En la salud financiera de nuestra empresa cada centavo cuenta, por lo que es necesario contar con información clara y precisa sobre los movimientos financieros. En este artículo abordaremos el tema de los gastos de empresa para que puedas conocer y reconocer los distintos tipos y la mejor forma de gestionarlos. ¿Estás listo para comenzar?
¿Qué son los gastos de una empresa?
Los gastos de una empresa son los costes o salidas de dinero que se producen como consecuencia del funcionamiento diario y de la gestión del negocio. Toda empresa, por el simple hecho de existir, debe hacer frente a una variedad de gastos. Algunos de los cuales derivan directamente de la producción del bien o servicio ofrecido y otros que lo harán independientemente de estos.
Según la definición en los diccionarios de economía, un gasto es un egreso o salida de dinero que una persona paga por adquirir un producto, un bien o un servicio. Ahora bien, en palabras comunes, podemos decir que un gasto es el dinero que se usa para alguna situación específica, desde la compra de productos básicos como ropa o alimentos hasta la adquisición de inmuebles y viajes o la realización de inversiones. Cuando se habla de gastos, nos referimos a él en términos económicos.
Gasto vs. Pago: ¿Cuál es la diferencia?
Un pago es una parte de una cantidad total de dinero que se utiliza para cumplir con una obligación. Representa una salida de dinero por la demanda de un servicio o la compra de un bien. El gasto, por su parte, es voluntario, ya que lo puedes hacer o no. Constituye una disminución del patrimonio debido a la compra de un bien o servicio. No, aunque la diferencia es sutil.
Clasificación de los Gastos Empresariales
Los gastos de una empresa se pueden clasificar como directos, indirectos, fijos y variables. Pero, ¿qué implica cada uno?
Lea también: Ejemplos de Gastos en Contabilidad
Gastos Directos
Los gastos directos son aquellos que se relacionan directamente con la producción. Y los gastos directos, como ya te imaginaste, son aquellos que están íntimamente ligados con la manufactura del producto o con la prestación de un servicio. Aquí encontramos desde el mantenimiento de maquinaria, envases y embalajes, insumos, y hasta la compra de materia prima.
Gastos Indirectos
Aunque de alguna forma también son necesarios para garantizar la producción, no derivan directamente de esta. En el caso de los gastos indirectos, aludimos a los gastos que no se relacionan directamente con la fabricación de un producto, aunque son necesarios en la empresa.
Gastos Fijos
Quizás sean los más fáciles de identificar, ya que son aquellos que se mantienen constantes y no cambian en relación a la cantidad de clientes ni volúmenes de producción. Los gastos fijos existen en la empresa incluso si no existiera negocio (entendido como la venta de bienes y servicios). Esto significa que los gastos fijos son necesarios para la operación del negocio y no cambian, con independencia de que los volúmenes de producción se incrementen o desciendan.
Ahora bien, que sean fijos no significa que sean mensuales, ni siquiera tienen por qué ser recurrentes, sino que simplemente no dependen del volumen de producción. Estos gastos son los que debes hacer cada mes o a largo plazo, con aproximadamente el mismo importe. Por ejemplo, en un restaurante puede concurrir un número diferente de personas durante cada mes, pero el pago de la renta será el mismo. Los gastos fijos proporcionan estabilidad en tu presupuesto.
Gastos Variables
Por otro lado, uno de los gastos más comunes y que muchas empresas enfrentan y no saben cómo gestionar son los relacionados con viáticos. Los gastos variables son aquellos que cambian según el volumen o las circunstancias de las distintas operaciones. Es decir, dependen de la cantidad de productos o servicios de la empresa y pueden variar según la actividad cotidiana.
Lea también: Contabilidad: Ejemplos de Gastos
Por ejemplo, si una fábrica embotelladora de refresco desea elevar su producción, deberá hacer acopio de más materia prima, por lo que sus gastos aumentarán. Estos costos fluctúan según la actividad de tu empresa, específicamente, según la cantidad que produces o vendes. Los gastos variables están directamente relacionados con el volumen de tus operaciones comerciales: cuanto más creces, mayores tienden a ser estos gastos.
Estos gastos se clasifican en tres grupos y son los que la mayoría de las personas deciden recortar en una situación de crisis:
- Gastos variables necesarios: Son los que requieres para desarrollar tu vida diaria y se mueven en función del consumo realizado.
- Gastos variables prescindibles: Difieren en función del consumo y aportan mayor bienestar a la vida. No obstante, si fuera preciso, puedes prescindir de ellos y seguir llevando una vida satisfactoria.
- Gastos variables ocasionales: Son puntuales y conviene planificarlos para destinar una parte del ahorro.
Otros Tipos de Gastos
Además de las clasificaciones anteriores, existen otros tipos de gastos importantes en la contabilidad empresarial:
- Gastos Generales: Son aquellos que no son costos directos de la producción, pero que sí son necesarios para que funcione. En esta categoría encontramos todos los derivados de la administración, el local, la logística y las nóminas.
- Gastos de Administración: Son esenciales para mantener la situación financiera y la administración de la empresa. Los costos de administración tienen diversas características, que dependen del modelo de negocio y tipo de empresa. Los gastos administrativos no están directamente relacionados con la producción o venta.
- Gastos Financieros: Son aquellos costos relacionados con el manejo del dinero en una empresa. Incluyen los intereses de préstamos, comisiones bancarias, costos asociados a créditos, entre otros.
- Costos de los Bienes Vendidos (COGS): Estos son los costos directos de producir o entregar tu producto o servicio. El COGS está directamente relacionado con tus ventas y afecta tu ganancia bruta.
- Gastos Operativos: Estos cubren los costos diarios de funcionamiento de tu empresa (p. ej., salarios, artículos de oficina, marketing, servicios públicos). Los gastos operativos son necesarios, pero no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios.
- Gastos No Operativos: Estos son costos no relacionados con las actividades principales de tu empresa.
- Depreciación y Amortización: Estos son gastos no monetarios que reflejan el desgaste de los activos tangibles o la reducción gradual del valor de los activos intangibles (como patentes y marcas comerciales).
La Importancia de un Control Preciso de los Gastos
Tener un buen control de gastos es imprescindible para evitar tensiones en materia de contabilidad. Además, llevar este control sirve para dar respuesta a imprevistos, así como crear políticas de precios de venta y porcentajes de reinversión futura. Un seguimiento preciso de los gastos proporciona claridad financiera que puede servir de base para las decisiones comerciales.
Aquí tienes más detalles:
Lea también: Auditoría Interna: Recomendaciones y Consecuencias
- Seguimiento de la rentabilidad: Un seguimiento cuidadoso de los gastos muestra tu rentabilidad real. La única forma de saber si tus ingresos realmente superan tus costos es registrar todos los gastos.
- Revisión de costos: El seguimiento de los gastos puede indicar dónde estás pagando más de lo que deberías. Esto puede guiar tus decisiones sobre si renegociar los acuerdos con los proveedores o reducir el gasto en iniciativas de bajo rendimiento.
- Preparación para los impuestos: Un registro claro de los gastos puede ayudarte a reclamar las deducciones fiscales a las que tienes derecho y evitar errores costosos. También hace que el proceso de declaración y las auditorías sean mucho más fáciles de manejar.
- Establecimiento de presupuestos: El seguimiento de gastos te ayuda a detectar patrones de costos (como picos durante ciertos meses o gastos en proyectos específicos) y anticipar los gastos antes de que ocurran. Identificar estos patrones puede ayudarte a planificar cómo cubrir los períodos de alto costo y asegurarte de tener suficiente para las facturas, la nómina y otros gastos necesarios.
- Planificación para el crecimiento: Un seguimiento preciso de los gastos te muestra lo que cuesta dirigir tu empresa hoy en día.
Estrategias para Gestionar los Gastos Empresariales
Mejorar la gestión de los gastos de administración es crucial para cualquier negocio que busque optimizar sus operaciones y aumentar su rentabilidad. ¿Quieres llevar el control de los gastos de tu empresa?
Por otra parte, se deben calcular los gastos fijos y variables a los que se debe hacer frente cada mes, o cada año. Además de realizar una proyección de ingresos y ganancias y buscar en todos los casos que el balance sea positivo.
El primer consejo es gestionar estos gastos, facturas, comprobantes y tickets de forma digital. Completar un formato de Excel puede ser una tarea bastante complicada. Además, siempre tendremos un margen de error producto del ingreso manual. Con todos los datos ingresados en sistema y debidamente clasificados, podrás tomar decisiones basadas en información correcta y real.
Pregúntate:
- ¿Hay gastos que podrían evitarse y, por lo tanto, eliminarse?
- ¿Se podría reducir algún coste buscando nuevos proveedores o alternativas?
- ¿Pueden detectarse evidentes niveles de fluctuación en los gastos de un mes a otro?
Nuevamente, de las conclusiones y aprendizajes del pasado, podremos aprender para realizar presupuestos anuales cada vez más realistas. Una vez cierres el año, toma el tiempo de revisar el cumplimiento de tus previsiones y la posible aparición de desviaciones. Finalmente, un presupuesto es justamente una suposición de lo que creemos que ocurrirá.
Para cada categoría de gastos, debes estimar cuánto costará en el próximo periodo. Esto debe vivirse en el día a día y será tarea fundamental de jefes y supervisores. Finalmente, es importante que revises y ajustes el presupuesto regularmente para asegurarte de que sigue siendo preciso.
Gestión de Hojas de Gasto
Lograr una buena gestión de hojas de gasto puede ser una tarea complicada. Ya que deben complementarse dos perspectivas diferentes, la de la empresa y la del empleado. Además, la elaboración de notas de gastos puede consumir un elevado tiempo de trabajo. Esta tarea será mucho más fácil de lograr si se cuenta con un software que permita gestionar los gastos de tu empresa y empleados. Te permitirá gestionarlos de manera ágil y rápida.
En primer lugar, deberá redactarse la nota. La cual normalmente se realiza con base en los tickets o comprobantes que el empleado ha guardado. Una vez enviada, la empresa deberá comprobar la veracidad de los gastos y su adecuación a las políticas establecidas. Por último, se procesará la hoja de gasto incluyéndola en el sistema de contabilidad.
Tipos de Gastos que Pueden Dañar tus Finanzas
- Los gastos fijos mal planeados: cuando incurres en gastos que pueden ser excesivamente altos para tu nivel de ingresos. Por ejemplo, una renta que sea mayor al 40 % de tus ingresos o un auto muy caro.
- Los gastos variables excesivos: pueden dañar tus finanzas si no los calculas con precisión y gastas más dinero del que habías considerado.
- Los gastos “hormiga”: se llaman así porque implican un desembolso pequeño, pero que poco a poco hacen descender tu dinero. Aunque parecen insignificantes, estos gastos se acumulan y pueden representar una gran pérdida económica.
- Los gastos flexibles: son gastos que no puedes evitar, pero sí, decidir sobre el monto que gastarás en ellos. Por ejemplo, el regalo de cumpleaños o una celebración.
- Los gastos-fantasma: son “invisibles” pero están presentes. Nos referimos a los pagos que se deducen automáticamente de nuestra cuenta bancaria. Aunque son recurrentes, los llegas a olvidar y los pasas por alto.
- Los gastos imprevistos: son los que más pueden dañar tus finanzas, en el caso de que no dispongas de un fondo para emergencias.
- Los gastos vampiro: aunque parecen inofensivos a primera vista, “chupan” tu presupuesto e influyen en tu presupuesto mensual.
Soluciones Financieras para Gastos Inesperados
Algunos gastos de los anteriores se pueden combatir con diferentes estrategias efectivas. En los gastos hormiga puedes llevar un registro de todos tus gastos, incluyendo los más pequeños. En los fantasma, revisa cada cierto tiempo tus estados de cuenta bancarios y detecta los cargos recurrentes que ya no requieres. En los vampiro, revisa tus hábitos y las compras que reduzcan tu presupuesto. Busca alternativas más económicas o formas de rebajarlos.
Aprovecha que existen muchas herramientas, como un organizador de gastos, para acompañarte en este viaje. Identificar, clasificar y planear los gastos te ayuda a ejercer un mayor control sobre tus finanzas y mejora tu salud financiera. Empieza por lo más sencillo y cotidiano y haz frente a imprevistos sin comprometer tus metas futuras.
¿Cómo Afectan los Gastos al Estado de Resultados?
Los gastos impactan directamente en la rentabilidad de tu empresa. En el estado de resultados, los gastos se restan de los ingresos para determinar tu ingreso neto (o beneficio neto). Cuando los gastos aumentan sin un aumento correspondiente en los ingresos, disminuyen las ganancias. Por ejemplo, un aumento en los costos de marketing o en los precios de los proveedores reducirá tus ganancias si no se compensan con mayores ventas.
Al revisar cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo, puedes identificar ineficiencias, costos innecesarios o áreas en las que el gasto es demasiado alto en relación con el valor que crea. Cada empresa busca equilibrar los gastos y el crecimiento de los ingresos. El estado de resultados puede indicarte si estás logrando ese equilibrio o si los costos son demasiado altos.
Aquí tienes un ejemplo de cómo los gastos contribuyen al cálculo del beneficio neto:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Ingresos | $100,000 |
| Costos de los bienes vendidos (COGS) | $30,000 |
| Gastos operativos | $50,000 |
| Beneficio neto | $20,000 |
tags: #ejemplos #de #gastos #contabilidad