Llevar un registro contable correcto para la determinación y pago de impuestos es fundamental para el cumplimiento normativo y la salud financiera de cualquier empresa. En México, dos de las obligaciones fiscales más relevantes son las relacionadas con el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) y el SAT (Servicio de Administración Tributaria). Esto se debe a que representan una de las principales fuentes de ingresos para la Federación.
Al contar con facultades de fiscalización, estas autoridades -al igual que el INFONAVIT- se mantienen especialmente vigilantes para asegurar el cumplimiento adecuado de las obligaciones fiscales y de seguridad social. Por ello, es fundamental comprender qué implica el registro contable de estos pagos, cómo se realiza actualmente y cuáles son los principales desafíos que representa.
Registros y Sistemas Contables
Los registros contables de las operaciones realizadas por empresas y personas físicas se elaboran conforme a los lineamientos establecidos en las Normas de Información Financiera (NIF) y, para efectos fiscales, con base en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.
Estas normas dan certeza de que la información financiera se prepare bajo estándares reconocidos, lo que permite su comparación entre distintas entidades. De esta forma, terceros interesados -como proveedores, instituciones financieras o autoridades gubernamentales- pueden analizar y verificar dicha información con mayor confianza.
Con la implementación de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), los distintos sistemas contables han desarrollado mecanismos para su lectura automatizada, a fin de extraer los datos necesarios para efectuar los registros contables. Entre los principales datos extraídos se encuentran:
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- Nombre del emisor.
- Nombre del receptor.
- Folio interno.
- Folio fiscal.
- Forma de pago.
- Método de pago.
- Subtotal.
- IVA.
- Retenciones de ISR, IVA e impuestos locales.
- Total, entre otros.
Información no Incluida en los CFDI emitidos por el IMSS e Información del Pago de Impuestos SAT
Es importante considerar que no toda la información que debe registrarse en la contabilidad de las empresas está vinculada a un CFDI. Tal es el caso de los siguientes documentos emitidos por las autoridades en formato PDF:
- El IMSS emite el “FORMATO PARA PAGO DE CUOTAS OBRERO-PATRONALES, APORTACIONES Y AMORTIZACIONES” vía SUA. Este archivo contiene información relacionada con las cuotas al IMSS, SAR e INFONAVIT.
- El SAT emite el formato “INFORMACIÓN REGISTRADA DE PAGOS DE CONTRIBUCIONES FEDERALES” desde el Portal del SAT. En este archivo se incluye datos relevantes sobre los impuestos federales que deben pagarse mensualmente.
Ya que estos archivos contienen información detallada sobre cuotas patronales e impuestos federales, es necesario realizar registros contables tanto de la provisión como del pago correspondiente. Actualmente, la mayoría de las empresas realizan este proceso de forma manual: imprimen los documentos y transcriben la información a sus sistemas contables.
Esta práctica eleva el riesgo de errores humanos que pueden afectar la precisión de los estados financieros o generar pagos incorrectos de contribuciones, ya sea en exceso o por debajo de lo debido.
La solución a este problema es contar con un sistema que automatice la obtención de dichos documentos en PDF, los convierta en un archivo XML y llene los datos requeridos desde un repositorio que contenga toda la información de los CFDI emitidos y recibidos por la empresa.
Dificultades en el Registro Contable del Pago de Cuotas al IMSS e Impuestos SAT
A pesar de ser un método ampliamente utilizado, el registro manual conlleva una serie de problemas que afectan la eficiencia y confiabilidad del área contable:
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- Tiempo elevado: Registrar cada póliza de provisión y pago puede consumir horas valiosas del personal contable, especialmente si se manejan múltiples centros de trabajo o una nómina extensa.
- Errores de captura: La entrada manual de datos aumenta el riesgo de errores, como cifras incorrectas, fechas mal colocadas o cuentas equivocadas, lo que puede generar discrepancias graves en la contabilidad.
- Diferencias entre contabilidad y pagos reales: Es común encontrar desajustes entre los cargos y abonos de las partidas contables y lo realmente pagado al IMSS o al SAT, lo que complica la conciliación bancaria y fiscal.
- Riesgo de omisiones en retenciones: Cuando se acumulan de forma manual los importes de nómina, existe el riesgo de omitir montos importantes de retenciones al IMSS, lo que puede derivar en pagos insuficientes y posibles sanciones.
- Falta de control contable completo: Al realizarse de forma manual, no hay un control automático para verificar si cada impuesto ya cuenta con su póliza de provisión y de pago, lo que puede generar duplicidades u omisiones.
Ejercicio integrador de aportaciones de seguridad social al IMSS-INFONAVIT y registro contable
Como contadores, trabajadores, empresarios, etc., necesitamos saber primero cómo se calculan las cuotas obrero-patronales para emitir registros contables, informes, provisiones, presupuestos y tomar decisiones.
A continuación vamos a realizar ejercicios para saber cómo se determinan las cuotas obrero-patronales, para ello vamos a necesitar tener conocimiento de las cuotas con sus porcentajes correspondientes para ello Rivera, R., (2021) nos resume la información en la siguiente tabla:
| Descripción | Tipo | Cuotas a cubrir Patrón | Cuotas a cubrir Obrero | Cuotas a cubrir Total | Base para calculo | Marco normativo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Riesgos de trabajo | En especie y en dinero | Prima de riesgo vigente de la empresa | 0.000% | Prima de riesgo vigente de la empresa | SBC | LSS(articulo 71) |
| Enfermedades y maternidad | Cuota fija | 20.400% | 0.000% | 20.400% | UMA | LSS(Articulo 106 Fracción I y Décimo Noveno Transitorio) |
| Enfermedades y maternidad | Aplicación al excedente de 3 UMAS | 1.100% | 0.400% | 1.500% | SBC -(3*UMA) | LSS(Articulo 106 Fracción II y Décimo Noveno Transitorio) |
| Enfermedades y maternidad | Prestaciones en dinero | 0.700% | 0.250% | 0.950% | SBC | LSS(Articulo 107 Fracción I y II) |
| Enfermedades y maternidad | Gastos médicos pensionados | 1.050% | 0.375% | 1.425% | SBC | LSS(Articulo 25) |
| Invalidez y vida | En dinero | 1.750% | 0.625% | 2.375% | SBC | LSS(Articulo 147) |
| Retiro | En dinero | 2.000% | 0.000% | 2.000% | SBC | LSS(Articulo 168, Fraccion I) |
| Cesantía en edad avanzada y vejez | En dinero | 3.150% | 1.125% | 4.275% | SBC | LSS(Articulo 168, Fraccion II) |
El ejemplo es tomado como base de Méndez, S., (2015), actualizados y modificados al año 2021.
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Ejemplo de la determinación del seguro de enfermedades y maternidad.
Un trabajador cuenta con un salario base de cotización (SBC) de 320.36 pesos diarios. El valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) del 2021 es de 89.62 pesos. El trabajador faltó dos días durante el mes y tiene una incapacidad permanente a partir del 29 de junio ¿Cuál es el monto a pagar para el mes de junio?
Para la solución de este ejercicio iremos siguiendo los datos que nos da en la tabla anterior que revisamos acerca de las cuotas a cubrir.
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Empezaremos sacando la cuota fija aplicando el porcentaje de 20.4% que le corresponde al patrón.
Enfermedades y maternidad Procedimiento Cálculo Cuota Patrón Cuota fija UMA * porcentaje * días laborados 89.62 * 0.204 * (30-2) = $511.90 Ya que obtuvimos la cuota fija nos dice que vamos a aplicar el excedente de 3 UMAS, respecto a porcentajes al patrón le corresponde el 1.11% y al trabajador 0.4%, vamos a ver cómo se calcula:
Enfermedades y maternidad Procedimiento Cálculo Cuota Patrón Excedente (SBC - (UMA * 3)) * porcentaje * días laborados. (320.36 - (89.62 * 3)) * 0.0111 * 28 = $16.01 Trabajador Excedente (SBC - (UMA * 3)) * porcentaje * días laborados. (320.36 - (89.62 * 3)) * 0.004 * 28 = $5.76 Vamos a ahora a determinar la cuota para prestaciones en dinero siguiendo lo que nos dice la tabla de las cuotas al patrón le corresponde un porcentaje del 0.70% y al trabajador 0.25%, veamos cómo se determina:
Procedimiento Cálculo Cuota para prestación en dinero Patrón SBC * porcentaje * días laborados. 320.36 * 0.007 * 28 = $62.79 Trabajador SBC * porcentaje * días laborados. 320.36 * 0.0025 * 28 = $22.42 Para finalizar con los cálculos de cada cuota que nos pide la Ley, vamos a realizar lo correspondiente a los gastos médicos pensionados ya que en este supuesto el trabajador tiene una incapacidad permanente es decir que no podrá seguir laborando por alguna lesión que lo imposibilite de realizar su actividad de trabajo, entonces nos dice que el porcentaje que le corresponde al patrón es de 1.05% y al trabajador 0.375%, vamos a realizar su determinación:
Gastos médicos pensionados Procedimiento Cálculo Cuota Patrón SBC * porcentaje * días laborados. 320.36 * 0.0105 * 28 = $94.19 Trabajador SBC * porcentaje * días laborados. 320.36 * 0.00375 * 28 = $33.64 Ya que tenemos todos los cálculos relacionados con el seguro de enfermedades y maternidad, vamos a hacer una tabla en donde podamos analizar en sí cuanto va a pagar el patrón, cuánto le descontará al trabajador y cuál es el total por cuotas obrero-patronales.
Enfermedades y maternidad Tipo Cuota que le corresponde a cada sujeto Cuota obrero patronal del mes de junio por concepto del seguro de enfermedades y maternidad Patrón Cuota fija $511.90 $746.71 Excedente 3 UMAS $16.01 Prestación en dinero $62.79 Gastos médicos pensionados $94.19 Trabajador Excedente 3 UMAS $5.76 $61.82 Prestación en dinero $22.42 Gastos médicos pensionados $33.64 Total Patrón $684.89 Total Trabajador $61.82 Finalmente podemos concluir ya con todos los cálculos realizados que el patrón deberá entregar su cuota de $684.89 y deberá descontar de la nómina del trabajador $61.82 para enterar la cuota obrero-patronal al Instituto Mexicano del Seguro Social de $746.71 únicamente por el seguro de enfermedades y maternidad correspondiente a el trabajador de este supuesto, recordemos que en el caso de este seguro se pagará mensualmente a más tardar el día diecisiete del mes inmediato siguiente.
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Ejemplo de la determinación del seguro de cesantía en edad avanzada y vejez.
Tenemos un empleado con un salario base de cotización (SBC) de 180.42 pesos diarios, dicho empleado está incapacitado permanentemente a partir del 19 de junio. Recordemos que este seguro se paga bimestralmente por lo que se quiere saber ¿Cuál es el monto a pagar para el bimestre mayo-junio?
Determinaremos primero lo correspondiente a la parte del seguro del retiro, en este caso según la tabla de cuotas obrero-patronales le corresponde al patrón un porcentaje del 2% como se ve a continuación:
Retiro Procedimiento Cálculo Cuota Patrón SBC * porcentaje * días laborados en el bimestre 180.42 * 0.02 * (61-12) = $176.82 Ahora vamos a determinar lo correspondiente al seguro de cesantía en edad avanzada y vejez. Al patrón le corresponde un porcentaje de 3.150% y al empleado 1.125%, vamos a determinarlo de la siguiente manera:
Cesantía y vejez Procedimiento Cálculo Cuota Patrón SBC * porcentaje * días laborados en el bimestre 180.42 * 0.03150 * (61-12) = $278.49 Trabajador SBC * porcentaje * días laborados en el bimestre 180.42 * 0.01125 * (61-12) = $99.46 Para observar mejor lo realizado revisemos los siguiente que nos resume lo que pagará el patrón y lo que le descontará el trabajador.
Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez Tipo Cuota que le corresponde a cada sujeto Cuota a pagar al IMSS Patrón Prestación en especie retiro $176.82 $554.77 Prestación en especie cesantía y vejez $278.49 Trabajador Prestación en especie cesantía y vejez $99.46 $99.46 Total Patrón $455.31 Total Trabajador $99.46 Como conclusión de este ejemplo recordemos los puntos este ramo de seguro retiro, cesantía en edad avanzada y vejez el plazo para su pago es bimestral a más tardar el día diecisiete del bimestre inmediato siguiente. El patrón deberá aportar $455.31, descontarle a su trabajador de su nómina $99.46 por este seguro y en total enterara al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) $554.77.
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Otro concepto que es de suma importancia conocer es acerca de la aportación al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda de los Trabajadores (INFONAVIT)
La cual la ley nos menciona que el patrón deberá: Determinar el monto de las aportaciones del cinco por ciento sobre el salario de los trabajadores a su servicio y efectuar el pago en las entidades receptoras que actúen por cuenta y orden del Instituto para su abono en la subcuenta de vivienda de las cuentas individuales de los trabajadores.(Ley el al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda de los Trabajadores. Artículo 29. 2014).
Suponiendo que tenemos un trabajador con un salario base de cotización de 180.46 pesos diarios. Debemos saber que esta cuota se paga bimestralmente por lo que suponiendo que estamos en el mes de agosto. ¿Cuál es el monto a pagar por el bimestre de julio-agosto?
INFONAVIT Procedimiento Cálculo Cuota a pagar Patrón SBC * porcentaje * días laborados del bimestre 180.46 * 0.05 * 62 = $559.43 Para concluir, el monto a pagar en el bimestre julio-agosto será de 559.43.
Tratamiento de registro contable del pago de sueldos y salarios e impuestos por pagar
Por último, vamos a ver el tratamiento de registro contable del pago de sueldos y salarios e impuestos por pagar el asiento de diario será el siguiente como ejemplifica a continuación Lara, E (2011), pág. 12.
Asiento de diario:
- Sueldos y salarios por pagar: $2,643.85
- Impuestos por pagar: $1,150.21
- IMSS (cuota patronal): $386.86
- IMSS (cuota retenida al trabajador): $39.15
- Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR): $402.60
- Cesantía y vejez (cuota patronal): $202.20
- Cesantía y vejez (cuota retenida al trabajador): $72.00
- 2% seguro del retiro (cuota patronal): $128.40
- INFONAVIT 5 % aportación patronal: $321.60
- Bancos: $3,794.06
Como podemos ver en el ejemplo que nos proporciona el autor, son datos con fin de saber cómo se registraría en el libro de diario los sueldos y salarios más los impuestos por pagar que el patrón tendría que desembolsar o pagar debidamente.
Resumen e ideas relevantes:
- Con la determinación podemos analizar en sí cuanto va a pagar el patrón y cuanto se le descuenta al trabajador de su nómina.
- Para los seguros mensuales se pagarán mensualmente a más tardar el día diecisiete del mes inmediato siguiente.
- El seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez se pagan bimestralmente así como la cuota del INFONAVIT.