La auditoría es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, una entidad, etc. La palabra auditoría proviene del latín auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír (Méndez, Jaramillo y Serrano, 2006). El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc.
Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata, de tal manera que según este criterio podemos establecer una primera gran clasificación de la auditoría diferenciando entre la auditoría económica y auditorías especiales (De la Peña, 2011).
La auditoría existe desde tiempos muy remotos, aunque no como tal, debido a que no existían relaciones económicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial, el desarrollo de la auditoría estuvo estrechamente vinculado a la actividad puramente práctica y desde el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones fraudulentas, así como determinar si las personas que ocupaban puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo honesto, que se hacía con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias existentes. Esta etapa se caracterizó por un lento desarrollo y evolución de la auditoría (Murillo, 2011).
Como Franklin (2000) escribe: “En 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditoría administrativa, que es la encargada de descubrir y corregir errores de administrativos. Como se menciona anteriormente la auditoría es un proceso importante sin dejar de mencionar que su aplicabilidad existe desde las existentes teorías de la administración en las que se muestra el procesos administrativo donde dentro de la función administrativa de control es donde se encuentra inmerso el proceso de auditoría de cualquier tipo mismo que permite realizar una revisión exhaustiva para determinar los controles necesarios y verificación del cumplimiento de los objetivos en cuanto a lo planeado.
La auditoría desde sus inicios, en la edad antigua, estuvo orientada a la revisión metódica y rigurosa a fines administrativos contables, evolucionado posteriormente a otras áreas, tales como la operativa y la de calidad (Yánez y Yánez, 2012).
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¿Qué es la Auditoría de Calidad?
La auditoría de la calidad, de acuerdo con la Norma ISO-19011-2011, es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría a través de registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría; por lo que, a través de un examen metódico, se determina si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
En el caso de la auditoría de un sistema de gestión de calidad el proceso de la misma implica la revisión de cada uno de sus procesos en cuanto a la gestión que se lleva a cabo dentro de las organizaciones ya sean públicas o privadas.
Por lo anterior, el proceso de auditoría en un sistema de gestión de calidad es una parte meramente importante no solo en cuanto a la realización, sino también debe influenciar en las recomendaciones de mejora que se detecten para la mejora de los procesos organizacionales y, por ende, la mejora de las organizaciones en cuanto a la homogenización de los procesos de acuerdo con lo analizado en las mismas.
Importancia de la Auditoría de Calidad
El cumplimiento a los requisitos que establece la Norma de Calidad ISO-9001 obliga a las organizaciones a mantener una supervisión constante y oportuna durante el desarrollo de sus procesos administrativos, obligándolas a mantener la mejora continua de los mismos; en la actualidad, las organizaciones deben buscar la calidad total cuando se habla de satisfacción de clientes y permanencia en los mercados competitivos. Analizar la correlación existente entre las dimensiones de la planeación de auditoría de un sistema de gestión de calidad.
Es importante su identificación, midiéndolos y controlándolos para asegurar un buen desempeño (gestión por procesos). La satisfacción del cliente dependerá mucho de cómo se desarrollan cada uno de los procesos.
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Dichos sistemas de calidad deben de ser evaluados mediante auditorías de calidad, mismas que verifican que se esté cumpliendo con lo que se establece en la norma ISO, ya que uno de los principales principios es la mejora continua que se realiza en todas y cada una de las actividades que se desarrollan en las organizaciones, ya sea prestando un servicio o en la elaboración de un producto, es decir, en cualquier tipo de organización.
Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios (Méndez et al., 2006).
Principios de la Auditoría
La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Estos principios deberían ayudar a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.
- Integridad: el fundamento de la profesionalidad.
- Presentación imparcial: la obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de auditoría. Se debería informar de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. La comunicación debería ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa.
- Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar. Los auditores deberían proceder con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante al realizar su trabajo con el debido cuidado profesional es tener la capacidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de la auditoría.
- Confidencialidad: seguridad de la información. Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de sus tareas. La información de la auditoría no debería usarse inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del cliente de la auditoría, o de modo que perjudique el interés legítimo del auditado. Este concepto incluye el tratamiento apropiado de la información sensible o confidencial.
- Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Los auditores deberían ser independientes de la actividad que se audita siempre que sea posible, y en todos los casos deberían actuar de una manera libre de sesgo y conflicto de intereses. Para las auditorías internas, los auditores deberían ser independientes de los responsables operativos de la función que se audita. Los auditores deberían mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados solo en la evidencia de la auditoría. Para las organizaciones pequeñas, puede que no sea posible que los auditores internos sean completamente independientes de la actividad que se audita, pero deberían hacerse todos los esfuerzos para eliminar el sesgo y fomentar la objetividad.
- Enfoque basado en la evidencia: ... 2 min.
Administración de la Calidad Total (TQM)
La administración de la calidad total, por sus siglas en inglés TQM (Total Quality Managment), es una estrategia que fue diseñada para implementar y controlar la mejora continua en las empresas. La administración es el proceso que por medio de la planificación, la organización, la ejecución y el control de los recursos hace posible el uso más eficiente para alcanzar objetivos. Ahora bien, el concepto de calidad total, es una estrategia de la organización que se cumple a través de diversas políticas y procedimientos.
En Megaron podemos concluir que la administración de la calidad total es una estrategia empresarial orientada en la mejora permanente de los procesos y actividades con la participación de todos los colaboradores, con el objetivo de mejorar sustancialmente la satisfacción del cliente. Alcanzar la calidad total requiere un cambio en la cultura organizacional enfocada en el objetivo de “cero defectos”, eliminando aquellas prácticas erróneas o que no aporten valor.
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El modelo de Gestión de la Calidad Total (TQM por sus siglas en inglés) es un enfoque estratégico y sistemático que busca lograr la excelencia en todos los aspectos de una organización, centrándose en la satisfacción del cliente, la mejora continua y el compromiso de todos los miembros de la empresa. La conexión de la gestión de calidad total con los sistemas ágiles y sistemas de gestión Lean es evidente y puede que una de ellas no se entendiera sin el resto.
Los principios clave del TQM incluyen la orientación al cliente, el enfoque en la mejora continua como ventaja competitiva, la toma de decisiones basada en el análisis de datos y hechos, la gestión participativa y el desarrollo de una cultura de calidad en toda la organización. El TQM se aplica a través de métodos y herramientas como el control estadístico de procesos, la gestión por procesos, el trabajo en equipo y la retroalimentación del cliente. Su objetivo es lograr una organización altamente eficiente y eficaz, capaz de ofrecer productos y servicios de alta calidad que satisfagan plenamente las necesidades y expectativas del cliente.
Los principios de la gestión total de la calidad son:
- Ajustarse a los requisitos del cliente. Es decir, toda la organización debe estar orientada a satisfacer al cliente final del producto o servicio.
- Eliminación de despilfarros. Se persigue el mínimo consumo de recursos y optimizar la gestión de entregas al máximo.
- Mejora continua.
Modelo EFQM de Excelencia
El modelo EFQM (European Foundation for Quality Management) es un marco de excelencia empresarial desarrollado por la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad, basado en los principios de la gestión de calidad total y la mejora continua. El modelo se basa en los criterios de: liderazgo, estrategia, personas, alianzas y recursos, procesos, productos y servicios, resultados clave, resultados en los clientes y resultados en la sociedad.
El modelo EFQM se utiliza tanto en el sector privado como en el sector público, y su aplicación puede conducir a una mayor eficiencia, efectividad y competitividad de las organizaciones. Las empresas pueden someterse a una evaluación externa según el modelo EFQM para obtener una certificación de excelencia y demostrar su compromiso con la calidad y la mejora continua.
Los pilares básicos del modelo EFQM son:
- Añadir valor para los clientes: no solo satisfaciendo las necesidades de estos sino anticipándose a ellas.
- Sostenibilidad: las organizaciones excelentes son aquellas que producen un impacto positivo en el mundo y mejoran el entorno económico, social y protegen el medio ambiente.
- Incremento de la capacidad de la organización: ser una organización excelente implica también incrementar las capacidades aprendiendo a gestionar el cambio de forma eficaz.
- Procesos de innovación: La innovación sistemática es una de las claves del éxito de las organizaciones excelentes.
- Liderazgo con visión, inspiración e integridad: Según el modelo de gestión de calidad EFQM las organizaciones excelentes solo son posibles bajo el liderazgo con valores y principios éticos.
- Gestión ágil: Identificar retos y obstáculos de forma rápida y responder a ellos de forma eficaz y ágil.
- El talento de las personas: ningún plan de acción de una organización excelente tendrá éxito si en su epicentro no están las personas y su talento.
- Mantener en el tiempo resultados excelentes: No es suficiente con alcanzar resultados excelentes, las empresas deben ser capaces de mantenerlos en el tiempo.
Calidad o normas ISO 9000
Las normas ISO 9000 son una serie de estándares internacionales desarrollados por la Organización Internacional de Normalización (ISO) que se centran en los sistemas de gestión de calidad. Estas normas establecen los criterios y principios para implementar y mantener un sistema de gestión de calidad efectivo en una organización.
Las normas ISO 9000 se componen de varias partes, siendo las principales la norma ISO 9001, que establece los requisitos para un sistema de gestión de calidad, y las normas ISO 9000:2015 e ISO 9004:2018, que brindan orientación sobre la aplicación de un sistema de gestión de calidad y la mejora continua.
La norma ISO 9000 existe desde 1947 como respuesta a la orientación de las empresas hacia los procesos en ese momento. Tiene como objetivo brindar apoyo a las empresas que desean implementar sistemas de gestión de calidad.En esta primera norma se explican en detalle los conceptos básicos de los sistemas de gestión de calidad y se definen términos importantes. Su propósito es familiarizar a las empresas con el tema para que puedan comprender las explicaciones de las normas posteriores.
Etapas en la implantación de gestión de calidad en la empresa
Un proyecto de implantación de gestión de la calidad en una empresa comprenderá entre otras, las siguientes fases:
- Diagnóstico y evaluación de la situación actual para identificar los puntos débiles.
- Elección y designación del equipo de implantación. Se elegirá un equipo responsable de la planificación y gestión de calidad como administrador de proyectos.
- Formación y entrenamiento. Esta formación se destinará a todos los estamentos de la organización, incluidos los directivos.
- Criterios de calidad. Definición de los criterios e indicadores de calidad.
- Manual de calidad.
La utilización de un programa de gestión de proyectos es de gran utilidad para la implantación de sistemas de gestión de calidad en una empresa. Este tipo de programas proporcionan una estructura organizada y eficiente para planificar, ejecutar y controlar todas las actividades relacionadas con la implementación del sistema de gestión de calidad. Permiten asignar roles y responsabilidades claras, establecer plazos (a corto, medio y largo plazo) y objetivos de calidad, gestionar los recursos necesarios y realizar un seguimiento detallado del progreso del proyecto. Además, facilitan la colaboración y comunicación entre los diferentes equipos involucrados, asegurando una coordinación efectiva.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de calidad
¿Qué es el sistema de gestión de calidad ISO 9001?
El sistema de gestión de calidad ISO 9001 es un estándar internacional desarrollado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) que especifica los requisitos para un sistema de gestión de calidad (SGC) efectivo. Este estándar proporciona una estructura para asegurar que los productos y servicios de una organización cumplan consistentemente con las expectativas de los clientes y los requisitos regulatorios. ISO 9001 se centra en la mejora continua y la satisfacción del cliente, y se aplica a cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño o sector.
¿Qué se entiende por sistema de gestión de calidad?
Un sistema de gestión de calidad (SGC) es un conjunto de políticas, procesos y procedimientos necesarios para planificar y ejecutar (producción/desarrollo/servicio) en las áreas de negocio principales de una organización. Es decir, es la estructura organizativa que, junto con la planificación y la implementación de la calidad, ayuda a mejorar la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa. Un SGC aborda la gestión de la calidad en todas las etapas, desde el diseño y desarrollo hasta la producción, distribución y atención al cliente.
¿Qué dice ISO 9001 sobre la gestión de calidad?
ISO 9001 establece que la gestión de calidad debe ser un esfuerzo continuo y sistemático en toda la organización para asegurar la mejora continua de los procesos y la satisfacción del cliente.
¿Cuáles son las 4 etapas para la gestión de la calidad?
Según nuestra visión, son seis etapas las que consideramos necesarias para implementar un sistema de gestión de calidad en tu empresa. Estas son:
- Diagnóstico y evaluación de la situación actual.
- Elección y designación del equipo de implantación.
- Formación y entrenamiento.
- Criterios de calidad.
- Manual de calidad:.
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