¿Conoces qué es un gasto, los tipos de gastos que existen y cómo ganarles la batalla? Según la definición en los diccionarios de economía, un gasto es un egreso o salida de dinero que una persona paga por adquirir un producto, un bien o un servicio. En algunos casos, esta compra puede convertirse en una inversión tangible o intangible. En palabras comunes, podemos decir que un gasto es el dinero que se usa para alguna situación específica, desde la compra de productos básicos como ropa o alimentos hasta la adquisición de inmuebles y viajes o la realización de inversiones. Tal vez, la definición varía ligeramente de una situación a otra.
No obstante, todos los especialistas coinciden en que tus gastos deben ir de la mano con tu salario e ingresos extras. Representa una salida de dinero por la demanda de un servicio o la compra de un bien. Constituye una disminución del patrimonio debido a la compra de un bien o servicio. Cuando se habla de gastos, nos referimos a él en términos económicos. La realidad es que no.
Clasificación de los Gastos
Los gastos se dividen en diferentes categorías, dependiendo del propósito del pago. Las empresas registran estas categorías por separado dentro de los sistemas contables para aclarar cómo gastan el dinero. Los gastos de una empresa se pueden clasificar como directos, indirectos, fijos y variables. Pero, ¿qué implica cada uno?
Gastos Fijos
Estos gastos son los que debes hacer cada mes o a largo plazo, con aproximadamente el mismo importe. Esto significa que los gastos fijos son necesarios para la operación del negocio y no cambian, con independencia de que los volúmenes de producción se incrementen o desciendan. Por ejemplo, en un restaurante puede concurrir un número diferente de personas durante cada mes, pero el pago de la renta será el mismo. Estos costos se mantienen constantes sin importar cuánto produzca o venda tu empresa. Son predecibles y recurrentes. Algunos ejemplos son el alquiler, los salarios del personal a tiempo completo, los seguros y las suscripciones. Los gastos fijos existen en la empresa incluso si no existiera negocio (entendido como la venta de bienes y servicios). Ahora bien, que sean fijos no significa que sean mensuales, ni siquiera tienen por qué ser recurrentes, sino que simplemente no dependen del volumen de producción. Los gastos fijos proporcionan estabilidad en tu presupuesto. Sin embargo, pueden ser difíciles de gestionar cuando los ingresos son bajos, ya que no disminuyen automáticamente durante los períodos de menor actividad.
Gastos Variables
Los gastos variables son aquellos que cambian según el volumen o las circunstancias de las distintas operaciones. Es decir, dependen de la cantidad de productos o servicios de la empresa y pueden variar según la actividad cotidiana. Por ejemplo, si una fábrica embotelladora de refresco desea elevar su producción, deberá hacer acopio de más materia prima, por lo que sus gastos aumentarán. Estos gastos se clasifican en tres grupos y son los que la mayoría de las personas deciden recortar en una situación de crisis.
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- Gastos variables necesarios: Son los que requieres para desarrollar tu vida diaria y se mueven en función del consumo realizado.
- Gastos variables prescindibles: Difieren en función del consumo y aportan mayor bienestar a la vida. No obstante, si fuera preciso, puedes prescindir de ellos y seguir llevando una vida satisfactoria.
- Gastos variables ocasionales: Son puntuales y conviene planificarlos para destinar una parte del ahorro.
Estos costos fluctúan según la actividad de tu empresa, específicamente, según la cantidad que produces o vendes. Los gastos variables están directamente relacionados con el volumen de tus operaciones comerciales: cuanto más creces, mayores tienden a ser estos gastos. Los ejemplos pueden incluir gastos en elementos como materias primas, costos de envío, comisiones de ventas y servicios públicos (que pueden aumentar con más producción o actividad en la oficina). Los gastos variables aumentan con tu empresa, lo que puede hacer que sean flexibles.
Gastos Directos e Indirectos
En el caso de los gastos indirectos, aludimos a los gastos que no se relacionan directamente con la fabricación de un producto, aunque son necesarios en la empresa. Y los gastos directos, como ya te imaginaste, son aquellos que están íntimamente ligados con la manufactura del producto o con la prestación de un servicio. Los gastos directos son aquellos que se relacionan directamente con la producción. Aunque de alguna forma también son necesarios para garantizar la producción, no derivan directamente de esta.
Otras Categorías de Gastos
- Costo de los bienes vendidos (COGS): estos son los costos directos de producir o entregar tu producto o servicio. En el caso de una panadería, el COGS incluiría el costo de ingredientes como harina y azúcar; en el caso de una empresa de software, podría incluir las tarifas de alojamiento en la nube. El COGS está directamente relacionado con tus ventas y afecta tu ganancia bruta.
- Gastos operativos: estos cubren los costos diarios de funcionamiento de tu empresa (p. ej., salarios, artículos de oficina, marketing, servicios públicos). Los gastos operativos son necesarios, pero no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios.
- Gastos no operativos: estos son costos no relacionados con las actividades principales de tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa tiene un acuerdo legal único o realiza pagos de intereses de un préstamo, esos se considerarían gastos no operativos.
- Depreciación y amortización: estos son gastos no monetarios que reflejan el desgaste de los activos tangibles o la reducción gradual del valor de los activos intangibles (como patentes y marcas comerciales). Ayudan a distribuir el costo de las inversiones a largo plazo a lo largo del tiempo.
Ejemplos de Gastos Comunes
- Gastos por suministros y facturas de servicios.
- Servicios de empresas externas. Aquí encontramos desde el mantenimiento de maquinaria, envases y embalajes, insumos, y hasta la compra de materia prima.
- Costes de personal: el principal coste variable al que tienen que hacer frente las empresas.
- Dietas: son compensaciones económicas de la empresa por gastos derivados del trabajo de un empleado que pueden ir desde comida hasta alojamiento.
- Gastos de viaje: Es importante asegurarse de que este tipo de gastos para facturar sean razonables y necesarios para el viaje de negocios.
- Gastos de comunicación: Incluyen facturas de teléfono, servicios de internet, correo electrónico, videoconferencias y cualquier otro servicio necesario para el trabajo.
- Gastos de marketing: Algunos ejemplos son diseño gráfico, publicidad en línea, material promocional, entre otros.
Gestión de Gastos Empresariales
Toda empresa, por el simple hecho de existir, debe hacer frente a una variedad de gastos. Algunos de los cuales derivan directamente de la producción del bien o servicio ofrecido y otros que lo harán independientemente de estos. El primer consejo es gestionar estos gastos, facturas, comprobantes y tickets de forma digital. Completar un formato de Excel puede ser una tarea bastante complicada. Además, siempre tendremos un margen de error producto del ingreso manual. Con todos los datos ingresados en sistema y debidamente clasificados, podrás tomar decisiones basadas en información correcta y real.
¿Quieres llevar el control de los gastos de tu empresa? Tener un buen control de gastos es imprescindible para evitar tensiones en materia de contabilidad. Además, llevar este control sirve para dar respuesta a imprevistos, así como crear políticas de precios de venta y porcentajes de reinversión futura. Por otra parte, se deben calcular los gastos fijos y variables a los que se debe hacer frente cada mes, o cada año. Además de realizar una proyección de ingresos y ganancias y buscar en todos los casos que el balance sea positivo.
Consejos para la Gestión de Gastos
- Pregúntate: ¿Hay gastos que podrían evitarse y, por lo tanto, eliminarse? ¿Se podría reducir algún coste buscando nuevos proveedores o alternativas? ¿Pueden detectarse evidentes niveles de fluctuación en los gastos de un mes a otro?
- Una vez cierres el año, toma el tiempo de revisar el cumplimiento de tus previsiones y la posible aparición de desviaciones.
- En primer lugar, deberá redactarse la nota. La cual normalmente se realiza con base en los tickets o comprobantes que el empleado ha guardado.
- Una vez enviada, la empresa deberá comprobar la veracidad de los gastos y su adecuación a las políticas establecidas.
- Por último, se procesará la hoja de gasto incluyéndola en el sistema de contabilidad.
Importancia del Seguimiento Preciso de los Gastos
Un seguimiento preciso de los gastos proporciona claridad financiera que puede servir de base para las decisiones comerciales. Aquí tienes más detalles:
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- Seguimiento de la rentabilidad: Un seguimiento cuidadoso de los gastos muestra tu rentabilidad real. La única forma de saber si tus ingresos realmente superan tus costos es registrar todos los gastos.
- Revisión de costos: El seguimiento de los gastos puede indicar dónde estás pagando más de lo que deberías. Esto puede guiar tus decisiones sobre si renegociar los acuerdos con los proveedores o reducir el gasto en iniciativas de bajo rendimiento.
- Preparación para los impuestos: Un registro claro de los gastos puede ayudarte a reclamar las deducciones fiscales a las que tienes derecho y evitar errores costosos. También hace que el proceso de declaración y las auditorías sean mucho más fáciles de manejar.
- Establecimiento de presupuestos: El seguimiento de gastos te ayuda a detectar patrones de costos (como picos durante ciertos meses o gastos en proyectos específicos) y anticipar los gastos antes de que ocurran. Identificar estos patrones puede ayudarte a planificar cómo cubrir los períodos de alto costo y asegurarte de tener suficiente para las facturas, la nómina y otros gastos necesarios.
- Planificación para el crecimiento: Un seguimiento preciso de los gastos te muestra lo que cuesta dirigir tu empresa hoy en día.
Impacto de los Gastos en el Estado de Resultados
Los gastos impactan directamente en la rentabilidad de tu empresa. En el estado de resultados, los gastos se restan de los ingresos para determinar tu ingreso neto (o beneficio neto). Cuando los gastos aumentan sin un aumento correspondiente en los ingresos, disminuyen las ganancias. Por ejemplo, un aumento en los costos de marketing o en los precios de los proveedores reducirá tus ganancias si no se compensan con mayores ventas.
Al revisar cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo, puedes identificar ineficiencias, costos innecesarios o áreas en las que el gasto es demasiado alto en relación con el valor que crea. Cada empresa busca equilibrar los gastos y el crecimiento de los ingresos. El estado de resultados puede indicarte si estás logrando ese equilibrio o si los costos son demasiado altos.
Aquí tienes un ejemplo de cómo los gastos contribuyen al cálculo del beneficio neto.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Ingresos | $100,000 |
| Costo de los bienes vendidos (COGS) | $30,000 |
| Gastos operativos | $40,000 |
| Beneficio neto | $30,000 |
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