El aprovisionamiento es un área compleja que abarca muchas actividades interrelacionadas. La gestión de adquisiciones también se conoce como el proceso desde el origen hasta la liquidación. En el mercado actual, cada vez más complejo y dinámico, las empresas necesitan herramientas ágiles que les ayuden a mejorar los procesos de adquisición. Con una solución completa para las adquisiciones, las empresas pueden aprovechar la información crítica al tomar decisiones y al mismo tiempo administrar de manera proactiva las actividades en curso a lo largo del ciclo de vida desde el origen hasta la liquidación.
Gestión de Proveedores
La contratación estratégica comienza con la identificación y calificación de proveedores antes de iniciar las negociaciones. Implica la recopilación, la evaluación y el control de los datos del proveedor para garantizar que los proveedores cumplen con las políticas de negocio. Con el software de gestión de compras, puedes recopilar información importante sobre la calificación de proveedores mediante cuestionarios internos y externos y perfiles de autoservicio. Selecciona a los mejores proveedores evaluando las calificaciones de los mismos, los factores de riesgo y el cumplimiento de las políticas. Una solución basada en la nube permite que los equipos de compras gestionen proactivamente las relaciones con los proveedores.
Usa las redes sociales integradas para colaborar de manera más efectiva y lograr la alineación comercial al planificar y crear documentos de negociación. Recibe alertas cuando haya nueva información disponible que pueda afectar a la gestión de proveedores, las capacidades o los factores de riesgo.
Abastecimiento Estratégico
La definición de requisitos, la compilación y la comparación manual de ofertas de proveedores puede llevar mucho tiempo y dejar mucho espacio para detectar errores. Incluso puede retrasar compras importantes. La creación de documentos más inteligente, las interacciones de negociación y la selección de proveedores aprovecha las mejores prácticas de negociación para lograr resultados finales. La colaboración social integrada facilita la combinación de esfuerzos y la creación de documentos de negación más eficaces.
Gestión de Contratos
Una gestión eficaz de los contratos de compra es fundamental. La gestión manual del proceso puede tardar mucho tiempo. Sin embargo, con un sistema de gestión de compras moderno, la creación de contratos se puede optimizar mediante la creación guiada que utiliza bibliotecas de cláusulas preaprobadas, plantillas estandarizadas y colaboración social integrada. La estandarización y automatización del proceso de gestión de contratos te ayuda a crear contratos de calidad más rápido. Puedes obtener una visibilidad completa de los contratos, a la vez que controlas los costos. La analítica identifica las desviaciones del contrato con respecto a los estándares definidos. Los flujos de trabajo auditables hacen cumplir las aprobaciones de documentos. Un repositorio de contratos seguro y con capacidad de búsqueda con un seguimiento completo y un historial de auditoría permite a los usuarios localizar rápidamente lo que necesitan.
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Solicitudes y Adquisiciones
Los ahorros negociados se pierden rápidamente cuando la compra no se gestiona correctamente durante el ciclo de compra. Un moderno software de gestión de compras garantiza que los ahorros negociados se apliquen mediante políticas empresariales, controles y aprobaciones. El gasto fuera de contrato puede reducirse proporcionando a los empleados una experiencia de compra de autoservicio similar a la del consumidor. Con una experiencia fácil de usar, los empleados pueden buscar y comprar productos o servicios de forma fácil y rápida. Se requiere poca o ninguna formación. La automatización de las transacciones rutinarias de ciclo de compra, como la creación de pedidos, te libera para encontrar nuevas oportunidades de ahorro. Con un sistema de gestión de adquisiciones basado en la nube, puedes optimizar el proceso a la vez que aplicas los precios negociados y garantizas el cumplimiento de las políticas. Crea órdenes de compra a partir de solicitudes aprobadas sin intervención manual. Proporciona a tus equipos de compras estadísticas sobre las excepciones, el estado y las acciones necesarias.
Cuentas a Pagar
El procesamiento de facturas de proveedores suele ser manual, propenso a errores y laborioso. Una solución completa del abastecimiento a la liquidación optimiza y automatiza esta función crítica. En un sistema de gestión de compras integrado, puedes aprovechar los descuentos por pagos oportunos y reducir los costos de mano de obra. Esto incluye un sólido sistema de gestión de pagos que proporciona la transmisión electrónica de facturas de proveedores y un procesamiento más rápido, gracias al escaneo óptico, el aprendizaje automático y la confrontación automática de órdenes de compra. La validación de facturas de nivel de línea está completamente automatizada para un procesamiento más rápido. Mejora la gestión de proveedores. Gestiona los costos.
Mejora en el Ahorro de Costos
Las empresas invierten en soluciones de gestión de aprovisionamiento para optimizar y automatizar el proceso desde el abastecimiento hasta la liquidación. El software de gestión de las adquisiciones desempeña un papel importante en la gestión de los costos mediante el aumento del ahorro mediante acuerdos de compra negociados con proveedores. Los gastos se gestionan dirigiendo las compras a proveedores aprobados a través de aplicaciones que también aplican políticas de compra. El ahorro de costos comienza con el abastecimiento; el proceso de identificación y evaluación de los proveedores potenciales y la negociación con ellos para comprar bienes y servicios. Estas actividades garantizan que la empresa reciba precios competitivos y el mejor valor. Para la mayoría de las empresas, las negociaciones se llevan a cabo mediante un proceso de licitación en el que varios proveedores compiten por la empresa. Aunque sería una simplificación excesiva decir que el ahorro de costos es el único factor, está en la cabeza de la lista de criterios por los que se miden las organizaciones de compras. Cuando se selecciona un proveedor y se firma un contrato, se convierten en el proveedor aprobado para un determinado producto o servicio.
Aumenta la Influencia Sobre el Gasto
Muchas organizaciones siguen teniendo problemas con las compras que se producen fuera de los procesos establecidos, con proveedores que no están bajo contrato para proporcionar precios competitivos. Generalmente se conoce como "gastos marginales" o fuera de contrato. Las soluciones de gestión de adquisiciones están diseñadas para controlar esta actividad imponiendo las compras conformes a los proveedores aprobados. Las compras conformes se gestionan a través de múltiples niveles con sistemas de adquisición que utilizan tanto incentivos como elementos disuasorios. En primer lugar, ofrecen una experiencia de compra similar a la de un consumidor. Esto facilita que los empleados encuentren lo que necesitan y que realicen sus compras exclusivamente a través de proveedores autorizados. Los productos o servicios se muestran en una interfaz de compra fácil de utilizar.
Mejora la Eficiencia y Automatiza los Procesos de Compras
Los procesos manuales y engorrosos impiden que los equipos de adquisiciones aporten un mayor valor estratégico. Los procesos de compra ineficaces pueden provocar la pérdida de documentos, gastos no controlados y oportunidades de descuento perdidas. Las soluciones de gestión de compras estandarizan, optimizan y automatizan los procesos que tradicionalmente son manuales basados en papel y reducen la cantidad de mano de obra necesaria para completarlos. Las compañías pueden crear mejores contratos más rápido y pueden maximizar el valor de los acuerdos negociados. La eficiencia mejora a lo largo de todo el proceso de gestión de compras: cualificación de proveedores, agilización de las negociaciones, contratación y supervisión de las actividades de compra. Como resultado, las solicitudes de compra reciben aprobaciones más rápidas y las facturas de proveedores se procesan y pagan más rápidamente.
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Mejora la Gestión de Proveedores
Los proveedores son socios comerciales esenciales que proporcionan los productos o servicios que tu compañía necesita. Calificar la idoneidad de un proveedor potencial como socio comercial es clave. El software de gestión de compras optimiza el proceso de evaluación de factores críticos como la viabilidad financiera, el cumplimiento del código de conducta de la compañía y otros factores que los califican como socio comercial. Una vez calificados, el sistema ayuda a gestionar las relaciones de proveedores en curso, como pedir a los profesionales de compras que soliciten el vencimiento de las calificaciones de un proveedor.
Estandarización y Simplificación del Ciclo de Vida del Contrato
Los contratos de compras completan el proceso de abastecimiento. Formalizan la relación comercial entre una compañía y sus proveedores, sus responsabilidades, los precios y definen las condiciones para gestionar disputas. Un sistema de gestión de compras moderno te ayuda a tomar el control del proceso de gestión de contratos para obtener visibilidad de los acuerdos, acortar los tiempos de ciclo y gestionar el cumplimiento. El proceso de creación de contratos se realiza más rápido, con menos riesgo con idiomas, plantillas y flujos de trabajo predefinidos. Durante las negociaciones, los revisores de contratos pueden identificar rápidamente las desviaciones del lenguaje estándar para resaltar los riesgos, realizar los cambios necesarios y obtener las aprobaciones necesarias antes de la finalización. Una vez se ejecutan los contratos, el sistema proporciona almacenamiento y recuperación electrónicos. Procurement Cloud moderniza los procesos comerciales de aprovisionamiento para que puedas gestionar de manera proactiva a los proveedores y las actividades a lo largo del ciclo desde el abastecimiento hasta la liquidación.
¿Qué es la Gestión de Adquisiciones?
La gestión de adquisiciones es el proceso de obtener bienes o servicios para una empresa mediante la compra, el alquiler o la contratación de un recurso externo para llevar a cabo un proyecto. Este proceso implica una variedad de actividades de adquisición, que pueden incluir: identificar las necesidades de un proyecto, buscar opciones posibles, enviar solicitudes de propuestas (RFP) si es necesario y administrar las adquisiciones para el equipo. A fin de proteger a la empresa de cualquier riesgo potencial, un equipo diferente al que solicita el producto o servicio puede llevar a cabo este proceso. Sin embargo, consulta siempre con tu equipo interno de asuntos legales para confirmar cuál es el proceso de adquisición específico en tu organización.
Por lo general, los equipos de adquisiciones son expertos en la gestión de contratos. Tu equipo de adquisiciones interno probablemente será el responsable de la negociación de contratos que mejor se ajusten a las necesidades de tu empresa, de la negociación de los precios y la presentación de la información con tu socio potencial, y de la ejecución de un análisis de riesgos para proteger a tu empresa de cualquier posible amenaza.
Generalmente, el proceso de adquisición tiene dos aspectos principales: el abastecimiento estratégico inicial y el aspecto operativo de la gestión de adquisiciones. El abastecimiento inicial se trata de la forma en la que el equipo identifica los diferentes socios y empresas con los que tu compañía quiere trabajar. Por lo general, este proceso implica establecer requisitos mínimos que deben cumplir los proveedores potenciales e identificar por qué la empresa necesita contar con un proveedor externo para un proyecto. El componente operativo de la gestión de adquisiciones es el paso individual que debe dar una empresa para empezar a trabajar con un tercero. Estos pasos varían según las prácticas internas de cada empresa, pero pueden incluir el uso de órdenes de compra, el envío de solicitudes de propuestas, la selección de licitadores o el paso por un proceso de cotización.
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Los 4 Pasos del Proceso de Adquisición
Existen cuatro pasos principales que los equipos de adquisiciones llevarán a cabo durante un proceso de gestión de adquisiciones. A continuación, presentamos un esquema básico de los pasos que seguiría un equipo de adquisición para adquirir los materiales necesarios para realizar un proyecto. Consulta siempre con tu equipo interno de asuntos legales para obtener orientación sobre las políticas y prácticas de adquisición de tu empresa.
- Crear un plan de gestión de adquisiciones
Esta es la etapa inicial de la gestión de adquisiciones. Los equipos de adquisiciones suelen trabajar con los participantes para identificar qué recursos necesita el equipo para realizar un proyecto. El equipo de adquisiciones analizará el proyecto general como un todo e identificará las soluciones posibles. Las herramientas como sistemas de gestión de adquisiciones o sistemas de gestión del trabajo pueden ayudar a tu equipo de adquisiciones a mantener los documentos importantes, como las solicitudes de propuestas y los requisitos de compra, en el mismo lugar. Los profesionales de adquisición internos probablemente evaluarán los recursos con los que la empresa cuenta actualmente y los compararán con lo que busca el equipo. Si es más rentable usar los recursos con los que ya cuenta el equipo, probablemente sugerirán eso, además de negociar menores costos cuando analicen las opciones con los licitadores.
En esta etapa también se responderán preguntas básicas sobre el plan de adquisiciones. Entre estas preguntas se pueden incluir las siguientes:
- ¿Los participantes necesitan este recurso para una fecha específica?
- ¿El equipo contará con un proceso específico para evaluar las diferentes opciones?
- ¿El equipo enviará solicitudes de propuestas a los proveedores potenciales?
- Realizar las adquisiciones
Durante esta etapa, el equipo de adquisiciones por lo general llevará a cabo una decisión. Tu equipo interno de asuntos legales te guiará acerca de cómo reunir ofertas y ayudará a tu equipo a evaluar las diferentes opciones disponibles. Consulta con tu equipo interno para que te orienten sobre cuál es la mejor opción en función de tus necesidades. Una vez que hayas elegido a un proveedor, tu equipo interno de asunto legales te ayudará a avanzar con las negociaciones y la firma del contrato tan pronto como el contrato se ajuste a las necesidades del proyecto. Este proceso suele finalizar con un documento como una orden de compra para cerrar todos los detalles del acuerdo. Esta puede incluir detalles sobre el precio, la cantidad, el cronograma de entrega del producto y cómo se realizará el pago.
- Administrar (o controlar) las adquisiciones
Según el tipo de producto que se esté adquiriendo, esta es la etapa en la que el equipo implementa la compra recién adquirida en el plan del proyecto. Esto puede significar gestionar y capacitar a un nuevo equipo de contratistas, instalar un software nuevo o trasladar materias primas para convertirlas en un producto nuevo. Durante esta etapa, es conveniente implementar alguna forma de gestión de cambios en tu proceso. Es particularmente recomendable si vas a incorporar nuevos miembros de equipo a tu flujo de trabajo. Esto te permitirá controlar las operaciones de negocios y verificar si hubo algún cambio debido a las nuevas adquisiciones. Por ejemplo, si un equipo adquiere nueva maquinaria de automatización para una línea de ensamblaje, es importante controlar la diferencia en la producción antes y después de implementar la maquinaria. Esta diferencia representa exactamente el impacto que tuvo esa maquinaria en tu operación.
- Cerrar las adquisiciones
Durante la etapa de negociación, tu equipo interno de asuntos legales y el proveedor se pondrán de acuerdo sobre lo que constituye el “trabajo finalizado”. Después, una vez que ambas partes lleguen a la etapa en la que se completó el trabajo correspondiente, tu equipo interno de asuntos legales cerrará cualquier documentación que se requiera y, si es necesario, realizará una exención de responsabilidad. Por lo general, ambas partes se aseguran de que todo se realizó conforme a lo acordado en los contratos.
El Rol del Gerente de Proyectos Durante el Proceso de Adquisición
El gerente del proyecto es responsable de que el proyecto avance a lo largo del programa del proyecto, y de gestionar las actualizaciones para los participantes y los demás miembros del equipo acerca del proceso de adquisición. Sin embargo, el equipo interno de asuntos legales es quien debe llevar a cabo la mayor parte del proceso de adquisición, de acuerdo con las políticas de tu empresa. La responsabilidad principal del gerente del proyecto durante el proceso de adquisición es ayudar al equipo de adquisiciones a coordinar la información y con cualquier cosa que necesiten para llevar una solicitud de propuestas o contrato a la etapa siguiente. Si el equipo de adquisiciones necesita información específica con respecto a las necesidades del proyecto, el gerente del proyecto puede ayudarlos a reunir y compartir esa información.
Algunas empresas usan un software de gestión de adquisiciones especializado para mantener la información organizada para el departamento de compras. Otras pueden optimizar la información mediante una herramienta de gestión del trabajo que pueda mantener los principales hitos de un proyecto, la información de los proveedores y las actualizaciones de estado de los participantes, todo en un mismo lugar. Las herramientas de gestión del trabajo como Asana pueden ayudar a mantener los documentos, como contratos de adquisición, solicitudes de propuestas y auditorías importantes, en un lugar donde los participantes puedan acceder a esa información.
Auditorías Logísticas
Las auditorías logísticas son análisis del rendimiento de la logística de una empresa. Estos estudios, que se llevan a cabo por empresas especializadas, examinan la eficiencia de las tareas propias de un almacén y de los flujos de transporte de mercancías, entre otros. Estas evaluaciones posibilitan la detección y corrección de errores en la planificación logística y la implementación de soluciones para optimizar al máximo los recursos en el almacén. Para ello, la auditoría logística se sirve de la información que se recaba en todas las operaciones que tienen lugar en la instalación, además de apoyarse en datos de los diferentes proveedores y clientes finales. Sin ir más lejos, una auditoría logística puede detectar la falta de optimización de la superficie de almacenaje en un área muy concreta del almacén.
Una auditoría logística analiza el escenario actual y la planificación estratégica de la cadena de suministro de una compañía, a partir de una serie de KPI logísticos ―es decir, indicadores de rendimiento―. Para una auditoría más exhaustiva, resulta de gran ayuda que el cliente haya iniciado la transformación digital de su logística. De esta manera, la empresa auditora contará con información extensa y precisa sobre todos los procesos. Toda auditoría logística tiene como objetivo que el almacenaje de materias primas y de productos elaborados y la recepción y expedición de mercancías lleguen a buen puerto.
Análisis del escenario actual: el auditor recaba toda la información.
Una auditoría logística examina paso a paso cada una de las etapas por las que pasa el producto dentro y fuera del almacén, a lo largo de la cadena logística. La recopilación de información para conocer el rendimiento actual e histórico del almacén es clave para realizar una auditoría logística precisa. El software de Mecalux puede complementarse con la funcionalidad avanzada Supply Chain Analytics de Mecalux, un programa que segmenta y estructura los datos que recaba el SGA para que el responsable logístico cuente con una visión detallada de los procesos y pueda tomar decisiones basadas en las necesidades de la instalación.
Las auditorías analizan todo lo que sucede en la logística de una empresa con el objetivo de maximizar los recursos y ganar en productividad y eficiencia. Si estás interesado en optimizar tus procesos y digitalizar tu logística, no dudes en contactar con nosotros.
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