La contabilización de las operaciones en una agencia de viajes requiere un tratamiento específico, diferenciando claramente entre la gestión de fondos de terceros y la retribución por la actividad comercial propia. Según la Consulta del ICAC (n.º 19/1994), las operaciones realizadas por una empresa en ejecución de un mandato no tienen, en principio, influencia en los resultados de la empresa mandataria, salvo en lo relativo a la retribución del servicio.
Si la empresa realiza actividades por cuenta de otra, ya sea en su nombre o en nombre propio, sólo originará el registro contable de los movimientos de tesorería que pudieran producirse y, en su caso, el de contabilización del ingreso correspondiente a la retribución, ya sea en forma de comisión o cualquier otra figura similar. Las comisiones percibidas por la agencia de viajes no son unos ingresos con carácter accesorio, sino que lo son como la actividad ordinaria y principal de la empresa.
Tratamiento contable de las operaciones de intermediación
Al gestionar un viaje, la agencia actúa como mandataria. Por ejemplo, si un viaje cuesta 100,00 €, de los cuales 15,00 € corresponden a la comisión de la agencia y 75,00 € al mayorista, la parte correspondiente al mayorista no debe contabilizarse como un ingreso o gasto propio, sino como un movimiento de tesorería gestionado por cuenta ajena.
Para la contabilización de los movimientos de tesorería que se puedan producir, podrán utilizarse cuentas del subgrupo 55. El efectivo recibido no lo es en concepto de depósito irregular, sino en ejecución de un mandato por cuenta de otra empresa. Por tanto, procede emplear una cuenta corriente de efectivo del subgrupo 55 en lugar de la cuenta (561) Depósitos recibidos a corto plazo.
Ejemplo de asientos contables sugeridos
Para una agencia minorista, el proceso contable se estructura de la siguiente manera:
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- Por la entrega a cuenta del cliente que efectúa al minorista: Cargo en (57) Tesorería con abono a (554) Cuenta corriente con el mayorista/cliente.
- Por el pago del minorista a los diversos mayoristas: Cargo en (554) Cuenta corriente con abono a (57) Tesorería.
- Por la facturación de comisiones: Cargo en (430) Clientes (o cuenta equivalente del mayorista) con abono a (705) Prestaciones de servicios y (477) Hacienda Pública, IVA repercutido.
Es recomendable usar la cuenta (705) en vez de la (754), puesto que realmente es la actividad corriente de la empresa el cobrar estas cantidades por mediar entre cliente y mayorista.
Gestión de gastos de viaje y deducciones
Contabilizar gastos de viaje es una tarea habitual en cualquier empresa con actividad comercial. Para contabilizar estos gastos, el Plan General Contable (PGC) establece el uso de subcuentas específicas dentro del grupo 6 (Compras y gastos). Los gastos de transporte, incluidos peajes y parkings, así como los viáticos o el alojamiento, se asientan generalmente en la cuenta (629) Otros servicios.
Una correcta gestión y contabilización de los gastos de viaje no solo asegura el cumplimiento fiscal, sino que proporciona una visión real de los costes operativos de la empresa. El IVA es deducible cuando existe factura completa y el gasto está vinculado a la actividad profesional. Sin justificante válido, el gasto no será fiscalmente deducible.
Tabla: Resumen de cuentas contables comunes
- 627: Gastos de publicidad, propaganda y relaciones públicas (gastos de representación).
- 629: Otros servicios (transporte, alojamiento, viáticos).
- 640: Sueldos y salarios (si las dietas se abonan en nómina).
- 554: Cuenta corriente con terceros (gestión de mandatos en agencias).
- 705: Prestaciones de servicios (ingresos por comisiones de gestión).
La importancia de registrar las notas de gastos de forma correcta radica en que, cuando las cuentas están bien ordenadas, la empresa tiene una visión más fiable y real de la situación financiera en la que se encuentra. Definir una política de gastos corporativa con límites por categoría ayuda a evitar desviaciones y facilita la posterior contabilización.
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