La captura de datos de facturas implica extraer información específica de las facturas. Incluso en 2026, todavía existen cotizaciones y facturas que se procesan en papel, lo que conlleva desafíos significativos.
Desafíos del Procesamiento Manual de Facturas
La información puede perderse durante el procesamiento manual. La revisión manual de facturas genera errores humanos, como errores tipográficos u omisiones. Me tomaba unos 4 días al mes procesar 30 facturas, teniendo que subir cada factura a mi app.
La Automatización y Digitalización de la Facturación
La transformación digital que tu empresa necesita se encuentra en la aplicación de nuevas tecnologías en todos los sectores. Esta modernización en los procesos y formas de hacer las cosas es crucial para evitar errores y lograr más eficiencia en el día a día. "El mercado de automatización de facturas de cuentas por pagar está evolucionando rápidamente a medida que las regulaciones gubernamentales obligan a las organizaciones a digitalizarse".
Soluciones Tecnológicas para el Procesamiento de Facturas
Un software de procesamiento de facturas es una herramienta de automatización que utiliza algoritmos como el aprendizaje automático (ML) o el procesamiento del lenguaje natural (PNL) para leer, escanear y extraer datos de facturas. Los analizadores de facturas pueden reducir significativamente el número de errores y duplicados al procesar facturas. Una herramienta de procesamiento de facturas puede procesar las facturas más rápido que el procesamiento manual, lo que permite a las empresas procesar facturas y realizar pagos más rápidamente. El software de cuentas por pagar se puede integrar fácilmente con ERPs (planificación de recursos empresariales) o QuickBooks.
Parseur es una herramienta de extracción de datos de facturas con IA Parseur integrada con tecnologías avanzadas para el análisis de datos. El analizador de facturas tiene una plantilla integrada asistida por IA diseñada para facturas, órdenes de compra y recibos. Ahorra tiempo y esfuerzo con Parseur. "La cuestión de si debes automatizar cuentas por pagar ya no está en debate". - IOFM, Instituto de Finanzas y Gestión.
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Tecnologías Emergentes en la Gestión de Facturas
Aunque la captura de datos de facturas ya ha avanzado mucho con la adopción de tecnología OCR y software de automatización de AP, existen varias tendencias y tecnologías emergentes que están listas para transformar aún más el proceso. Con blockchain, por ejemplo, las empresas pueden garantizar la seguridad y precisión de los datos de sus facturas, mientras que los contratos inteligentes pueden automatizar todo el proceso de facturación y eliminar la necesidad de intervención manual.
La Facturación Electrónica en México: CFDI y el Portal del SAT
Al día de hoy, la facturación electrónica aligeró mucho la carga contable para los contribuyentes al sustituir la expedición de facturas físicas. En el caso de la facturación en México, desde hace unos años, se han implementado las nuevas tecnologías para tener un sistema 100% digitalizado para la recepción y creación de facturas, haciendo que el proceso sea más sencillo para la población en general. Una factura electrónica es un documento digital (CFDI) que sirve como comprobante fiscal para describir el costo de los servicios e impuestos a pagar.
Obligaciones Fiscales y la Importancia del Formato XML
Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, “los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”. Es decir que, por ley, tenemos la obligación de almacenar nuestras facturas electrónicas emitidas para ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera una revisión.
En ocasiones, es posible que cuentes con la representación impresa en formato PDF de alguna factura electrónica. Sin embargo, también es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales. Si tienes la representación impresa de tu comprobante, pero no el formato XML, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas y recibidas puede sacarte de apuros. Además, esta herramienta también es de utilidad para cumplir a cabalidad con tus obligaciones fiscales. La gran ventaja es que si generas tus comprobantes a través de la aplicación “Mis cuentas” del SAT, todos los ingresos y gastos que hayas registrado a través de la misma quedan automáticamente guardados, por lo que puedes consultar facturas emitidas y recibidas en el propio portal.
¿Cómo Consultar Facturas Emitidas y Recibidas en el Portal del SAT?
Si no cuentas con la versión XML de uno de tus comprobantes fiscales, o si extraviaste los archivos que tenías guardados, hay una buena noticia: todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. Solo es cuestión de saber cómo encontrarlas. A continuación te presentamos, paso a paso, el procedimiento para consultar facturas emitidas o recibidas a través del portal del SAT:
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Paso #1: Acceso a la página oficial del SAT
Para corroborar los comprobantes fiscales que expediste con anterioridad o los que otros contribuyentes expidieron a tu nombre, primero que nada tienes que acceder a la página oficial del SAT.
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Paso #2: Navegación a “Factura electrónica”
Una vez ahí, deberás dar clic en la pestaña de “Factura electrónica”. La encontrarás en la parte superior, casi en la esquina derecha de la página, ilustrada por un ícono de una hoja y un signo de arroba. El portal te desplegará varias opciones a elegir como: “Minisitio de Factura”, “Genera tu factura”, “Verifica tus facturas”, “Factura electrónica en Mis cuentas” o “Cancela y recupera tus facturas”. Justo deberás hacer clic en esta última opción. Inmediatamente te llevará al acceso por contraseña, en donde deberás teclear tu contraseña y RFC a 13 dígitos, o bien, ingresar mediante la opción de e.firma. En caso de que ingreses con tu firma electrónica, es necesario que cuentes con JAVA para poder abrir los archivos CER y KEY que el sistema te solicita.
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Paso #3: Elección de opciones de consulta
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Una vez que te encuentres dentro del sistema, solo debes elegir cualquiera de estas tres opciones, que te desglosamos a continuación:
- Consultar Facturas Emitidas: Aquí, podrás acceder a todos los comprobantes que hayas emitido, ya sea a tus clientes y proveedores, así como comprobantes de honorarios, recibos de nómina, notas de crédito y comprobantes de arrendamiento.
- Consultar Facturas Recibidas: En esta opción, podrás consultar todos los comprobantes que hayan sido expedidos a tu nombre. Encontrarás, por ejemplo, las facturas de las compras que realizaste o los servicios que contrataste. Se trata, en suma, de tus gastos o erogaciones.
- Recuperar descargas de CFDI: En esta última opción podrás descargar todos los comprobantes que requieras a través del ícono “Descargar paquete”. Si decides hacer esta descarga masiva, el sistema automáticamente los descargará en un archivo comprimido .ZIP.
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Paso #4: Métodos de búsqueda y descarga
Para consultar facturas emitidas o recibidas, tienes dos opciones: La primera, en caso de que cuentes con tu factura impresa, es buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 dígitos alfanuméricos. Por lo general, podrás ubicar este dato en la parte superior derecha de tu factura. En caso de no contar con la representación impresa, la segunda opción consiste en acceder a tus facturas mediante la fecha en que hayan sido emitidas o recibidas. Puedes buscarlas con una fecha determinada o mediante un periodo específico. Si eliges colocar un rango de fechas, el sistema te mostrará los 500 registros más recientes que tenga, organizados en orden descendiente y agrupados en páginas de 20 registros cada una. Cualquiera que sea la opción que utilices como método de búsqueda, una vez que des clic en “Buscar CFDI”, la página te desplegará los resultados que deseas, acompañados del ícono de descarga (un planeta con una flecha verde hacia abajo).
Gestión y Cancelación de Facturas
Si has seguido todos estos pasos, te darás cuenta de lo sencillo que es consultar facturas emitidas o recibidas que por cualquier razón necesitas. Además, al localizarlas el sistema no solo te da la opción de verlas a detalle para consultar datos como el RFC de la persona física o moral con la que realizaste la operación, el lugar y fecha de expedición de la factura y el importe de la transacción. También puedes elegir si deseas descargar el archivo en PDF, adicional al formato XML que es el que, por ley, te solicita el SAT a la hora de tus declaraciones anuales y mensuales.
De hecho, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas o recibidas también te da la oportunidad de cancelarlas cuando así lo requieras, ya sea porque se produjo algún error durante la captura de los datos o porque la operación finalmente no se concretó. Para cancelar una factura es suficiente con seleccionarla, hacer clic en el botón de “Acciones”, y finalmente en “Cancelar seleccionados”. En caso de que tú seas el emisor, se enviará la solicitud de cancelación al receptor de tu factura. Cuando el proceso se haya completado, el sistema emitirá un certificado de la cancelación del folio fiscal.
Si alguno de estos pasos no te ha funcionado, es probable que necesites actualizar la página del SAT a fin de poder consultar facturas emitidas y recibidas. También cerciórate de tener actualizada tu más reciente versión de JAVA. En caso de no contar con ella, el portal del SAT te ofrece la posibilidad de descargarla, por lo que este proceso es verdaderamente intuitivo y fácil de seguir. Después de consultar facturas emitidas o recibidas, es recomendable que procedas a guardarlas, ya sea en tu equipo de cómputo, en una memoria USB, un CD o cualquier otro tipo de dispositivo, pues eventualmente podrías necesitarla para cualquier aclaración ante el SAT.
Retención de Documentación Fiscal
De hecho, el Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos “durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”. Incluso debes conservar aquellas facturas que hayas cancelado, pues estas seguirán formando parte de tu contabilidad. Ten en cuenta que en caso de presentar una declaración de forma extemporánea, el tiempo que es necesario conservar los documentos corre a partir de la fecha en que lo hayas hecho. La razón para ello es muy sencilla: legalmente, el SAT cuenta con un periodo de cinco años para investigar cualquier irregularidad en las declaraciones que hayas presentado.
El CFDI 4.0: Novedades y Requisitos
Desde el 1 de enero de 2023, entró en vigor la factura 4.0 (CFDI 4.0), estas facturas son un nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), que deben emplear los contribuyentes para expedir sus facturas electrónicas y otros documentos relacionados. Este nuevo formato implica cambios en los datos fiscales que se deben recopilar y nuevas reglas para la cancelación de facturas. Las facturas 4.0 incluyen nuevos datos obligatorios tanto del emisor como del receptor, como el código postal, el régimen fiscal, el correo electrónico y el número telefónico. También se incorporan nuevos catálogos de productos y servicios, formas de pago, unidades de medida y claves de país. Con esta herramienta, además de comprobar la validez de tus comprobantes, podrás acceder a distintos servicios fiscales y contables, consultar datos del emisor y del receptor y también vas a validar la emisión correcta de CFDI 4.0.
Proceso General de Facturación en México y Recomendaciones
El proceso para facturar en México es relativamente sencillo, los pasos son los siguientes: Se realiza una compra/ gasto deducible para la empresa. Se solicita el ticket para facturar. Se accede a la página web que viene indicada en el ticket para realizar la factura. Se ingresan todos los datos requeridos que vienen en el ticket de compra: folio, total, hora, número de ticket, etc. Se ingresan los datos fiscales de la empresa y tipo de gasto. Se da click en facturar. Se puede descargar la factura inmediatamente o la misma se envía por correo electrónico en formato PDF y XML.
Puede ser que a veces haya problemas para realizar la factura digital, ya que venció el tiempo para realizarla, la compra fue a fin de mes y la factura no se realizó ese día, error en el ticket, etc. Por lo tanto es importante revisar las políticas de cada empresa en cuanto a facturación, usualmente se encuentran en el ticket de compra donde se proporcionan los datos para realizar la factura. De cualquier forma es recomendable solicitar la factura lo antes posible para evitar contratiempos en la emisión de la misma por cierre de mes o vencimiento del plazo para facturar. Si en algún momento se tuviera que realizar alguna queja hacia una empresa que no expide factura en tiempo y forma, el organismo encargado para solicitar ayuda es: La Procuraduría en Defensa el Contribuyente (PRODECON).
Facturación con Códigos QR
Al día de hoy los trámites y el cobro a los clientes son más ágiles gracias a la facturación con QR. Comúnmente, estos códigos de respuesta rápida sirven para hacer y confirmar reservaciones, para abrir una página web con información específica, ingresar a alguna promoción o ver un video. Para poder hacer una factura instantánea, el pago se debe realizar con tarjeta de crédito o débito. Cuando el emisor elabora la factura y ésta se envía de forma automatizada, se genera el código QR.
Verificación de Facturas con Código QR
Para verificar que las facturas electrónicas son correctas y validadas por el SAT, es recomendable descargar la aplicación oficial del SAT: Verificador SAT. Esta permite, escaneando el código de la factura, saber si está homologada o no. Con esta herramienta, además de comprobar la validez de tus comprobantes, podrás acceder a distintos servicios fiscales y contables, consultar datos del emisor y del receptor y también vas a validar la emisión correcta de CFDI 4.0.
Sistemas de Contabilidad Electrónica y Gestión Empresarial
Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, también puedes recurrir a algún sistema de contabilidad electrónica que te facilite estas labores. Tal es el caso de Quickbooks, un software con el que puedes facturar de forma sencilla y controlar tu negocio desde cualquier dispositivo móvil. Con QuickBooks puedes mantener toda tu documentación guardada en la nube, de manera segura, y al alcance de los usuarios que necesites. Además, te permite generar de manera sencilla facturas que cumplen con todos los requisitos estipulados por el SAT. Y también puedes enviar a tus clientes archivos en formato PDF o XML, así como hacer un seguimiento puntual de las facturas que has enviado y del estatus de cada una de las transacciones. Incluso te permite cancelar facturas en un solo clic. QuickBooks es recomendable sobre todo para las pequeñas y medianas empresas que necesitan tener acceso a su contabilidad electrónica de manera mucho más rápida y organizada. De hecho, con esta herramienta puedes visualizar de forma más sencilla la rentabilidad de tu empresa, ya que el sistema organiza la información de tus gastos y tus proveedores en un solo espacio para que puedas consultarlo rápidamente. Además de rastrear tus facturas, este sistema te permite crear reportes personalizados, de acuerdo a las necesidades que tu empresa requiera analizar. Si todavía no lo has probado, te recomendamos que revises cuál es el plan que se ajusta más a tu medida.
Al día de hoy, fecha en que la transformación digital ha llegado a diferentes sectores, se cuentan con diversas soluciones tecnológicas que permiten a las empresas llevar a cabo las gestiones de gastos de forma automatizada, ayudando a ahorrar tiempo y recursos. Una de estas soluciones es Okticket, SaaS que digitaliza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo automatizar todo el proceso de gastos de empresa desde un mismo lugar. Una de las características diferenciales de Okticket es que permite la reclamación y verificación de facturas, la app solicita y rastrea las facturas por el usuario, reclamando las no recibidas.
Facturama, la mejor forma de empoderar la operación de tu empresa, emite las facturas que necesites al instante. Evidence cuenta con un servicio de validación de facturas y opera de acuerdo a las disposiciones fiscales actuales del SAT (facturación 3.3). Somos una empresa con una gran trayectoria, que se dedica a satisfacer las necesidades de nuestros clientes por medio de innovaciones tecnológicas que se encuentran totalmente en la nube. Nuestra misión es crear herramientas que faciliten y automaticen la manera en la que administra su negocio. Además, queremos brindarle soluciones reales y ajustables para sus requisitos comerciales.
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