Los asientos de compras son un registro contable que se utiliza para registrar la compra de bienes o servicios por parte de una empresa. Este registro no solo es obligatorio por ley, sino que también te permite controlar las compras, determinar el costo de ventas y calcular los impuestos. El PGC se inclina por contabilizar las existencias por un método especulativo con desglose de cuentas.
Fundamentos de la Contabilidad de Compras
Esto significa que las entradas al almacén se registrarán contablemente a precio de coste, mientras que las salidas lo harán a precio de venta. A medida que se vayan realizando operaciones de esta naturaleza, se utilizarán cuentas de «Compras» (subgrupo 60) y de «Ventas» (subgrupo 70), según se trate. En el capítulo 3, «Gastos e ingresos. Determinación del resultado del ejercicio» , se explicó cómo las cuentas representativas de éstos -en este caso, compras y ventas- permitían determinar el resultado del período, sin más que traspasar sus saldos a la cuenta 129, «Pérdidas y ganancias», por lo que no aparecerían en el balance de la fecha de cierre.
Sin embargo, en el balance han de figurar las existencias que posee la empresa. Para designar las existencias que la empresa tiene en su poder, se utilizarán cuentas integrantes del grupo 3, «Existencias», que deben figurar en el activo del balance valoradas al precio de adquisición o al coste de producción. Al final del período, habrá que proceder a dar de baja las existencias poseídas al comienzo del ejercicio y, también, a dar de alta las existentes en ese momento. Las contrapartidas de estas bajas y estas altas se representan contablemente por medio de cuentas de los subgrupos 61 ó 71, «Variación de existencias», vistas en el referido capítulo. Posteriormente, los saldos de las cuentas de ambos subgrupos se traspasarán a la cuenta 129, «Pérdidas y ganancias».
Importancia del Correcto Registro de Compras
Ciertamente, la realización de los diferentes asientos es algo rutinario en la contabilidad de una empresa. Y esto, en cierta manera, puede dar lugar a pensar que no es algo imprescindible o necesario. Sin embargo, nunca hay que perder de vista la importancia que puede tener esto en la contabilidad de una organización. El correcto registro se convierte en una herramienta fundamental para poder contrastar los resultados generales de la contabilidad en caso de que fuera necesario. Además, claro está, de ofrecer una visión diaria y específica del estado económico de la empresa. Así pues, no es difícil comprender la importancia que tiene conocer y saber cómo ejecutar los asientos en cuanto a la compra de mercancías.
Tipos de Asientos Contables de Compras
Asiento contable de compras de mercancías al contado
Para comenzar a plantear el asiento contable de las compras de mercancías que se hacen al contado lo primero que hay que identificar es la mercancía en cuestión y el precio de dicha mercancía. Después de esto hay que elegir el sistema mediante el cual se va a hacer, si por el sistema periódico o por el perpetuo.
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- En el sistema periódico se le da un débito a compras de mercancías y un crédito a la columna de efectivo. Es decir, que el precio de la mercancía se coloca en la columna de débito. Y, bajo la anotación de la mercancía se añade la palabra “efectivo” y en la columna de crédito se indica el dinero que ha de pagarse.
- Según el sistema perpetuo se anotaría la palabra “inventario” y en la columna de débito se añadiría el precio de la mercancía. Debajo de “inventario” se añade la palabra “efectivo” y en la columna de crédito se indica el precio que se ha pagado. Todo ello se registra de esta manera porque el inventario supone un coste y este aumenta con débito. Y, por otro lado, como se está usando el efectivo para pagar la compra, este disminuye, por lo que se le otorga un crédito.
Asiento contable de compras a crédito
En las compras a créditos, el dinero no se desembolsa en el momento en el que se adquiere el producto sino que tendrá que pagarse en unos treinta días. Por este motivo, habrá que registrar esta cuenta en el Diario General para controlar esa deuda con el proveedor, y habrá que hacerlo en el apartado de “cuentas por pagar”. Pues bien, de igual forma que en el caso anterior, tendrá que hacerse o por el sistema periódico o por el perpetuo.
- Según el periódico al apartado Compras de Mercancías se le da un débito y al de Cuentas por Pagar a Proveedores se le da un crédito.
- En el caso del método perpetuo habrá que darle un débito al inventario (que representaría los productos comprados) y un crédito a las Cuentas por Pagar a Proveedores.
Cabe destacar que cuando se lleva a cabo una venta, la salida inmediata del inventario con su costo se produce con el sistema perpetuo.
Asiento Contable de Compras en Tránsito: Existencias por Recibir
Las «existencias por recibir» se relacionan con la cuenta 28 del PCGE, la que significa que la mercadería aun no llega al almacén. La empresa Grupseld realiza la compra de mercaderías a un valor de S/ 6,000 más IGV, según factura electrónica F001-310, la cual será enviada luego de 25 días hasta su almacén en la ciudad de Chiclayo. Conoce mas de ello mediante un caso práctico.
El día 01 de Agosto, la empresa «Volki talki SAC», ha realizado una adquisición de materias primas valorizadas en 200.00 soles + IGV. Dicha adquisición fue realizada a la empresa «Rayos SAC», ubicada en la ciudad de Ica. Se conoce que el inventario estaría llegando a la empresa «Volki talki SAC» en 9 días.
Como se visualiza, la cuenta 284 está en el haber, lo que significa que las existencias por recibir salen. En otras palabras, es que la materia prima adquirida ya llegó al almacén de Volki Talki SAC, luego de 9 días de transito.
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Cuentas Contables Clave en los Asientos de Compras
Para ello, debemos tener en cuenta el Plan Contable General Modificado 2019, lo que menciona respecto a las cuentas 60, 63 y 65 y sus respectivas subcuentas.
| Cuenta | Descripción | Subcuentas |
|---|---|---|
| Cuenta 60: Compras | Acumula todas las compras de bienes que realiza la empresa y/o entidad para destinarlas a la venta o para incorporarlas al proceso productivo. |
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| Cuenta 63: Gastos de servicios prestados por terceros | Acumula todos los gastos por servicios prestados por terceros a la empresa y/o entidad. |
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| Cuentas 65: Otros gastos de gestión | Agrupa todos aquellos otros gastos diferentes a la actividad económica de la empresa y/o entidad, pero que estén relacionados indirectamente para el correcto funcionamiento de la empresa. |
|
| Subcuentas del Grupo 28: Existencias por Recibir | Reflejan bienes adquiridos que aún no llegan al almacén. |
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Casos Prácticos de Asientos de Compras
Caso Práctico de Compra de Mercadería más IGV
La empresa GRUPO DC SAC realiza la compra de 3 computadoras (mercadería) por un valor de S/. 5,000.00 más IGV, según factura E001-345.
Detalle de Factura:
- Base Imponible: 5,000.00
- IGV: 900.00
- Total: 5,900.00
Registro de la entrada de mercadería al almacén:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 20 | MERCADERÍAS | 5,000.00 | |
| 201 Mercaderías | |||
| 2011 Mercaderías | |||
| 20111 Costo | |||
| 61 VARIACIÓN DE INVENTARIOS | 5,000.00 | ||
| 611 Mercaderías | |||
| 6111 Mercaderías | |||
| X/X POR EL INGRESO DE LA MERCADERÍA AL ALMACÉN | |||
Caso Práctico Asiento de Compra Incluido IGV
La empresa GRUPO DC SAC realiza la compra de 2 impresoras (mercadería) por un valor de S/. 1,000.00 incluidos IGV, según factura E001-400. Así mismo, el pago fue en efectivo.
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Detalle de Factura:
- Base Imponible: 847.46
- IGV: 152.54
- Total: 1,000.00
Provisión de la compra de mercadería:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 60 | COMPRAS | 847.46 | |
| 601 Mercaderías | |||
| 6011 Mercaderías | |||
| 40 | TRIB. CONT. Y APORTES AL SIST. DE PENS. Y DE SALUD POR PAG. | 152.54 | |
| 401 Gobierno central | |||
| 4011 Impuesto general a las ventas | |||
| 40111 IGV cuenta propia | |||
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES TERCEROS | 1,000.00 | |
| 421 Facturas, boletas y otros comp. por pagar | |||
| 4212 Emitidas | |||
| X/X POR LA PROVISIÓN DE LA COMPRA DE MERCADERÍA | |||
Pago de la factura:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES TERCEROS | 1,000.00 | |
| 421 Facturas, boletas y otros comp. por pagar | |||
| 10 | EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO | 1,000.00 | |
| 101 Caja | |||
| X/X POR EL PAGO DE FACTURA E001-400 | |||
Ingreso de la mercadería al almacén:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 20 | MERCADERÍAS | 847.46 | |
| 201 Mercaderías | |||
| 2011 Mercaderías | |||
| 20111 Costo | |||
| 61 VARIACIÓN DE INVENTARIOS | 847.46 | ||
| 611 Mercaderías | |||
| 6111 Mercaderías | |||
| X/X POR EL INGRESO DE LA MERCADERÍA AL ALMACÉN | |||
Caso Práctico de Asiento de Compra de Materias Primas
Se adquiere materia prima para la elaboración de productos manufacturados, por un valor de S/ 5,000.00 más IGV. Por lo cual, se pide realizar el asiento de compra y destino.
Detalle de Factura:
- Base Imponible: 5,000.00
- IGV: 900.00
- Total: 5,900.00
Provisión de la compra de materia prima:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 60 | COMPRAS | 5,000.00 | |
| 602 Materias primas | |||
| 40 | TRIB. CONT. Y APORTES AL SIST. DE PENS. Y DE SALUD POR PAG. | 900.00 | |
| 401 Gobierno central | |||
| 4011 Impuesto general a las ventas | |||
| 40111 IGV cuenta propia | |||
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES TERCEROS | 5,900.00 | |
| 421 Facturas, boletas y otros comp. por pagar | |||
| 4212 Emitidas | |||
| X/X POR LA PROVISIÓN DE LA COMPRA DE MATERIA PRIMA | |||
Ingreso de la materia prima al almacén:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 24 | MATERIAS PRIMAS | 5,000.00 | |
| 241 Materias Primas | |||
| 2411 Materias Primas | |||
| 24111 Costo | |||
| 61 VARIACIÓN DE INVENTARIOS | 5,000.00 | ||
| 612 Materias primas | |||
| 6121 Materias primas | |||
| X/X POR EL INGRESO DE LA MATERIA PRIMA AL ALMACÉN | |||
Caso Práctico de Recibo de Servicios
La empresa GRUPO DC SAC recibe el servicio de internet por un monto de S/ 300.00 más IGV según recibo N.º 0001-343553
Detalle de Factura:
- Base Imponible: 300.00
- IGV: 54.00
- Total: 354.00
Provisión del servicio:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 63 | GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS | 300.00 | |
| 636 Servicios básicos | |||
| 6361 Energía eléctrica | |||
| 40 | TRIB. CONT. Y APORTES AL SIST. DE PENS. Y DE SALUD POR PAG. | 54.00 | |
| 401 Gobierno central | |||
| 4011 Impuesto general a las ventas | |||
| 40111 IGV cuenta propia | |||
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES TERCEROS | 354.00 | |
| 421 Facturas, boletas y otros comp. por pagar | |||
| 4212 Emitidas | |||
| X/X POR LA PROVISIÓN DEL SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA | |||
Destino del gasto:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 94 | GASTOS ADMINISTRATIVOS | 300.00 | |
| 941 Gastos administrativos | |||
| 79 | CARGAS IMPUT. A CUENT. DE COSTOS Y GASTOS | 300.00 | |
| 791 Cargas input. a cuent. de costos y gastos | |||
| X/X POR EL DESTINO DEL GASTO | |||
Caso Práctico de compra de Licencias de Software
La empresa GRUPO DC SAC adquirió una licencia por 1 mes de un software contable de un monto de S/ 300.00 más IGV según recibo N.º 0001-6458.
Detalle de Factura:
- Base Imponible: 300.00
- IGV: 54.00
- Total: 354.00
Provisión del uso de software:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 65 | OTROS GASTOS DE GESTIÓN | 300.00 | |
| 659 Otros gastos de gestión | |||
| 6599 Licencias de software | |||
| 40 | TRIB. CONT. Y APORTES AL SIST. DE PENS. Y DE SALUD POR PAG. | 54.00 | |
| 401 Gobierno central | |||
| 4011 Impuesto general a las ventas | |||
| 40111 IGV cuenta propia | |||
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES TERCEROS | 354.00 | |
| 421 Facturas, boletas y otros comp. por pagar | |||
| 4212 Emitidas | |||
| X/X POR LA PROVISIÓN DEL USO DE SOFTWARE | |||
Destino del gasto por el uso de software:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 94 | GASTOS ADMINISTRATIVOS | 300.00 | |
| 941 Gastos administrativos | |||
| 79 | CARGAS IMPUT. A CUENT. DE COSTOS Y GASTOS | 300.00 | |
| 791 Cargas input. a cuent. de costos y gastos | |||
| X/X POR EL DESTINO DEL GASTO POR EL USO DE SOFTWARE | |||