Una de las herramientas más poderosas para tener una visión clara sobre las finanzas de cualquier empresa es el balance general. El balance general, también conocido como estado de situación financiera o estado de posición financiera, es un estado financiero básico que refleja, en términos monetarios, la relación que guardan los bienes y derechos de una entidad económica, respecto de sus obligaciones con terceros y de la inversión de los socios, accionistas o patrocinadores a una fecha determinada. Así pues, cualquier entidad requiere de información financiera que indique con detalle la situación que guardan sus recursos, deudas y patrimonio, a una fecha determinada, como consecuencias de todas las operaciones realizadas hasta entonces. Esta necesidad la satisface un estado financiero en particular: el estado de situación financiera o balance general.
Pero, ¿cómo puedes interpretar estos números y términos contables? Más allá de su indudable utilidad, le invitamos a explorar los aspectos clave del balance general, incluyendo su definición, objetivo, estructura, componentes e importancia en la toma de decisiones financieras. Hoy aprenderás todo lo que necesitas para crearlo y comenzar a realizarlo a partir del próximo mes.
¿Qué es el Balance General?
El estado de situación financiera, conocido también como Balance general, es un estado financiero básico que muestra los montos del activo, del pasivo y del capital de un negocio en una fecha específica. El balance general es uno de los estados financieros que reflejan la situación financiera de una empresa o negocio en un tiempo determinado. En él se encuentran los activos, pasivos y el patrimonio o capital contable. Si realizas un balance general debes considerar y utilizar la información para ese día, ¿por qué? porque la situación financiera de la empresa cambia todos los días por las diferentes acciones que se realizan.
Importancia del Balance General
El balance general es una herramienta clave para tomar decisiones empresariales fundamentadas en datos reales. En contraste, tomar decisiones apresuradas sin un análisis financiero adecuado puede resultar riesgoso. En este sentido, los inversores utilizan el balance general para valorar la empresa y tomar decisiones de inversión informadas. Si bien es cierto que proporciona una visión detallada de los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa, la toma de decisiones solo es posible con la adecuada interpretación del informe y el conocimiento de la estrategia de la organización.
La mejor manera de darte cuenta de qué tan buena está resultando tu inversión en dicha compañía, es analizando con detenimiento los estados financieros básicos que ha generado. Los estados financieros son parte esencial de cualquier negocio o empresa ya que realizarlos ayuda a la toma de decisiones en diferentes áreas. Conocerlos a profundidad y saberlos analizar para conocer si la operación es correcta, si los resultados son los esperados y conocer si todos los recursos fueron administrados correctamente.
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Estructura del Balance General
Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable. Esta es la estructura básica que debe cumplirse en cualquier balance general bien formulado. Este esquema ilustra la ecuación contable básica que es Activo = Pasivo + Capital.
1. Activo
Recurso controlado por una entidad, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan beneficios económicos futuros, derivados de las operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad. ¿Qué representa el activo? El activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización. Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo (clasificación que ya se venía empleando).
- Activo Circulante: Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo menor o igual a un año. Son los bienes que una empresa necesita para su funcionamiento y que no se espera que se conviertan en efectivo a corto plazo. Derechos, bienes o créditos que pueden convertirse en dinero a corto plazo. Se incluyen las cuentas contables: caja, bancos, cuentas por cobrar e inventarios.
- Activo No Circulante: Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo mayor a un año. Bienes de la empresa que no se convierten en efectivo a corto plazo y que son indispensables para la operación.
- Activos Diferidos: Son pagos que la empresa ha realizado por adelantado por bienes o servicios que aún no ha recibido. Un ejemplo común de un activo diferido es el pago por adelantado de una póliza de seguro.
2. Pasivo
Representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa. Los pasivos son las obligaciones financieras de una empresa, es decir, lo que la empresa debe a otros. Al igual que los activos, los pasivos se clasifican en circulantes, no circulantes o de largo plazo y pasivos diferidos. Deudas y obligaciones del negocio, es decir, deudas a proveedores, bancos o terceros.
- Pasivo a Corto Plazo: Son pagos que se deben cubrir en un plazo menor a un año.
- Pasivo a Largo Plazo: Son pagos que se deben cubrir en un plazo mayor a un año.
- Pasivos Diferidos: Son ingresos que la empresa ha recibido por adelantado por bienes o servicios que aún no ha entregado.
3. Capital Contable
El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable. Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares. Representa el valor residual de los activos de la empresa después de deducir los pasivos. ¿Qué refleja el capital contable? El capital contable refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad. Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna.
Elaboración del Balance General
Crear un balance general es un proceso que requiere tiempo y atención al detalle, pero es necesario comprenderlo para mejorar en el ámbito económico de cualquier negocio. Vamos a ilustrar mejor la forma de elaborar un balance general.
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Como primer paso crea un archivo de excel y divídelo en 2 columnas. Activos en la columna izquierda, ordenados en función de su liquidez. En la columna derecha todos los pasivos y patrimonios ordenados. En la parte superior del documento, enlista todos tus activos. Debajo de eso, enlista todos tus pasivos, y al final del documento, muestra tu patrimonio neto. Asegúrate de que el total de activos sea igual al total de pasivos más el patrimonio neto.
El balance general se construye a partir de una fórmula contable básica que ayuda a verificar si los datos están correctamente registrados. Una vez elaborado tu balance general, es fundamental comprobar que los datos cuadran utilizando estas fórmulas. El resultado en el caso del balance debe corresponder a la fórmula de cada uno.
En el encabezado del documento se debe incluir mínimo: Nombre de la entidad, régimen mercantil (S.A), nombre del informe, fecha de emisión, tipo de moneda utilizada. En las columnas destinadas para el registro de cantidades (saldo de las cuentas) sólo debe incluir las cantidades correspondientes. Evite incluir el signo de pesos ($) al anotar los saldos.
Si, después de hacer este ajuste, persisten las inconsistencias, será necesario examinar con detenimiento cada cifra registrada.
Ejemplo de Balance General
Como puedes ver, el total de activos ($215,000) es igual al total de pasivos y patrimonio neto ($70,000 + $145,000 = $215,000).
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Conocer para qué es y cómo hacer el balance general es importante para evitar confusiones y que realmente sepas interpretarlo para tomar decisiones en beneficio de tu negocio. Para facilitar este proceso puedes obtener informes o listados detallados de tus ventas, ingresos o facturación. Estos los extraes de un software de gestión y marketing como flowww, en donde podrás seleccionar el tiempo, listado o reporte y obtenerlos en segundos en un archivo de excel.
Tipos de Balance General
La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de un ejercicio contable; sin embargo, puede elaborarse en forma trimestral (sobre todo para las entidades que cotizan en bolsa), mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las empresas. Las cifras que lo integran son acumulativas, es decir, cuentan con saldos al inicio del periodo contable, que se modifican con aumentos o disminuciones a lo largo de dicho periodo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad a una fecha determinada.
- Balance General Consolidado: Un segundo modelo es el consolidado, que se utiliza cuando un negocio tiene varias filiales o empresas controladas.
- Balance General Proforma: Finalmente, el balance general proforma tiene el objetivo de estimar las proyecciones financieras a corto plazo, a fin de tomar las mejores decisiones estratégicas.
Cada uno de estos tipos de balances generales tiene su propio propósito y puede ser útil en diferentes situaciones.