Guía Completa de la Declaración Anual para Asalariados y Profesionistas Independientes

Las personas físicas son todos aquellos contribuyentes que de manera particular desarrollan cierta actividad económica; puede tratarse de vendedores, comerciantes, profesionistas o empleados. En el presente tema prestaremos especial atención al régimen de Asalariados y al de Actividades empresariales de las personas físicas.

Trabajar de forma independiente tiene muchas ventajas. La relación con el SAT no tiene que ser una de las desventajas. Esta guía cubre todo lo que un freelancer necesita saber para estar al corriente con sus obligaciones fiscales en México, desde el primer paso hasta la declaración anual, explicado sin tecnicismos.

¿Quién es freelancer ante el SAT?

Si cobras por tus servicios de forma independiente (como diseñador, desarrollador, consultor, escritor, fotógrafo, médico, abogado o cualquier actividad profesional sin relación laboral fija), el SAT te considera una persona física con uno de estos regímenes:

• Actividades profesionales (honorarios): para quienes prestan servicios de forma independiente. Es el régimen más común para freelancers.
• Régimen Simplificado de Confianza (RESICO): disponible desde 2022, aplica tasas reducidas sobre el ingreso total sin necesidad de comprobar gastos.
• Actividad empresarial: para quienes además de servicios también venden productos o tienen un negocio más formal. Las tiendas de abarrotes, los talleres mecánicos, fondas, restaurantes, cafeterías, cocinas económicas, escuelas, farmacias, ferreterías, cantinas, bares, refaccionarias y artesanos; son ejemplos de actividad empresarial.

La elección del régimen es una de las decisiones más importantes, porque determina cuánto pagas de impuestos y qué obligaciones tienes cada mes.

Regímenes Fiscales Clave para Personas Físicas

Existen diversos regímenes fiscales bajo los cuales las personas físicas pueden obtener ingresos. Los más relevantes para este tema son:

Lea también: Identifica tu tipo de RFC (asalariado o persona física)

• Sueldos, salarios y asimilados (Título IV).
• Actividad empresarial y Servicios profesionales (Honorarios) (Título IV. Capítulo II).
• Simplificado de Confianza (Título IV. Capítulo II).
• Arrendamiento (Título IV). Se refiere aquellas personas físicas que obtienen ingresos por renta de bienes inmuebles como casas, departamentos, edificios, locales o bodegas.

¿Qué régimen te conviene: honorarios o RESICO?

Esta es la pregunta más frecuente. La respuesta depende de tus ingresos y tus gastos. A continuación, se detallan las características de cada uno:

Régimen de honorarios (actividades profesionales)

Funciona con el esquema de ISR progresivo que aplica a todas las personas físicas. Pagas impuesto sobre tu utilidad (ingresos menos gastos deducibles del negocio). Si tienes muchos gastos comprobables como renta de oficina, equipo y software, este régimen puede ser más conveniente porque reduces tu base gravable. Las tasas de ISR van del 1.92% al 35% según el nivel de ingresos mensuales.

RESICO (Régimen Simplificado de Confianza)

Aplica una tasa fija y reducida directamente sobre tus ingresos totales, sin deducir gastos del negocio. Las tasas van del 1% al 2.5% según el nivel de ingresos anuales. Es conveniente cuando tus gastos deducibles son bajos, porque la tasa efectiva puede resultar mucho menor que en honorarios. El requisito para entrar al RESICO es que tus ingresos anuales no deben superar 3.5 millones de pesos.

Para ilustrar mejor, considera la siguiente tabla comparativa:

Característica	Régimen de Honorarios (Actividades Profesionales)	Régimen Simplificado de Confianza (RESICO)
Base Gravable	Utilidad (Ingresos menos Gastos Deducibles)	Ingresos Totales
Tasas de ISR	1.92% a 35% (progresivas)	1% a 2.5% (fijas, sobre ingresos totales)
Gastos Deducibles del Negocio	Sí, reducen la base gravable	No se deducen para el cálculo del ISR (solo deducciones personales)
Límite de Ingresos Anuales	Sin límite específico	Hasta $3.5 millones de pesos
Conveniente si...	Tienes muchos gastos comprobables	Tus gastos deducibles son bajos

Ejemplo práctico: si ganas $50,000 mensuales y tienes gastos comprobables de $5,000, en honorarios pagas ISR sobre $45,000. En RESICO pagas sobre $50,000 pero a una tasa de alrededor del 1.5%, lo que puede resultar en un impuesto menor en términos absolutos. Usa nuestra calculadora RESICO vs Honorarios para ver cuál te conviene según tu situación específica.

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Cómo darte de alta en el SAT como freelancer

Si aún no tienes RFC o no tienes actividades registradas, estos son los pasos:

Si no tienes RFC

1. Entra al portal del SAT (sat.gob.mx) y genera tu RFC por internet con tu CURP o puedes ir al SAT, con una previa cita, como nuevo contribuyente.
2. Completa el proceso de validación de identidad con SAT ID (la app del SAT).
3. Una vez que tienes tu RFC, puedes registrar tus actividades económicas en línea.

Si ya tienes RFC pero sin actividades registradas

1. Entra al portal del SAT con tu RFC y contraseña.
2. Ve a la sección de Trámites y busca Inscripción al RFC.
3. Agrega la actividad económica que corresponde a tu trabajo.
4. Elige el régimen fiscal (honorarios o RESICO).
5. Descarga tu constancia de situación fiscal actualizada.

Con Heru puedes hacer este proceso acompañado de un experto que te guía en cada paso y se asegura de que quedes dado de alta correctamente desde el inicio.

¿Qué declaras cada mes?

Una vez dado de alta como freelancer, tienes obligaciones fiscales mensuales. Se trata de un pago provisional, ya que el contribuyente también debe presentar su declaración anual.

En el régimen de honorarios

Cada mes debes presentar una declaración de pago provisional de ISR. El plazo es a más tardar el día 17 del mes siguiente al que corresponde (enero se paga en febrero, febrero en marzo, y así sucesivamente). El pago provisional se calcula sobre la diferencia entre tus ingresos del mes y tus deducciones autorizadas. Se aplica la tabla de ISR mensual y se restan los pagos ya realizados. También debes pagar IVA mensual si eres contribuyente de IVA.

En RESICO

El cálculo es más sencillo. Cada mes calculas el ISR aplicando la tasa que te corresponde según tus ingresos del mes y presentas tu declaración de pago definitivo. Se llama definitivo porque no hay declaración anual de ISR adicional para los ingresos de RESICO (aunque sí presentas declaración anual para aplicar deducciones personales). El IVA aplica de la misma forma que en honorarios.

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Declaración Anual: Qué presentar y Cuándo

La declaración anual de sueldos y salarios es el reporte que entregas al SAT donde informas cuánto ganaste el año anterior, sumando tus ingresos y tus deducciones personales. Al presentarla, el resultado puede ser un saldo a favor, cuando te devuelven dinero; un impuesto a cargo, cuando debes pagar; o un saldo en ceros, cuando ni pagas ni te devuelven nada. Así que, al final, tu declaración te da una de esas tres sorpresas.

¿Quiénes están obligados a presentarla?

Además de las declaraciones mensuales, los freelancers tienen la obligación de presentar una declaración anual entre el 1 de enero y el 30 de abril del año siguiente. Están obligados a presentar la declaración anual las personas físicas que trabajan bajo el Régimen de Sueldos y Salarios, pero solo si se encuentran en alguna de las siguientes situaciones:

• Si ganaste más de $400,000 pesos al año.
• Si, además de tu sueldo, tuviste otros ingresos, como por ejemplo por servicios profesionales, alguna actividad empresarial o incluso si rentas una propiedad.
• Si terminaste tu chamba antes del 31 de diciembre o si tuviste dos o más empleadores de forma simultánea en el mismo año.
• Si le dijiste a tu jefe por escrito que tú mismo te harías cargo de presentar tu declaración anual.
• Si ganas sueldos de personas que no hacen retenciones, como organismos internacionales o embajadas.

Estos supuestos de obligación los puedes consultar directamente en el Servicio de Administración Tributaria. Si te encuentras en alguno de estos casos, ¡prepárate porque te toca hacer la declaración!

¿Cuándo y cómo se presenta la declaración anual?

La declaración se presenta durante todo el mes de abril del año siguiente al que corresponde la información. O sea, si estás declarando lo que ganaste en 2025, la presentaste en abril de 2026, y la del ejercicio 2026 se presenta en abril de 2027, según lo informa el Servicio de Administración Tributaria. Para el ejercicio 2025, el plazo vence el 30 de abril de 2026. Ahora, si se te pasa el mes y te tocaba presentarla porque estabas obligado, puedes hacerla después, pero ¡aguas! Si el resultado es que debes dinero, esa cantidad va a aumentar por recargos y actualizaciones que el SAT te suma. Así que, mejor no lo dejes para luego, porque te puede salir más caro.

Puedes hacerlo directo en la página del SAT usando tu RFC y contraseña o tu e.firma. También existen plataformas como TaxDown, que te ofrecen asesoría personalizada y tecnología para facilitar el proceso y que el trámite te resulte mucho más sencillo.

¿Qué incluye la declaración anual de un freelancer?

• Ingresos totales del año.
• Gastos deducibles del negocio (en honorarios).
• Deducciones personales (en ambos regímenes).
• Cálculo del ISR anual definitivo.
• Diferencia entre lo que ya pagaste mensualmente y lo que resulta del cálculo anual. Esto puede generar saldo a favor (el SAT te devuelve dinero) o impuesto a cargo adicional.

Deducciones Fiscales para Freelancers y Asalariados

Hay dos tipos de deducciones que puedes aplicar:

Deducciones del negocio (solo en honorarios)

Son los gastos directamente relacionados con tu actividad profesional que reducen tu base gravable:

• Renta de oficina o espacio de trabajo.
• Equipo de cómputo (laptops, monitores, accesorios).
• Software y herramientas digitales (Adobe, Figma, GitHub, Notion, etc.).
• Servicios de internet y teléfono (la parte proporcional de uso profesional).
• Papelería y materiales de trabajo.
• Gastos de capacitación y cursos relacionados con tu actividad.
• Honorarios de subcontratistas o colaboradores.
• Transporte y viáticos relacionados con el trabajo.

Todos deben estar facturados con CFDI a tu RFC. Los gastos en efectivo no son deducibles.

Deducciones personales (aplican en ambos regímenes)

Las deducciones personales se aplican solo en la declaración anual y son independientes de las del negocio. Si haces tu declaración anual, puedes aprovechar un montón de deducciones que te alivianen la carga, como por ejemplo:

• Gastos médicos, dentales y hospitalarios.
• Honorarios de psicólogos o nutriólogos.
• Análisis clínicos.
• Compra de lentes ópticos graduados.
• Gastos por incapacidad o discapacidad.
• Gastos funerarios.
• Donativos.
• Intereses reales por créditos hipotecarios.
• Aportaciones voluntarias al Sistema de Ahorro para el Retiro.
• Depósitos en cuentas para el ahorro.
• Primas de seguros de gastos médicos.
• Colegiaturas hasta nivel bachillerato.
• Gastos de transportación escolar obligatoria.

Todo esto influye para que el SAT te devuelva un saldo a favor o, si tienes que pagar, al menos te baja lo que debes. ¡Aprovecha! Para ver la lista completa con topes y requisitos, revisa nuestra guía de deducciones personales SAT 2025.

Facturación: Cómo emitir tus CFDI

Como freelancer tienes dos obligaciones relacionadas con la facturación:

• Emitir facturas a tus clientes: cuando cobras por tus servicios, debes emitir un CFDI. Muchas empresas no pueden pagarte sin una factura.
• Pedir factura por tus gastos: para que un gasto sea deducible necesitas el CFDI a tu nombre. Siempre solicita factura con tu RFC.

Tienes varias opciones para emitir tus facturas: el portal gratuito del SAT (funcional pero poco amigable) o herramientas como Heru, que incluyen facturación en sus planes y simplifican todo el proceso. El Plan Freelancer de Heru incluye 100 facturas al mes, más que suficiente para la mayoría de los freelancers.

¿Qué datos necesitas para facturar? Tu RFC y datos fiscales, el RFC y datos fiscales de tu cliente, la descripción del servicio, el monto y la moneda, y si aplica IVA o no (depende del tipo de servicio y si tu cliente es persona moral).

Errores más comunes de los freelancers ante el SAT

• No darse de alta cuando empiezan a cobrar: Muchos freelancers empiezan a cobrar sin estar dados de alta. Esto genera un historial de ingresos sin declarar que puede derivar en requerimientos cuando los clientes reportan los pagos que te hicieron.
• Olvidar los pagos provisionales mensuales: La declaración anual es obligatoria, pero los pagos mensuales también. Si solo presentas la anual sin haber hecho los mensuales, el SAT puede cobrarte recargos por los pagos provisionales omitidos.
• No separar los gastos del negocio de los personales: Los gastos personales no son deducibles como gasto del negocio. Lo ideal es tener una cuenta bancaria dedicada al negocio para mantener todo separado y evitar problemas en una revisión.
• Facturar sin saber si aplica IVA o no: El IVA no aplica a todos los servicios de la misma forma. Algunos servicios están exentos y otros están gravados al 16%. Si tienes duda, consulta con un experto antes de emitir la factura.
• No emitir el CFDI en el mes en que se recibió el pago: El CFDI debe emitirse en el período en que se recibió el pago. Si cobras en diciembre pero emites la factura en enero, el ingreso corresponde a ejercicios distintos y puede causar inconsistencias en tu declaración.

¿Cuánto paga un freelancer de impuestos?

La respuesta depende de tu régimen, tus ingresos y tus deducciones. Aquí hay dos ejemplos para darte una idea general.

Ejemplo en RESICO con $30,000 mensuales

Con ingresos de $30,000 al mes la tasa de ISR en RESICO es aproximadamente del 1.5%. El ISR mensual estimado sería de $450 MXN. El IVA, si aplica, se traslada al cliente y no representa un costo adicional para ti.

Ejemplo en honorarios con $30,000 mensuales y $5,000 de gastos

Base gravable: $25,000. ISR mensual estimado: aproximadamente $3,500 a $4,500 MXN, dependiendo del acumulado del año. Usa nuestra calculadora de impuestos para freelancers para ver tu estimado personalizado según tus ingresos y gastos reales.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la declaración anual de sueldos y salarios?

La declaración anual de sueldos y salarios es el reporte que entregas al SAT donde informas cuánto ganaste el año anterior, sumando tus ingresos y tus deducciones personales. Al presentarla, el resultado puede ser un saldo a favor, cuando te devuelven dinero; un impuesto a cargo, cuando debes pagar; o un saldo en ceros, cuando ni pagas ni te devuelven nada.

¿Quiénes están obligados a presentar la declaración anual?

Están obligados a presentar la declaración anual quienes ganaron más de $400,000 pesos al año, tuvieron otros ingresos además del sueldo, cambiaron de empleo antes del 31 de diciembre o tuvieron más de dos empleadores. También deben hacerlo quienes avisaron a su jefe que la presentarían por su cuenta y quienes reciben sueldos de organismos internacionales o embajadas.

¿Cuándo y cómo se presenta la declaración anual?

La declaración anual se presenta durante todo el mes de abril del año siguiente al que corresponde la información. Puedes hacerlo directo en la página del SAT usando tu RFC y contraseña o tu e.firma. También existen plataformas como TaxDown, que te ofrecen asesoría personalizada y tecnología para facilitar el proceso y que el trámite te resulte mucho más sencillo.

¿Qué ventajas tiene presentarla?

Si haces tu declaración anual, puedes aprovechar un montón de deducciones que te alivianen la carga, como por ejemplo: gastos médicos, dentales y hospitalarios, honorarios de psicólogos o nutriólogos, análisis clínicos, compra de lentes ópticos graduados, gastos por incapacidad o discapacidad, gastos funerarios, donativos, intereses reales por créditos hipotecarios, aportaciones voluntarias al Sistema de Ahorro para el Retiro, depósitos en cuentas para el ahorro, primas de seguros de gastos médicos, colegiaturas hasta nivel bachillerato, y gastos de transportación escolar obligatoria. Todo esto influye para que el SAT te devuelva un saldo a favor o, si tienes que pagar, al menos te baja lo que debes. ¡Aprovecha!

¿Debo declarar ingresos de clientes en el extranjero?

Sí. Si eres residente fiscal en México, debes declarar todos tus ingresos, incluyendo los de clientes en el extranjero. El IVA en exportaciones de servicios aplica a tasa 0%, lo que en la práctica significa que no cobras IVA a tu cliente extranjero. Los ingresos en dólares u otras monedas se convierten al tipo de cambio del día en que se recibieron.

¿Tengo que darme de alta en el IMSS como freelancer?

Como freelancer no tienes patrón que te afilie al IMSS. Puedes incorporarte de forma voluntaria como trabajador independiente, lo que tiene un costo mensual pero te da acceso a servicios médicos y seguro de invalidez. También puedes contratar un seguro de gastos médicos mayores privado, que además es deducible.

¿Qué pasa si un mes no tuve ingresos?

Igual debes presentar tu declaración mensual en ceros. Es un trámite rápido, pero omitirlo genera multas por declaración extemporánea.

¿Puedo cambiarme de régimen si me equivoqué al elegir?

Sí. Puedes solicitar el cambio de régimen en el SAT, aunque tiene ciertas restricciones según el tiempo que llevas. Lo ideal es hacer el cambio en enero para evitar complicaciones en la declaración del año.

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