El objetivo del departamento de auditoría interna es monitorear todas las áreas y procesos internos para detectar aquellos factores que puedan poner en riesgo a la organización o impidan el desarrollo de sus metas. También sirve para vigilar el cumplimiento de los controles y reglamentos internos de una compañía.
¿Qué es una Auditoría Interna?
Se trata de una evaluación donde se revisan las distintas áreas de una empresa para verificar que funcionen adecuadamente y en apego a la normatividad establecida por los órganos de control interno y la dirección general. Las auditorías internas permiten analizar las empresas como sistemas para ver la manera en la que se relacionan las distintas áreas y determinar si hay mejoras que se puedan implementar.
Los auditores internos deben tener las siguientes cualidades esenciales:
- Ética: Deben llevar a cabo su trabajo de una manera honesta para obtener resultados fiables.
- Objetividad: Deben hacer a un lado sus prejuicios, evitar favoritismos y apegarse a datos concretos.
- Competencia: Realizar la auditoría con la mayor eficacia posible para emitir recomendaciones que representen una mejora en los estándares de calidad de la empresa.
- Confidencialidad: Los resultados de la auditoría interna se reportan a la dirección general o a las áreas correspondientes, pero es información sensible que debe permanecer dentro de la organización.
Misión del Departamento de Auditoría Interna
El auditor o el equipo de auditores recopilarán información mediante la observación, pruebas de calidad, productos tangibles e informes de cada una de las áreas. De esta manera, estos profesionistas pueden verificar o verificar si:
- Existe algún tipo de riesgo en la empresa.
- La información financiera, administrativa y operativa es veraz, exacta y oportuna.
- Los colaboradores de la organización siguen los protocolos y regulaciones internas.
- El estado de los recursos materiales de la empresa para determinar si se les da un mantenimiento y uso adecuados.
- Se han cumplido los programas y proyectos de las distintas áreas.
- Existe un adecuado control de calidad de los productos y servicios.
- Se cumplen las políticas de inclusión e igualdad de derechos en la empresa.
- La empresa enfrenta algún tipo de asunto legal y cómo está siendo manejado.
Estructura del Departamento de Auditoría Interna
La posición de este departamento debe ser relevante, es decir, encontrarse en los primeros niveles de la organización; esto es para tener una mayor relevancia y credibilidad. Se trata de un área independiente que jerárquicamente se ubica debajo de la dirección general, aunque su estructura y dimensiones dependen de muchos factores.
Lea también: Auditoría de Calidad: Ejemplo y Guía
Por ejemplo:
- Tamaño de la organización: Mientras más grande sea la organización, requiere de un mayor control para coordinar el trabajo del personal, alcanzar el volumen de producción y el control de calidad deseados. En este caso se podría contar con un órgano de auditoría interna integrado por distintas subáreas. Cuando una empresa es pequeña, el gerente general se encarga de supervisar estas actividades y se requiere un equipo de auditoría más reducido.
- Relación costo-beneficio: Contar con un equipo de auditoría interna representa un gasto para la organización. La importancia de una buena planeación de la estructura del departamento de auditoría interna no solo es reducir los costos (por ejemplo, teniendo un equipo reducido o recursos limitados), sino prevenir fallos o problemas legales que podrían implicar pérdidas a largo plazo.
- Errores recurrentes: El equipo debe cuestionar si los errores administrativos y operativos son comunes, por ejemplo, en caso de fraudes, ineficiencias y otros actos indebidos. Si son frecuentes significa que hay una supervisión y control deficientes y se requiere un equipo fuerte de auditoría interna.
Puestos y Funciones
Estos son algunos de los puestos que pueden conformar el órgano de auditoría interna u oficina de auditoría interna:
- Director de auditoría: Su función es coordinar el equipo de trabajo del órgano de auditoría interna. Lleva a cabo tareas de planeación y se comunica con directivos de otras áreas.
- Gerente de auditoría: Se encarga de revisar los planes de auditoría y asiste al director en el desempeño de sus funciones. Está facultado para tomar decisiones en caso de no contar con la presencia del director.
- Supervisor de auditoría: Se dedica a vigilar el curso y cumplimiento de la auditoría y lo reporta al gerente o director general.
- Encargado de auditoría: Lleva a cabo la planeación y ejecución de la auditoría. Es el líder del grupo de auditores.
- Auditor auxiliar: Asiste al encargado de auditoría en la ejecución de esta. Se encarga de aspectos técnicos y administrativos del proceso de auditoría.
Estructura Operativa
La estructura operativa del departamento de auditoría interna comprende los aspectos necesarios para llevar a cabo el control y la evaluación de las diferentes áreas. Esto se incluye en dos documentos esenciales: el programa de trabajo y el programa de auditoría.
Programa de Trabajo
En este documento se planifican las actividades del departamento de auditoría interna, generalmente en el plazo de un año. Incluye los siguientes aspectos:
- Prioridades e intervenciones: De acuerdo con los resultados de la última auditoría, se prioriza la atención de las áreas que presentaron deficiencias o problemas. También son prioritarias las áreas y puestos de reciente creación.
- Requerimientos de las distintas áreas: Antes de llevar a cabo la auditoría se informa a las áreas los aspectos que se deben evaluar para que implementen los cambios pertinentes.
- Coordinación con auditores externos y de gobierno.
- Volumen de incidencias, soluciones y seguimientos.
El programa de trabajo debe estar abierto a las sugerencias de la dirección, la administración general, gerentes y supervisores de otras áreas de la empresa.
Lea también: Auditoría y las Líneas de Defensa
Programa de Auditoría
Este documento es necesario para conocer los pasos a seguir y procedimientos del auditor. Debe incluir un índice detallado que facilite la consulta de la metodología, resultados y cédulas. También se pueden colocar pestañas o separadores en cada sección de la carpeta que contiene el documento.
Otra parte importante del programa de auditoría es el catálogo de marcas, donde se hace una lista de los símbolos que se usan para señalar el tipo de revisión o prueba que se ha llevado a cabo. Son un recurso para agilizar el trabajo y facilitar la supervisión del auditor.
Cada símbolo expresa una de las siguientes categorías:
- Revisión finalizada
- Revisión pendiente
- Prueba satisfactoria
- Prueba no satisfactoria
- Cálculo incorrecto
- Cálculo correcto
- Inspección física
El contenido del programa de auditoría depende del tipo de institución o empresa que se va a auditar.
Como vimos, la estructura del departamento de auditoría interna se caracteriza por tener un alto rango en el organigrama para tener mayor credibilidad y respeto por parte de las demás áreas de la organización. Tiene como finalidad mantener altos los estándares de la empresa o institución para cumplir los objetivos emitidos por la dirección general.
Lea también: Auditorías Ambientales: Una Guía
Las funciones del personal de auditoría interna incluyen la revisión de políticas y procedimientos, ordenamientos legales, información financiera, normatividad interna, uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de metas. Su estructura interna puede variar de acuerdo al tamaño de la organización o empresa.
Tipos de Auditorías Internas y sus Beneficios
Los distintos tipos de auditorías internas ofrecen a los tomadores de decisiones la información que requieren para verificar la eficacia de la gestión empresarial y adoptar las medidas necesarias para incrementar la rentabilidad de la empresa. El departamento de auditoría interna debe ser un área funcional independiente enfocada en valorar de manera objetiva los controles administrativos y procesos productivos de la organización.
Beneficios de las Auditorías Internas
Muchas empresas han cambiado su postura de considerar que las auditorías internas representan solo gastos ineludibles a considerarlas una herramienta de business intelligence muy valiosa para la gestión del cambio y garantizar el éxito de la organización. A continuación, te compartimos los principales objetivos que deben satisfacer las auditorías internas.
- Aumentar la productividad: Las auditorías internas se diseñan de tal manera que ofrezcan información valiosa para mejorar todas las operaciones comerciales de la empresa. Para lograrlo, el enfoque debe ser estratégico y sistemático para valorar las actividades y los procesos esenciales con base en indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) con total imparcialidad.
- Evaluar los riesgos: Las auditorías internas están destinadas a evaluar la eficacia de las medidas de control para identificar fraudes y desviaciones en los procesos administrativos e implementar medidas de remediación para eliminar las deficiencias que se detecten.
- Proteger los activos: Las auditorías financieras periódicas se centran en inventariar el patrimonio físico e intelectual de la empresa, incluyendo el equipo de oficina, la maquinaria, las materias primas, sus patentes y secretos industriales, entre otras posesiones. Saber con exactitud los tipos de activos con los que cuenta la organización posibilita resguardarlos y determinar qué tipos de inversiones son indispensables para satisfacer las necesidades actuales y futuras.
- Garantizar la calidad: Las auditorías internas habitualmente no analizan los productos terminados de las empresas manufactureras. Sin embargo, los auditores internos examinan minuciosamente los procesos de producción y de control de calidad para ofrecer recomendaciones puntuales que, de manera innegable, resultan en productos de mejor calidad.
- Ofrecer perspectivas basadas en datos duros: Los auditores internos proveen puntos de vista imparciales y sugerencias viables. El valor añadido que ofrecen los distintos tipos de auditorías internas es inestimable.
- Impulsar el compromiso de los empleados: Las auditorías internas permiten a todos los empleados conocer el papel que juegan en lograr la misión y visión de la empresa. Se ha comprobado que los trabajadores que saben que sus contribuciones son valiosas para el éxito de su organización con frecuencia demuestran altos niveles de automotivación laboral.
Tipos de Auditorías Internas
Abajo, describimos los distintos tipos de auditorías internas que habitualmente realizan los auditores internos en las corporaciones grandes y las pequeñas empresas por igual.
Auditorías Administrativas
Aunque el tipo de auditorías administrativas que se realizan podría variar en función del diseño organizacional de la empresa. En general, todos estos tipos de auditorías internas tienen el objetivo de evaluar las funciones que realizan los siguientes departamentos administrativos:
- Recursos humanos: Las auditorías del área de recursos humanos estudian la eficacia de los procesos de gestión de personas, incluyendo los procedimientos de reclutamiento y selección, las políticas de ascenso laboral y de aumento de sueldo, los procesos y formatos de evaluación de desempeño laboral y las tasas de rotación de personal, el cumplimiento con las regulaciones de diversidad laboral y las directrices de derechos humanos en el trabajo; así como, la implementación de incentivos laborales y los esquemas relativos a los beneficios sociales que ofrece la organización a sus empleados, entre otros.
- Capacitación y plan de desarrollo profesional: Aunque esta área en algunas empresas forma parte del departamento de recursos humanos, se audita por separado, dada la importancia que tienen sus esfuerzos para optimizar el rendimiento laboral, retener a los talentos idóneos y para promover los valores profesionales entre los empleados.
- Contabilidad administrativa: En el departamento de contabilidad administrativa los auditores revisan los procedimientos de cuentas por pagar, el volumen de pagos retrasados, las políticas de liquidez, el cumplimiento con los presupuestos establecidos y la veracidad de los registros contables.
- Contabilidad financiera: Las auditorías al área de contabilidad financiera examinan los criterios relativos a los flujos de capital, los estados financieros, el cumplimiento con las obligaciones fiscales, la productividad de las inversiones, la veracidad de la información financiera, los cálculos utilizados para cotizar las acciones de la empresa en los mercados de valores y la eficacia de los procedimientos para detectar fraudes y malversaciones.
- Mercadotecnia: En el área de la mercadotecnia, los auditores internos se centran en determinar los resultados derivados de las campañas promocionales y de los esfuerzos de marketing digital. Así como, la adhesión al presupuesto asignado por parte de los especialistas de marketing internos y externos. Adicionalmente, analizan las tasas de clientes repetidos y la efectividad de los programas de fidelización.
- Ventas: En el área de ventas los auditores internos comparan las ventas reales contra los pronósticos y sugieren medidas proactivas para eliminar estas discrepancias.
- Servicio al cliente: Los auditores se encargan de analizar todas las tareas del departamento de atención al cliente incluyendo el servicio de preventa y de posventa; así como, el tiempo de respuesta a las solicitudes y reclamos de los consumidores.
- Logística: Los auditores se enfocan en examinar que los especialistas en logística acaten los procesos de distribución de productos terminados y en relación con la recepción y verificación de las materias primas en tiempo y forma.
- Compras: Con respecto al departamento de compras, los auditores internos valoran la adhesión del personal encargado con respecto a los procesos de selección de vendedores y el cumplimiento de las políticas de cotización, negociación y contratación de los proveedores.
Auditorías Funcionales
Estos tipos de auditorías internas no se realizan comúnmente en empresas mercantiles, pero son habituales en empresas de servicios empresariales especializados. La auditoría interna funcional más frecuente es la siguiente:
- Investigación y desarrollo: Este tipo de auditorías internas tienen el objetivo de determinar la ventaja competitiva de la empresa con respecto a la innovación tecnológica y los auditores, por lo general, son especialistas en informática, debido al alto nivel tecnológico que exigen estas evaluaciones.
Auditorías Operativas
Este último tipo de auditorías internas que analizaremos en esta guía son de vital importancia para las empresas de transformación.
- Procesos productivos: Como citamos arriba, las auditorías internas no se enfocan en los productos terminados, estas tareas son en general responsabilidad de los especialistas en control de calidad que laboran en las empresas industriales. Mientras que, los auditores externos se encargan de valorar la adecuación de los procesos para proponer técnicas que permitan agilizar la producción sin sacrificar las cualidades de los productos.
- Seguridad industrial: Los auditores evalúan la situación laboral en las fábricas para identificar y eliminar condiciones inseguras de trabajo y proteger la integridad física de todas las partes interesadas, incluyendo los proveedores, visitantes y, sobre todo, los empleados como los operadores de producción y los conductores de maquinaria pesada.
Habilidades de los Auditores Internos
Las competencias de los auditores internos en general incluyen conocimientos técnicos y habilidades administrativas avanzadas para realizar sus tareas de manera eficaz en múltiples departamentos con responsabilidades diferenciadas.
Las habilidades transferibles más buscadas por los empleadores de auditores internos incluyen las siguientes:
- Habilidades interpersonales
- Perseverancia
- Inteligencia emocional
- Paciencia
- Habilidades de comunicación asertiva
- Razonamiento deductivo
- Habilidades de planificación
- Pensamiento crítico
- Habilidades de gestión de recursos
- Habilidades analíticas
- Habilidades de supervisión de personal
- Persuasión
- Habilidades digitales
- Habilidades para trabajar de forma independiente con mínima dirección
Frecuencia de la Auditoría Administrativa
Una vez que se ha definido el alcance de la Auditoría y el personal que se requiere, es necesario tener en cuenta la FRECUENCIA. La primera consideración para establecer la frecuencia de la auditoría administrativa será el tipo de organización.
Cuando la organización está sometida a constantes cambios de tipo tecnológico, por ejemplo, o cuando los recursos que utiliza son costosos, la auditoría administrativa debe ser más frecuente. Para una organización sometida a cambios rápidos o que consuman gran cantidad de recursos de elevado valor, la frecuencia óptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves o de que éstos lleguen a arraigarse, es recomendable aplicarla cada dos años.
Para organizaciones relativamente estables, la auditoría puede llevarse a cabo cada tres años. En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
tags: #auditoria #areas #funcionales #empresa