Cómo Aplicar Notas de Crédito en Aspel ADM: Guía Completa y Fácilpost-template-default single single-post postid-46 single-format-standard et_pb_button_helper_class et_fixed_nav et_show_nav et_secondary_nav_enabled et_primary_nav_dropdown_animation_fade et_secondary_nav_dropdown_animation_fade et_header_style_left et_pb_footer_columns4 et_cover_background et_pb_gutter et_pb_gutters3 et_right_sidebar et_divi_theme et-db
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Cómo Aplicar Notas de Crédito en Aspel ADM: Guía Completa

Introducción

La nota de crédito es un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) tipo egreso que justifica la disminución en el saldo del cliente y puede ser utilizado en diversas situaciones, como devoluciones por mercancía dañada o cliente insatisfecho con el servicio, así como para proporcionar algún descuento al cliente.

Elaborar o dar de alta una nota de crédito te permite registrar de forma correcta ajustes a una venta ya realizada, como devoluciones, descuentos o correcciones, para que la información financiera y fiscal de tu negocio sea clara y esté actualizada. Este proceso es útil cuando necesitas disminuir el importe de una factura o compensar a un cliente, ayudándote a mantener un mejor control de tus operaciones de manera sencilla. Sirve para disminuir el monto de una factura cuando hay devoluciones, descuentos o errores en el cobro, asegurando que la información fiscal sea correcta. Se utiliza cada vez que necesitas modificar el importe original de una transacción, manteniendo transparencia y cumplimiento ante las autoridades.

Configuración Inicial para Notas de Crédito en Aspel ADM

Antes de elaborar cualquier nota de crédito en Aspel ADM, es fundamental realizar una configuración previa para asegurar que los documentos se generen correctamente y cumplan con los requisitos fiscales.

Activación del Manejo de Notas de Crédito

Para habilitar la funcionalidad de notas de crédito en el sistema, sigue estos pasos:

  1. Accede a la ruta: Desde ADM Móvil, ingresas la opción Configuración, pulsas la sección Notas de crédito.
  2. Define la información:
    • Manejar notas de crédito: Establece si dentro de ADM, emitirás notas de crédito. En caso de elegir la opción de no, los demás campos no se mostrarán en pantalla.
    • Alternativamente, te diriges al menú Configuración, das clic en Parámetros del sistema. En la ventana que se despliega, seleccionas Documentos, ubicas la pestaña Notas de crédito, activa la opción Manejo de notas de crédito y haz clic en el botón Aceptar.

Creación y Definición de Series de Notas de Crédito

Crear series de nota crédito te permite definir cómo quieres que Aspel ADM genere, organice y muestre este tipo de documento. Configurarla es útil porque asegura que cada nota de crédito siga los parámetros que necesitas, como la numeración, la información fiscal y los datos que verá tu cliente. Este proceso se realiza cuando deseas personalizar tus comprobantes o iniciar una nueva secuencia de folios, garantizando que cada documento se emita con los datos correctos y pueda obtener su folio fiscal al ser timbrado ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

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  1. Para crear series de notas de crédito, dirígete al ícono del Engranaje que corresponde a Configuración. Luego, selecciona el menú Ventas - Documentos - Notas Crédito.
  2. El sistema muestra la vista donde puedes ver las series que ya están definidas.
  3. Para crear una nueva serie, haz clic en Crear nueva serie. Se habilita la pantalla de configuración de la nota de crédito, donde debes completar la siguiente información. Los campos obligatorios se identifican con el ícono !.
  4. Datos principales:
    • En uso: Te permite activar o desactivar la serie. Al estar activa, puedes seleccionarla al elaborar la nota de crédito.
    • Serie: Ingresa el código numérico o alfanumérico con el que identificarás el comprobante. Solo puede contener letras, para posteriormente a partir de este formato generar los documentos de manera secuencial.
    • Nombre del comprobante: Escribe una descripción breve para identificar la serie.
    • Documento a enlazar: Selecciona el tipo de documento que afectará la nota de crédito (factura de venta, nota de venta, recibo de arrendamiento o recibo de honorarios). Según el documento elegido, se habilita el campo Régimen fiscal.
    • Próximo folio: Indica el número desde el cual deseas iniciar la numeración de las notas de crédito.
    • Numeración automática: Al activarla, el sistema asigna automáticamente el siguiente folio disponible.
    • Folio inicial / final: Establece el número secuencial con el que se empezarán a generar los documentos. El folio final se actualizará automáticamente al generarse un documento.
    • Impuestos a aplicar: Indica el tipo de impuesto que será aplicado en las notas de crédito.
    • Formato de emisión: Selecciona entre los diferentes formatos disponibles, el que deseas usar para la emisión de las notas de crédito.
  5. Configuraciones complementarias:
    • Habilitar centro de costo: Actívala si necesitas utilizar centros de costo al elaborar las notas de crédito. Al hacerlo, el sistema solicita asignar un centro de costo de forma obligatoria al usar la serie.
    • Activar vendedores por ítem: Define si deseas relacionar vendedores por cada artículo del documento.
    • Tipo de descuento por ítem: Elige si manejarás el descuento en porcentaje o en valor.

Registro de Servicios para Notas de Crédito

Se pueden registrar uno o varios servicios de facturación, como descuentos, bonificaciones o anticipos, que luego podrás utilizar en tus notas de crédito.

  1. Para crearlos, te diriges al menú Inventarios, despliegas el submenú de Productos y servicios.
  2. En la ventana de consulta que se despliega, pulsas en el ícono Agregar.
  3. Completa los siguientes datos en la ventana que se despliega:
    • Pestaña Datos generales:
      • Clave: Identificador único del servicio, hasta 16 caracteres alfanuméricos.
      • Descripción: Escribe el nombre del servicio.
      • Servicio: Activa esta opción para indicar su uso.
    • Pestaña Fiscales:
      • Clave Servicio de Administración Tributaria (SAT): Ingresa el siguiente dato 84111506 que corresponde a servicios de facturación.
      • Clave Unidad: Selecciona ACT para indicar que se trata de una actividad.
  4. Verifica que los datos sean correctos y presionas en Aceptar.

Elaboración de una Nota de Crédito en Aspel ADM

Aspel ADM permite elaborar notas de crédito de diferentes tipos, ya sea de forma directa, enlazada a un documento previo, o específicamente por devolución de mercancía.

Alta de una Nota de Crédito (Directa o Enlazada)

Para generar una nota de crédito, sigue los pasos a continuación:

  1. Dirígete a la ruta menú Ventas, despliegas el submenú de Notas de crédito y das clic en el ícono Alta de notas de crédito.
  2. Al ingresar, captura la información en los siguientes apartados:
    • Datos de encabezado:
      • Nota de crédito: Elige la opción que requieras:
        • Directa: El monto del documento se abonará al saldo del cliente para su posterior aplicación mediante el proceso de aplicación de anticipos. Estos documentos se generarán con el concepto: Nota cred. x apl.
        • Enlazada: Se genera sobre facturas o notas de venta, abonando al saldo del documento origen (nota de crédito).
      • Selección del tipo de folio: Haz clic en el ícono y elige la serie correspondiente.
      • Fecha: El sistema te sugiere como fecha de elaboración la del día de trabajo; sin embargo, la puedes modificar.
      • Cliente: Elige la clave del cliente al presionar la tecla F2 o bien escríbela directamente.
    • Relaciona el CFDI (para notas enlazadas): Pulsa el ícono Fiscales, pestaña CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) relacionados e ingresa los datos de facturación:
      • Tipo relación: Eliges la clave que corresponde al tipo de operación, en este caso 01-Nota de crédito de los documentos relacionados.
      • Clave del documento: Indicas la factura en la que aplicarás la nota de crédito.

      Una vez lo realices, presionas el botón Aceptar.

    • Desarrollo del documento:
      • Importante: Solo es posible utilizar productos de tipo servicio.
      • Cantidad: Ingresa la cantidad de servicios, por ejemplo, 1.
      • Producto: Eliges el anticipo del bien o servicio.
      • Precio unitario: Digitas el monto de la devolución.
    • Incluye datos adicionales: El sistema abre la ventana de Observaciones y campos libres, donde es posible capturar información complementaria; al finalizar, haz clic en Aceptar tanto en la partida como en el documento.
  3. Al finalizar la captura, das clic en el ícono Grabar o presionas la tecla F3.

Alternativamente, desde ADM Móvil, puedes ingresar a Notas de crédito y pulsar el icono Agregar para asociar el comprobante, verificar la información y guardar el documento.

Lea también: Cálculo ISR

Creación de una Nota de Crédito por Devolución de Mercancía

Para este ejemplo, realizaremos la nota de crédito por devolución de mercancía dañada. Si requieres emitir un CFDI de egreso para disminuir un ingreso por concepto de devolución, descuento o bonificación, siempre deberá de existir un CFDI de ingreso, por lo que deberás relacionar la devolución a la factura original.

  1. Alta de la nota de crédito: Ingresas por cualquiera de las siguientes rutas:
    • Opción 1: Menú Notas de crédito y seleccionas agregar nota de crédito.
    • Opción 2: Menú Notas de crédito, Notas de crédito y seleccionas el botón + Agregar.
  2. Para realizarlo dentro de la ventana de alta de nota de crédito: Das clic en Elegir factura despliega la ventana de módulo de facturas el cual deberás seleccionar (factura original) y das doble clic sobre él.
  3. En la ventana de alta de nota de crédito te mostrará los datos de la factura seleccionada. Deberás indicar el tipo de relación fiscal para ello dentro de la ventana de alta nota de crédito.
  4. Das clic en Datos fiscales te despliega la ventana en la cual indicas el tipo de relación, documentos relacionados, es decir, validar el UUID de la factura original. Para este ejemplo se indica tipo de relación 03. Devolución de mercancía sobre facturas o traslados previos.
  5. Ingresa los datos del producto o servicio: Haz clic en la sección de la partida y completa los campos:
    • Cantidad: Indicas la cantidad del producto a devolver.
    • Descripción: Seleccionas el artículo para elaborar la nota de crédito.
    • Impuestos: Indicas el porcentaje de los impuestos que corresponda a aplicar al producto, como IVA (Impuesto al Valor Agregado), IEPS (Impuesto Especial sobre Producción y Servicios), entre otros.
    • Unidad: Agregas la medida en la que vendiste el producto.
    • Precio unitario: Valor sin impuestos en la que vendiste el producto.
    • Descuento: Defines la reducción aplicable al costo.
  6. Al completar, se mostrará la imagen, descripción y totales de los productos agregados.
  7. Guarda la nota de crédito. Verifica que los datos sean correctos y haz clic en Grabar o presiona F3.

Finalización y Verificación de la Nota de Crédito

Una vez capturados los datos de la nota de crédito, es necesario revisar los montos, definir las condiciones de pago y realizar la entrega del documento.

Revisión de Montos y Definición de Condiciones de Pago

Después de grabar la nota de crédito, el sistema te solicitará los detalles de pago y fiscalización.

  1. Enseguida visualizarás los totales y das clic en el botón Grabar.
  2. A continuación, se mostrará la ventana de Condiciones de pago, en donde es necesario que selecciones la clave que corresponda en los siguientes campos:
    • Régimen fiscal: Selecciona el régimen de incorporación fiscal en el que se encuentra tu cliente.
    • Uso del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI): Elige la clave que mejor describa el uso que se le dará al documento, por ejemplo: G02-Devoluciones, descuentos o bonificaciones. Por omisión el uso del CFDI se indica con la clave G02. Devoluciones, descuentos o bonificaciones.
    • Método de pago: Defines la opción Pago en Una sola Exhibición (PUE) o Pago en Parcialidades o Diferido (PPD).
    • Forma de pago SAT: Registra la que se utilizó al descontar, devolver o bonificar.
  3. Una vez completes la información, para guardar los cambios das clic en el botón Aceptar.

Entrega del Documento

Para finalizar el proceso y entregar la nota de crédito a tu cliente:

  1. Por último, activas las opciones de Impresión, Envío por correo electrónico y Vista preliminar para la entrega del documento.
  2. Haz clic en el botón Aceptar para finalizar la creación de la nota de crédito.

Verificación del Estado de Cuenta y del XML

Es crucial verificar la aplicación de la nota de crédito y la validez fiscal del documento.

Lea también: Cómo calcular el IVA

  1. Para validar el estado de cuenta del cliente debes ingresar a: módulo Clientes, despliega el menú, seleccionas el cliente y das doble clic, en la consulta seleccionas, luego en estado de cuenta y Ver mov. Saldados. En una futura operación se podrá aplicar la bonificación de manera administrativa.
  2. Para validar la información de tu XML ingresa a: módulo Notas de crédito, seleccionas la nota de crédito a consultar y das clic en Descargar.

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