El Sistema Aspel COI: Una Herramienta Contable Esencial
Para todo negocio es importante llevar un seguimiento puntual de las finanzas y contabilidad. El sistema Aspel COI es una herramienta fundamental para llevar un registro detallado de las operaciones financieras de una empresa. Esta solución está pensada para ofrecer a las pequeñas y medianas empresas (Pymes) herramientas tecnológicas fáciles de usar, de instalar y de capacitar, ya que en muchos casos, el dueño es también el administrador.
El paquete Aspel COI 7.0, disponible en un modelo de suscripción por $399 al mes, permite a las empresas organizar y clasificar sus transacciones financieras de acuerdo a los diferentes departamentos o áreas de la organización. Incluye además Office 365 Empresa (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher y OneDrive), lo que potencia su funcionalidad. Adicionalmente, permite a los usuarios almacenar y gestionar los datos fiscales de sus clientes y proveedores, lo cual es muy útil para las empresas que necesitan gestionar un gran número de clientes y proveedores.
Integración de COI con Excel para la Gestión de Datos
La integración de Aspel COI con Excel potencia su funcionalidad, facilitando la importación y exportación de información. Esta nueva oferta permite importar catálogos previamente capturados en Excel como catálogo de cuentas, activos fijos, pólizas, cuentas departamentales y RFC’s de terceros, así como guardar reportes con extensión .xls. Para lograr la importación de la información de manera correcta de cada catálogo se deberá de validar la estructura, así como la captura de datos.
Además, COI reduce el tiempo de ciertos procesos al utilizar pólizas dinámicas en formato Excel, organizar los asientos contables de acuerdo con cada requerimiento y exportar la información de las consultas para comparar datos.
Personalización de la Barra de Herramientas en COI
Agilizar tu trabajo personalizando la barra de herramientas en COI es una funcionalidad clave. La barra de herramientas muestra los íconos de acceso a las funciones específicas del sistema. Puedes agregar o eliminar íconos para que tengas a la mano las funciones u opciones que utilizas con mayor frecuencia y así agilizar tu trabajo.
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Por ejemplo, si el proceso de emisión de pólizas es utilizado de forma recurrente, puedes agregar el ícono Emisión de pólizas. Para ello, realizas lo siguiente:
- Ingresas desde la ruta: menú Vista y das clic en el ícono Barra de herramientas.
- Se mostrará la ventana Personalizar en la cual seleccionas la pestaña Comandos y ubicas la categoría correspondiente (en este caso Reportes).
- De lado derecho eliges el comando o ícono; solo basta con que selecciones el ícono y lo arrastres con el mouse hacia donde deseas agregarlo. Para este ejemplo se agrega en el Menú Vista.
- Presiona en el botón Cerrar, para salir de la ventana.
La Barra de Acceso Rápido de Excel para Optimizar el Trabajo con COI
Excel tiene características extraordinarias para que podamos ser efectivos en nuestros análisis de información. Hay una característica, que no por su simplicidad no merezca mi admiración: la Barra de acceso rápido. Esta barra me permite añadir las herramientas de Excel que desee, pero sobretodo las que más uso. Esto es especialmente útil al trabajar con datos importados o exportados de COI.
Para personalizarla, puedes añadir herramientas útiles como "Texto en columnas", una de las que más se utilizan para manipular datos. El proceso de añadir herramientas implica:
- Dentro del formulario Opciones elegimos la opción Barra de herramientas de acceso rápido.
- Para elegir la herramienta, seleccionamos Todos los comandos y buscamos el que nos interesa.
- Una vez elegida la herramienta, presionamos el botón Agregar.
En Excel no todas las herramientas tienen un método abreviado para poder ejecutarlos, pero cuando las añadimos a la barra de acceso rápido, como por arte de magia Excel les asigna un tipo de método abreviado para poder correrlas. La clave está en la tecla Alt.
La Barra de Información "Dígame" de Excel
La barra de información, también conocida como "Dígame" o "Tell Me", es una de las nuevas características en los programas de Office 2016, incluyendo a Excel. Esta barra es una caja de texto que se encuentra en el lado derecho de las pestañas del menú de cinta, en la parte superior de la pantalla.
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En ella, se pueden escribir palabras o frases sobre funciones de Excel o acciones que deseamos realizar sobre la hoja de cálculo. Para usarla, podemos dar clic directamente sobre la barra en el espacio que dice: ¿Qué desea hacer? o podemos usar la combinación de teclas Alt+Q para activarla sin usar el ratón.
Una vez ahí, podemos pedirle información sobre prácticamente cualquier función en Excel 2016. Por ejemplo, para revisar cómo se vería nuestra hoja de cálculo impresa, escribiremos en la barra de información la palabra "diseño" y seleccionaremos la opción "Vista diseño de página".
Funcionalidades de la Cinta de Opciones de Excel Relevantes para Datos COI
El menú superior de herramientas de Excel es el que más funcionalidades tiene de todos los menús que contiene Excel. Excepto la primera opción de Archivo, el resto de opciones presentan dentro de ellas varias subsecciones separadas por líneas grises verticales cuyo nombre se encuentra debajo, lo que permite agrupar las distintas funcionalidades, siendo de gran utilidad al trabajar con datos contables de COI.
Sección Inicio: Gestión Básica y Formato
- Portapapeles: Permite hacer operaciones básicas como copiar, cortar y pegar información de la hoja de cálculo, ya sean contenido de una o varias celdas o imágenes insertadas. También contiene la opción de copiar formato que nos va a permitir copiar el formato de una celda o rango de celdas a otro, ya sea por su diseño o por el tipo de información que tenemos en esa celda o rango.
- Alineación: Esta sección nos permite alinear el contenido de las celdas a nuestro gusto. Podemos alinearlo tanto vertical como horizontalmente, así como girar el texto a nuestro gusto o convertir dos o más celdas en una sola.
- Número: Permite dar formato al número que contiene una celda o un rango de celdas, crucial para la correcta presentación de datos financieros importados de COI.
Sección Insertar: Visualización y Análisis
- Tablas Dinámicas: Es una de las partes más importantes de Excel por su facilidad de uso y practicidad. Desde este apartado el usuario puede insertar lo que se denominan tablas dinámicas, una forma automática y muy flexible de hacer resúmenes de datos sin necesidades de introducir fórmulas ni tener conocimientos de programación. Esta es, posiblemente, la mejor funcionalidad de Excel para el análisis de grandes volúmenes de datos contables de COI.
- Gráficos: Es otra de las funcionalidades estrella de Excel. La versatilidad de los gráficos de Excel es enorme y permite transformar en una imagen intuitiva un conjunto de datos, facilitando la interpretación visual de la información de COI.
Sección Fórmulas: Automatización y Cálculo
La funcionalidad de fórmulas y funciones de Excel es, sin duda, la que define a Excel. Con pocos conocimientos y de forma bastante intuitiva Excel permite trabajar con fórmulas y funciones para hacer cálculos sencillos que pueden llegar a ser muy complejos al procesar datos de COI.
- Biblioteca de Funciones: Desde esta sección es posible insertar cualquier función de Excel sin tener conocimientos, simplemente siguiendo los menús.
- Auditoría de Fórmulas: Es una funcionalidad muy práctica para entender el funcionamiento de una hoja o libro con fórmulas y funciones. Permite seleccionar una celda o rango de celdas para ver cómo Excel la calcula.
Sección Datos: Administración y Tratamiento
Es una de las secciones clave de Excel porque es la que permite administrar datos. Excel es muy versátil con el tratamiento de datos, lo que es vital al trabajar con información contable importada de COI.
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- Obtener y transformar datos: Desde esta sección podemos incorporar conjuntos de datos de fuentes externas al libro. El tipo de fuente desde el que podemos importar es bastante amplio. Además de importar datos de fuentes externas, podemos conectar Excel con una fuente externa para tener permanentemente actualizada la información que tengamos en una base de datos, por ejemplo.
- Ordenar y Filtrar: Esta es otra de las secciones estrella de Excel. Permite administrar la información contenida en una tabla de datos mediante la ordenación y el filtro.
- Previsión: Permite asignar distintos escenarios para los datos numéricos contenidos en una tabla. Es una funcionalidad muy práctica para hacer previsiones estadísticas y evaluar el comportamiento de los datos en distintas circunstancias, especialmente útil para análisis financieros basados en datos COI.
Sección Revisar: Colaboración y Protección
Esta sección permite varias acciones orientadas a revisar la hoja o el libro, buscar datos y proteger el libro entre otros.
- Comentarios: Esta funcionalidad permite introducir comentarios en una celda y que otros usuarios puedan responder a ellos, facilitando la colaboración en informes basados en datos COI.
- Proteger: Esta funcionalidad permite proteger la hoja de cálculo o todo el libro contra la edición de otros usuarios, asegurando la integridad de la información contable.
Sección Vista: Optimización de la Presentación
- Vistas de libro: Como su nombre indica, en esta sección podremos cambiar la configuración en la que visualizamos la hoja o el libro.
- Mostrar: Permite cambiar la vista de la hoja de cálculo para ver las distintas páginas de impresión con encabezados y pies de página.
- Macros: Excel permite hacer funcionalidades personalizadas gracias a las macros. Las macros permiten que el usuario pueda programar a su gusto casi cualquier funcionalidad en lenguaje Visual Basic, siendo imprescindible en un programa tan completo como Excel para automatizar tareas repetitivas con datos COI.
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