La auditoría integral como evaluación preventiva permite validar los sistemas administrativos, financiero, de cumplimiento y de gestión que gobiernan una entidad, con el objeto de proponer alternativas para el logro adecuado de sus fines y un mejor aprovechamiento de sus recursos (Cantos Ochoa, 2019).
Este artículo es el resultado de la aplicación de un procedimiento para realizar el examen de auditoría integral en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Educadores Primarios de Cotopaxi, Ecuador. Dada la importancia de estas instituciones para el desarrollo de sectores vulnerables, el estudio se centra en el despliegue del proceder y las recomendaciones surgidas para contribuir a la mejora continua de la entidad financiera, en favor de garantizar un mejor servicio de créditos al cliente.
Realizar un examen de auditoría integral al análisis y revisión de la cartera de crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Educadores Primarios de Cotopaxi resulta de vital importancia por lo que representa para los sectores vulnerables.
Auditoría Integral: Una Herramienta Preventiva
La auditoría integral como evaluación preventiva, permite validar los sistemas administrativos, financiero, de cumplimiento y de gestión que gobiernan una entidad, con el objeto de proponer alternativas para el logro adecuado de sus fines y el mejor aprovechamiento de sus recursos.
Por otro lado, dicho estudio plantea, que tradicionalmente, los procesos de auditoría se caracterizaban por poseer un carácter reactivo, y a partir de 1991, comienza a materializarse como herramienta de planificación y control, de comparación de lo real con lo planificado, con las correspondientes medidas correctivas, pero a la vez con resalte en la proactividad y la prevención.
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El sector cooperativo busca un modelo, para beneficiar a sus miembros, mediante el trabajo en equipo, la solidaridad, la confianza, la democracia, la participación y el compromiso para lograr una mejor forma de vida (Fernández, 2006). Resulta que el sector cooperativo busca un modelo, para beneficiar a sus miembros, mediante el trabajo en equipo, la solidaridad, la confianza, la democracia, la participación y el compromiso para lograr una mejor forma de vida (Fernández, 2006).
Dado el desconocimiento de los procesos y la utilidad de la realización de una auditoría integral por parte de los directivos de la cooperativa, así como las exigencias de realizar de manera obligatoria una auditoría financiera anual, ocasiona que se realicen solamente este tipo de evaluaciones por cumplir con los requerimientos legales de los organismos de control.
La investigación aplicada es de carácter descriptivo, por la aplicación de cuestionarios, procesos y demás herramientas para detectar las debilidades y hallazgos. Durante el proceso de la investigación se utiliza el método deductivo - inductivo, de lo general a lo particular, tanto en el desarrollo de los objetivos, marco teórico como en la ejecución del trabajo de investigación.
Fases de la Auditoría Financiera
Para la realización del estudio fue aplicado el proceder que muestra la Figura 3 según lo establece la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Fase I: Planificación
El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva. El proceso inicia con la expedición de la orden de trabajo, culmina con la emisión del informe correspondiente y cubre todas las actividades vinculadas con las instrucciones impartidas por la jefatura, relacionadas con la organización examinada. En este apartado se recomienda caracterizar la entidad que se analiza (Medina León et al., 2002).
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Posteriormente se conformará un equipo de trabajo, donde deben considerarse: la disponibilidad de personal de cada unidad de control, la complejidad, la magnitud y el volumen de las actividades a ser examinadas. El equipo estará dirigido por un jefe, que será un auditor experimentado y deberá ser supervisado técnicamente. La concepción de esta fase garantizará la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, y la utilización de los recursos necesarios.
Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoría recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el análisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el último examen.
Fase II y III
(Sin detalles proporcionados en el texto para estas fases).
Ejemplo de Aplicación: Cooperativa de Ahorro y Crédito
Es importante señalar también, que la Cooperativa cuenta con dos líneas de crédito: uno de ellos es el Crédito a la Microempresa considerado por la Superintendencia como créditos directos y / o contingentes otorgados a personas naturales y jurídicas destinados a financiar diferentes actividades productivas. Existe también el Crédito de Consumo que se les otorga a personas naturales destinadas al pago de bienes, servicios o gastos no relacionados con la actividad productiva, siendo la fuente de pago el ingreso neto mensual promedio del deudor.
Recomendaciones Resultantes de la Auditoría
- Recomendación No. Reportará mensualmente a contabilidad los créditos concedidos y vencidos a fin de llevar un registro que permita controlar los recursos institucionales. Este hallazgo tiene salvedad porque en el área de créditos de la cooperativa existe apenas una persona responsable de esto.
- Recomendación No. Se detectó que los datos personales de los socios se encuentran incompletos y desactualizados. Ingresar y actualizar la información del solicitante y socios con todos los campos requeridos en el sistema.
- Recomendación No. Deberá solicitar a los socios actualicen los datos, y por ende, sus documentos faltantes en la carpeta.
- Recomendación No. Es necesario solicitar a los socios completen los requisitos que hacen falta en su carpeta y que no ingrese al sistema su solicitud, no se imprimirá sin los documentos de sustento. No aprobará la solicitud de crédito incompleta, decidirá hacerlo únicamente si cumple con todos los requisitos para que se registre y firme.
- Recomendación No. Depurar la lista de espera de los socios que cumplen con todos los requisitos para aprobar los créditos que no fueron entregados por falta de cupo. Realizará reuniones consensuadas a fin de verificar la entrega oportuna de los créditos, así como la planificación mensual de concesión de este beneficio a los clientes.
En la cooperativa reposan las carpetas de los socios y algunas de ellas no cuentan con todos los requisitos como: copia del certificado de votación, certificado de ingresos, referencias personales; además existen inconsistencias en las planillas de servicios básicos porque no está a nombre del socio, el numeral 13.2 del artículo 13 “De la Concesión de Créditos” del Manual General de Crédito de la Cooperativa.
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¿Qué son los procedimientos de auditoría?
Una auditoría es el proceso de revisión y verificación del funcionamiento de una empresa. Estos procedimientos de auditoría se pueden hacer de manera global o bien, de un área específica. Se lleva a cabo con una metodología para determinar eventualidades, incidencias, diagnósticos y áreas de oportunidad.
¿Por qué son importantes los procedimientos y las técnicas de auditoría?
Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas.
Examinan, evalúan, controlan y dan seguimiento a la parte económica y operativa de una organización: cómo opera, cuáles son sus procesos y si éstos son efectivos. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.
¿Cuáles son las técnicas de auditoría?
Todo proceso de auditoría estará definido por el auditor. Hay empresas que contratan a auditores externos ya que hay certificaciones y normas que así lo requieren, por ejemplo, si la empresa tiene programas sociales, entonces necesita certificarse.
También existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente. Los auditores pueden trabajar dentro de la misma compañía aunque hay casos en los que se contrata a personal externo para evitar conflicto de intereses.
¿Por qué una empresa realizaría una auditoría?
Para asegurar la correcta implementación de mejoras como puede ser una reestructuración o cambio de modelo de negocio, o si se genera alguna sinergia con nuevos proveedores o socios.
La evaluación del control interno y las pruebas de auditoría
Esta valoración se realiza mediante exámenes o baterías que ponen a prueba los procesos de un área para identificar errores en la operación de la empresa, por ejemplo, si hay o no manejos ilícitos, o que no se malgasten los recursos. Este documento permitirá hacer el seguimiento de los temas o puntos que generen conflictos y que no permitan que la empresa cumpla con sus objetivos financieros.
¿Cuáles son las pruebas de auditoría?
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas. Éstas son algunas de ellas:
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos. Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
- Revisión de conciliaciones. Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
- Pasivos no registrados. Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
- Confirmación con terceras partes. Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
- Pruebas de corte. Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
- Pruebas de operatividad. Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
- Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
- Delimitación de funciones. Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
- Pruebas de diseño. Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.
Las técnicas de auditoría: las aliadas de los auditores
En este punto, ya que vimos qué es una auditoría y las pruebas que se realizan, falta saber qué son las técnicas de auditoría y por qué son herramientas necesarias. Son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
- Valoración general. Es el análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
- Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección. Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos.
- Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación para corroborar los resultados de la compañía.
- Evaluación. Consiste en calificar los procesos y a la empresa en su vida diaria.
- Inspección. Referida al control y el análisis de los inventarios y centrada en el seguimiento de los activos y demás aspectos.
- Certificación. Es la fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.
Los procedimientos de auditoría y la experiencia de Ricardo Sandoval Huerta
La implementación de las pruebas de auditoría se basa en la planificación, ejecución y documentación. De acuerdo a la experiencia de Ricardo Sandoval Huerta, Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas y con más de 18 años de experiencia, una adecuada documentación es esencial para proporcionar evidencia de la conclusión de la auditoría. Esto no sólo asegura la calidad del trabajo, también facilita futuras revisiones y exámenes.
Respecto a las técnicas de auditoría, Ricardo menciona que elegir alguna o algunas de éstas dependerá del área y objetivos a auditar para lograr resultados óptimos.
Algunos ejemplos de procedimientos de auditoría que Ricardo comparte son:
- En la industria farmacéutica estos procedimientos son muy rigurosos debido a las estrictas reglas, por lo cual es importante revisar cómo se elaboran los productos y control de calidad. Esto es relevante para asegurar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).
- En la industria de los espectáculos. Al haber trabajado en Operadora de Centros de Espectáculos, Ricardo explica que uno de los procedimientos es la auditoría forense que es la investigación de fraudes y ayuda a garantizar la transparencia financiera.
- En el sector retail, los procedimientos van desde la verificación de inventarios, análisis de ventas y revisión de controles de efectivo. En su paso por Grupo Julio, Ricardo implementó procedimientos para auditar más de cien tiendas en el país para asegurar la integridad de registros y eficiencia operativa.
A decir del Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas, la disciplina y la imparcialidad son fundamentales, uno para ser competitivo y dos, para emitir juicios objetivos.
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