La contabilidad debe reflejar la imagen fiel de la sociedad y para ello cada cuenta contable debe reflejar correctamente su saldo. La conciliación bancaria es un proceso contable fundamental para cualquier empresa que busca mantener sus finanzas bien organizadas. Consiste en comparar los movimientos en sus registros contables con aquellos reflejados en sus estados de cuenta bancarios, asegurando que ambas fuentes de información coincidan.
Sin embargo, este es un proceso complejo en el que muchos contables acaban cometiendo errores. Cometer errores en la conciliación puede dar lugar a que tu contabilidad no sea realista, ni tenga el nivel de precisión que debería. Por ello, la revisión de las cuentas contables es una de las tareas que los contables deben realizar para garantizar la integridad de la información contable.
Causas comunes de discrepancias y errores contables
Un descuadre contable puede producirse por diferentes causas, como errores de registro, omisión de alguna transacción, cobros o pagos pendientes o diferencias de cambio por uso de monedas extranjeras. Entre los errores más habituales encontramos:
- Errores Humanos: Los errores manuales son frecuentes, especialmente cuando los registros contables se llevan a mano o mediante hojas de cálculo, lo que puede dar lugar a inconsistencias en los datos.
- Omisiones: Algunas transacciones pueden no haberse registrado debido a olvidos o por falta de documentación adecuada.
- Gastos no contabilizados: Con frecuencia se pueden olvidar de mecanizar gastos que sí aparecen en los bancos, pero que deben llevar su correspondiente factura.
- Duplicidad: Cuando un pago se registra más de una vez, se generan asientos de conciliación innecesarios.
Procedimiento para realizar el asiento contable de ajuste
Si se identifican transacciones que faltan o están registradas incorrectamente en los libros contables, es necesario hacer los ajustes correspondientes. Los asientos de diario de conciliación bancaria son asientos contables especializados creados para conciliar las diferencias entre el extracto bancario y el libro mayor de la empresa.
Para hacer coincidir los extractos bancarios con los contables en casos de incertidumbre, se puede utilizar temporalmente la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación. El Plan General de Contabilidad define esta cuenta como remesas de fondos recibidas cuya causa no resulte, en principio, identificable y siempre que no correspondan a operaciones que por su naturaleza deban incluirse en otros subgrupos.
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A continuación, se presenta una tabla con las acciones recomendadas según el tipo de discrepancia hallada:
| Tipo de Discrepancia | Origen del Error | Acción Contable Sugerida |
|---|---|---|
| Comisión bancaria no registrada | Banco | Registrar como gasto en los libros contables. |
| Cheque emitido no cobrado | Empresa | No requiere ajuste inmediato, anotar como pendiente. |
| Error en importe de factura | Empresa/Cliente | Realizar asiento de corrección por la diferencia. |
| Partida no identificada | Varios | Utilizar temporalmente la cuenta 555. |
Ejemplos prácticos de corrección
Entender la teoría es fundamental, pero ver cómo se aplica en el día a día marca la verdadera diferencia. Consideremos los siguientes escenarios:
Caso 1: Comisión Bancaria. El banco aplicó una comisión de $1,500, la cual no fue registrada en los libros contables. En este caso, se registra esta comisión como un gasto en los libros contables, lo que reduce el saldo en libros para que coincida con la realidad bancaria.
Caso 2: Error en el importe. Supongamos que has enviado una factura a tu cliente de 205,50 euros, pero tu cliente ha hecho un pago de 255,00 euros. Hay un claro error en la contabilidad, ya que en primer lugar, tu cliente ha pagado de más. Es necesario realizar un ajuste que refleje el exceso de cobro o la deuda pendiente con el cliente.
La importancia de la automatización en la conciliación
Cometer errores a la hora de hacer la conciliación bancaria es fácil cuando realizas este proceso de forma manual con programas de ofimática. Por el contrario, aquellas empresas que optan por automatizar el proceso de conciliación con una solución de gestión de gastos, disponen de un proceso mucho más ágil.
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Software como Sage 50 simplifica el proceso de conciliación de tus cuentas al permitir la comunicación automática con tus entidades bancarias. El software de gestión empresarial importa tu extracto bancario y lo integra en la aplicación, automatizando así la conciliación de la norma 43 con los movimientos contables. Gracias a la integración bancaria, la digitalización de recibos y los procesos automáticos, puedes automatizar gran parte del trabajo que antes requería comparar documentos uno a uno.
Es importante que quien realiza la conciliación bancaria tenga acceso a toda la documentación de ingresos, gastos y movimientos bancarios. Al incorporar esta práctica en la rutina diaria, la empresa puede proporcionar informes financieros más precisos y fiables, lo cual es esencial para cumplir con las normativas contables y legales vigentes.
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