Si usas una plataforma externa para vender entradas, seguramente cada fin de mes te llega un correo con un archivo adjunto: “liquidación factura”. Pero… ¿qué significa realmente? ¿Cómo sabes si te están pagando lo correcto?
¿Qué significa "Liquidación Factura"?
La liquidación de factura es un proceso clave dentro de la facturación electrónica en Chile, especialmente relevante para aquellas empresas que manejan ventas o servicios por cuenta de terceros, como los comisionistas o consignatarios.
Es un documento electrónico tributario que se refiere a una liquidación de ventas, se emiten por un contrato de consignación y una factura de comisión pactada entre ambas partes: comisionista y mandante.
En palabras simples, una liquidación factura es un documento que indica que las ventas percibidas no son mías, porque solo recibo una comisión por las transacciones.
Por ejemplo, una ticketera vende entradas a eventos y conciertos a través de su plataforma. Sin embargo, ellos no son los dueños del evento, sino que prestan los servicios de su empresa a los organizadores y por ello cobran una comisión. Si bien es cierto, el cliente final recibe una boleta de venta de la ticketera, no toda la renta es de ellos, sino solo la parte correspondiente a la comisión. Por lo que la empresa debe emitir una liquidación factura para declarar que esas ventas no son suyas.
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La consignación de productos ocurre cuando un consignante entrega productos a un consignatario para que este los venda.
Es importante recordar que cada una de las partes se hace responsable de declarar el Impuesto de Valor Agregado (IVA) según corresponda. La reducción de errores es un beneficio clave: los errores en la emisión de documentos tributarios son comunes cuando se trabaja manualmente. Con un software de facturación electrónica, estos errores disminuyen gracias a la validación automática de datos. El sistema revisa la información ingresada, asegurándose de que cumpla con las normativas establecidas por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
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¿Cómo funciona la Liquidación de Factura?
Siguiendo con el ejemplo de la ticketera, las partes serían el mandante (organizador del evento) y el comisionista (la ticketera que vende las entradas).
Conciliación de la Liquidación de Factura
Si eres el mandante (recibes la liquidación factura), debes realizar una conciliación avanzada. Si eres el comisionista (emites la liquidación factura), este documento se visualiza tal cual se recibe del SII, por tanto, es posible que tengas dudas de cómo realizar la conciliación.
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En la factura, podrás visualizar los saldos de la liquidación de este modo. Sin embargo, al momento de conciliar verás que los saldos no coinciden y tendrás una diferencia por validar.
Siguiendo el mismo ejemplo, lo ideal sería ver el total a liquidar por 4.290.840 en tu registro de compras (para netear el monto de boletas del registro de ventas) y 765.828 en el registro de ventas (comisión). Para conciliar con la información del documento de liquidación factura que recibimos del SII, la conciliación avanzada debe ser de la siguiente manera: por el lado de los movimientos, debes mantener igual la conciliación. Por el lado de los documentos, debes realizar los siguientes pasos.
Impacto en el Resultado Operacional
Al realizar esta conciliación, verás tu resultado operacional de la siguiente forma: por el lado de tus ingresos y en otros ingresos, así como en gastos. Tus ingresos y gastos tendrán movimientos adicionales para netear esta conciliación, por ello, es super importante que clasifiques estos documentos en un periodo anterior a tu fecha de inicio.
La Importancia de la Fecha de Vencimiento en tus Facturas
La fecha de vencimiento de la factura ancla todos los aspectos de tu transacción de pago, incluida la planificación financiera y las relaciones con los clientes. La fecha de vencimiento da forma a las condiciones de pago y a los cargos por pagos atrasados, ayuda a todas las partes a sentirse seguras sobre cómo están haciendo negocios juntas y señala un nivel básico de profesionalismo que los clientes tienden a apreciar.
Elegir la fecha de vencimiento correcta para las facturas puede marcar una gran diferencia en la facilidad y rapidez con la que recibes los pagos.
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Opciones Estándar de Fechas de Vencimiento
Estas son las opciones estándar y los casos en los que suelen funcionar mejor:
- Pago contra entrega: Esta es la opción de "págame ahora", para situaciones en las que quieres o esperas un pago inmediato. Funciona bien para proyectos pequeños o si tienes una relación con clientes que están acostumbrados a plazos de entrega rápidos. Recuerda que no todos los clientes pueden o quieren pagar en el momento en que reciben una factura, así que utilízala cuando sepas que se sentirán cómodos.
- 15 netos: Un plazo de 15 días les brinda a los clientes más tiempo para pagar sin que esperes demasiado para recibir el pago. Esta puede ser una buena opción para proyectos regulares de menor valor o si trabajas con empresas más pequeñas que pagan rápido.
- 30 netos: Esta opción ofrece a los clientes un mes para pagar. Esto significa más tiempo para administrar sus gastos y aún así un tiempo de espera razonable. Es una opción para muchas transacciones de empresa a empresa (B2B) y, por lo general, logra el equilibrio adecuado entre flexibilidad y puntualidad en el pago.
- 60 netos: La condición de 60 días netos es más común con clientes más grandes o proyectos más grandes con mayores apuestas (e importes de facturación). A menudo puedes esperar este cronograma cuando trabajas con grandes corporaciones o agencias gubernamentales. Funciona bien si tu empresa puede soportar una pausa más prolongada entre pagos, pero no es ideal si necesitas una rotación más rápida.
- 90 netos: Algunas industrias o grandes clientes pueden solicitar condiciones de 90 días netos, aunque esto se usa con menos frecuencia. La manufactura y ciertas industrias a gran escala a veces trabajan con estas condiciones.
Cómo Elegir la Fecha de Vencimiento Correcta
Para elegir la fecha de vencimiento correcta para las facturas, debes equilibrar las necesidades financieras de tu empresa con el cronograma de pagos ideal de tu cliente. Si lo haces, puedes generar pagos más predecibles y relaciones más sólidas con los clientes.
Estas son algunas formas de establecer una fecha de vencimiento adecuada:
- Conoce el cronograma de tu cliente: Algunos clientes pagan las facturas solo en ciertas fechas, como el día 15 o al final del mes. Si puedes programar tu fecha de vencimiento con su ciclo de pago habitual, es más probable que recibas el pago sin demora.
- Relaciona las condiciones con el tamaño del proyecto: Los trabajos más pequeños y sencillos son buenos candidatos para plazos más cortos, como 15 días netos. Los proyectos más grandes y complejos pueden necesitar una ventana más larga, por ejemplo, 30 o 60 días netos. Esto les da a los clientes un respiro sin hacerte esperar demasiado.
- Piensa en tus necesidades de efectivo: Si dependes de la entrada constante de efectivo para cubrir tus gastos, considera plazos de pago más cortos. Asegúrate de que el cronograma sea justo para los clientes o corres el riesgo de recibir los pagos más tarde de lo planeado.
- Sigue los estándares del sector: Las condiciones de pago como 30 y 60 días netos son comunes porque los clientes están acostumbrados a ellas y, por lo general, se aceptan como justas. Conocer el estándar en tu sector puede ayudarte a establecer términos que resulten familiares para tus clientes.
- Sé claro y coherente: Cualquiera que sea la fecha que elijas, asegúrate de que se destaque en la factura y discútela por adelantado, si es necesario.
Cómo Resaltar las Fechas de Vencimiento en Facturas y Contratos
Hacer que las fechas de vencimiento se destaquen en las facturas y los contratos ayuda a evitar demoras en los pagos.
A continuación, te indicamos algunas maneras de asegurarte de que tus clientes vean y recuerden la fecha de vencimiento de los pagos:
- Pon la fecha de vencimiento al frente y en el centro: Coloca la fecha de vencimiento en la parte superior de la factura o cerca del importe total. Debe ser una de las primeras cosas que vean los clientes cuando abran el documento.
- Utiliza fuentes en negrita o de diferentes colores: Usar texto en negrita para la fecha de vencimiento o usar un color que contraste con el resto del texto puede hacer que se destaque. No te excedas con los colores; un solo color destacado será suficiente sin abrumar el resto de la factura.
- Añade una etiqueta clara: En lugar de mostrar solo "30 neto" o "Fecha de vencimiento: 15/09/23", prueba con "Pago antes de" seguido de la fecha. De esta manera, no hay duda sobre cuándo se espera el pago. Una redacción simple y directa puede marcar la diferencia.
- Repite la fecha de vencimiento en algunos lugares: Repetir la fecha de vencimiento en varias secciones, como cerca del importe total y en cualquier sección de condiciones de pago, puede reforzar su importancia. Esto también reduce la posibilidad de que un cliente lo pase por alto, especialmente en una página ocupada.
- Utiliza recordatorios automáticos: Si utilizas un software de facturación, configúralo para que envíe recordatorios automáticos a los clientes. Muchas plataformas te permiten programarlos a intervalos (por ejemplo, una semana antes de la fecha de vencimiento), para que puedas mantener la fecha de vencimiento en el radar del cliente sin tener que hacer un seguimiento manual.
- Incluye una breve política de pago: Una breve declaración sobre las condiciones de pago, incluidos los cargos por pago atrasado o los incentivos por pago anticipado, puede ayudar a aclarar las expectativas con respecto a la fecha de vencimiento. De esta manera, los clientes sabrán que te tomas en serio los pagos puntuales.
- Diseño para la simplicidad: Una factura ordenada y bien organizada facilita a los clientes la búsqueda de detalles importantes, incluida la fecha de vencimiento. Evita abarrotar la página con demasiada información.
Gestión de Pagos Atrasados
En los Estados Unidos, el 55 % de las facturas B2B pasan la fecha de vencimiento y se vencen. Los pagos atrasados son frustrantes, pero hay formas de manejarlos sin tomar decisiones que no tengan vuelta atrás.
A continuación, te explicamos cómo lidiar con las facturas vencidas:
- Comienza con un recordatorio amistoso: A veces, los clientes simplemente se olvidan. Un correo electrónico cortés e informal que mencione la factura, la fecha de vencimiento y el monto a menudo puede ser suficiente. Debe ser suave y amigable: quieres comprobar que la factura no quedó atrapada entre miles.
- Haz un seguimiento con una llamada: Si no recibes respuesta después del primer recordatorio, intenta hacer una llamada telefónica. Los correos electrónicos pueden acumularse, pero una breve charla a menudo llama la atención. Sé amable pero directo: confirma que recibieron la factura y ve si hay algo en lo que puedas ayudar.
- Reenvía la factura con cargos por pago atrasado, si corresponde: Si tus condiciones incluyen cargos por pagos atrasados, ahora es el momento de mencionarlas amablemente. Vuelve a enviar la factura, anotando las comisiones añadidas, pero asegúrate de que el cliente conozca estas condiciones con antelación. Sorprender a los clientes con cargos adicionales puede ser contraproducente, por lo que un aviso puede ayudar a mantener las cosas en el buen camino.
- Ofrece un plan de pago, si es necesario: Si el cliente parece atascado, considera la posibilidad de ofrecerle un plan de pago. Es una buena manera de mostrar flexibilidad sin dejar de trabajar para lograr el pago completo. Esto puede ayudarte a obtener algo de efectivo y señales de que estás abierto a soluciones.
- Considera una visita en persona: En el caso de los clientes locales que conoces bien, puedes visitarlos para demostrarles que eres serio pero que aún inviertes en la relación. Sé profesional y aprovecha el contacto como una oportunidad para resolver problemas si tienen dificultades.
- Envía una carta de demanda formal: Una carta de demanda puede ser el siguiente paso útil si no llegas a ninguna parte. Este es un aviso claro y final de que esperas el pago. Es una señal de que podrías tomar medidas adicionales. Dependiendo de qué tan fuerte quieras que sea tu mensaje, puedes redactarlo tú mismo o hacer que un abogado se encargue de él.
- Acude a una agencia de cobranza: Si todo lo demás falla y la cantidad impaga vale la pena, una agencia de cobro podría ser una opción. Por lo general, la agencia toma un porcentaje de lo que recauda, por lo que este suele ser el último recurso.
Flexibilidad vs. Firmeza: Cuándo Ajustar las Fechas de Vencimiento
Saber cuándo ajustar una fecha de vencimiento y cuándo mantenerse firme puede marcar una gran diferencia en la gestión de las relaciones con los clientes y en la estabilización de su flujo de caja. La flexibilidad demuestra que valoras al cliente, mientras que la firmeza comunica que te tomas en serio tus condiciones de pago. Todo se reduce a las necesidades de tu negocio y de tu cliente.
Escenarios para Ajustar las Fechas de Vencimiento
- Si trabajas con un cliente de larga data que normalmente paga a tiempo, pero pide una extensión, a menudo vale la pena extender la fecha de vencimiento. La flexibilidad muestra buena voluntad y refuerza tu compromiso con la relación. Aclara que es una cortesía de una sola vez para evitar establecer una nueva expectativa.
- Los proyectos grandes con varias fases a veces experimentan retrasos. Si el cliente no es la causa de estos retrasos, puede ser justo ajustar el cronograma de pago. Alinear los hitos de pago con las fases del proyecto puede hacer que el proceso sea más sencillo para ambas partes y que el trabajo avance sin un enfrentamiento sobre las fechas.
- Cuando factores externos como las recesiones económicas afectan a los clientes, un poco de comprensión es importante. Ofrecer una fecha de vencimiento extendida o implementar un plan de pago temporal puede ayudar a mantener intactas las relaciones durante los tiempos difíciles, y los clientes recordarán esa flexibilidad.
Escenarios para Mantener Firmes tus Condiciones de Pago
- En el caso de los clientes nuevos, es inteligente mantenerse firme en los términos acordados hasta que hayas creado un historial de pagos con ellos. Apegarse a la fecha de vencimiento establece el estándar y reduce el riesgo de pagos atrasados.
- Si has invertido por adelantado en materiales, tiempo o mano de obra para un proyecto, mantener la fecha de vencimiento ayuda a garantizar que no tengas que cubrir esos costos durante un período prolongado.
- Si un cliente tiene la costumbre de pagar tarde, por lo general es mejor mantenerse firme en la fecha de vencimiento. Realizar ajustes constantemente para los clientes que habitualmente pagan tarde puede establecer un patrón que es difícil de romper. Mantenerse firme refuerza la importancia de los pagos puntuales e indica que los pagos atrasados no son la norma.
- A veces, un retraso en el pago de un cliente afecta tu capacidad para cumplir con otros.