Con los avances que ha tenido el comercio y la industrialización en una sociedad cada vez más capitalista, se sugirió mantener un control, revisión y verificación adecuada de los procesos y la información existente para el cumplimiento de los objetivos, misión y visión de las organizaciones de manera eficiente y eficaz. Esto ayudará a las organizaciones a una mejor gestión, que a su vez contribuirá a la mejora de procesos y, por ende, al crecimiento económico.
Evolución de la Auditoría
Con el inicio del comercio y la industrialización surgen las transacciones y, derivado de ello, los controles que inician con las inspecciones y registros financieros. Posteriormente, se ve necesario ya no solo tener controles financieros sino también administrativos, que con el tiempo se fueron convirtiendo en controles de las gestiones a realizar. En el año 4000 A.C., los egipcios destacaron la necesidad de planear, organizar y regular, y en el 2000 A.C., el uso de consejos para ordenar las acciones de sus gobernantes.
Carlos Marx atribuyó relevancia a estas actividades, así como a su control, gracias a su obra "El Capital". En el Ecuador, al igual que en los demás países que tienen comercio, se vio la necesidad de mantener controles en sus organizaciones, controles que han dado como resultado una mejor administración de las organizaciones, derivándose resultados como incremento de organizaciones, crecimiento de las ya existentes, mayor oportunidades de trabajo, diversificación de operaciones, retorno de dinero, entre otras; esto logrado a través de un control efectivo, eficiente y económico de los recursos que mantiene cada organización.
Antiguamente los feudales se hacían acompañar de hombres de confianza cuando trataban operaciones comerciales de importancia; es de ahí que surge la contabilidad pública. El primer control que se realiza es el que obedece a la monetaria, financiera, entonces surge la auditoría en el momento en que la propiedad de los recursos financieros y la responsabilidad de asignarlos depende de varias personas. Con propósito de detectar desfalcos y determinar si las personas en posiciones de confianza estaban actuando e informando de manera responsable nace entonces la auditoría financiera.
En el siglo XVIII, principalmente en Inglaterra, Alemania y Francia, se producen convulsiones económicas y financieras que se sucedieron a raíz de la revolución industrial. A partir de estos problemas surge la necesidad de personas especialistas en problemas económicos, financieros y contables (Pérez, 2010). Legalmente se reconoce por primera vez a la auditora por la Ley Británica de Sociedades Anónimas de 1862 determinando la necesidad de un sistema metódico y normalizado que permita mantener una adecuada información, prevención de fraude y aceptación de efectuar una revisión independiente de las cuentas de las organizaciones (Gene, 1962, p. 697).
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Mientras se efectuó el desarrollo del capitalismo (1862 - 1905), la auditoría se fue haciendo indispensable sobre todo en los países ingleses; en aquellas épocas las auditorías se enfocaban en asegurar que la información financiera estaba correcta y que existían todos los activos registrados en forma y cantidad adecuada.
Con el incremento de la actividad mercantil y la complejidad de los sistemas contables, se modifica el enfoque de la auditoría, es decir pasa de la búsqueda de desfalcos a la certificación de la exactitud de estados financieros. Entonces se modifica el objetivo de la auditoría ya que por la exigencia sobre la información contable facilitada a los accionistas y a los acreedores, debe responder realmente a la situación patrimonial y económica financiera, por la preponderancia y dominio de la gran propiedad privada monopolista (Colectivo de autores, 2007).
Por otro lado, con la legislación federal sobre valores de 1933 y 1934, en pleno capitalismo monopolista de estado, surge la teoría keynesiana del desarrollo, con el objetivo de evitar futuras crisis como considerando el período de 1930 a 1933. Años después se crea la Security and Exchange (SEC), esta incrementa los requisitos de presentación de informes y exige que los estados financieros fueran dictaminados por auditores independientes (Cook y Winkle, 2006).
El objeto y propósitos de la auditoría se han ido modificando a lo largo del tiempo, partiendo de la detección de desfalcos y la certificación de la exactitud de estados financieros, pasando por la revisión de sistemas, la obtención y evaluación de evidencias, hasta la actualidad que se expresa una opinión de carácter profesional sobre la adecuada presentación de los estados financieros considerados en su conjunto, a esta actividad se denomina auditoría financiera.
Pero es en el año 1957 que surge el interés por parte de las administraciones de las organizaciones por conocer el desempeño de sus entidades, ya que esto no era viable a través de los informes o auditorías financieras. (Armas, 2008). De este modo, surgió la auditoría administrativa con la finalidad de evaluar la calidad de la administración, o sea, la planificación, la organización, la dirección y el control de las entidades.
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En 1900 emerge de manera formal la gestión gracias a Frederick Winslow Taylor, quien plantea el método científico para analizar el trabajo y elevar la eficiencia en los procesos de producción en su libro The Principles of Scientific Management; gracias a Henry L. Gantt (1901) y Harrington Emersonx (1910) quienes apoyan la teoría, esta se ve consolidada. Años más tarde los autroes Harold Koontz y Ciryl O’Donnellxx (1955) proponen la autoauditoría, una técnica de control del desempeño total, enfocado a determinar dónde se encuentra la organización acorde a la evaluación para identificar el camino a seguir en términos organizacionales.
Sin embargo es hasta 1994 con el aporte de Jack Fleitman que se consideran los conceptos fundamentales de evaluación, fases y metodología para su ejecución, además clarifica el diseño y empleo cuestionarios de control interno y cédulas analíticas. (Franklin, 2007, pág. 5). Francisco Arturo Montaño Sánchez en el año 2004 en su trabajo idea la instrumentación de la auditoría administrativa como elemento clave de las fases de planeación y control de una organización, complementada por auditorías de estados financieros, legales, ecológicas, de calidad y mercadológicas, entre otras; el autor Juan Ramón Santillana González, en el mismo año en su obra Auditoría interna integral, interrelaciona la auditoría administrativa, operacional y de estados financieros para lograr una visión integral del comportamiento de una organización; mientras que el autor Walker Paiva Quinteros (2004), en su obra Auditoría, enfoques metodológicos y prácticos, integra guías prácticas para el manejo de auditorías en sus versiones operacional, de sistemas de administración y control, especial, ambiental, de calidad, de control interno, informática, de personal, marketing, de estados financieros e integral (Franklin, 2007, pág.
Auditoría de Gestión en Ecuador
La auditoría de gestión en el Ecuador, trata de examinar el proceso administrativo, las actividades de apoyo, financieras, operativas, evalúa el control interno y la gestión, esto solo le logra con el trabajo de equipos multidisciplinarios. En el Ecuador las organizaciones ejecutan auditorías de gestión generalmente para medir la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, acorde a los principios y criterios delas “E” de auditoría de gestión, es decir de la economía, la efectividad y la eficiencia.
Este tipo de auditoría examina y evalúa los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores, estos pueden ser de diferente tipo los planteados por las organizaciones que se los conoce como institucionales y lo planteados o de medida estándar para las personas y la ejecución de su trabajo que se los conoce como indicadores de desempeño (Asamblea Nacional Constituyente, 2002, s/p).
Importancia de la Auditoría de Gestión
La auditoría de gestión es importante por varias razones, entre ellas, porque es aplicable a todas las operaciones que se realizan en la organización. Gracias al examen exhaustivo que realiza este tipo de auditoria permite comprobar la veracidad, exactitud y autenticidad de las operaciones desarrolladas por la organización. Es de gran utilidad para los administradores porque posibilita el incremento de la eficacia, la efectividad y la economía en el uso de recursos, intentando mejorar las operaciones y actividades que cumple la organización especialmente en las áreas críticas, a través de las recomendaciones y acciones correctivas.
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La auditoría de gestión examina en forma independiente la información contable con el fin de determinar su razonabilidad o eficiencia administrativa y/o legal, evalúa las operaciones, y controla las actividades en todos los niveles que realiza la organización logrando generar nuevas ideas, procedimientos, métodos y técnicas para el control de operaciones y actividades venideras fruto de las experiencias obtenidas.
El alcance de la auditoría de gestión puede ser tan específico como se necesite en un sector de la economía, todas las operaciones de las organizaciones inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operación, programa o actividad específica; tanto la administración como el personal que lleva a cabo la auditoría debe estar de acuerdo en cuanto al alcance planteado en la planificación, pues si se conoce que ésta auditoría incluye una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización, la misma debe tener presente aspectos fundamentales como el cumplimiento de los objetivos institucionales y su concordancia con la planificación de la evaluación, nivel jerárquico de la organización y la participación individual de los integrantes de la institución que son quienes aportan para obtener resultados apegados a la realidad de la organización.
De la misma forma sería oportuno considerar la ejecución de una auditoría de gestión en la organización por la amplitud del objetivo, la evolución del cumplimiento de la legislación, política y procedimientos establecidos por los órganos y organismos estatales.
Metodología para Realizar una Auditoría Administrativa
La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes:
- Planeación
- Instrumentación
- Examen
- Informe
- Seguimiento
1. Planeación
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
¿Qué cubre la planeación?
- Objetivo
- Factores a revisar
- Fuentes de información
- Investigación preliminar
- Preparación del proyecto de auditoría
- Diagnóstico preliminar
Objetivo: En esta etapa se define el propósito de la auditoría. Se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar:
- Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.
- El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.
Fuentes de Información: Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Investigación Preliminar: El siguiente paso lógico es realizar un reconocimiento o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés.
Diagnóstico Preliminar: Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.
2. Instrumentación
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas:
- Investigación documental
- Observación directa
- Acceso a redes de información
- Entrevistas
- Cuestionarios
- Cedulas
Investigación documental: Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría.
Observación directa: Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante.
La entrevista: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios: Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temáticas específicas.
Cedulas: Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.
3. Examen
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.
La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
4. Informe
Actualmente se genera mucha tensión en los miembros de las organizaciones antes de la realización de un proceso de auditoría, que es vital en la implementación de un sistema de gestión de calidad.
5. Seguimiento
La planificación de las actividades relacionadas con la medición, el análisis y la mejora organizacional o auditoría incluyen la consideración de aspectos teórico-conceptuales y metodológicos medulares, tales como: 1) Utilización de los resultados de la medición y análisis para definir acciones que permitan estar en sintonía con la misión, política, y objetivos de la calidad establecidos en la organización, para mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad, 2) El uso de estudios comparativos (benchmarking) como herramienta de mejora y 3) La comunicación de información y resultados de mediciones entre los equipos de trabajo, lo cual favorece la implicación de las partes interesadas.
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