El área de compras juega un papel fundamental en el funcionamiento y éxito de una organización. Su desempeño tiene un impacto directo sobre costos, calidad de productos, continuidad del negocio, proyectos de innovación, pero sobre todo, sobre la rentabilidad del negocio.
Las compañías tienen múltiples razones para mejorar la forma en que auditan los gastos.
Beneficios de una Auditoría Eficaz en Compras
- Menos errores costosos y repetición del trabajo.
- Un menor riesgo de fraudes desde dentro y desde fuera.
- Una menor probabilidad de ser objeto de escrutinio y sanciones de los reguladores fiscales y de otra naturaleza.
La reducción de riesgos, la regulación y digitalización fiscal, la sostenibilidad, la ciberseguridad y la IA se encuentran entre los muchos desafíos relacionados con el cumplimiento. Comprender las mejores prácticas de auditoría y analizar los desafíos a través de la lente de la oportunidad son piezas importantes del rompecabezas.
Mejores Prácticas para la Auditoría de Gastos
El cumplimiento es un desafío diario en numerosas funciones y roles, desde la reserva de viajes de negocios y el envío de informes de gastos hasta la verificación de facturas y la identificación de conceptos sujetos a impuestos. Explore esta guía para desarrollar las mejores prácticas y perfeccionar su enfoque de auditoría de gastos.
Al implicar múltiples pasos y dominar muchos detalles, el cumplimiento y la auditoría de gastos son procesos obviamente complejos. Pero, al igual que con otras tareas financieras, las soluciones automatizadas permiten tener los procesos optimizados y el control mejorado que las compañías buscan para la auditoría de gastos.
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Automatización y Digitalización
Exija el uso de tarjetas corporativas para que los gastos se capturen, clasifiquen, procesen y estén listos para la auditoría automáticamente.
“Una vez que establecimos que utilizaríamos Verify y nos dirigíamos a una herramienta de auditoría de inteligencia artificial, vi que el cumplimiento mejoraba inmediatamente. “Los usuarios pueden crear sus partidas de hotel y entretenimiento siete veces más rápido y también el tiempo de envío disminuyó”, dice Zeta Lazar, jefe de equipo de KUKA, un fabricante mundial de robótica.
Establecimiento de Reglas de Auditoría
Las reglas de auditoría que elija dependen de su sector, cultura y requisitos normativos. Las reglas de la auditoría deben estar alineadas con los procesos y objetivos de su compañía.
Frecuencia de la Auditoría
La respuesta fácil: Antes de la aprobación de un informe de gastos. Aunque muchas compañías esperan hasta que se apruebe un informe, esta opción provoca ineficiencias, como obligar a los gerentes agobiados a poner sellos de aprobación o hacer que Cuentas por Pagar tengan que recuperar el dinero que ya se erogó.
Importancia de la Auditoría en Empresas de Todos los Tamaños
Después de todo, las compañías más pequeñas tienen las mismas necesidades de control, eficiencia y escalabilidad que las grandes organizaciones. Ya que los propietarios y ejecutivos a menudo manejan las funciones de RR. HH., Marketing, TI y más junto con la estrategia global, las mejores prácticas y las herramientas de auditoría de cumplimiento pueden aportar mejoras sin mermar los recursos limitados.
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Ejemplos de Hallazgos Comunes en Auditorías de Compras
Con nuestro Catálogo de Hallazgos de Auditoría de Compras tendrás un listado estructurado de las no conformidades, fallas y riesgos más frecuentes detectados en auditorías de adquisiciones. Formato en Microsoft Excel 100% editable y listo para incluirlo en tu programa de auditoría.
Este Modelo de Informe de Auditoría al área Compras contiene a manera de ejemplo información sobre hallazgos de auditoría comúnmente encontrados en este tipo de revisión, así como algunos planes de acción para solventar los hallazgos. Formato de Archivo: Microsoft Word totalmente editable.
Tabla de Hallazgos de Auditoría
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Número de Hallazgo | Código único para identificar cada hallazgo (Ejemplo: CP-001, CP-002…) |
| Nombre del Hallazgo | Nombre Corto. Ejemplo: División de Compras, Pagos Anticipados sin Control, Órdenes sin Autorización etc. |
| Descripción del Hallazgo | Explicación detallada de la desviación o incumplimiento detectado. Ejemplo: Se incurre en la fragmentación intencional de compras para evitar autorizaciones de niveles superiores. |
| Riesgo asociado | Qué riesgo genera (Ejemplo: Fraude, Incumplimiento legal, Daño reputacional, Ineficiencia, etc.) |
| Causa raíz típica | Las causas más frecuentes del hallazgo (Ejemplo: Falta de controles, errores humanos, deficiencia en políticas, etc.). Este campo es a consideración. |
| Recomendación estándar | Acción correctiva o de mejora sugerida. Este campo es a consideración. |
| Impacto potencial | Impacto en términos financieros, operativos o de cumplimiento. |
Para comenzar, audite cada reclamación de gastos, porque crea una base para su estrategia de auditoría.
Los consejos y las listas de verificación ayudan a formular y refinar su enfoque para la auditoría de gastos.
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