Una auditoría es el proceso de revisión y verificación del funcionamiento de una empresa. Para realizar una auditoría es necesario seguir una metodología que garantice el proceso objetivo, sistemático y eficiente. De forma general, la metodología consiste en la planeación, ejecución y conclusiones.
Importancia de los Procedimientos y Técnicas de Auditoría
Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas. Examinan, evalúan, controlan y dan seguimiento a la parte económica y operativa de una organización: cómo opera, cuáles son sus procesos y si éstos son efectivos. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.
La auditoría en las empresas se ha convertido en una herramienta que genera confianza en sus colaboradores, pero también con sus aliados, ya que mantiene la salud financiera y la actualización constante.
Tipos de Auditoría
Existen diferentes tipos de auditorías que se pueden realizar:
- Basada en riesgos: se centra en identificar y evaluar los riesgos significativos que puedan afectar la información financiera.
- Basada en controles: evalúa la efectividad del control interno implementado en la empresa para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades.
Hay empresas que contratan a auditores externos ya que hay certificaciones y normas que así lo requieren, por ejemplo, si la empresa tiene programas sociales, entonces necesita certificarse. También existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente. Los auditores pueden trabajar dentro de la misma compañía aunque hay casos en los que se contrata a personal externo para evitar conflicto de intereses.
Lea también: ¿Cuáles son los Elementos Contables?
Pasos Clave en el Proceso de Auditoría
- Establecer las bases de una auditoría efectiva. Mantener una buena comunicación entre auditores y el equipo encargado del lado de la empresa auditada es sumamente importante.
- Planificación del programa de la auditoría y planificación del proceso. Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla. El protocolo es un conjunto de procesos y pautas que guían la auditoría, asegurando que se realice conforme a las normas y estándares profesionales.
- Verificación del plan de auditoría. Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta.
- Informar a los departamentos o áreas afectadas. Desde el principio, es importante informar a los departamentos o áreas afectadas sobre el proceso de auditoría, sus objetivos y su alcance.
- Definir el alcance de la auditoría. Definir el alcance de la auditoría asegura que los esfuerzos se enfoquen en las áreas de mayor relevancia. Asimismo, es necesario analizar la estructura organizativa, lo que incluye su jerarquía, procesos internos y sistemas de control.
- Selección del personal. La selección del personal debe basarse en las habilidades y experiencia necesarias según la naturaleza de la auditoría.
- Desarrollo de la auditoría. Su desarrollo comienza con el establecimiento de una cronología detallada, que define las etapas principales de la auditoría y los plazos para cada una. Asimismo, es vital asignar responsabilidades claras dentro del equipo.
- Recopilación de información clave y evidencias. Para realizar una auditoría es necesario recopilar la información clave y evidencias para el procedimiento. “Las decisiones del auditor en cuanto a la naturaleza, los tiempos de ejecución y el alcance de los procedimientos de auditoría tendrán un impacto en la evidencia que se obtendrá. Algunas de las evidencias que puede recopilar son registros de operaciones, testimonios y otras comunicaciones.
- Ajustes en el plan inicial. Durante el proceso, pueden surgir cambios en la situación de la entidad o nueva información que requiera ajustes en el plan inicial.
- Generación de informes. La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna.
- Seguimiento de las mejoras. Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa. Esto permite identificar áreas de mejora y lecciones aprendidas que pueden implementarse en futuras auditorías.
- Mantenimiento de archivos. Después de la auditoría, es crucial mantener un archivo con toda la información utilizada y generada durante el proceso. Asegúrate de clasificar los documentos por categorías para facilitar el acceso y recuperación.
Técnicas de Auditoría
Son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
- Valoración general. Es el análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
- Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección. Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos.
- Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación para corroborar los resultados de la compañía.
- Evaluación. Consiste en calificar los procesos y a la empresa en su vida diaria.
- Inspección. Referida al control y el análisis de los inventarios y centrada en el seguimiento de los activos y demás aspectos.
- Certificación. Es la fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.
Pruebas de Auditoría
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas. Éstas son algunas de ellas:
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos. Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
- Revisión de conciliaciones. Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
- Pasivos no registrados. Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
- Confirmación con terceras partes. Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
- Pruebas de corte. Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
- Pruebas de operatividad. Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
- Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
- Delimitación de funciones. Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
- Pruebas de diseño. Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.
La Importancia de la Documentación
De acuerdo a la experiencia de Ricardo Sandoval Huerta, Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas y con más de 18 años de experiencia, una adecuada documentación es esencial para proporcionar evidencia de la conclusión de la auditoría. Esto no sólo asegura la calidad del trabajo, también facilita futuras revisiones y exámenes.
Ejemplos de Procedimientos de Auditoría
Algunos ejemplos de procedimientos de auditoría son:
- Industria farmacéutica: Revisar cómo se elaboran los productos y control de calidad para asegurar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).
- Industria de los espectáculos: Auditoría forense para la investigación de fraudes y garantizar la transparencia financiera.
- Sector retail: Verificación de inventarios, análisis de ventas y revisión de controles de efectivo.
Lea también: Por qué auditar es importante
Lea también: Entendiendo los Conceptos Contables