Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.
Importancia del formato XML en la contabilidad
En ocasiones, es posible que cuentes con la representación impresa en formato PDF de alguna factura electrónica. Sin embargo, también es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales. Es decir que, por ley, tenemos la obligación de almacenar nuestras facturas electrónicas emitidas para ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera una revisión.
Cómo consultar y descargar facturas en el portal del SAT
Si no cuentas con la versión XML de uno de tus comprobantes fiscales, o si extraviaste los archivos que tenías guardados, todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. Para acceder a tus archivos dentro del portal oficial del Servicio de Administración Tributaria (SAT), sigue estos pasos:
- Acceso al portal: Debes acceder a la página oficial del SAT y dar clic en la pestaña de “Factura electrónica”.
- Selección de opción: Elige la opción “Cancela y recupera tus facturas” e ingresa con tu contraseña, RFC o mediante la opción de e.firma.
- Gestión de comprobantes: Una vez dentro, puedes elegir entre:
- Consultar Facturas Emitidas: Acceso a comprobantes emitidos a clientes, recibos de nómina y notas de crédito.
- Consultar Facturas Recibidas: Consulta de comprobantes expedidos a tu nombre (gastos o erogaciones).
- Recuperar descargas de CFDI: Permite descargar los comprobantes mediante el ícono “Descargar paquete”, obteniendo un archivo comprimido .ZIP.
- Método de búsqueda: Puedes buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID) o mediante la fecha en que hayan sido emitidas o recibidas.
Obligaciones de almacenamiento y sistemas auxiliares
El Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos durante un plazo de cinco años. Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, también puedes recurrir a algún sistema de contabilidad electrónica que te facilite estas labores.
Tabla: Comparativa de opciones para gestión de facturas
| Característica | Portal del SAT | Sistemas Contables (Ej. QuickBooks/Factura Digital) |
|---|---|---|
| Almacenamiento | Manual/Descarga directa | Automático en la nube |
| Sincronización | No | Automática y continua |
| Historial | Limitado a consulta | Hasta 5 años de migración masiva |
| Formato | XML y PDF | XML, PDF y reportes en Excel |
Sistemas como QuickBooks permiten mantener toda tu documentación guardada en la nube, de manera segura, y al alcance de los usuarios que necesites. Además, el uso de herramientas de descarga masiva permite importar automáticamente hasta 5 años de CFDIs emitidos y recibidos, sin perder un solo documento, siendo una solución ideal para mantener actualizado tu repositorio de facturas.
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