En su trabajo las bibliotecas tienen que enfrentarse a las temidas cuentas. Son muchas las casualidades que se pueden presentar cuando la biblioteca está gestionando sus presupuestos y llevando a cabo el control de sus adquisiciones.
Gestión de Adquisiciones y Facturación
La biblioteca realiza pedidos, tanto si se trata de compras como si son suscripciones. Cuando los ítems que se habían incluido en un pedido llegan, habría que proceder a su facturación. Para gestionar esto, hay que crear esa factura.
Para vincular un título a una factura, habrá que localizarla desde el módulo Presupuesto, con la opción Facturación. Es necesario seleccionar Facturación para llevar a cabo el control de la facturación, adquisiciones o suscripciones y de realizar el pago de la factura.
La Disyuntiva Contable: Gasto o Inversión
Para la doctrina contable en este tema nos encontramos ante una disyuntiva estratégica de considerar los libros y revistas como gasto o como inversión, susceptible de capitalización, como inmovilizado.
Marco Legal y Definiciones
El artículo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta precisa los conceptos que tiene derecho a deducir el contribuyente, entre los que se encuentran los gastos y las inversiones. Sin embargo, la propia ley establece un tratamiento diferente para la aplicación de dichos conceptos, el cual atiende a que los gastos pierden potencial para generar ingresos en el futuro, ya que sólo tienen significado y efectos en el ejercicio al cual corresponden; mientras que las inversiones (específicamente los activos fijos), en términos generales, pierden dicho potencial para generar ingresos de manera paulatina y conforme se deprecian por su uso, incidiendo en la consecución de los fines de la empresa, no sólo en el ejercicio en que se eroga el costo correspondiente, sino que trasciende a varios periodos fiscales.
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Aplicación en el Ámbito Bibliotecario
Hay una corriente minoritaria que tiende a su consideración como gasto del ejercicio en lugar de la adquisición de un activo. Si consideramos la adquisición de libros como una inversión en el inmovilizado, tal como hace el Plan General de Contabilidad Pública español, la razón fundamental será su trascendencia a futuros ejercicios económicos. La realidad es que la gran mayoría de las instituciones no incluyen dentro de su activo el valor del patrimonio histórico bibliográfico, por el alto coste que supondría una correcta tasación.
La Economía Digital y sus Implicaciones Contables
Un problema que nace con la economía digital es la suscripción de bases de datos y revistas electrónicas en lugar de impresas en papel.
Hago aquí un modesto homenaje a nuestros serviciales bibliotecarios, que han pasado en unos años de ser gestores de libros a gestores de información. La riqueza bibliotecaria futura se fundamentará en el potencial para acceder a la documentación electrónica y no en los grandes depósitos, como hasta ahora.
Las universidades deberán contratar costosas licencias, emprender trabajos de digitalización y disponer de potentes servidores de información, así como atender los nuevos hábitos sociales de estudio y lectura con horarios distintos a los actuales.
Estas bibliotecas digitales utilizan licencias de uso de los recursos informáticos que nos permiten el acceso a los textos de esas revistas, por un plazo variable según el editor, con un mínimo de un año. Si la licencia es anual, podríamos estar en presencia de un gasto y no de una inversión en inmovilizado inmaterial, salvo que el acceso fuese plurianual. Entonces, al igual que ocurre con las licencias de uso de software, podrían ser consideradas como inversión respecto a la primera cuota satisfecha y como gasto las posteriores.
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