El objetivo de esta guía es establecer los procedimientos de auditoría recomendados para el examen del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma especíica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.
Objetivos de Auditoría
Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a inmuebles, maquinaria y equipo son los siguientes:
- Comprobar que existan y estén en uso.
- Veriicar que sean propiedad de la empresa.
- Veriicar su adecuada valuación.
- Comprobar que el cómputo de la depreciación se haya hecho de acuerdo con métodos aceptados y bases razonables.
- Comprobar que haya consistencia en el método de valuación y en el cálculo de la depreciación.
- Determinar los gravámenes que existan.
- Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados inancieros.
Control Interno
El estudio y la evaluación del control interno deberán efectuarse con apoyo de la NIA 315, Identiicación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno. Consecuentemente, deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasiicación de transacciones, salvaguarda física y de veriicación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos a Tecnología de Información (TI).
Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipo, en forma enunciativa pero no limitativa, incluyen los controles claves, los cuales deberán dirigirse a:
- Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa: En términos generales, por su importancia, la dirección de la empresa deberá autorizar el método y políticas de valuación, incluyendo las relativas a capitalización, actualización, depreciación, etcétera.
- Aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos: Debe existir una autorización formal para efectuar una inversión, venta, retiro, etc., de esta clase de activos. Esta autorización requiere de un estudio previo o plan general dentro de la empresa para determinar si la compañía debe hacer el desembolso, venta, hipoteca, etc. La decisión o autorización deberá emanar del órgano de administración adecuado, pudiendo llegar hasta los accionistas.
- Segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro: La segregación de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transacción, o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. Esta segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en una misma transacción.
- Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos: Una vez aprobada la compra de los activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan recibido, que coincidan con las especiicaciones aprobadas y que los registros contables relejen adecuadamente los bie-nes adquiridos de acuerdo con sus características generales.
- Existencia de archivos de documentación: La documentación soporte de la propiedad de los activos se deberá conservar en archivos adecuados que faciliten su localización y control.
- Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones: Uno de los problemas relacionados con el registro de los activos ijos radica en distinguir las inversiones de las obras de mera conservación. Para evitar cualquier confusión al respecto, es necesario establecer políticas deinidas por la dirección o la gerencia, que consten por escrito.
- Revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas: Con objeto de registrar, en su oportunidad, las partidas que representen unidades terminadas, debe establecerse un sistema que permita conocer cuando se terminen las obras y entren en uso, a in de iniciar los cargos a resultados por la depreciación o amortización.
- Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores.
- Comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados: Deben efectuarse inspecciones físicas de los bienes, periódicamente, con la inalidad de comprobar su existencia y buenas condiciones de uso.
Definición de Propiedad, Planta y Equipo
Montoya & Rodríguez (2008), define al activo fijo como la Propiedad, Planta & Equipo posible de conservarse por más de un año, que no está disponible para la venta y que es utilizado por una compañía para la producción de bienes o servicios. Sobre lo expuesto, y sin considerar aún el concepto emitido por las Normas Internacionales de Información Financiera, que se abordará más adelante, se puede definir a la Propiedad, Planta & Equipo como bienes tangibles o intangibles que son utilizados para actividades operativas o administrativas que generarán beneficios económicos y que no está disponible para su venta.
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Características Clave
Acosta-¨Padilla, et al. (2016), subdivide a los activos fijos como tangibles e intangibles, donde establece que los activos tangibles deben ser considerados como tal, siempre y cuando cumpla con las siguientes características: forma corporal (bien físico), vida útil prolongada, sujeto a la transferencia sostenida de su valor al gasto y no estar destinado para la venta.
Por su parte, los bienes intangibles haciendo honor a su denominación, se define como bienes sin una forma corporal debido a que representan el derecho, suscripción, afiliación o privilegio conferido por un tiempo determinado.
Vida Útil y Depreciación
Vida útil: Es el lapso de tiempo considerado en el que un activo perdería su capacidad de producir valor en una organización, por lo que se vuelve infructífero (Montoya & Rodríguez, 2008). Por otra parte, Earl Spiller Jr. y Martin Gosman, citado por (Romero, 2012) sobre la vida útil afirman: “Es su periodo de servicio de un activo para la entidad particular de negocios, distinto de su vida total esperada”.
Depreciación o amortización: Es el reparto paulatino del costo histórico de un objeto de propiedad, planta y equipo, cargado a los resultados de un periodo fiscal o al costo de otro tipo de activo durante su vida útil (Díaz-Becerra, et al. 2012). Asimismo, (Sastoque, 2016), refiere que la depreciación es la proporción de la vida útil que en valores monetarios se debe restar al activo fijo por el tiempo de uso, sin descuidar la evaluación de la vida remanente del bien.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son el conjunto de concepciones fundamentales y pautas que conciernen ser analizada antes del registro y presentación de la información contable (Bohórquez-Forero, 2015). Estas normas emergen debido a la necesidad de homologar la interpretación de información financiera, de tal manera que encaje con los estándares internacionales.
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En Ecuador las Normas de Información Financieras son adoptadas en el año 1996 por la Federación Nacional de Contadores, tras acoger como modelo a las NIC para la elaboración de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). Mientras tanto, (Correa-Carreño, et al. 2018), establecen que el objetivo de la NIC 16 radica en la determinación de la metodología contable de los activos de larga duración que tiene la compañía y conseguir el valor en libros, su deterioro y gastos por depreciación con información de mayor razonabilidad posible.
Atendiendo a estas consideraciones, la (IFRS Foudation, 2020), establece que un bien será reconocido como la Propiedad, Planta y Equipo, siempre y cuando, sea probable la generación de beneficios económicos futuros para la compañía proveniente de su uso; además, de que el costo del bien pueda ser medido con fiabilidad.
Medición y Costos
En este sentido, los bienes que cumplan estos requisitos y por tanto estén reconocidos como Propiedad, Planta & Equipo; serán medidos por su costo, cuyos componentes comprende en primer lugar su precio de compra, donde incluyen todos los valores imputables a la adquisición del bien, incluido gravámenes indirectos no recuperables, y reduciendo el valor de descuentos o rebajas.
Por último, la estimación inicial de los precios de desmantelamiento y retiro del factor, así como la rehabilitación del sitio sobre el que se encuentra, la obligación en que incurre una empresa una vez que consigue el componente o como resultado de haber usado comentado factor a lo largo de un definido plazo, con fines ajenos al de producción de inventarios a lo largo de tal lapso.
Las Normas Internacionales de Información Financiera, a diferencia de otras concepciones teóricas, incluye como requisito para que un activo sea considerado como Propiedad, Planta & Equipo que su costo pueda ser medido con fiabilidad. Por su parte, la NIC 16 establece que los costos por mantenimiento de un activo no corriente serán reconocidos como gastos del ejercicio en el que se generaron.
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