Si escuchas hoy que la siguiente semana la empresa tendrá auditoría, ¿qué viene a tu mente? Desde hace como 15 a 20 años, el SAT puso mucha carga de control fiscal en las empresas. Entiéndase que cuando la Autoridad dice "Vamos por la simplificación fiscal y menor carga administrativa", por la experiencia, en cuanto a eso, se han referido en que la "Simplificación" es para ellos, y la mayor carga viene para el contribuyente.
Esto ha significado que en las empresas debemos poner mayor empeño en ser nuestros propios fiscalizadores y al contratar el servicio de auditoría de los profesionales, resulta que deben hacer el trabajo de la Autoridad, pero con honorarios pagados por "El Contribuyente". Anteriormente, cuando no existía esa sobrecarga administrativa, los auditores ponían a temblar a diversos departamentos de la empresa, como Ventas, Almacén, Recursos Humanos, Piso de producción o distribución; ya que se involucraban en revisar el Control Interno y el flujo de documentos, de modo que podían detectar puntos débiles de la empresa, riesgos, errores o hasta malos manejos.
Sin embargo, el hecho de que ya no suceda así, no significa que las empresas no necesiten auditar su Control Interno, y eso es un excelente área de oportunidad para los Administradores de Empresa. Un término comúnmente escuchado en el mundo empresarial es el de "auditoría contable". Por eso, como empresario o contador, debes tener claro qué es una auditoría contable y lo que implica para el normal funcionamiento de la organización, especialmente cuando se trata de las finanzas y administración de sus recursos.
¿Qué es una Auditoría Administrativa?
Dentro de las funciones de la administración de empresas, la Auditoría Administrativa permite observar en qué grado se han alcanzado los objetivos, al mismo tiempo que se evalúan las prácticas administrativas, como la planificación, la organización, la dirección, la ejecución y el control. El término Auditoría Administrativa se empleó por primera vez en 1935, con la propuesta de fundamentos de James O. McKinsey, para analizar una empresa en todos sus aspectos, “a la luz de su ambiente presente y futuro probable”. Este concepto ha permitido el surgimiento de ideas como la auto-auditoría y el desarrollo de esta figura como un mecanismo importante en el campo de la competitividad entre organizaciones y en la Teoría Administrativa.
Una Auditoría Administrativa es un análisis completo de la estructura organizacional de una empresa, de sus mecanismos de control, operación, además de sus recursos humanos y materiales. Se trata de un procedimiento que evalúa a la organización como un todo, por medio del cotejo de su desempeño con sus objetivos, tanto globales como por unidad, con el fin de ver lo efectivo de su modelo de gestión.
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Principios clave de la Auditoría Administrativa
- Sentido de la evaluación: este tipo de auditorías no mide el potencial o la idoneidad de los profesionales o trabajadores dentro de la organización, sino las dinámicas gerenciales, es decir, de los mandos administrativos responsables de coordinar las fuerzas de la empresa a lo interno.
- Importancia de la verificación: una auditoría eficaz no solo fundamenta sus conclusiones en la información obtenida, sino que ofrece medios científicos para interpretarla y para comprobar que se trata de una evaluación fidedigna.
- Pensar en términos administrativos: la atención de los auditores debe estar puesta en el aspecto administrativo de la empresa y no en otras áreas supeditadas a la gerencia administrativa.
Durante muchos años la auditoría estuvo asociada y considerada como una parte de la contabilidad. Consistía en un examen realizado por una firma de auditores externos, para averiguar una situación financiera y para descubrir fraudes o errores. En la actualidad, la administración moderna, con sus numerosos problemas y complejidades, requiere una vigilancia más estrecha sobre el funcionamiento y los controles.
Importancia y Objetivos de la Auditoría Administrativa
Las empresas suelen usar las Auditorías Administrativas como un apoyo a los miembros de la organización, en especial a los Directores y Gerentes, en el desempeño de sus funciones, por medio de análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas. Su importancia recae en que es un medio para evaluar la eficacia de los controles internos de una empresa, ayuda a prevenir el fraude y la malversación de sus activos, así como minimizar los gastos de capital en el manejo administrativo.
Para la consecución de los objetivos empresariales, los procesos empresariales necesitan diversas formas de control interno para facilitar la prevención, supervisión y seguimiento de irregularidades o hallazgos. Evaluar el riesgo de errores en los procedimientos contables es crucial. Sin controles internos o sistemas de Auditorías Administrativas, una empresa no podría crear informes financieros fiables, tanto internos como externos. De esta forma, no se podría determinar cómo asignar sus recursos ni saber cuáles de sus segmentos o líneas de productos son rentables.
El objetivo principal de una auditoría administrativa es el de sacar a la luz los defectos o irregularidades, si las hay, de los elementos que se examinan en aquella parte de la organización que está bajo estudio e indicar las mejoras posibles, así como la prevención y detección de fraude.
¿Cuándo realizar una Auditoría Administrativa?
Las Auditorías Administrativas pueden tener una relevancia especial en diversas situaciones, como:
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- La valoración de una directiva para determinar si habrá rotación o no.
- Cuando existe una transición y cambio de órgano directivo.
- Cuando una empresa requiere una evaluación a nivel externo antes de ser adquirida o absorbida por otra.
Aunque estos son algunos de los ejemplos en los que una Auditoría Administrativa puede tener relevancia especial, en estos casos suele formar parte de una auditoría integral en la que se analizarían más aspectos de la empresa, como el financiero, logístico o informático.
Tipos de Auditorías Administrativas
Las Auditorías Administrativas pueden realizarse de una forma analítica o funcional.
- La primera consiste en el estudio y comprensión de las políticas de actuación, los procesos, las dinámicas administrativas y directivas.
- Mientras que la segunda se enfoca más en la puesta en operación y la administración de los puestos y mandos de responsabilidad.
También se pueden clasificar por el origen del auditor:
| Tipo de Auditoría | Descripción | Independencia |
|---|---|---|
| Externa | Llevada a cabo por un contador público sin vínculos laborales con la empresa. Consiste en un examen crítico, sistemático y detallado para obtener una opinión independiente de la operación del sistema económico, su control interno, y dar sugerencias para mejorarlo. | La relevancia de este tipo de auditoría radica en que con ella, los resultados tienen una validez bajo una figura de fe pública, es decir, la información examinada tiene plena credibilidad de forma independiente a la propia empresa. |
| Interna | Realizada por integrantes de la empresa, es decir, por un auditor interno el cual tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones, con el fin de sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que den como resultado una operación más eficiente y eficaz. | Ya que se lleva a cabo por personal de la empresa, la imparcialidad e independencia en una auditoría interna no puede ser absoluta, pues el auditor no tiene la posibilidad de separarse por completo de la influencia de la administración de la organización, a la cual responde. |
Proceso y Elaboración del Informe de Auditoría
Planeación de la Auditoría
La cuidadosa preparación del informe de auditoría, conteniendo detalles de hallazgos y recomendaciones del auditor, es un factor importante en la terminación de la tarea asignada. Planeación: se establecen los parámetros y lineamientos que servirán para enfocar la revisión de la auditoría, es decir, se debe primero definir qué cosas buscar y cuál será el criterio específico de búsqueda. Al organizar un programa de auditoría administrativa se debe tener en cuenta, en primer lugar, la presentación de los objetivos y políticas y, en segundo, la preparación cuidadosa de un plan para lograr los objetivos. El paso esencial es obtener la aprobación de la dirección y su completo apoyo para llevar adelante el programa. Lo anterior puede reducirse a elaborar una lista de los puntos que habrán de cubrirse y de los procedimientos que se seguirán para llevar a cabo la tarea propuesta. Es muy importante que los aspectos a tratarse se dirijan hacia los objetivos principales. Las auditorías administrativas pueden hacerse con eficiencia, si se tiene cuidado en la fase de planeación.
El Informe de Auditoría
Como resultado de la auditoría, el auditor entregará un informe escrito que dé constancia de su trabajo y donde desarrolle sus sugerencias o los acuerdos tomados para que la organización corrija y perfeccione los puntos débiles encontrados. Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, que motiven la acción correspondiente. Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado. Aquellos hechos que reflejan condiciones perjudiciales, deficiencias, irregularidades y demás, deberán ser mencionados según su orden de importancia.
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El auditor puede considerar necesario mantenerse informado y comprobar que dichas recomendaciones se desarrollaron, ayudar a la preparación de nuevas formas y procedimientos, y modificar o formular políticas. También el auditor puede encontrar necesario discutir con la dirección ciertos aspectos del informe, relacionados con las operaciones o actividades, a fin de impulsar su mejoramiento. Una discusión así presentará, además, la oportunidad de dar mayores explicaciones o aclarar posibles malas interpretaciones.
Impacto de la Auditoría Administrativa
El resultado de la auditoría sirve para tomar las decisiones más acertadas en función del buen desempeño de los equipos de trabajo humano y materiales que permiten el funcionamiento de tu empresa. En muchas ocasiones, es a través de las auditorías que los directores o altos gerentes de una empresa o institución eligen llevar a cabo importantes inversiones, cerrar plantas o incluso prescindir de personal.
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