Si eres auditor interno, aquí te comparto un método para elaborar la lista de verificación de tu próxima auditoría. Veremos cómo podemos aprovechar los diagramas de tortuga que tus compañeros realizaron cuando implementaron el sistema de calidad.
El máximo aporte que un SGC puede hacer a una empresa que requiere mayor organización es el uso del enfoque de procesos. De la misma manera, podemos realizar una auditoría.
Recordarás que un diagrama de tortuga es un gráfico que te muestra las entradas y salidas del proceso. Con él, podemos identificar qué recursos utilizamos, cómo hacemos las cosas (procedimientos), quién participa y cuáles son sus competencias, además de declarar qué objetivos e indicadores usamos para mejorar nuestro proceso.
Como auditor interno, tu trabajo se limita a auditar procesos específicos, pero eso no te excluye de aplicar los principios y requisitos propios del proceso y estipulados por la ISO 9001.
Pasos para la Elaboración de la Lista de Verificación
- Solicitar el Diagrama de Tortuga: Solicita a tu auditado el diagrama de tortuga de su proceso. Asegúrate de recibir una copia conforme al procedimiento de control de documentos. Realiza una verificación rápida antes de usarlo, algunas preguntas pueden ser:
- ¿Es la última versión?
- ¿Las entradas y salidas están claramente definidas?
- ¿Han declarado en el diagrama todos los recursos (Hardware y software)?
- ¿Todos los objetivos e indicadores están incluidos?
- ¿Vienen relacionados todos los procedimientos e instrucciones?
- ¿Todos los puestos de trabajo están relacionados?
Si no existe un diagrama del proceso, no podrás continuar con los siguientes pasos; si has contestado “No” a más de una pregunta, tampoco podrás usar el método.
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- Crear un Mapa de Preguntas: Basándonos en la misma estructura del diagrama de tortuga, podemos crear una plantilla, un mapa de preguntas. Este mapa de preguntas nos quita esa pequeña angustia de no saber qué preguntar o qué estrategia seguir…
- Elaborar la Lista de Verificación: Toma tu lista de verificación en formato electrónico y pon los siguientes encabezados en donde van las preguntas, dejando un espacio para tres o las preguntas necesarias y que posteriormente redactarás:
- Entradas / ¿Quién es el cliente?
- Entradas / ¿Qué necesita el cliente?
- Entradas / ¿Qué debemos recibir?
- Recursos / ¿Con qué equipos, instalaciones?
- Objetivos, Indicadores / ¿Cómo medir?
- Personas, formación / ¿Con quién?
- Procedimientos, instrucciones / ¿Cómo?
- Salidas / ¿Quién es el cliente?
- Salidas / ¿Qué le entregamos al cliente?
- Salidas / ¿Qué debemos enviar?
Para cada encabezado, redacta las preguntas de auditoría pertinentes, siempre relaciona el requisito o numeral de la norma ISO. Algunos lineamientos para redactar preguntas de auditoría pueden ser los siguientes:
- Siempre usa preguntas y con su respectivo signo de interrogación.
- Lo más entendible posible, apegadas a los términos cotidianos, sin jerga.
- Que deriven en una comprobación o requieran evidencia.
- Enfocadas a determinar la conformidad del cumplimiento.
- Entorno amable pero a la vez exigiendo una respuesta objetiva.
- Siempre apegadas a las normas.
A continuación, un ejemplo de lista de verificación completa utilizando el método del diagrama de tortuga:
Al usar un diagrama de tortuga para formular una lista de verificación de auditoría, uno puede estar seguro de que está aplicando el enfoque de procesos, es como tener un buen mapa trazado para llegar al objetivo.
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