Dirigir una empresa con éxito implica algo más que ofrecer un gran producto o servicio. Puede utilizar muchas herramientas diferentes para profundizar en los detalles del cuadro financiero de su empresa durante cada ciclo contable. El balance es una de las más importantes.
¿Qué es el Estado de Situación Financiera?
El balance general, también conocido como estado de situación financiera o estado de posición financiera, es un estado financiero básico que refleja, en términos monetarios, la relación que guardan los bienes y derechos de una entidad económica, respecto de sus obligaciones con terceros y de la inversión de los socios, accionistas o patrocinadores a una fecha determinada. Un estado de situación financiera ofrece una visión de las circunstancias financieras de una empresa durante un periodo de tiempo específico. El estado de situación enumera los activos, pasivos y patrimonio de una empresa.
Es de mencionarse que estos recursos tuvieron un origen, es decir, fueron obtenidos mediante aportaciones hechas por los propietarios de la entidad o fueron obtenidos a través de endeudarse con personas ajenas a ella. Así pues, cualquier entidad requiere de información financiera que indique con detalle la situación que guardan sus recursos, deudas y patrimonio, a una fecha determinada, como consecuencias de todas las operaciones realizadas hasta entonces. Esta necesidad la satisface un estado financiero en particular: el estado de situación financiera o balance general. En él se detalla de qué manera los administradores están utilizando los recursos de la empresa.
«El estado de situación financiera, también conocido como balance general, presenta en un mismo reporte la información necesaria para tomar decisiones en las áreas de inversión y de financiamiento. «Estado de situación financiera es el que muestra dicha situación en una entidad, a una fecha determinada.
Componentes del Estado de Situación Financiera
Es decir, en el balance general de una empresa se refleja el patrimonio de la misma, en un momento determinado, y se facilita información estática de sus bienes, derechos y obligaciones. Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable.
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Los balances ofrecen una visión global de las finanzas de su empresa.
| Componente | Descripción |
|---|---|
| Activos | Recurso controlado por una entidad, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan beneficios económicos futuros, derivados de las operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad. Representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización. |
| Pasivos | Representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa. |
| Patrimonio Neto | Es el valor que queda en la empresa después de contabilizar los activos y pasivos. Es lo que quedaría tras la liquidación. Refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad. Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna. |
Activos
El activo está constituido por bienes y derechos. Los primeros se refieren a cosas tangibles como la maquinaria, el mobiliario, los equipos informáticos, los materiales o los inmuebles (conocido como activo fijo). Y también los intangibles como, por ejemplo, una patente de marca, licencias de software o su fondo de comercio, en su caso. Los activos son lo que posee su empresa. Algunos ejemplos son las materias primas, el efectivo disponible y las cuentas por cobrar.
Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo (clasificación que ya se venía empleando). Los activos se clasifican en Corrientes y No Corrientes. Bajo la columna de activos de un estado de cuentas está todo lo que posee la empresa, ya sea efectivo en el banco, inventario, propiedades o equipo propio. Los activos cuya conversión en efectivo tarda más tiempo en materializarse se consideran no corrientes.
Pasivos
Los pasivos son tus obligaciones financieras. En primer lugar debemos distinguir dentro del Pasivo, el exigible y no exigible, siendo no exigible el Patrimonio Neto y el Pasivo Exigible el resto de pasivo. Los pasivos registran lo que debe la empresa, como salarios, impuestos y cualquier deuda.
Patrimonio Neto o Capital Contable
Por otra parte, el pasivo y el patrimonio neto ofrecen información sobre cómo se financia el activo de la compañía. La diferencia entre uno y otro radica en que el patrimonio neto está constituido por los fondos propios de la entidad: capital (aportaciones de sus socios, accionistas o partícipes), reservas, resultados de la actividad no distribuidos, etc.). El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable. Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares.
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En el patrimonio neto, una empresa debe registrar la cantidad de dinero que aportan los propietarios y accionistas de la empresa en su creación y puesta en marcha. En términos más simples, el patrimonio neto es igual a activos menos pasivos. Es la proporción del negocio que es de propiedad absoluta.
La Ecuación Contable
La ecuación contable es una fórmula sencilla que permite obtener de un vistazo una visión global de la empresa. Te ayuda a confirmar que tu balance está realmente equilibrado. La ecuación contable básica también se conoce como ecuación del balance.
Observar la fórmula de la ecuación contable es la mejor manera de entenderlo:
Activos = Pasivo + Fondos propios
La ecuación contable muestra cómo interactúan estos tres componentes que conforman el valor de tu empresa. Cuanto más pueda aumentar sus activos y reducir sus pasivos, mayor será el patrimonio neto de su empresa.
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La Ecuación Contable y la Contabilidad por Partida Doble
Esta ecuación es una herramienta importante en la contabilidad por partida doble, que registra cada transacción dos veces en al menos dos partidas. Por ejemplo, si pides un préstamo empresarial de 10.000 dólares, registrarías la deuda de 10.000 dólares como un pasivo. Al mismo tiempo, los 10.000 dólares que te pagó el banco se considerarían un activo de la empresa. La contabilidad por partida doble mejora la exactitud, ya que registrar los asientos dos veces reduce los errores.
Con este planteamiento, el activo debe ser siempre igual al pasivo más los fondos propios de los propietarios. La ecuación también es útil si quieres calcular el pasivo o el patrimonio neto. La razón principal por la que el estado de situación financiera también se denomina balance general es simple: todos los cálculos tienen que cuadrar. Para calcular el valor de los activos de una empresa, hay que asegurarse de que sean iguales a los pasivos y al patrimonio neto una vez emitidos. La ecuación contable le ayuda a confirmar que su sistema de contabilidad por partida doble funciona.
La ecuación contable permite trasladar cada transacción o movimiento. Un ejemplo puede aclarar la ecuación contable. Puede resolver la paz patrimonial que falta restando los pasivos de los activos.
Ecuación Contable Ampliada
Si quieres más detalles sobre las finanzas de tu empresa, puedes utilizar una ecuación contable ampliada. Este desglose es importante porque en la ecuación básica, los fondos propios son bastante amplios. Incluye todo el valor que una empresa da a sus propietarios. Pero los propietarios pueden tener distintos tipos de intereses en una empresa. Con esta fórmula ampliada, puedes ver más de cerca a dónde va el dinero:
- Capital aportado.
- Beneficios retenidos iniciales.
- Ingresos.
- Gastos. Los gastos se refieren a todo el dinero que gasta la empresa.
- Dividendos. Los dividendos son el dinero que la empresa paga a los accionistas o propietarios.
Presentación y Características del Estado de Situación Financiera
Hay que tener en cuenta que las cifras que lo integran son una foto fija, el saldo existente a una fecha determinada en cada una de las partidas que lo componen. Por esta razón, el balance general forma parte de los estados financieros llamados estáticos. Lógicamente, esos saldos pueden sufrir aumentos o disminuciones a lo largo del tiempo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad.
La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de cada ejercicio contable (es decir, un año completo); sin embargo, “puede elaborarse en forma trimestral, sobre todo para las entidades que cotizan en Bolsa, mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las organizaciones”. Las cifras que lo integran son acumulativas, es decir, cuentan con saldos al inicio del periodo contable, que se modifican con aumentos o disminuciones a lo largo de dicho periodo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad a una fecha determinada.
Recuerde que es una instantánea temporal: un estado de situación financiera refleja el desempeño de una empresa durante un periodo de tiempo determinado, como un mes, un trimestre o un año. Esto significa que, si bien es un buen indicador del desempeño pasado y actual, no es necesariamente una buena base para pronosticar el desempeño futuro.
Formas de Presentación
- En forma de cuenta: Es la presentación más utilizada; tradicionalmente en ella se muestran, horizontalmente, del lado izquierdo el activo y del lado derecho el pasivo y el capital contable o se muestran en este orden en forma vertical. La presentación en forma de cuenta obedece a la formula A = P + C, la cual, como ya hemos señalado, es conocida también como fórmula del balance.
- En forma de reporte: Se presenta verticalmente, en primer lugar se muestra el activo, en seguida se incluye el pasivo y al final se presenta el capital contable.
En el encabezado del documento se debe incluir mínimo: Nombre de la entidad, régimen mercantil (S.A), nombre del informe, fecha de emisión, tipo de moneda utilizada. En las columnas destinadas para el registro de cantidades (saldo de las cuentas) sólo debe incluir las cantidades correspondientes. Evite incluir el signo de pesos ($) al anotar los saldos.
Variaciones Regionales
Los requisitos de formato para los informes varían según la ubicación. Una diferencia notable, por ejemplo, es que el formato del estado de situación financiera cambia para las empresas con sede en EE. UU. Dado que las organizaciones estadounidenses siguen los PCGA, sus estados de cuentas enumeran los activos, pasivos y patrimonio en orden de menor a mayor liquidez. Así, los activos convertibles en efectivo que tardan más tiempo en convertirse vienen primero, y los que se convierten más rápido aparecen en último lugar. Sin embargo, en la mayoría de las empresas fuera de los EE. UU., se invierte por lo general el orden de los activos y pasivos.
Las empresas que tienen múltiples divisiones utilizarán un estado de situación financiera consolidado para registrar los activos, pasivos y patrimonio de las subsidiarias y la empresa matriz que las controla. Por lo general, los estados consolidados como este se reservan para las empresas que cotizan en bolsa.
Importancia del Análisis
En cualquier caso, realizar este ejercicio periódicamente es fundamental, entre otras razones, porque su análisis aporta información esencial sobre liquidez y solvencia, pero también permite conocer al detalle, por ejemplo, cuánto dinero es propio y cuánto deben los proveedores o se debe a los acreedores, o qué cantidad de dinero se ha invertido y en qué capítulos.
Para las revisiones externas, la declaración aporta transparencia sobre el uso que hace una empresa de los recursos, el origen de su financiación y otros indicadores como relación deuda-capital, liquidez y rentabilidad. Para evaluar todas esas operaciones y conocer su impacto en la salud financiera de la organización, se confecciona periódicamente un documento, denominado balance general o de situación.
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