Las bases conceptuales tradicionales relativas al desarrollo de auditorías o exámenes especiales financieros, no abarcan otras labores esenciales de la organización y reflejan un análisis incompleto de sus operaciones. La necesidad de disponer de informes integrales de evaluación se presenta como una alternativa válida para enfrentar los retos del control externo a las organizaciones.
La auditoría integral constituye una oportunidad a los esquemas de control vigentes en el Ecuador. Su adopción en otros países, demuestra la utilidad de un enfoque completo y holístico de la auditoría. La experiencia ha demostrado que las acciones de control tradicional, bajo enfoques financieros, de gestión o de cumplimiento, asumidas en forma individual no garantizan acciones de mejoramiento eficaces y más aún un análisis completo de las operaciones administrativas y financieras de las organizaciones en el país.
Ahora bien, la estructura organizacional y su entorno han cambiado, y se exige mayor información al auditor, surgiendo entonces la auditoría integral, entendida ésta como la sumatoria de tipos de auditoria, pero donde prevalece la sectorización organizacional. La visión que se propone es que el auditor tome los conceptos del holismo y de la gerencia para realizar eficientemente su trabajo.
Objetivos de la Auditoría Integral
Revisar el desempeño general de la entidad en relación a sus metas y objetivos es el objetivo primordial de la auditoría integral.
El auditor recaba la evidencia concerniente a estas afirmaciones realizadas por la gerencia y que están contenidas en los estados financieros:
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- Veraz: es decir, que los activos y pasivos sean propiedad de la empresa.
- Integra: referida a que los registros contables estén completos y que las operaciones sean registradas en el período al que corresponden.
- Correcta valuación: quiere decir que, los activos y pasivos se encuentran revelados de acuerdo a su valor de realización. Se hace necesario, entre otros, cálculos de depreciación, revalorización y registro de cambios en cotizaciones de moneda extranjera.
Componentes del Control Interno
Un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Se entiende entonces que, el control interno no es competencia de determinada oficina o grupo de personas, sino que, por el contrario, nace en la actitud de las personas y se manifiesta a través de las diferentes actuaciones de los seres humanos, en los distintos escenarios o espacios que ocupan, tanto en el contexto familiar, social o laboral.
Comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos.Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de control interno.
- Información financiera veraz, referida con la elaboración de los estados financieros confiables, la contabilidad implica, operaciones, procesos y produce información financiera, para que los usuarios tomen decisiones, será fidedigna si la entidad cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.
Modelo de evaluacion de las normas, procedimientos y politicas llevadas a cabo por la junta directiva, la gerencia y demas integrantes de la organizacion, con la finalidad de brindar seguridad razonable con respecto al logro de los objetivos institucionales relacionados con el nivel de eficiencia y efectividad con que se ejecutan las operaciones y actividades corporativas, el grado de fiabilidad que exhibe la informacion financiera generada por los sistemas de informacion y el nivel de cumplimiento por parte de la empresa de las disposiciones normativas y estatutarias, se han establecido cinco componentes basicos que se encuentran interrelacionados unos con otros.
La auditoría del control interno evalúa si el sistema de control interno de la entidad está funcionando adecuadamente para el cumplimiento de los objetivos descritos anteriormente.
Metodología de la Auditoría del Control Interno
Diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo exámen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. Las preguntas están orientadas a medir la efectividad del control interno en cada uno de los siguientes componentes: ambiente de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión o monitoreo.
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Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.
Entonces la evaluación, se practica con el objetivo de comprobar que la entidad o una de sus dependencias procedió de acuerdo a los preceptos legales que la rigen, a las normas que los órganos administrativos competentes le han fijado, a los principios de contabilidad generalmente aceptados en lo pertinente a su información financiera y a las reglas que internamente se hayan impuesto para ordenar sus actividades.
Auditoría de Cumplimiento
Implica probar e informar en cuanto a si una organización ha cumplido con los requerimientos de diversas leyes, reglamentos y acuerdos.
- Mantener un registro de leyes importantes con las que la entidad tiene que cumplir dentro de su industria particular y un registro de quejas.
En el caso de la auditoría de cumplimiento, los criterios no pueden ser normalizados, dependen de las actividades y el objeto social de la empresa. La normativa tributaria, laboral, cambiaria, entre otras constituye también, elemento clave de la evaluación. En el sector público a diferencia del sector privado, debe realizarse únicamente lo que está permitido por la ley, por consiguiente, el derecho público es el referente en el control del cumplimiento.
Auditoría de Gestión
Surge entonces la auditoría de gestión, de la necesidad de medir y cuantificar los logros alcanzados en un período de tiempo determinado. Franklin (2007), define a la auditoría de gestión como “la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable” (p.11).
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El examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y el impacto socio-económico derivado de sus actividades.
Entre los motivos que dan lugar a una auditoría de gestión está la necesidad de controlar la gestión de la empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue el objetivo de establecer un control de eficacia, eficiencia y calidad y su insumo básico lo constituyen los indicadores de gestión, orientados no sólo a cifras, sino a resultados y procesos. Ello conduce a precisar con suficiente claridad a qué nos referimos cuando hablamos de indicador de gestión.
Indicador es la medición de un objetivo, meta o proceso. Deben identificar claramente la variable a medir. Los indicadores para medir eficiencia, eficacia y calidad son claramente diferenciables. En efecto los indicadores de gestión constituyen los “signos vitales” de una organización.
La Metodología de la Auditoría Integral
La metodología para llevar a cabo este estudio, cuyo objetivo se orienta a analizar la ejecución de la auditoría integral en una institución pública, es fundamentalmente cualitativo. Su desarrollo implicó acumular y evaluar evidencia con la finalidad de descubrir debilidades o vulnerabilidades en la estructura de la organización.
Para la auditoría del control interno que tiene como objetivo fundamental evaluar el sistema de control interno. El cuestionario de control interno se aplicó al Presidente, Secretario, Tesorero y Jefe de Talento Humano, debido a que son los responsables de los diferentes procesos que se desarrollan en la institución.
En lo que respecta a la auditoría de gestión, se orienta a la evaluación de la eficiencia, eficacia y calidad de los productos y servicios proporcionados por una organización.
Los estados financieros reflejarán fielmente, la situación, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad. La imagen fiel exige la representación fiel de los efectos de las transacciones, así como de otros eventos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos fijados en el Marco Conceptual.
Para el examen se aplicó el cuestionario de control interno, el mismo que tiene como finalidad medir la efectividad en cada uno de los siguientes componentes: ambiente de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y monitoreo, así como determinar el nivel de confianza y riesgo de control.
Considerando a la auditoría Integral como el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado, evidencia relativa a la información financiera, al comportamiento económico y al manejo de una entidad. No solamente utilizar el proceso normal de la auditoría integral (planeación, ejecución e informe), sino que deben explotar el valor agregado que facilita este tipo de auditoría (supervisión o monitoreo de recomendaciones facilitadas, asesoría y consultoría en control y gestión institucional).
Para prevenir, detectar y enfrentar el riesgo es importante que las organizaciones apliquen un conjunto de actividades de control como autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de operaciones, salvaguarda de activos, segregación de funciones y otras; las mismas que deben ser parte del control interno institucional.
Para efectos de optimizar la gestión integral institucional, es necesario aplicar la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos; estos elementos facilitarán el mejoramiento continuo y por ende la optimización.
La Auditoría Integral es considerada como un enfoque de aseguramiento de calidad, porque permite dar una respuesta al crecimiento de la organización para determinar el grado de seguridad razonable, acorde con la complejidad de las operaciones y sistemas de la administración cambiantes en nuestros días.
Las auditorías tradicionales, han demostrado ser débiles de detectar el fraude y la corrupción; por tanto la auditoría integral aparece como la alternativa para luchar contra estos flagelos que quiebran la moral de los trabajadores honestos y especialmente de la comunidad que aporta al Estado.
El término Auditoría Integral, será usado como una herramienta administrativa para evaluar la gestión empresarial y así a la creciente necesidad de la sociedad por conocer con un grado de seguridad razonable. El evaluar la gestión empresarial, requiere el desarrollo de una capacidad profesional acorde con la complejidad de las operaciones y sistemas de administración cambiantes en nuestros días.
La Auditoría Integral y los Servicios de Aseguramiento, según (Yanel, 2012) es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un periodo determinado, evidencia relativa a la siguiente temática: la información financiera, la estructura del control interno financiero, el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre estos temas y los criterios o indicadores establecidos para su evaluación”.
Es un proceso de evaluar a una determinada área o componente y obtener un conocimiento integral del entorno empresarial. Y así evaluar la información financiera, legal, gestión y de control interno, por medio del cual podemos emitir un informe o dictamen sobre el análisis del mismo, mitigando los errores que existen en la organización y alcanzar el rendimiento esperado por la entidad.
La Junta de Normas Internacionales de Auditoría Aseguramiento- IASSB, de la Federación Nacional de Contadores-IFAC, establece una estructura conceptual para los servicios de aseguramiento que tiene por objeto fortalecer la credibilidad de la información a un nivel alto o moderado, que va a estar de acuerdo con las necesidades del supuesto usuario o destinatario de la misma.
Mediante una planificación adecuada se consigue un proceso de aseguramiento suficientemente completo, sólido y equilibrado. Los servicios de aseguramiento realizados por los contadores profesionales, pretenden incrementar la credibilidad de la información, que el supuesto destinatario puede depositar en el asunto que se trate, mediante la utilización de criterios adecuados e identificables. Nos indica que los servicios de aseguramiento son servicios profesionales independientes, que ayudan a mejorar la confiabilidad y relevancia en la información que se utiliza para la toma de decisiones.
Al respecto señala que el objetivo del informe de aseguramiento, es suministrar una opinión o declaración que mejore la credibilidad de los estados financieros. “Consiste en el examen de los registros , comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestión financiera y al control interno.”(Contraloría General del Estado, 2012).
Los cuales darán fe pública sobre la documentación que genera la empresa dependiendo del giro del negocio. Debe existir equidad en la presentación de la información, uniformidad en la normativa legal contable vigente en el país para de esta manera poder establecer un lenguaje universal en las operaciones de las entidades de una manera justa y equilibrada.
“La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia.
Los indicadores de gestión son variables o parámetros que permiten medir forma cuantitativa y cualitativa, el grado de cumplimiento de un sistema, proyecto, componente, proceso, actividad o de la ejecución de las operaciones, en términos de eficiencia, eficacia y calidad. Los indicadores se convierten en la meta que hay que alcanzar y todo el mundo trata de alcanzar el valor del indicador, convirtiéndose en un factor negativo tanto para las personas como para la organización, cuando no se cumple las metas y objetivos propuestos en un determinado periodo o etapa.
El Control Interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino. Construir controles adecuados apoya a la calidad y a la iniciativa de empoderamiento, evitando gastos innecesarios y así obtener respuestas rápidas a las condiciones cambiantes. El ambiente de control es la piedra angular, en la cual la gente conduce sus actividades y cumple con sus responsabilidades de control, para los demás componentes de control interno, el cual alienta disciplina y estructura.
El auditor es la persona de la organización con la competencia para llevar a cabo una auditoría. El auditor debe planear y desarrollar un contrato de servicios de auditoría integral con una actitud de escepticismo profesional. Se deberá planear el trabajo de modo que la auditoría integral sea desarrollada de una manera efectiva. La planeación adecuada del trabajo ayuda a asegurar que se presta atención adecuada a áreas, asuntos y procesos importantes de la auditoría, que los problemas potenciales son identificados y que el trabajo es terminado en forma expedita.
Es la aplicación de los procedimientos de auditoría integrados en los programas de trabajo. El cumplimiento de estas pruebas, nos permitirá lograr los objetivos que se plantearon en cada una de las auditorías que conforman la auditoría integral. Las pruebas que contribuyen a contar con la suficiente evidencia de auditoría, son dos: pruebas de control y pruebas sustantivas.
“Las Recomendaciones son acciones correctivas y / o preventivas que se pueden presentar en los Informes de Auditoría o en Informes Especiales de carácter preventivo, como producto de las deficiencias o incumplimientos resultantes y son dirigidas a las autoridades responsabilidad de llevarlas cabo”. Es necesario que se asegure un plan de seguimiento de las recomendaciones, para la adecuación, eficiencia y oportunidad de las medidas adoptadas, asegurándose que se corrijan las desviaciones y se logran los resultados deseados en la forma y en los tiempos previstos.