Conforme a las NIF, los inmuebles, la maquinaria y el equipo son los bienes tangibles que tienen por objeto:
- El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad.
- La producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad.
- La prestación de servicios por la entidad a su clientela o al público en general.
La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad.
Objetivo de la Guía de Auditoría
El objetivo de esta guía es establecer los procedimientos de auditoría recomendados para el examen del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo. El auditor deberá diseñar estos procedimientos específicamente, considerando la naturaleza, oportunidad y alcance, y adaptándolos a las condiciones y características de cada empresa.
Objetivos de Auditoría Específicos
Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a inmuebles, maquinaria y equipo son los siguientes:
- Comprobar que existan y estén en uso.
- Verificar que sean propiedad de la empresa.
- Verificar su adecuada valuación.
- Comprobar que el cómputo de la depreciación se haya hecho de acuerdo con métodos aceptados y bases razonables.
- Comprobar que haya consistencia en el método de valuación y en el cálculo de la depreciación.
- Determinar los gravámenes que existan.
- Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.
Control Interno en Propiedad, Planta y Equipo
El estudio y la evaluación del control interno deberán efectuarse con apoyo de la NIA 315, Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno. Consecuentemente, deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos a Tecnología de Información (TI).
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Aspectos Clave a Considerar en el Control Interno
Ejemplos de aspectos a considerar en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipo, en forma enunciativa pero no limitativa, incluyen los controles claves, los cuales deberán dirigirse a:
- Autorización del método de valuación: En términos generales, la dirección de la empresa deberá autorizar el método y políticas de valuación, incluyendo las relativas a capitalización, actualización, depreciación, etcétera.
- Aprobación de la administración: Debe existir una autorización formal para efectuar una inversión, venta, retiro, etc., de esta clase de activos. Esta autorización requiere de un estudio previo o plan general dentro de la empresa para determinar si la compañía debe hacer el desembolso, venta, hipoteca, etc. La decisión o autorización deberá emanar del órgano de administración adecuado, pudiendo llegar hasta los accionistas.
- Segregación de funciones: La segregación de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transacción, o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. Esta segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en una misma transacción.
- Procedimientos de recepción y registro: Una vez aprobada la compra de los activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan recibido, que coincidan con las especificaciones aprobadas y que los registros contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus características generales.
- Existencia de archivos de documentación: La documentación soporte de la propiedad de los activos se deberá conservar en archivos adecuados que faciliten su localización y control.
- Reglas para distinguir adiciones de gastos: Para evitar cualquier confusión al respecto, es necesario establecer políticas definidas por la dirección o la gerencia, que consten por escrito.
- Revisión periódica de construcciones en proceso: Con objeto de registrar, en su oportunidad, las partidas que representen unidades terminadas, debe establecerse un sistema que permita conocer cuando se terminen las obras y entren en uso, a fin de iniciar los cargos a resultados por la depreciación o amortización.
- Registros adecuados para anticipos: Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores.
- Comprobación física periódica: Deben efectuarse inspecciones físicas de los bienes, periódicamente, con la finalidad de comprobar su existencia y buenas condiciones de uso.
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