La auditoría de recursos humanos es un método que analiza los procesos implementados en una empresa para garantizar su buen funcionamiento y rendimiento. Es fundamental para detectar fallos críticos dentro de la empresa, al igual que áreas de mejora que necesitan alinearse con los objetivos organizacionales.
Una auditoría de recursos humanos es un proceso interno, mediante el cual se revisan a profundidad políticas, prácticas, procedimientos y sistemas relacionados con la gestión de capital humano en una organización. El propósito de la Especialización en Auditoría de Recursos Humanos es analizar las consideraciones de control de los procesos auditados en el área de capital humano, siendo un factor cada vez más importante en el proceso de diferenciación de las empresas.
Las auditorías de recursos humanos son necesarias cuando las empresas se encuentran en crecimiento, para supervisar que las actividades de cada uno de sus departamentos se estén realizando adecuadamente, además de ayudar a detectar anomalías o malversaciones de activos.
Beneficios de Realizar una Auditoría de Recursos Humanos
Según Oscar Armano del Cid Mayén, contador y auditor público, los beneficios de realizar esta examinación son:
- Identificar qué aporta RRHH a la organización y quiénes la integran
- Reducir los costos con la fijación de prácticas corporativas adecuadas
- Concientizar a los líderes en la profesionalización de las actividades
- Cambiar la imagen de la unidad de administración de personal
- Esclarecer las atribuciones y obligaciones del área, así como facilitar la ejecución de las reglas que les son aplicables.
Además, una auditoría de recursos humanos:
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- Estimula el cambio.
- Brinda una visión más detallada de la empresa.
- Permite la recopilación de datos importantes.
- Fomenta una mejor gestión del talento.
- Ayuda a la identificación de áreas de mejora.
Los patrones deben valorar que el manejo del personal en sus áreas de recursos humanos (RRHH) impacta en la productividad, porque el adecuado desempeño de sus funciones permite a los trabajadores concentrarse en las tareas para las cuales son contratados sin preocuparse por otras cosas, pues saben que sus asuntos de índole laboral -pago y aclaración sobre sus salarios y prestaciones económicas; solicitudes de vacaciones y licencias; registros de asistencia; actualización de expedientes, entre otros- están en control. Cuando esto no sea así los responsables de RRHH tienen que avocarse a implementar medidas de solución; no obstante, lo acertado es idear mecanismos preventivos y uno de ellos es ejecutar auditorías en ese departamento.
Impacto de Deficiencias en RRHH
DEFICIENTES ÁREAS DE RH GENERAN DESCONFIANZA EN EMPLEADOS.
Esto es relevante, porque no solo abre la posibilidad de diseñar prácticas enmendadoras, sino también muestra los riesgos de los procesos desarrollados por RRHH. Al observar minuciosamente las fases de las actividades el auditor debe detectar si los detonantes del servicio deficiente son atribuibles a elementos tales como: la infraestructura; el personal; los financieros; los tecnológicos o los sociales.
Es de apreciar que el departamento de RRHH requiere especial atención, pues en su interior es en donde se desenvuelve uno de los servicios más importantes, después del relativo a los clientes de aquellos, esto es, la administración del capital humano, ya que es quien materializa el objeto para el cual fueron constituidos; por ende, si su nivel de eficiencia es bajo, las auditorías son herramientas de investigación y no un mecanismo de control o fiscalización.
Pasos para Realizar una Auditoría de Recursos Humanos Exitosa
Cada organización es distinta, pero es pertinente que la mecánica de escrutinio contenga como pasos mínimos:
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- Ubicar al sujeto responsable de cada actividad.
- Determinar los objetivos y la inspección de lineamientos aplicables a RRHH.
- Desplegar un muestreo de los subordinados de RRHH.
- Rendir un informe.
- Plantear las estrategias de corrección.
- Programar el seguimiento de las tácticas creadas.
Adicionalmente, es importante:
- Establecer objetivos y alcance de la auditoría.
- Recopilar información.
- Analizar históricos.
- Realizar sondeos de opinión.
- Realizar un benchmark.
- Crear un plan de acción para implementar los cambios y mejoras identificados durante la auditoría.
Respecto de RRHH, se sugiere que las empresas cuenten con procedimientos y políticas a seguir por quienes se encargan de manejar a la plantilla y con ello se cumplan los estándares esperados y se fijen los indicadores para medir si son alcanzados. Asimismo se debe contemplar la existencia de un ente (auditoría interna) que verifique el seguimiento puntual a las directrices referidas y plantee propuestas de mejoras.
Proceso Detallado de Auditoría y Control de Recursos Humanos
Llevar un proceso de auditoría y control de Recursos Humanos es una actividad detallada que requiere planificación y una metodología sólida.
- Realizar una planeación. Se deben definir los objetivos y el alcance de la auditoría, identificar los procesos y áreas que se revisarán.
- Recopilar la información. Habrá que revisar y recopilar toda la documentación pertinente.
- Analizar la información. El tercer paso es hacer un análisis de la información recopilada y evaluar:
- Si los procesos y políticas de Recursos Humanos están alineados con los objetivos de la empresa.
- Si se están cumpliendo las leyes y regulaciones aplicables.
- Identificar las áreas de mejora.
- Desarrollar las recomendaciones.
- Hacer la presentación del informe. Se debe elaborar un informe de auditoría de RR. HH., que incluya hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
- Implementar las recomendaciones. Este es uno de los pasos más importantes del proceso. Se deben ejecutar, en colaboración con el equipo de Recursos Humanos, las recomendaciones planteadas.
- Brindar seguimiento. Se hará un seguimiento a la implementación de las recomendaciones. Para ello, se realizan revisiones periódicas.
Es fundamental recordar que una auditoría al área de Recursos Humanos debe ser personalizada y adaptada a las necesidades de la organización.
Herramientas Digitales para la Auditoría de Recursos Humanos
La realización de una auditoría de Recursos Humanos con herramientas digitales puede ser más eficiente y efectiva que hacerlo de modo manual. Existen diversas herramientas de software que pueden ayudar en la realización de una auditoría de Recursos Humanos.
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El uso de herramientas digitales para realizar una auditoría al departamento de Recursos Humanos puede tener diversos beneficios:
- Generan una mayor eficiencia y rapidez en la identificación de problemas y oportunidades de mejora.
- Reducen el margen de error y se obtienen resultados más precisos y fiables.
- Se agiliza la recopilación de datos ya que muchas herramientas trabajan de modo integral.
- Se puede obtener una visión global del área de Recursos Humanos y de las prácticas y políticas que se están implementando.
- Con estas herramientas se pueden generar informes y visualizaciones de datos que facilitan la comprensión de la información.
Sesame HR como Herramienta para la Auditoría de Recursos Humanos
Sesame HR es un software integral para la gestión de recursos humanos que puede ayudar de diversas maneras para aplicar la auditoría y control de Recursos Humanos.
Algunas de las funcionalidades de Sesame HR que facilitan la auditoría son:
- Métricas para indicadores clave.
- Generación de informes automatizados.
- Proceso de evaluación de desempeño.
- Encuestas laborales personalizables.
- People Analytics con datos en tiempo real.
- Generación de informes de RR. HH.
- Construcción de cuadros de mando personalizados.
Contar con una herramienta como Sesame HR hará que tu departamento de talento humano mejore en sus indicadores.
Consideraciones Adicionales
Antes de realizar una auditoría, es necesario informar a los empleados, ya que puede generar renuencia por parte de ellos el ser evaluados.Al observar minuciosamente las fases de las actividades el auditor debe detectar si los detonantes del servicio deficiente son atribuibles a elementos tales como: la infraestructura; el personal; los financieros; los tecnológicos o los sociales.Asimismo se debe contemplar la existencia de un ente (auditoría interna) que verifique el seguimiento puntual a las directrices referidas y plantee propuestas de mejoras.
Definición Formal de Auditoría
Para Juan María Madariaga Gorocica, abogado y especialista en ciencias económicas y empresariales, en su obra Manual práctico de auditoría, sostiene que esta última es: “un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas”.
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