Al tener una empresa es importante conocer cuáles son los activos que existen en ella, por ello es importante que, de forma constante, se realice una auditoría, la cual es el conteo y captura de información de muebles, maquinaria y equipo electrónico que se tiene. Hacer esto ayudará a conocer el estado de los activos y tomar decisiones importantes sobre ellos, como venta o reposición, además de tener la certeza de lo que existe dentro de la empresa.
¿Para qué sirve la auditoría de activos fijos?
Un procedimiento de auditoría para activos fijos debe efectuarse para los activos que se espera duren más de un año, tales como terrenos, construcciones, maquinaria, equipo, etc. Los activos fijos son recursos esenciales para un negocio ya que se usan de forma constante y no pueden ser vendidos de manera inmediata.
Frecuencia de la Auditoría de Activos Fijos
Una auditoría a los activos debe efectuarse una vez al año para tener un registro actualizado de los activos fijos de una forma apropiada, que esté detallada y que nos permita darnos cuenta del estado en el que se encuentra el activo. Si no existe tal control o registro de activos fijos, se tendrá que pagar una gran cantidad de dinero debido a la falta de documentación, pérdida de información o traslado de activos, lo cual afecta al negocio.
En las auditorías de activos fijos se registra la información completa del activo, a través de placas, etiquetas o códigos QR e incluyen datos como marca, modelo, serie, fecha de compra, bitácora de mantenimiento, etc.
Metodología para realizar una auditoría de activos fijos
El procedimiento para una auditoría de activos fijos comprende la siguiente información:
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- Toda la información como la descripción del activo, clasificación, ubicación, cantidad, monto de adquisición, fecha de adquisición, detalles de revaluación, tasa de depreciación, depreciación acumulada, depreciación para el año actual, toda esta información es requerida para reportarla en el registro del activo.
- Descripción de marca, modelo y serie.
- Cálculo correcto de la depreciación.
- Etiquetado apropiado.
- Documentación de movimientos del activo.
Auditoría de activos con software de administración
Un procedimiento de auditoría de activos fijos incluye el uso de tecnología de código de barras o código QR, el cual realiza un escaneo para hacer la verificación de activos de una forma eficiente y simple.
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