Toda empresa, por el simple hecho de existir, debe hacer frente a una variedad de gastos. En este artículo abordaremos el tema de los gastos de empresa para que puedas conocer y reconocer los distintos tipos y la mejor forma de gestionarlos. Si bien es cierto que algunas organizaciones, especialmente aquellas más pequeñas, sufren de la falta de recursos al momento de crear un departamento dedicado a esta tarea.
Los gastos de una empresa son los costes o salidas de dinero que se producen como consecuencia del funcionamiento diario y de la gestión del negocio. Algunos de los cuales derivan directamente de la producción del bien o servicio ofrecido y otros que lo harán independientemente de estos.
Clasificación de los Gastos de una Empresa
Los gastos de una empresa se pueden clasificar como directos, indirectos, fijos y variables. Pero, ¿qué implica cada uno?
- Gastos Directos: Son aquellos que se relacionan directamente con la producción. Aquí encontramos desde el mantenimiento de maquinaria, envases y embalajes, insumos, y hasta la compra de materia prima.
- Gastos Indirectos: Son aquellos que afectan el funcionamiento general de la empresa y que no están vinculados a un producto o servicio en particular. Los gastos generales son aquellos que no son costos directos de la producción, pero que sí son necesarios para que funcione. En esta categoría encontramos todos los derivados de la administración, el local, la logística y las nóminas.
- Gastos Fijos: Quizás sean los más fáciles de identificar, ya que son aquellos que se mantienen constantes y no cambian en relación a la cantidad de clientes ni volúmenes de producción. Los gastos fijos existen en la empresa incluso si no existiera negocio (entendido como la venta de bienes y servicios). Ahora bien, que sean fijos no significa que sean mensuales, ni siquiera tienen por qué ser recurrentes, sino que simplemente no dependen del volumen de producción.
- Gastos Variables: Aunque de alguna forma también son necesarios para garantizar la producción, no derivan directamente de esta. Costes de personal: el principal coste variable al que tienen que hacer frente las empresas. Gastos por suministros y facturas de servicios. En este caso hay quienes ubican este gasto en una categoría externa como “gasto semifijo”. Servicios de empresas externas.
Gastos de Operación
Los gastos operativos son clave para las empresas. Como ya vimos en secciones anteriores, existen diferentes tipos de gastos de operación. Existen diferentes clasificaciones de los gastos de operación.
- Son aquellos que influyen directamente en labores de alta dirección, contratación o contabilidad y se originan en el ejercicio de la dirección, organización y administración.
- Los gastos financieros son necesarios para poder obtener financiación, y forman parte de los gastos deducibles de la actividad económica.
- Están relacionados con el proceso de fabricación. Los gastos laborales y de producción son todos los que tienen que ver con sueldos del personal, así como los gastos incurridos durante la generación de bienes y servicios. Estos costos son todos los que están asociados con la exploración, creación y entrega de valor al público objetivo de una empresa.
- Los gastos indirectos son aquellos que afectan el funcionamiento general de la empresa y que no están vinculados a un producto o servicio en particular.
Ejemplos de Gastos de Operación
- Las materias primas son cualquier sustancia o material que se utiliza en la producción o fabricación de algún artículo.
- Este se refiere a los sueldos del personal responsable de la supervisión directa de las distintas operaciones dentro del proceso de producción.
- Los equipos o maquinaria dentro de una organización requieren mantenimiento constante para asegurar que tengan una vida útil y funcionen de manera adecuada.
- Estos costos incluyen los servicios de luz, gas, agua y otros.
- Este gasto es una buena inversión para potencializar la marca, siempre y cuando tengas un buen retorno de inversión. Dependiendo del sector, los presupuestos para publicidad pueden ir entre el 1% de las ventas y más del 30%.
- Entre ellos están hospedaje, alimentación, transporte, entre otros. Por otro lado, están los gastos de operación de arrienda, que son los alquileres pagados al arrendador por utilizar el local para uso comercial. Estos son una partida importante dentro de los costos de operación de una empresa, ya que representan un consumo de entre el 10% y 20% de sus gastos.
Costos de Inventario
Los costos de inventario se refieren a mantener y pedir el inventario al igual que administrar el papeleo relacionado.
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- Este tipo de costes está relacionado con el almacenamiento y el mantenimiento del inventario durante un periodo.
- Es el costo generado por las actividades realizadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias.
- Los costos de falta de existencias son los que se producen en la solicitud de un pedido al no contar con existencias.
- Costo por pérdida de ventas: se refieren a cuando no se cuenta con stock.
- Costo por pedido pendiente: se da en caso de no contar con la existencia y tener que surtirla fuera del canal de distribución que normalmente se utiliza.
Gastos No Operacionales
- Una multa o infracción de parte de la autoridad sanitaria del país es un ejemplo de gastos no operacionales que la empresa debe pagar.
- En toda empresa surgen problemas con empleados que pueden llegar a ser tan grandes que terminan en demandas laborales.
- Este es un gran ejemplo de un acontecimiento inesperado.
- Muchas veces llegan a ocurrir desastres naturales como terremotos, inundaciones o tornados y las empresas sufren pérdida total.
¿Cómo Optimizar los Gastos de Operación?
Para que a tu empresa no le suceda esto, hemos recopilado algunas opciones de cómo puedes comenzar a optimizar tus gastos de operación.
- Uno de los principales consejos que te damos es adoptar un sistema de gestión. Este es esencial, ya que te permitirá tener un mayor control de todos los gastos de operación que generas. Nuestra Tarjeta Empresarial Edenred será tu mejor aliada en estos casos. Con ella, tendrás mayor visibilidad de todos tus gastos de operación y podrás hacer un uso adecuado de ellos. Con la app Mi Ticket Expense puedes consultar y comprobar los gastos de operación desde cualquier lugar, tener dos perfiles de uso, ya sea como jefe o como usuario, para la aprobación de solicitudes y reportes de gastos.
- Es importante saber cuánto gastas, en qué, así como los momentos en los que gastas. Te recomendamos comenzar por los gastos básicos como ventas, compras, producción, etc.
- Que todos tengan el mismo objetivo y política interna para poder disminuir costos. Realiza un plan e involucra a todos tus colaboradores.
- Como ya hemos mencionado, automatizar este proceso te brinda muchos beneficios, ya que es una manera más ágil y sencilla de llevar un control de los gastos de operación.
- Una buena forma de reducir gastos de operación es aumentando el giro de tus mercancías.
- Algo muy importante es crear indicadores para tus productos o servicios, como la calidad, que te ayuden a valorar su consistencia y hacer un seguimiento de ellos para la gestión económica.
- De igual manera, puedes hacer descuentos a los clientes con ciertas condiciones como un 2x1, regalar algo si se llevan un producto de margen de salida menor, entre otros.
Gastos de Administración
En la salud financiera de nuestra empresa cada centavo cuenta, por lo que es necesario contar con información clara y precisa sobre los movimientos financieros. Ahora, es importante saber qué son exactamente los gastos de administración, y cómo puedes gestionarlos de manera eficiente. ¿Estás listo para comenzar?
Los gastos administrativos son esenciales para mantener la situación financiera y la administración de la empresa. Los costos de administración tienen diversas características, que dependen del modelo de negocio y tipo de empresa. Los gastos administrativos no están directamente relacionados con la producción o venta.
Gestión de Gastos de Administración
- Para cada categoría de gastos, debes estimar cuánto costará en el próximo periodo.
- Finalmente, es importante que revises y ajustes el presupuesto regularmente para asegurarte de que sigue siendo preciso.
Como hemos podido entender, los gastos de administración son fundamentales en las empresas sin importar el tamaño, o volumen del mercado. Mejorar la gestión de los gastos de administración es crucial para cualquier negocio que busque optimizar sus operaciones y aumentar su rentabilidad.
Gastos Relacionados con Viáticos
Por otro lado, uno de los gastos más comunes y que muchas empresas enfrentan y no saben cómo gestionar son los relacionados con viáticos. Dietas: son compensaciones económicas de la empresa por gastos derivados del trabajo de un empleado que pueden ir desde comida hasta alojamiento. En el primero, se fija un monto determinado para un conjunto de gastos previamente definidos, evitando el control al detalle de cada movimiento. En el segundo, cada trabajador deberá entregar justificante (ticket, factura, comprobante, etc.) para reclamar debidamente el dinero gastado.
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Gestión de Hojas de Gasto
Lograr una buena gestión de hojas de gasto puede ser una tarea complicada. Ya que deben complementarse dos perspectivas diferentes, la de la empresa y la del empleado. Además, la elaboración de notas de gastos puede consumir un elevado tiempo de trabajo. Esta tarea será mucho más fácil de lograr si se cuenta con un software que permita gestionar los gastos de tu empresa y empleados. Te permitirá gestionarlos de manera ágil y rápida.
En primer lugar, deberá redactarse la nota. La cual normalmente se realiza con base en los tickets o comprobantes que el empleado ha guardado. Una vez enviada, la empresa deberá comprobar la veracidad de los gastos y su adecuación a las políticas establecidas. Por último, se procesará la hoja de gasto incluyéndola en el sistema de contabilidad.
Control de Gastos Empresariales
¿Quieres llevar el control de los gastos de tu empresa? Tener un buen control de gastos es imprescindible para evitar tensiones en materia de contabilidad. Además, llevar este control sirve para dar respuesta a imprevistos, así como crear políticas de precios de venta y porcentajes de reinversión futura. Por otra parte, se deben calcular los gastos fijos y variables a los que se debe hacer frente cada mes, o cada año. Además de realizar una proyección de ingresos y ganancias y buscar en todos los casos que el balance sea positivo.
El primer consejo es gestionar estos gastos, facturas, comprobantes y tickets de forma digital. Completar un formato de Excel puede ser una tarea bastante complicada. Además, siempre tendremos un margen de error producto del ingreso manual. Con todos los datos ingresados en sistema y debidamente clasificados, podrás tomar decisiones basadas en información correcta y real.
Pregúntate:
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- ¿Hay gastos que podrían evitarse y, por lo tanto, eliminarse?
- ¿Se podría reducir algún coste buscando nuevos proveedores o alternativas?
- ¿Pueden detectarse evidentes niveles de fluctuación en los gastos de un mes a otro?
Nuevamente, de las conclusiones y aprendizajes del pasado, podremos aprender para realizar presupuestos anuales cada vez más realistas. Dependiendo de la naturaleza de la empresa y su actividad. Una vez cierres el año, toma el tiempo de revisar el cumplimiento de tus previsiones y la posible aparición de desviaciones. Finalmente, un presupuesto es justamente una suposición de lo que creemos que ocurrirá. Esto debe vivirse en el día a día y será tarea fundamental de jefes y supervisores.
Tendencias en el Gasto de Organización en 2024
Las empresas modernas enfrentan desafíos complejos relacionados con el contexto económico global y la evolución del mercado. Pero, ¿por qué las empresas están cada vez más dispuestas a asignar un mayor volumen de fondos para la aplicación de nuevas tecnologías de la información y comunicación? Las tendencias para el gasto de organización en 2024 hacen hincapié en tres aspectos fundamentales: tecnología, sostenibilidad y talento. Ahora que conoce más sobre tendencias para el gasto de organización en 2024, ¿le interesa saber cómo incorporar la tecnología e iniciar los cambios en su empresa?
La automatización a través de softwares especializados permite eliminar tareas manuales, como introducción de datos, gestión de facturas, aprobación de gastos y generación de reportes y estadísticas. SAP Concur Travel & Expense es una prueba de cómo las soluciones digitales y la automatización facilitan la gestión de gastos.
La implementación de la tecnología en las compañías modernas no está restringida a los softwares empresariales. ¿Estás buscando la mejor manera de gestionar y controlar tus gastos? Presentamos la nueva funcionalidad de gastos.
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