La emisión de facturas es un proceso fundamental en cualquier transacción comercial, sujeto a regulaciones específicas. Es vital conocer tanto las prácticas adecuadas como los errores comunes que pueden invalidar su validez o acarrear sanciones.
Prácticas Inadecuadas en la Emisión de Facturas
Se han identificado diversas conductas y requisitos que contravienen la normativa vigente al momento de emitir una factura. Es fundamental evitar las siguientes prácticas:
- Exigir cualquier dato distinto al RFC. El contribuyente que solicita la factura sólo debe proporcionar verbalmente su RFC, cualquier dato adicional no es requisito para la emisión. Se ha detectado que existen sistemas de emisión de facturas que exigen dichos datos como requisito para obtener una factura.
- Obligar a proporcionar un correo electrónico, es opcional.
- Obligar al receptor a generar la factura en un portal.
- Negar la factura argumentando que no se solicitó en el momento de la transacción.
- Registrar una forma de pago distinta a la recibida o registrarla sin que esté pagada.
- Solicitar obligatoriamente se indique el uso que se le dará a la factura.
- Negar la emisión de la factura cuando se pague en efectivo.
- No emitir la factura cuando se reciben pagos por anticipos.
- No emitir factura.
La Importancia de la Fecha de Expedición o Emisión de la Factura
Uno de los contenidos obligatorios al hacer facturas es la fecha de expedición o emisión. Es la fecha en la que se expide una factura, y su relevancia trasciende el mero registro temporal.
Relevancia Fiscal y Administrativa de la Fecha de Emisión
La importancia de esta fecha, a nivel fiscal, se debe a que tal fecha indicará el periodo de autoliquidación del IVA (y, en su caso, de las retenciones de IRPF). Por ejemplo, una factura emitida con fecha de agosto de 2021 deberá autoliquidarse en el tercer trimestre del año (la declaración sería entre el 1 y el 20 de octubre del mismo año).
Además, la fecha de emisión tiene también importancia por los siguientes motivos:
Lea también: Requisitos para el Cambio de Régimen Fiscal
- Indica cuándo se ha efectuado la operación (si no coincide con la fecha de operaciones entonces se debe especificar esta última en la factura). La fecha no siempre tiene que coincidir con la fecha de operaciones.
- Sirve como referencia a la hora de reclamar un impago (junto a la fecha de vencimiento).
- Es la referencia para la conservación del documento (que fiscalmente debe conservarse durante cuatro años).
Fecha de Emisión de una Factura Rectificativa
La factura rectificativa, que es la factura que se emite para subsanar errores u omisiones de una factura, está sujeta a la misma normativa de facturación. Esto quiere decir que al emitirla ha de constar la fecha de emisión de la factura rectificativa, no la de la factura original que corrige.
Consecuencias de una Factura sin Fecha de Emisión
¿Es posible emitir una factura sin fecha de emisión? El reglamento de facturación es claro al respecto: no es posible. Una factura sin fecha de emisión dejaría de tener validez para la Agencia Tributaria y podría ser motivo, incluso, de una sanción. La fecha de emisión es importante como referente del correspondiente periodo de autoliquidación, por lo que a las autoridades fiscales no le servirá en caso de inspección y podría levantar sospechas.
Corrección de Errores en la Fecha de Emisión y Consideraciones Clave
Si uno comete un error en la fecha de emisión solo existe una forma de corregirlo: emitir una factura rectificativa.
Para evitar errores en la fecha de emisión de una factura, es fundamental tener en cuenta la siguiente información:
| Receptor de la Factura | Coincidencia de Fecha de Emisión con Fecha de Operaciones | Plazo Máximo de Emisión (si aplica) |
|---|---|---|
| Particular | La fecha de emisión ha de coincidir con la fecha de operaciones. | (Debe ser en el momento de la operación) |
| Profesional o Autónomo | No debe coincidir necesariamente con la fecha de operaciones. | La factura se puede emitir hasta el 16 del siguiente mes. |
Por último, para evitar errores en general a la hora de emitir facturas, resulta importante tener a mano plantillas de factura que cumplan con todos los requisitos legales.
Lea también: Información sobre el Aviso de Situación Fiscal en México
Lea también: Avisos y Notificaciones