proceso de Mercadeo y Publicidad tiene que ser muy táctico. Es importante cambiar hacia esquemas variables y flexibles en las remuneraciones. Se debe utilizar al máximo las herramientas online, como el Business to Consumer o e-commerce, y fomentar la creatividad e innovación de productos, incluyendo tipo de empaques y soluciones. También es crucial considerar los cambios en protocolos y reglas de higiene y comerciales que se vienen post COVID-19.
Flujos de Efectivo de Inversiones
Es el menos importante en este momento. No debe generar salidas de efectivo.
Flujos de Efectivo de Financiamiento
En este momento también es de suma importancia puesto que muchas empresas necesitarán de apalancamiento financiero para poder subsistir.
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Es muy importante analizar las necesidades de financiamiento externo de la compañía, puesto que es el medio más probable para compensar la caída de ventas.
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La consolidación de deudas actuales de la empresa puede liberar una buena porción de efectivo y mantener una relación positiva con los Bancos.
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El uso de factoring es una buena forma de financiarse cuando se tienen cuentas por cobrar, facilitando que las empresas disfruten de un flujo de caja constante, y permitiendo cobrar el pago de las facturas en tan solo 24 horas.
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Leasing es otra forma de financiar cualquier inversión esencial y además ofrece escudo fiscal.
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Es posible optar a líneas de crédito de capital de trabajo, pero las necesidades deben ser claramente estudiadas y el modelo de negocio comprendido.
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Una vez agotados estos puntos, se debe considerar la búsqueda de fusión de capital con alguna otra empresa.
Medición y Análisis del Flujo de Efectivo
Los flujos de efectivo permiten a los analistas realizar simulaciones y análisis de sensibilidad, en los que se puede modificar alguna de las variables que los integran, condición propicia para pensar en una representación del flujo de efectivo bajo la mirada de la dinámica de sistemas. El principal objetivo es utilizar la dinámica de sistemas para representar el comportamiento del flujo de efectivo y su evolución en el tiempo cuando se realizan cambios en las variables del sistema.
Metodologías y Herramientas para Medir el Riesgo Financiero
Para la gestión y el monitoreo del riesgo, se utilizan diversas metodologías y herramientas:
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Análisis de sensibilidad: Este análisis evalúa cómo las variaciones en una o más variables clave pueden afectar el resultado financiero de una empresa. Se utiliza para medir el impacto de cambios en variables como tasas de interés, precios de activos o tipo de cambio.
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Análisis de escenarios: Implica examinar diferentes posibles futuros (escenarios) que podrían afectar a una empresa.
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Simulación de Monte Carlo: Consiste en una técnica avanzada que utiliza simulaciones aleatorias para estimar el impacto de diferentes riesgos sobre los resultados financieros. La simulación permite experimentar diferentes escenarios del modelo inicial sin afectar el entorno real, lo que reduce el riesgo y los costos de oportunidad de una experimentación con la realidad.
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Correlación: Mide cómo se mueven dos variables en relación una con otra.
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Ratios financieros: Como el ratio de liquidez, el ratio de endeudamiento o el ratio de rentabilidad, son indicadores clave que permiten medir el riesgo financiero desde una perspectiva interna.
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Pruebas de estrés: Son simulaciones que ayudan a evaluar cómo las empresas se comportarían ante condiciones extremas del mercado o eventos inesperados, como crisis financieras o caídas abruptas en el mercado de activos.
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Probabilidad de incumplimiento y Pérdida Dada el Incumplimiento: Estas son métricas utilizadas en el riesgo de crédito. La probabilidad de incumplimiento mide la probabilidad de que un prestatario no cumpla con sus pagos, mientras que la pérdida dada el incumplimiento mide la pérdida esperada si ocurre el incumplimiento.
Variables del Modelo de Flujo de Efectivo y su Dinámica
En el modelo propuesto en esta investigación, el sistema es el flujo de efectivo o caja de las empresas. Para cualquier empresario, estudiante o usuario, el modelo de simulación será una herramienta que le permitirá entender las relaciones entre las variables que intervienen en el flujo de efectivo o caja y, a su vez, tomar decisiones acerca del funcionamiento de su negocio y la liquidez o el dinero circulante que se tenga en determinado momento. Esto es de vital importancia para las empresas.
Es posible asumir que los flujos tanto de ingresos como de egresos son variables de flujo y el saldo puede ser considerada la variable de stock. Uno de los grandes retos para los investigadores es la determinación del comportamiento del flujo de caja a largo plazo cuando existen cambios en las variables que condicionan su comportamiento. Una metodología propicia para determinar el comportamiento del flujo de caja es la dinámica de sistemas, que permite analizar fenómenos en términos de sistemas realimentados; el comportamiento dinámico de estos fenómenos resulta de la interacción entre variables de stock o de acumulación, variables de flujo y variables auxiliares.
A continuación, se describen las variables clave en un modelo de flujo de efectivo:
| Variable | Descripción |
|---|---|
| Dinero (DI) | Dinero disponible para invertir o que va directamente a las entradas de efectivo. |
| Dividendos (DV) | Ganancias obtenidas por la inversión de dinero en empresas privadas. |
| Ventas de contado (VC) | Dinero disponible al instante por venta de productos. |
| Recaudos de cartera (RC) | Acreencias que tiene la organización, es decir, dinero que se demora en estar disponible. |
| Deudas (D) | Obligaciones de dinero que tiene que pagar la empresa. |
| Pago a proveedores de contado (PPCO) | Egreso de dinero inmediato por concepto de la adquisición de materias primas o insumos. |
| Pago a proveedores a crédito (PPCR) | Egreso de dinero a crédito por concepto de la adquisición de materias primas o insumos. |
| Impuestos (IM) | Carga impuesta al dinero percibido, ya sea por ventas de contado, recaudo de cartera o dividendos. |
| Intereses (IN) | Egreso generado por el pago de intereses debido a préstamos o demora en los pagos a bancos. |
| Entradas de efectivo disponibles (EED) | Variable que cuantifica el total de entradas de efectivo que se tendrán disponibles en un periodo de tiempo. |
Después de identificar las variables del modelo y las relaciones de estas, se procede a identificar dos tipos de bucles de realimentación. Después de formular las ecuaciones que formarán parte del modelo, se procede a formular este modelo en software Stella, dado que este permite integrar los tipos de variables mencionados anteriormente de forma dinámica.
Validación y Simulación de Modelos de Flujo de Efectivo
No es posible representar de manera exacta y sin error el comportamiento de un sistema real. El nivel de detalle del modelo se relaciona con el costo y el tiempo del desarrollo del modelo. Para minimizar estas dos condiciones y permitir un acercamiento razonable en términos prácticos, se debe definir muy bien el propósito del modelo. Una vez validado el modelo, se planean dos escenarios: primero, las entradas de efectivo son mayores a las salidas de efectivo; segundo, las salidas de efectivo son mayores a las entradas de efectivo.
La prueba de estructura consiste en determinar si la estructura del modelo coincide con la del sistema que está siendo modelado. Al realizar la prueba de estructura para el modelo del flujo de efectivo o caja en una organización, se puede afirmar que el modelo planteado sí describe el flujo de efectivo o caja, debido a que cumple a cabalidad con la definición dada del flujo de efectivo o caja. Adicionalmente, los sistemas contables utilizan las mismas cuentas de entrada de dinero o de efectivo y las mismas variables de salida de efectivo que las usadas en el modelo. La diferencia será llamada saldo o liquidez, la cual es la variable de respuesta del modelo objeto de estudio.