Las inspecciones de seguridad y auditorías se realizan con el objetivo de analizar el estado en el que se encuentra la seguridad de las instalaciones y procesos, lugares de trabajo, máquinas y trabajadores, así como de evaluar la eficacia de la gestión implantada en prevención y seguridad.
Es decir, identificar claramente los problemas y deficiencias de seguridad de la instalación y minimizar la posibilidad de accidente.
Objetivos y Finalidad de las Inspecciones y Auditorías de Seguridad
Las organizaciones industriales, mediante la realización de inspecciones y auditorías de sus Sistemas de Gestión de la Seguridad de Procesos, tienen como finalidad:
- Aumentar la seguridad intrínseca de los procesos en su diseño, operación y mantenimiento.
- Conocer los riesgos de sus instalaciones desde un punto de vista de seguridad de los procesos (previo al accidente) y garantizar la gestión de los mismos de una manera sistemática.
- Reducir/minimizar la materialización de accidentes industriales.
- Mejorar, potenciar y aumentar la capacidad de respuesta ante situaciones de emergencia.
- Garantizar una mayor disponibilidad de las instalaciones y del proceso productivo.
- Alcanzar la excelencia operativa y en particular en lo relativo a la seguridad industrial.
- Garantizar la adaptación a nuevos requisitos legales.
- Preparar la instalación para inspecciones y/o auditorías legales.
- Homogenizar gestión de la seguridad entre distintas instalaciones de una misma organización.
- Coordinar los distintos departamentos que componen la empresa, alineando los objetivos de seguridad de la organización.
- Priorizar acciones correctoras y las inversiones económicas.
Resultados de una Inspección y Auditoría de Seguridad
El desarrollo periódico y sistemático de las auditorías e inspecciones supone para las empresas alcanzar, entre otros, los siguientes hitos:
- Diagnóstico del grado de cumplimiento de la legislación, normativa y estándares de seguridad en cuanto al diseño y legalización de las instalaciones y equipos, así como de las inspecciones reglamentarias.
- Verificación de la idoneidad de sus sistemas de protección / prevención / control / mitigación, implantados para evitar accidentes e incidentes o para minimizar sus consecuencias, incluyendo:
- Diseño de las capas de protección o de los sistemas de seguridad de las instalaciones de proceso.
- Nivel de implantación de las medidas de identificadas en los distintos análisis de riesgos llevados a cabo en las instalaciones.
- Medidas adoptadas para minimizar el riesgo de explosión en áreas clasificadas.
- Medidas adoptadas para evitar accidentes motivados por máquinas o lugares de trabajo.
- Suficiencia de las medidas contra incendios instaladas.
- Comprobación del grado de desarrollo e implantación de los sistemas de gestión de seguridad y de prevención de riesgos laborales tanto desde un punto de vista documental, la idoneidad de los registros generados y la operatividad del mismo en base a la estructura organizativa del establecimiento.
- Valoración del nivel de implantación de la seguridad existente en el establecimiento.
- Definición de un Plan de Acción con las propuestas de mejoras y acciones correctoras a implantar, el cual permita al titular de la instalación priorizar la toma de decisiones para mejorar el nivel de seguridad del establecimiento, así como dar cumplimiento a los requisitos no legalmente cubiertos.
Evidentemente son múltiples los aspectos que condicionan la seguridad de las instalaciones industriales y cada instalación tiene unos recursos y una sistemática establecida para la gestión integral de la seguridad.
Lea también: Mejores Prácticas en Auditoría de SST
Es importante que de forma periódica se realice una revisión profunda de todos los aspectos que condicionan la seguridad de las instalaciones.
Asimismo, dicha revisión debe ser realizada de forma sistemática y rigurosa, por una entidad independiente y con capacidad técnica contrastada y con un amplio conocimiento de las instalaciones a auditar.
Auditoría Interna: Un Análisis Profundo
La auditoría interna se centra en analizar que la operación de una compañía sea correcta de acuerdo a la normativa interna y externa aplicable.
La auditoría interna es un proceso independiente y objetivo diseñado para aportar valor a una empresa a través del análisis y evaluación de la eficacia de sus procesos de gestión de riesgos, control y gobierno para conocer el estado de un negocio y tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.
Este proceso de auditoría interna se centrará en analizar si el funcionamiento de las distintas áreas de una compañía es el correcto, revisando las operaciones contables, las políticas y los procesos establecidos para proteger los activos del negocio con el fin de comprobar que todo se realiza de forma correcta y así evitar posibles fraudes o sabotajes e incrementar la eficiencia operativa.
Lea también: Auditoría de Calidad: Ejemplo y Guía
El objetivo de la auditoría interna es, por tanto, analizar y optimizar los controles y el desempeño de un negocio.
La misión que persigue este proceso es mejorar y proteger el valor de las organizaciones.
El auditor interno no tiene responsabilidad por la gestión, aspecto que garantiza su independencia y objetividad.
Este profesionista se encargará de revisar la fiabilidad e integridad de la información de la compañía, del cumplimiento de las políticas y normativas, de los procesos de protección de activos, del uso eficiente de los recursos y de que se cumplan las metas operativas que ha fijado la dirección de la compañía.
La labor de auditor interno se rige a nivel global por el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna.
Lea también: Auditoría y las Líneas de Defensa
Esta guía establece el camino que deben seguir los profesionistas auditores, fijando los principios fundamentales, su código ético y las normas internacionales de obligado cumplimiento.
Pasos a seguir para realizar una auditoría interna
El proceso de auditoría interna se realiza dentro de la propia compañía. A la hora de ponerlo en marcha, se siguen una serie de pasos o fases:
- Planeación: es necesario realizar un análisis general de la compañía y determinar el conjunto de áreas que se auditarán: gestión de recursos humanos, gestión financiera, tecnológica, comercial, de las comunicaciones… Delimitado el universo de la auditoría se debe trazar un plan de auditoría que recoja los recursos humanos y financieros destinados a tal actividad, las prioridades, la duración y el calendario de la inspección, etc. El auditor será el encargado de coordinar la realización y ejecución del plan y de comunicar el impacto que tendrá sobre los recursos de la compañía al equipo de dirección.
- Ejecución: el equipo auditor comienza el análisis de todas las áreas que se ha decidido auditar. Para este análisis se observará cómo funciona la actividad, se realizarán reuniones con los responsables de cada departamento y se recopilará la información necesaria.
- Informe y plan de acción: contrastando los datos recopilados y los criterios que se aplican a la auditoría, el equipo auditor elaborará un informe con los hallazgos realizados. Como resultado de la auditoría, el auditor puede determinar la conformidad o no conformidad respecto a las normas aplicables y las oportunidades de mejora. Todo queda recogido en un informe de auditoría en el que se expresa de forma concisa y clara desde los objetivos y alcance del proceso, hasta los criterios aplicados, los hallazgos y las conclusiones.
Frecuencia de las Auditorías Internas
La frecuencia de las auditorías internas varía según la organización y sus necesidades específicas.
Generalmente se realizan de forma anual o semestral. Algunas áreas críticas o de alto riesgo pueden requerir auditorías más frecuentes para garantizar el cumplimiento y la eficiencia operativa.
Tipos de Auditoría Interna
A la hora de analizar el funcionamiento de una compañía, el auditor interno puede centrarse en aspectos concretos que dan lugar a tipos específicos de auditorías. Estas se refieren a distintas certificaciones de calidad como:
- Auditoría interna medioambiental: La norma ISO 14001 sobre Sistemas de Gestión Ambiental fija los requisitos que tienen que cumplir las empresas en esta materia para que su actividad sea segura y responsable. El auditor interno verificará que los procesos de una compañía den cumplimiento a esta normativa.
- Auditoría interna de seguridad laboral: En este caso, el auditor comprobará que la compañía ha adaptado sus procesos y funcionamiento al mandato de la norma ISO 45001 que regula los Sistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.
- Auditoría interna de calidad: La norma internacional de Sistemas de Gestión de Calidad es la ISO 9001 y es el marco para planificar los procesos de auditoría que evalúan el cumplimiento de los procesos que garantizan que una compañía es capaz de satisfacer a sus clientes y proveer productos y servicios que cumplen con las exigencias y normativas, internas y externas a la organización, vigentes.
Como hemos visto, la labor del auditor interno consiste en asegurar en una empresa el cumplimiento y el buen funcionamiento tanto del sistema de control interno como de los de gestión de riesgos.
El perfil laboral del auditor interno requiere un profundo conocimiento de la cultura empresarial y, por supuesto, de los sistemas y procesos con los que se articula una compañía.
Auditoría ISO
Lo que comúnmente se conoce como auditoría ISO no es exactamente eso. En realidad, se trata de una auditoría de un sistema de gestión que cumple con una norma ISO. Esta auditoría puede ser realizada por el personal de la empresa si es una auditoría interna, o por un organismo de certificación externo como DNV si es una auditoría externa.
Hoy en día, hay una amplia variedad de normas ISO sobre sistemas de gestión que cubren temas como la calidad, la seguridad de la información, el medio ambiente, la salud y la seguridad en el trabajo, entre otros.
Una auditoría ISO es un proceso sistemático para obtener y evaluar pruebas de auditoría de manera objetiva, con el fin de determinar en qué medida se cumplen los criterios de auditoría.
Decidir implantar un sistema de gestión conforme a una norma ISO y obtener la certificación suele ser una acción voluntaria por parte de una empresa.
Sin embargo, en algunos casos puede ser necesario para cumplir con una normativa local o nacional.
Más a menudo, puede considerarse una "licencia para comerciar" porque los socios de la cadena de suministro, los clientes y otras partes interesadas exigen pruebas de que la organización emplea las mejores prácticas y se compromete a mejorar continuamente su rendimiento en áreas como productos y servicios, medio ambiente y seguridad de la información.
Las auditorías ISO son una parte esencial del proceso porque están diseñadas para supervisar y garantizar que los procesos de la organización se ajustan a las normas ISO definidas y verificar que el sistema es eficaz y eficiente.
Las auditorías internas, también conocidas como auditorías de primera parte, son realizadas por los propios auditores internos formados de la organización con fines de autoevaluación y mejora.
Todas las normas ISO de sistemas de gestión exigen que las organizaciones realicen auditorías internas. En resumen, el requisito es que una organización debe planificar, establecer, aplicar y mantener un programa de auditoría, incluyendo la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y presentación de informes. La norma ISO 19011 ofrece orientaciones útiles para el proceso de auditoría.
La primera auditoría interna suele tener lugar en una fase temprana del establecimiento e implementación del sistema.
Puede ser aconsejable realizar una evaluación preliminar de la implementación del sistema de gestión de una organización por parte de un organismo de certificación o registrador.
Las auditorías de certificación, también conocidas como auditorías externas, son realizadas por un organismo de certificación externo para verificar que el sistema de gestión cumple con los requisitos de una norma ISO específica.
Las auditorías pueden ser largas y costosas. Por eso, cuando una organización ha adoptado varios sistemas de gestión, es recomendable considerar una auditoría integrada del sistema de gestión.
La mayoría de las normas ISO de sistemas de gestión utilizan una estructura armonizada, términos comunes y los mismos requisitos básicos. Implantar sistemas de gestión normalizados en una organización se considera la forma moderna de hacer negocios, pero para algunas empresas puede ser un gran paso.
La mala calidad de las auditorías suele deberse a una combinación de falta de planificación y preparación, comunicación e implicación insuficientes del personal pertinente, y documentación y mantenimiento de registros inadecuados.
La competencia de un auditor o de un equipo de auditores es crucial para garantizar una auditoría eficaz y fructífera.
Al desarrollar el programa de auditoría, una organización debe asegurarse de asignar auditores con la capacitación y competencia pertinentes para el área auditada.
Lo ideal es que los miembros del equipo auditor hayan asistido a un curso de auditor interno impartido por el organismo certificador u otro proveedor.
Un equipo capacitado ayudará a evitar la mayoría de los errores comunes que pueden ocurrir antes, durante y después de una auditoría.
No debe pasarse por alto la importancia de la calidad y competencia de los auditores.
Una auditoría reunirá a personas de diferentes niveles de antigüedad y, en algunos casos, puede ser vista como una intrusión o un cuestionamiento de sus capacidades y métodos.
Elementos Principales de una Auditoría de Seguridad Industrial
Una auditoría de seguridad industrial es una herramienta clave para evaluar y mejorar las condiciones de seguridad en un entorno laboral. Los elementos principales incluyen:
- Planeación y Preparación
- Definición de objetivos: Identificar qué aspectos de la seguridad industrial se van a auditar (equipos, procedimientos, capacitación, etc.).
- Revisión de normativas: Asegurarse de que la auditoría cumpla con los estándares legales, como la NOM-031-STPS, NOM-002-STPS, entre otras aplicables.
- Equipo auditor: Seleccionar auditores capacitados y, de ser posible, independientes del área evaluada.
- Revisión Documental
- Políticas de seguridad: Evaluar si la empresa cuenta con una política clara y documentada de seguridad industrial.
- Programas de capacitación: Verificar registros de entrenamientos en temas como uso de EPP, respuesta a emergencias, etc.
- Procedimientos operativos: Analizar procedimientos escritos para operaciones críticas y mantenimiento preventivo.
- Registros de incidentes: Revisar reportes de accidentes, incidentes y enfermedades laborales para detectar patrones o áreas de mejora.
- Inspección Física
- Infraestructura y equipo: Evaluar el estado de equipos, maquinarias, instalaciones eléctricas, sistemas contra incendios, y almacenamiento de materiales peligrosos.
- EPP (Equipo de Protección Personal): Verificar disponibilidad, uso adecuado y mantenimiento del equipo.
- Señalización y accesos: Confirmar que las áreas estén claramente señalizadas y los accesos sean seguros.
- Evaluación de Riesgos
- Identificación de riesgos: Identificar riesgos físicos, químicos, biológicos, ergonómicos, y de seguridad.
- Análisis de controles: Evaluar la efectividad de los controles implementados para mitigar riesgos.
- Cumplimiento normativo: Validar que las condiciones de trabajo cumplan con las normativas locales e internacionales aplicables.
- Entrevistas y Observaciones
- Entrevistas con el personal: Hablar con trabajadores y supervisores para entender su conocimiento sobre las prácticas de seguridad.
- Observación directa: Evaluar cómo se aplican los procedimientos de seguridad en el día a día.
- Informe de Resultados
- Hallazgos: Resumir áreas de cumplimiento y no conformidades.
- Recomendaciones: Proponer medidas correctivas y preventivas claras para resolver las no conformidades.
- Plan de acción: Establecer plazos y responsables para implementar las recomendaciones.
- Seguimiento y Mejora Continua
- Acciones correctivas: Verificar que las medidas propuestas hayan sido implementadas y evaluar su efectividad.
- Auditorías periódicas: Programar revisiones regulares para fomentar una cultura de mejora continua en seguridad.
Una auditoría de seguridad industrial no solo mejora el entorno laboral, sino que también protege a los trabajadores, la empresa y el cumplimiento legal.
La programación de EHS comprende innumerables informes, listas de comprobación, planillas de datos de seguridad y mucho más. Implica papeleo en muchos flujos de trabajo diferentes e históricamente, en muchos sistemas de TI aislados en aislamiento, si no se rastrea literalmente con lápiz y papel.
La adherencia a las mejores prácticas del sector y a los marcos regulatorios implica una dedicación atenta para garantizar que las acciones correctas se tomen en el momento adecuado, de forma consistente.
Y cuando hay miles o decenas de miles de acciones que se deben tomar, puede ser mucho para llevar un registro. El software EHS permite que esas acciones se optimicen, programen, automaticen, rastreen e incluso se realicen dentro de un solo entorno.