En el entorno fiscal mexicano, la contabilidad desempeña un papel crucial para garantizar la transparencia, el cumplimiento normativo y la estabilidad financiera de las empresas y los contribuyentes. En México, la contabilidad fiscal no solo es una obligación formal, sino una herramienta indispensable para el control y crecimiento de las empresas. El Código Fiscal de la Federación (CFF) establece con claridad qué debe integrar la contabilidad y quiénes están obligados a llevarla. Por eso, llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes.
Fundamentos legales y normativos
El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
Requisitos de conservación y gestión documental
El Artículo 30 establece los plazos, requisitos y condiciones bajo los cuales los contribuyentes deben conservar su contabilidad y documentación relacionada. El artículo detalla situaciones particulares en las que se debe conservar documentación específica. Aquellos documentos firmados electrónicamente o con sello digital deberán conservarse conforme a las disposiciones del SAT. Las autoridades fiscales pueden requerir documentación de ejercicios anteriores cuando ejercen facultades de comprobación.
Ejemplos de documentación requerida
- Importaciones: Una empresa que realiza importaciones debe conservar no solo sus facturas de compra, sino también los pedimentos aduanales, estados de cuenta bancarios que reflejen el pago de dichas compras y los CFDI correspondientes a los gastos de transporte.
- Capital social: Una empresa que aumenta su capital social mediante la aportación de maquinaria debe conservar el avalúo de la maquinaria, el acta de asamblea donde se aprobó el aumento y los registros contables que muestren la capitalización.
- Controles volumétricos: Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
Contabilidad electrónica y el portal "Mis Cuentas"
Para los efectos del artículo 28 del CFF, ciertos contribuyentes pueden utilizar la herramienta electrónica “Mis cuentas”, disponible a través del Portal del SAT, para capturar los datos correspondientes a sus ingresos y gastos. En cada póliza se deben distinguir los folios fiscales de los comprobantes fiscales que soporten la operación, permitiendo identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, de conformidad con el artículo 33, apartado B, fracción III del Reglamento del CFF.
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| Tipo de Contribuyente | Condición para uso de "Mis Cuentas" |
|---|---|
| Contribuyentes del RIF | Ingresos anuales hasta $2,000,000.00 M.N. |
| Título IV, Capítulo II (ISR) | Ingresos anuales hasta $4,000,000.00 M.N. |
Infracciones y sanciones
El Artículo 83 del CFF detalla las infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, entre las cuales destacan:
- No llevar contabilidad.
- No realizar los registros contables conforme a las disposiciones fiscales.
- No conservar la documentación por el plazo establecido por las leyes.
- No presentar el dictamen dentro del término previsto.
- No proporcionar información sobre mercancías en transporte en territorio nacional.
Llevar una contabilidad ordenada y conforme a la legislación vigente no solo es una obligación fiscal, sino una herramienta estratégica para una gestión empresarial efectiva y una toma de decisiones fundamentada. En WMJA, comprendemos la importancia de una gestión contable eficiente y alineada con las normativas fiscales. Nuestro equipo de expertos está listo para ayudarte a implementar sistemas de conservación contable robustos y diseñados a la medida de tu empresa.
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