La auditoría de efectivo es el examen independiente de los saldos de caja y bancos en fechas cercanas a la fecha del balance general. En el trabajo de auditoría de caja, el auditor debe estar alerta a sobre estimaciones en los valores del activo, puesto que el peligro real radica en que el efectivo en caja ascienda a un valor menor a lo que se registra en los informes y Estado de Situación Financiera.
Una completa verificación del activo caja por parte del auditor, significa la comprobación de la exactitud e integridad de los registros que amparan el efectivo recibido y desembolsado durante el año, implica también cerciorarse del efectivo en caja o en bancos. También implica determinar la razonabilidad de los saldos presentados en el Estado de Situación Financiera.
Documentación Necesaria
Es fundamental contar con la documentación adecuada para realizar una auditoría exhaustiva. A continuación, se presenta una lista de documentos relevantes:
- Registro de Ingresos en efectivo
- Registro de Reingresos
- Registro de Depósitos
- Registro de pagos
- Recibos de efectivo
- Vale para pagos menores
- Anticipo y liquidación de gastos de viaje
- Informes de recepción
- Facturas
- Informes de reclamación
- Vales de salidas
- Vales de ventas
- Reportes de producción terminadas
- Hoja de ajuste o reclasificación
- Otros Registros (Detallarse)
Procedimientos de Comprobación
La comprobación es una parte esencial del proceso de auditoría. Los siguientes pasos son cruciales para asegurar la integridad de los registros:
- Primeramente se deben verificar que se encuentren habilitados por la persona autorizada (Contador Principal o quien lo sustituya) los registros y submayores relacionados con los medios monetarios.
- Se debe realizar la conciliación bancaria del periodo que se auditada través del modelo SC-3-08 Conciliación bancaria establecido en la Resolución 012/2007 del Ministerio de Finanzas y Precios.
- Solicitar el contrato y la formalización de los créditos bancarios, por línea de crédito emitidos por el banco y que deben estar firmados por dos firmas autorizadas de la entidad.
- Revisar que se hayan contabilizado correctamente los faltantes, pérdidas o sobrantes de bienes.
- Comprobar que el saldo de las cuentas inventarios y las subcuentas correspondientes correspondan con los saldos reportados en el Balance General o Estado de situación coincide con el saldo reportado en los Submayores y registros habilitados relacionados con el control de los inventarios verificando que las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas y por los modelos primarios verificados en el Control Interno además de que las operaciones de débitos y créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y se corresponden con los contenidos económicos de las mismas.
Papel de Trabajo
(Delisauditoría, 2011) es el documento o papel en el que se consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeta a examen. Respecto a la cédula sumaria, dice, es el papel de trabajo que resume, las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeta a examen.
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Sobre la cédula analítica, establece: es el papel de trabajo que además de incluir la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento de un rubro, detalla información con la que se contó, las pruebas y las observaciones realizadas.
El papel de trabajo es fundamental para documentar el proceso de auditoría. Debe incluir:
- Una hoja de trabajo sumaria con cada una de las subcuentas habilitadas por las entidades.
- Al menos debe contener Nombre de la cuenta, nombre, número, fecha e importe del documento pendiente de justificar.
- Al menos debe contener: Según formalización del crédito; Tipo de crédito, número y monto.
Por ejemplo: Tomaremos con el objetivo de ejemplificar aquellas subcuentas que generalmente están habilitadas en el sistema empresarial.
Legislación a Consultar
Es imprescindible conocer la legislación vigente para realizar una auditoría conforme a la normativa. Algunas de las resoluciones a consultar son:
- Resolución 235/2005 del Ministerio de Finanzas y Precios
- Resolución 012/2007 del 18 de enero del 2007 Ministerio de Finanzas y Precios
- Resolución 02/2007 del 18 de enero del 2007del Ministerio de Finanzas y Precios
- Norma Específica no. 12
Ejemplo de Conciliación Bancaria
A continuación, se muestra un ejemplo de conciliación bancaria para ilustrar el proceso:
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Saldo según conciliación Conciliación al 31 de diciembre de 2018, según movimientos del libro caja con los de bancos.
Técnicas de Auditoría Adicionales
Además de los procedimientos mencionados, es útil aplicar técnicas específicas para detectar posibles irregularidades:
- Comparación del detalle de todos los depósitos diarios con los registros de libro de ingresos.
- Verificación de todas las transferencias bancarias realizadas.
- Comparación de los cheques pagados con la lista de cheques en circulación, provenientes de la conciliación anterior, y con el registro de desembolsos.
- Verificación de la secuencia numérica de los cheques.
- Examen detallado de la conciliación preparada por el cliente hasta tener la satisfacción de que ha sido adecuadamente preparada.
- Envío de certificado a los depositarios oficiales (bancos) para verificación de las cantidades que se encuentran en depósitos.
- Comparación de los saldos con el estado de cuenta del Banco e investigación de las partidas en conciliación.
Auditoría de Cuentas por Cobrar
La auditoría de cuentas por cobrar a partir de la evaluación de los controles internos de una empresa busca establecer la validez de los derechos monetarios, así como determinar el valor de realización.
Procedimiento de auditorías similares son utilizados para la verificación de todos los tipos de cuentas por cobrar, aun cuando puede ser necesaria una investigación adicional respecto a transacciones que no impliquen operaciones normales, por ejemplo, préstamos a funcionarios.
Evaluación de la Situación Financiera
El siguiente paso a seguir en el proceso de ejecución de la auditoría financiera es la evaluación de la situación financiera de la entidad la cual se realiza a través de procedimientos analíticos como son el cálculo de las razones financieras.
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