Como su nombre indica, el balance de comprobación nos permite examinar que no existen asientos descuadrados en el cierre contable. Además, aporta información sobre las operaciones realizadas durante el ejercicio y nos muestra una imagen muy útil respecto a la situación de la compañía en un momento concreto. El cierre contable es el proceso mediante el cual tu empresa puede conocer cuál ha sido el resultado del ejercicio, es decir, saber si has obtenido ganancias o pérdidas. Para hacerlo correctamente debes revisar bien todas las cuentas.
Sin embargo, las revisiones manuales de cuentas y los informes de gastos requieren mucho tiempo y son propensos a errores. Casi el 20 % de estos informes contienen errores o les falta información, lo que puede derivar en que la balanza no cuadre. Por tanto, el objetivo es la supervisión y planificación mensual para realizar un último análisis anual. Cuanto antes detectes los posibles errores, antes podrás subsanarlos.
Principales causas por las que la balanza no cuadra
Existen diversos motivos por los cuales los saldos contables pueden presentar inconsistencias al finalizar el año. Conocer estas causas es el primer paso para encontrar una solución efectiva:
- Errores en los asientos: Un error habitual en la contabilidad de las empresas que tienen muchos movimientos y asientos es, por ejemplo, apuntar un pago a un proveedor distinto al que se ha realizado. En ese caso, el balance de sumas y saldos estará cuadrado, pero la contabilidad no será correcta.
- Falta de cierre de ejercicio: Uno de los motivos más frecuentes del error es no haber realizado correctamente el cierre de ejercicio o la falta de la póliza de cierre.
- Naturaleza de las cuentas: Esto puede ocurrir porque la naturaleza de la cuenta (deudora o acreedora) no está configurada correctamente y, en lugar de sumar, resta o viceversa.
- Desfase temporal y saldos negativos: El saldo negativo de la cuenta de caja es uno de los dolores de cabeza. Durante el año nos podemos encontrar con pagos realizados por banco sin tener saldo suficiente o anotaciones erróneas en la cuenta de caja en lugar de la de banco.
- Saldos iniciales inconsistentes: El mensaje de error aparece cuando el sistema detecta que los saldos contables no cuadran correctamente entre periodos o ejercicios, generalmente porque los saldos iniciales no coinciden con los saldos finales del ejercicio anterior.
Cómo realizar el balance de comprobación correctamente
Para que las cuentas tengan el equilibrio deseado, los saldos deudores deben ser iguales a los saldos acreedores. Para elaborar este documento, necesitarás los movimientos del “debe” (deudores) y el “haber” (acreedores) de cada cuenta. De la diferencia entre ambos saldrá el saldo.
Interpretación de los resultados de los saldos
Dependiendo de tus cuentas, pueden salirte tres posibles resultados que determinan si la contabilidad está cuadrada:
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| Situación del Importe | Tipo de Saldo | Significado Contable |
|---|---|---|
| El importe del debe es mayor que el del haber | Saldo deudor | Saldo positivo a tu favor (te deben dinero). |
| El importe del haber es mayor que el del debe | Saldo acreedor | La empresa debe dinero a alguien. |
| Sumas totales del debe y haber son iguales | Contabilidad cuadrada | La contabilidad está cuadrada correctamente. |
Si los asientos de cada una de las cuentas utilizadas en el libro diario están cuadrados, esto facilitará un cierre contable rápido y sin errores. Una vez que has realizado el balance de sumas y saldos, debes trasladar esa información al balance de situación final.
Proceso de solución para corregir descuadres
Si al revisar tu balanza de comprobación notas que los resultados no son precisos, puedes seguir este proceso técnico para identificar y corregir el origen del error:
- Identifica el nivel del descuadre: Ingresa a la balanza de comprobación y revisa cada nivel de forma individual para localizar dónde comienza la diferencia.
- Verifica las cuentas de resultados: Comprueba que las cuentas de resultados se encuentren saldadas en la columna de saldos iniciales. Si no lo están, verifica si existe el mes de ajuste y la póliza de cierre en el ejercicio anterior.
- Crea el período de ajuste: Si no existe, selecciona el mes de diciembre y crea el siguiente período con el nombre "Ajuste".
- Genera la póliza de cierre: En el mes de ajuste, crea la póliza de cierre para que las cuentas de resultados queden a cero.
- Realiza el traspaso de saldos: Haz el traspaso del ejercicio anterior al nuevo ejercicio para actualizar los saldos iniciales.
- Calcula la diferencia exacta: Identifica el monto que aparece en la columna de saldo final calculando la diferencia entre los saldos de cargos y abonos.
- Localiza la cuenta errónea: Exporta la balanza a Excel y busca el importe del descuadre. Si no aparece el monto exacto, prueba dividiendo o multiplicando la diferencia por dos para detectar errores de naturaleza de cuenta.
- Modifica el tipo de cuenta: Ingresa al catálogo de cuentas y verifica que el tipo de cuenta sea correcto (por ejemplo, cambiar de "Detalle" a "Acumulativa" si tiene subcuentas).
Consideraciones sobre la cuenta de caja y activos
Es vital no limitarnos a comprobar el saldo de la caja al cierre del ejercicio, sino llevar un control periódico del mismo. Si el saldo es negativo, Hacienda puede pensar que si realmente hemos pagado a un proveedor es porque tenemos dinero oculto. En estos casos, la solución contable puede ser hacer uso de la cuenta (551) de cuenta con socios y administradores, o regularizarlo al final del ejercicio como un préstamo si la empresa no devuelve el dinero de forma rápida.
Además, para un buen cierre contable, es imprescindible revisar la variación de existencias para corregir el resultado en función de las mercaderías consumidas y verificar la correcta contabilización de las amortizaciones del inmovilizado material e inmaterial.
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