El día a día de un consultorio odontológico está repleto de momentos invisibles que, más allá del trabajo profesional, conforman al final de la línea la rentabilidad del mismo. En la administración de un consultorio odontológico cobra mucha importancia la siguiente regla: “Lo que no se mide, no se puede evaluar; y si no se puede evaluar, no se puede mejorar”. Por ello, es muy importante aprender los secretos y pormenores de cómo llevar la contabilidad de una clínica dental.
Importancia y Rol de la Contabilidad
Contabilidad es el ejercicio de llevar el control y registro de los flujos de dinero de nuestra clínica, permitiendo tener un panorama integral de ellos. Su rol consiste en facilitar la planificación financiera y el orden interno de los números de tu consulta, como también para dar cumplimiento a las regulaciones contables de tu país. En la actualidad, llevar una correcta contabilidad al día en la clínica dental es algo fundamental, ya que las declaraciones de patrimonio y cumplimiento del régimen tributario ante las autoridades provienen de este ejercicio.
Variables Contables: Ingresos y Gastos
Las variables de la contabilidad de una clínica dental apuntan a dos grandes elementos: ingresos y gastos. De estos elementos, el ingreso debe ser siempre mayor que el gasto. Este punto parece muy básico, pero en épocas de crisis económicas no son pocas las clínicas o consultorios odontológicos cuyos ingresos están por debajo de sus egresos, por lo que no son viables en el tiempo y tienen riesgo de quebrar.
Cálculo de ingresos y costos
Para calcular los ingresos de una clínica dental debemos tener muy detalladas las formas de pago de nuestros tratamientos. Por otro lado, para calcular los costos de una clínica dental, tenemos que saber en detalle el costo unitario que cuesta cada prestación odontológica. Debemos sumar el costo directo de los materiales que empleamos, más el costo de todos los insumos que vamos a emplear, además de calcular el tiempo que nos toma hacer esa prestación y sumarle el prorrateo del costo de la asistente dental, del profesional, y los gastos generales (luz, agua, teléfono, arriendo, etc.).
Herramientas para el Plan Financiero
Los distintos indicadores y tablas forman parte del plan financiero adaptado a una clínica dental:
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- El presupuesto provisional: Es una tabla financiera útil para determinar la tesorería y los movimientos de su clínica dental, analizando las cuentas por cobrar y por pagar.
- El estado de resultados provisional: Un instrumento que le servirá para planear diferentes ratios de desempeño, permitiendo determinar los beneficios económicos o pérdidas tras el cierre del ejercicio contable.
- El balance de la situación provisional: Define los elementos que tendrá su clínica dental (activo), sin olvidar las futuras deudas (pasivo).
- El plan de financiación: Tabla que servirá para conocer de qué manera su clínica dental va a cubrir sus necesidades y recursos.
Digitalización y Gestión Eficiente
Es esencial llevar un registro ordenado y detallado de las variables contables de manera digital. Digitalizar los registros conlleva un gran ahorro de tiempo y es un paso adelante en la contabilidad de la clínica. Un software contable especializado ayuda a optimizar el tiempo y recursos, permitiendo automatizar la facturación, controlar los pagos y cobros, y obtener informes financieros detallados. La gestión efectiva de los gastos y beneficios mensuales es el pilar fundamental para la sostenibilidad y el crecimiento de cualquier clínica dental.
Consejos para la gestión
- Separa tus cuentas personales de las de la clínica.
- Establece un sueldo fijo para ti dentro de los costos operativos.
- Analiza tus números al menos una vez por semana.
- Utiliza herramientas de software para evitar errores humanos y automatizar procesos.
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