Dentro de las funciones de la administración de empresas, la Auditoría Administrativa permite observar en qué grado se han alcanzado los objetivos, al mismo tiempo que se evalúan las prácticas administrativas, como la planificación, la organización, la dirección, la ejecución y el control. El término Auditoría Administrativa se empleó por primera vez en 1935, con la propuesta de fundamentos de James O. McKinsey, para analizar una empresa en todos sus aspectos, “a la luz de su ambiente presente y futuro probable”. Este concepto ha permitido el surgimiento de ideas como la auto-auditoría y el desarrollo de esta figura como un mecanismo importante en el campo de la competitividad entre organizaciones y en la Teoría Administrativa.
¿Qué es la Auditoría Administrativa?
Una Auditoría Administrativa es un análisis completó de la estructura organizacional de una empresa, de sus mecanismos de control, operación, además de sus recursos humanos y materiales. Se trata de un procedimiento que evalúa a la organización como un todo, por medio del cotejo de su desempeño con sus objetivos, tanto globales como por unidad, con el fin de ver lo efectivo de su modelo de gestión. Las empresas suelen usar las Auditorías Administrativas como un apoyo a los miembros de la organización, en especial a los Directores y Gerentes, en el desempeño de sus funciones, por medio de análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.
Tipos de Auditorías Administrativas: Analítica y Funcional
Las Auditorías Administrativas pueden realizarse de una forma analítica o funcional. La primera consiste en el estudio y comprensión de las políticas de actuación, los procesos, las dinámicas administrativas y directivas, mientras que la segunda se enfoca más en la puesta en operación y la administración de los puestos y mandos de responsabilidad.
Una auditoría operativa consiste en una revisión estructurada orientada a examinar cómo se gestionan los procesos y recursos en una organización. Por su parte, las auditorías operativas evalúan específicamente la eficacia y la eficiencia de los procesos cotidianos. La auditoría operativa suele abarcar múltiples áreas de una empresa, por lo cual a veces se confunde con las evaluaciones financieras, informáticas o de cumplimiento normativo.
La Importancia de la Auditoría
La importancia de la auditoría recae en que es un medio para evaluar la eficacia de los controles internos de una empresa, ayuda a prevenir el fraude y la malversación de sus activos, así como minimizar los gastos de capital en el manejo administrativo. Para la consecución de los objetivos empresariales, los procesos empresariales necesitan diversas formas de control interno para facilitar la prevención, supervisión y seguimiento de irregularidades o hallazgos. Sin controles internos o sistemas de Auditorías Administrativas, una empresa no podría crear informes financieros fiables, tanto internos como externos. De esta forma, no se podría determinar cómo asignar sus recursos ni saber cuáles de sus segmentos o líneas de productos son rentables. La auditoría también es clave para evaluar el riesgo de errores en los procedimientos contables y la prevención y detección de fraude.
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Consideraciones para los Auditores
- Sentido de la evaluación: este tipo de auditorías no mide el potencial o la idoneidad de los profesionales o trabajadores dentro de la organización, sino las dinámicas gerenciales, es decir, de los mandos administrativos responsables de coordinar las fuerzas de la empresa a lo interno.
- Importancia de la verificación: una auditoría eficaz no solo fundamenta sus conclusiones en la información obtenida, sino que ofrece medios científicos para interpretarla y para comprobar que se trata de una evaluación fidedigna.
- Pensar en términos administrativos: la atención de los auditores debe estar puesta en el aspecto administrativo de la empresa y no en otras áreas supeditadas a la gerencia administrativa.
Aplicaciones Prácticas de la Auditoría Funcional
Existen diversas situaciones en las que una Auditoría Administrativa, incluyendo su variante funcional, puede ser de especial relevancia:
- La valoración de una directiva para determinar si habrá rotación o no.
- Cuando existe una transición y cambio de órgano directivo.
- Cuando una empresa requiere una evaluación a nivel externo antes de ser adquirida o absorbida por otra.
Aunque estos son algunos de los ejemplos en los que una Auditoría Administrativa puede tener relevancia especial, en estos casos suele formar parte de una auditoría integral en la que se analizarían más aspectos de la empresa, como el financiero, logístico o informático.
Ejemplos de Enfoques Funcionales/Operativos
Como no existe una norma global y única que establezca qué tipos de auditorías operativas hay, a continuación, se presentan ciertas categorías que funcionan a modo de orientación profesional y que ilustran el enfoque funcional:
- Auditoría de las compras: revisión del proceso de selección de proveedores y de gestión de los contratos.
- Auditoría de Gestión de Servicios de IT: estudio de la forma en que el help desk maneja los incidentes y las solicitudes.
- Auditoría de contratación de RR. HH.: examinación de la eficiencia de estos procesos, que contempla desde la publicación de la oferta de empleo hasta el onboarding.
Caso de Estudio: Auditoría Funcional en el Sector de la Construcción
En los últimos años el sector de la construcción ha experimentado un crecimiento notable motivado por el impulso de parte del Gobierno, confianza de los inversionistas y las facilidades crediticias actuales, propiciando el incremento de la oferta de viviendas en el país. Por tanto, las empresas constructoras deben contar con herramientas administrativas sólidas que les permitan competir en el mercado, adoptando modelos administrativos financieros que sirvan para medir la gestión y el cumplimiento efectivo de sus objetivos a través del manejo de procedimientos asociados con el control interno.
Bajo estos antecedentes, en el presente artículo se analiza la necesidad de implementar metodologías basadas en una auditoría funcional, para luego diseñar sistemas de monitoreo y control adaptadas al Cuadro de Mando Integral. Esto se examinará a partir de un ejercicio práctico aplicado a una empresa del sector, quienes construyen y comercializan viviendas en la ciudad de Quito, Ecuador, y sus alrededores. En lo referente al proceso investigativo, se utilizó un diseño preexperimental, el cual posibilitó la obtención de una solución a la problemática detectada.
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Proceso de la Auditoría
Fases Clave de una Auditoría
- Planeación: se establecen los parámetros y lineamientos que servirán para enfocar la revisión de la auditoría, es decir, se debe primero definir qué cosas buscar y cuál será el criterio específico de búsqueda. El equipo de auditoría define el alcance, los objetivos y los riesgos.
- Recopilación de pruebas: los auditores recopilan pruebas mediante entrevistas con el personal, la revisión de los contratos con los prestadores y el análisis de las órdenes de compra.
- Evaluación: mediante este estudio se evalúa la información para determinar la eficiencia, la eficacia y la economía.
- Documentación de conclusiones: las conclusiones se documentan en un informe claro.
Tipos de Auditores: Internos y Externos
La auditoría puede ser realizada por diferentes tipos de profesionales, dependiendo de la independencia y el propósito:
- Externa: Este tipo de auditoría es llevada a cabo por un contador público sin vínculos laborales con la empresa u organización y consiste en un examen crítico, sistemático y detallado de la unidad económica, por medio de técnicas determinadas y con el fin de obtener una opinión independiente de la operación del sistema económico, su control interno y, por último, dar sugerencias para mejorarlo. La relevancia de este tipo de auditoría radica en que con ella, los resultados tienen una validez bajo una figura de fe pública, es decir, la información examinada tiene plena credibilidad de forma independiente a la propia empresa.
- Interna: Una auditoría interna se realiza por integrantes de la empresa, o sea, por un auditor interno el cual tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones, con el fin de sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que den como resultado una operación más eficiente y eficaz. Ya que se lleva a cabo por personal de la empresa, la imparcialidad e independencia en una auditoría interna no puede ser absoluta, pues el auditor no tiene la posibilidad de separarse por completo de la influencia de la administración de la organización, a la cual responde.
El Informe de Auditoría y sus Implicaciones
Como resultado de la auditoría, el auditor entregará un informe escrito que dé constancia de su trabajo y donde desarrolle sus sugerencias o los acuerdos tomados para que la organización corrija y perfeccione los puntos débiles encontrados. Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, que motiven la acción correspondiente. Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.
El resultado de la auditoría sirve para tomar las decisiones más acertadas en función del buen desempeño de los equipos de trabajo humano y materiales que permiten el funcionamiento de tu empresa. En muchas ocasiones, es a través de las auditorías que los directores o altos gerentes de una empresa o institución eligen llevar a cabo importantes inversiones, cerrar plantas o incluso prescindir de personal.
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